Ako vytvoriť komunikačný plán projektu?

Komunikačné plány sú dôležité pre vaše projekty. Efektívna komunikácia, interná aj externá, je nevyhnutné pre úspech projektu. Je nevyhnutné mať komunikačný plán projektu, v ktorom je uvedené, kto sú zainteresované strany, ako aj kedy a ako ich osloviť. Mať však dobre komunikačná stratégia môže byť pre vás veľmi užitočný. Tento článok zahŕňa:

• Výhody projektových komunikačných plánov
• Čo zahrnúť do komunikačného plánu
• Ako napísať komunikačný plán
• A ako používať komunikačný plán počas celého projektu

Ale skôr ako začnem, rád by som vám povedal o tomto prémiovom školení, ktoré mi osobne umožnilo zvýšiť mieru konverzie na mojich stránkach. Stačí kliknúť sem, je to pridružený odkaz.

Výhody projektových komunikačných plánov

Komunikačné plány projektu vo svojom jadre uľahčujú efektívnu komunikáciu. Postarajú sa o hladký priebeh vašich projektov a pomôžu vám vyhnúť sa zlyhaniu projektu. Medzi ďalšie hlavné výhody patrí nastavenie a riadenie očakávaní, lepšie riadenie zainteresovaných strán a pomoc s procesom plánovania projektu.

Nastavte a spravujte očakávania

Projektové komunikácie sú obojsmerné. Podobne ako pri plánovaní projektu je potrebné stanoviť očakávania a projektový tím a zainteresované strany klienta musia prevziať zodpovednosť za bezproblémovú komunikáciu.

Zatiaľ čo projekt nezačne bez plánu projektu, o projektových komunikačných plánoch sa nehovorí tak ľahko, ale mali by byť.

Tým, že klientovi na začiatku procesu projektu dáte vedieť, čo môže očakávať, nastavíte tón pre celý projekt, počnúc procesom návrhu projektu.

Je tiež užitočné, aby vopred vedeli, čo od nich budete potrebovať, aby mohli byť pripravení, keď príde čas.

Manažment zainteresovaných strán a zákazníkov

Úspešná komunikácia o zosúladení s cieľmi a míľnikmi a následné prispôsobenie sa týmto cieľom v priebehu projektu je nevyhnutná pre prijatie zainteresovaných strán a transparentnosť stavu projektu.

Komunikácia je kľúčom k udržaniu dobrého vzťahu s klientom a projektový komunikačný plán vám môže pomôcť udržať zdieľané chápanie toho, čo sa deje a čo by sa malo diať počas vášho projektu.

Plánovanie projektu

Komunikačný plán projektového manažmentu definuje, ako budú kritické informácie poskytované počas projektu, kým a ako často. Keď dokončíte plánovanie projektu, mali by ste dokončiť aj plánovanie komunikácie.

Nie všetky projekty sú si rovné a z tohto dôvodu je projektový komunikačný plán jedinečný pre váš projekt, preto je dôležité naň myslieť pri vytváraní projektového plánu po spustení.

Veľké projekty majú iné komunikačné potreby ako malé projekty a to isté platí pre projekty s tímami zainteresovaných strán verzus jeden kontakt na projekt.

Projekty s cieľmi, rozpočtami, rôzne termíny a dokonca aj rôzne výstupy si vyžadujú komunikáciu prispôsobenú týmto potrebám, a to je niečo, čo treba mať na pamäti pri vytváraní plánu komunikácie projektu.

Čo zahrnúť do komunikačných plánov

Zatiaľ čo špecifiká vášho komunikačného plánu sa budú líšiť v závislosti od typu a rozsahu projektu, do každého komunikačného plánu projektu, ktorý vytvoríte, by malo byť zahrnutých niekoľko kľúčových prvkov:

Kľúčové zainteresované strany

Zapíšte si všetky kľúčové zainteresované strany vrátane vášho primárneho kontaktu so zákazníkom. Zahrňte kontaktné informácie, ako sú telefónne čísla a e-maily, aby tieto informácie mohol nájsť každý, kto pristúpi ku komunikačnému plánu.

Členovia tímu

Zahrňte kľúčových členov tímu svojho projektu a ich úlohy. To je užitočné pre každého, kto je nový alebo nie je oboznámený s projektom. Uveďte členov svojho tímu, ktorí sa podieľajú na komunikácii výstupov, vedení strategických diskusií alebo ako budete riadiť technické rozhovory medzi zainteresovanými stranami a vaším tímom.

Komunikačné metódy

Popíšte hlavné spôsoby komunikácie a rôzne kanály, ktoré použijete na kontaktovanie zainteresovaných strán. Používajte e-mail, telefónne hovory, osobné stretnutia, videostretnutia, sociálne médiá alebo iné. Zahrňte poznámky o preferovaných kanáloch zainteresovaných strán.

typ komunikácie

Zahrňte typy komunikácie, ako bude táto komunikácia zdieľaná, čo bude zahrnuté a s kým bude táto komunikácia prebiehať. Napríklad, môžete klientovi poskytovať týždenné správy o stave.

Zvážte, ako to poskytnete, komu to bude poskytnuté a aké informácie by mali byť zahrnuté v správe.

Komunikačné štýly

To možno rozdeliť podľa zainteresovaných strán a spôsobov komunikácie. Preferuje určitá zainteresovaná strana len formálnu komunikáciu, alebo ju môžete brať trochu voľnejšie?

Kalendár stretnutí

Aj keď to môžete upraviť podľa potreby v priebehu projektu, je užitočné mať počiatočnú predstavu o tom, ako často sa budete stretávať so zainteresovanými stranami.

V závislosti od rozsahu projektu môžete uviesť aj to, ako často budete klientovi posielať emaily. Do kalendára stretnutí zahrňte aj stretnutia interného tímu.

Kľúčové správy

Pre každú zainteresovanú stranu určite kľúčové posolstvo alebo informácie, ktoré im bude potrebné oznámiť počas projektu. To zahŕňa aj všetky informácie alebo spätnú väzbu, ktorú od nich budete potrebovať.

Komunikačné ciele

Komunikačný plán, ktorý zahŕňa komunikačné ciele, vám môže pomôcť pri rozhodovaní na základe toho, čo sa snažíte dosiahnuť.

Ako napísať svoj vlastný projektový komunikačný plán

1. Pochopte svoje nastavenia

Komunikačný plán projektu nemusí byť formálny. Ale mal by byť napísaný aspoň pre vašu vlastnú potrebu. Zvážte gramatiku nie preto, že chcete znieť inteligentne, ale preto, že chcete byť jasný a zrozumiteľný.

Písacie nástroje vám môžu pomôcť vyrovnať sa s tým bez toho, aby to zabralo príliš veľa času. S týmto poradím môžete začať s dôverou vytvárať svoj obsah.

Najprv vám umožní sadnúť si a nastaviť parametre projektu. Tieto zahŕňajú veľkosť projektu, informácie o spoločnosti klienta, výstupy projektu, harmonogram a projektový tím.

Myslieť si komunikačné štýly vášho tímu a tímu vášho klienta:

• Aká bola doteraz komunikácia?
• Naznačil váš klient, že uprednostňuje komunikáciu: má tendenciu telefonovať, keď má otázku, alebo sa zameriava na e-maily?
• Stretli ste sa osobne alebo cez video?
• Ako často váš tím komunikuje priamo s vami na projekte? Dávajú prednosť písomnému kontextu pred stretnutiami?

Keď pochopíte tím a klientov, s ktorými pracujete, môžete to použiť v akčnom pláne komunikácie.

2. Definujte svoje ciele a zainteresované strany

Uveďte výstupy vášho projektu a kľúčové zainteresované strany projektu. Potom do tohto zoznamu pridajte svoje projektové ciele: Zamyslite sa nad tým, čo je úspešná projektová komunikácia nielen s klientom, ale aj s vaším tímom.

Tento zoznam povedie k rozhodnutiam o komunikácii.

3. Urobte si komunikačný plán

teraz je čas urobiť plán. Definujte svoj prístup ku komunikácii, ktorú budete mať počas svojho projektu. Keď poznáte ciele svojho projektu, zvážte, ako často budete komunikovať so zainteresovanými stranami vášho klienta, ako to urobíte a čo bude táto komunikácia zahŕňať.

Môžete sa rozhodnúť použiť viacero prístupov, ako napríklad týždenné telefonické prihlásenia na aktualizáciu plánu a napredovania rozpočtu, ako aj denné e-maily pre priebežné otázky a menej časté osobné stretnutia na prezentáciu aktualizácií. hlavné míľniky projektu.

Nech už sa rozhodnete akokoľvek, majte na pamäti svoje metriky a ciele. Mali by vám pomôcť identifikovať typy komunikácie, ktoré budú pre váš projekt najvýhodnejšie, a ako podrobná alebo hĺbková by mala byť vaša komunikácia.

Ako používať komunikačný plán projektu

1. Zdieľajte to so svojím tímom

Zdieľanie plánu so svojím tímom ich informuje o vašej komunikačnej kadencii, ktorá ovplyvňuje ich prácu a termíny dodania, ale tiež im poskytne viac kontextu o tom, ako a s kým budete komunikovať.

Zdieľanie týchto informácií znamená, že váš tím vám môže pomôcť implementovať komunikačný plán.

2. Zostaňte na správnej ceste

Uistite sa, že váš tím pozná a rozumie vášmu komunikačnému plánu, aby váš klient dostával konzistentné a zmysluplné informácie, ktoré mu budú počas projektu doručené.

Rezervujte si všetky kľúčové projektové stretnutia hneď, ako budete mať pripravený plán, a pridajte si do kalendára pripomienky na pravidelné kontroly a dokonca aj projektové e-maily, aby ste mali prehľad o dôležitých veciach, ktoré ste si nastavili vo svojom pláne.

Ak sa v ktoromkoľvek bode odchýlite od svojho komunikačného plánu a je pre vás ťažké sa k nemu vrátiť, prehodnoťte prístup, ktorý ste nastavili:

• Stále zodpovedá cieľom vášho projektu?
• Zmenili sa nejako ciele alebo zainteresované strany od začiatku projektu?
• Existujú v tejto fáze efektívnejšie spôsoby komunikácie informácií o projekte?

Komunikačný plán = úspech

Komunikačný plán projektu vám poskytuje nástroje na efektívnu komunikáciu. Plán vám tiež môže umožniť prehodnotiť váš prístup a potreby vášho zákazníka v prípade potreby.

Bez ohľadu na to, aký formálny alebo neformálny môže byť váš komunikačný plán projektu, môže to byť rozdiel medzi veľmi úspešným a efektívnym projektom a projektom, ktorý sa len zastaví bez pevného plánu.

Berte to ako ďalší spôsob, ako nastaviť a skontrolovať očakávania v rámci projektu. Berte to ako spôsob, ako zabezpečiť zmysluplnú a úspešnú komunikáciu s ľahkosťou.

Co si myslis ?

Aký dôležitý je komunikačný plán projektu pre úspech projektu? Myslíte si, že projektoví manažéri by mali vždy písať komunikačný plán projektov, bez ohľadu na ich veľkosť? Dajte mi vedieť svoje myšlienky zanechaním komentára!

Ak však chcete mať za šesť mesiacov kontrolu nad svojimi osobnými financiami, vrelo odporúčam túto príručku.

Zanechajte nám komentár