Kako narediti komunikacijski načrt projekta?

Komunikacijski načrti so pomembni za vaše projekte. Učinkovita komunikacija, tako notranja kot zunanja, je bistvenega pomena za uspeh projekta. Bistvenega pomena je imeti komunikacijski načrt projekta, ki opisuje, kdo so zainteresirane strani, ter kdaj in kako jih doseči. Vendar ob dobrem komunikacijska strategija vam lahko zelo koristi. Ta članek zajema:

• Prednosti projektnih komunikacijskih načrtov
• Kaj vključiti v komunikacijski načrt
• Kako napisati komunikacijski načrt
• In kako uporabljati komunikacijski načrt skozi celoten projekt

Toda preden začnem, bi vam rad povedal o tem vrhunskem usposabljanju, ki mi je osebno omogočilo, da sem povečal stopnje konverzije na svojih spletnih mestih. Samo kliknite tukaj, to je pridružena povezava.

Prednosti projektnih komunikacijskih načrtov

Projektni komunikacijski načrti v svojem bistvu omogočajo učinkovito komunikacijo. Poskrbeli bodo za nemoten potek vaših projektov in vam pomagali preprečiti neuspeh projekta. Druge pomembne prednosti vključujejo določanje in upravljanje pričakovanj, boljše upravljanje deležnikov in pomoč pri procesu načrtovanja projekta.

Postavite in upravljajte pričakovanja

Projektne komunikacije so dvosmerna ulica. Podobno kot pri načrtovanju projekta je treba določiti pričakovanja, projektna skupina in zainteresirane strani stranke pa morajo prevzeti odgovornost, da bo komunikacija potekala gladko.

Medtem ko se projekt ne začne brez izdelanega projektnega načrta, o komunikacijskih načrtih projekta ni tako enostavno razpravljati, vendar bi se morali.

Če stranko zgodaj v projektnem procesu obvestite, kaj lahko pričakuje, nastavite ton celotnemu projektu, začenši s postopkom predloga projekta.

Koristno jim je tudi, da vnaprej vedo, kaj boste potrebovali od njih, da bodo lahko pripravljeni, ko pride čas.

Upravljanje deležnikov in strank

V celotnem projektu je uspešna komunikacija o usklajevanju s cilji in mejniki ter kasnejše prilagajanje le-tem, ko se projekti spreminjajo, bistvenega pomena za sprejemanje deležnikov in preglednost statusa projekta.

Komunikacija je ključnega pomena za ohranjanje dobrega odnosa s stranko in projektni komunikacijski načrt vam lahko pomaga ohraniti to skupno razumevanje tega, kaj se dogaja in kaj bi se moralo dogajati v vašem projektu.

Načrtovanje projekta

Komunikacijski načrt za vodenje projekta določa, kako bodo kritične informacije zagotovljene skozi projekt, kdo in kako pogosto. Ko dokončate načrtovanje projekta, morate dokončati tudi načrtovanje komunikacij.

Niso vsi projekti ustvarjeni enaki in zato je komunikacijski načrt projekta edinstven za vaš projekt, zato je pomembno, da o njem razmišljate, ko ustvarjate načrt projekta po zagonu.

Veliki projekti imajo drugačne komunikacijske potrebe kot majhni projekti, enako velja za projekte s skupinami zainteresiranih strani v primerjavi z enim projektnim stikom.

Projekti s cilji, proračuni, različni roki in celo različni izsledki zahtevajo komunikacijo, prilagojeno tem potrebam, in to je nekaj, kar morate upoštevati pri ustvarjanju komunikacijskega načrta projekta.

Kaj vključiti v komunikacijske načrte

Medtem ko se bodo posebnosti vašega komunikacijskega načrta razlikovale glede na vrsto in obseg projekta, mora biti nekaj ključnih elementov vključenih v vsak komunikacijski načrt projekta, ki ga ustvarite:

Ključni deležniki

Zapišite vse ključne deležnike, vključno s svojim glavnim stikom s stranko. Vključite kontaktne podatke, kot so telefonske številke in e-poštni naslovi, tako da lahko vsak, ki dostopa do komunikacijskega načrta, najde te informacije.

Člani ekipe

Vključite ključne člane ekipe vašega projekta in njihove vloge. To je priročno za vse, ki so novi ali še niso seznanjeni s projektom. Navedite člane vaše ekipe, ki so vključeni v sporočanje rezultatov, vodenje strateških razprav ali kako boste upravljali tehnične pogovore med deležniki in vašo ekipo.

Komunikacijske metode

Opišite glavne komunikacijske metode in različne kanale, ki jih boste uporabili za stik z deležniki. Uporabite e-pošto, telefonske klice, srečanja iz oči v oči, video srečanja, družbene medije ali katero koli drugo. Vključite opombe o želenih kanalih zainteresiranih strani.

Vrsta komunikacije

Vključite vrste komunikacije, kako se bo ta komunikacija delila, kaj bo vključeno in s kom bo ta komunikacija potekala. Na primer, stranki lahko zagotovite tedenska poročila o stanju.

Razmislite, kako boste to zagotovili, komu boste posredovali in katere informacije naj bodo vključene v poročilo.

Komunikacijski slogi

To je mogoče razčleniti po deležnikih in komunikacijskih metodah. Ima določen deležnik raje samo formalno komunikacijo ali jo lahko jemljete nekoliko bolj sproščeno?

Koledar srečanj

Čeprav lahko to prilagajate po potrebi skozi projekt, je koristno imeti začetno predstavo o tem, kako pogosto se boste srečevali z zainteresiranimi stranmi.

Odvisno od obsega projekta lahko navedete tudi, kako pogosto boste naročniku pošiljali e-pošto. V svoj koledar srečanj vključite tudi interne sestanke ekipe.

Ključna sporočila

Za vsako zainteresirano stran določite ključno sporočilo ali informacijo, ki jim jo bo treba posredovati skozi projekt. To vključuje tudi vse informacije ali povratne informacije, ki jih boste potrebovali od njih.

Komunikacijski cilji

Komunikacijski načrt, ki vključuje komunikacijske cilje, vam lahko pomaga pri sprejemanju odločitev na podlagi tega, kar poskušate doseči.

Kako napisati svoj komunikacijski načrt projekta

1. Razumejte svoje nastavitve

Komunikacijski načrt projekta ni treba biti formalen. Vendar bi moralo biti napisano vsaj za lastno referenco. Upoštevajte slovnico, ne zato, ker želite zveneti pametno, ampak zato, ker želite biti jasni in razumljivi.

Orodja za pisanje vam lahko pomagajo pri tem, ne da bi vam vzela preveč časa. S tem v redu lahko samozavestno začnete ustvarjati svojo vsebino.

Najprej vam omogoča, da se usedete in nastavite parametre projekta. Ti vključujejo velikost projekta, informacije o podjetju stranke, rezultate projekta, urnik in projektno skupino.

Pomislite komunikacijskih stilov vaše ekipe in vaše stranke:

• Kako uspešna je bila komunikacija do zdaj?
• Ali je vaša stranka navedla prednost pri komunikaciji: ali pokliče telefon, ko ima vprašanje, ali je osredotočena na e-pošto?
• Sta se spoznala osebno ali prek videa?
• Kako pogosto vaša ekipa komunicira neposredno z vami pri projektu? Imajo pisni kontekst raje kot sestanke?

Ko razumete ekipo in stranke, s katerimi delate, lahko to uporabite v komunikacijskem akcijskem načrtu.

2. Določite svoje cilje in svoje deležnike

Navedite rezultate svojega projekta in ključne deležnike projekta. Nato na ta seznam dodajte svoje projektne cilje: pomislite, kaj je uspešna projektna komunikacija, ne samo s svojo stranko, ampak tudi s svojo ekipo.

Ta seznam bo vodilo pri komunikacijskih odločitvah.

3. Naredite komunikacijski načrt

zdaj čas je, da naredimo načrt. Določite svoj pristop do komunikacij, ki jih boste imeli v celotnem projektu. Če poznate cilje svojega projekta, razmislite, kako pogosto boste komunicirali z zainteresiranimi stranmi vaše stranke, kako boste to storili in kaj bo ta komunikacija vključevala.

Lahko se odločite za uporabo več pristopov, kot so tedenske telefonske prijave za posodobitev urnika in napredka v proračunu, pa tudi dnevna e-pošta za sprotna vprašanja in manj pogosti osebni sestanki za predstavitev posodobitev. glavni mejniki projekta .

Karkoli se boste odločili, imejte v mislih svoje meritve in cilje. Ti bi vam morali pomagati prepoznati vrste komunikacij, ki bodo najbolj koristile vašemu projektu, in kako podrobne ali poglobljene naj bodo vaše komunikacije.

Kako uporabljati projektni komunikacijski načrt

1. Delite to s svojo ekipo

Če delite načrt z vašo ekipo, jih boste obvestili o vaši komunikacijski kadenci, ki vpliva na njihovo delo in datume dostave, hkrati pa jim boste dali več konteksta o tem, kako boste komunicirali in s kom.

Deljenje teh informacij pomeni, da vam lahko vaša ekipa pomaga pri izvajanju komunikacijskega načrta.

2. Ostanite na pravi poti

Prepričajte se, da vaša ekipa pozna in razume vaš komunikacijski načrt, tako da vaša stranka prejme dosledne in smiselne informacije, ki jim jih posredujete skozi projekt.

Rezervirajte vse ključne projektne sestanke takoj, ko imate pripravljen načrt, in dodajte opomnike v svoj koledar za redne prijave in celo projektna e-poštna sporočila, da boste ostali na pravi poti s pomembnimi stvarmi, ki ste jih določili v svojem načrtu.

Če se na kateri koli točki oddaljite od svojega komunikacijskega načrta in se vanj težko vrnete, ponovno razmislite o pristopu, ki ste ga zastavili:

• Ali še vedno ustreza ciljem vašega projekta?
• Ali so se cilji ali deležniki kakor koli spremenili od začetka projekta?
• Ali obstajajo bolj učinkoviti načini za sporočanje informacij o projektu na tej stopnji?

Komunikacijski načrt = uspeh

Komunikacijski načrt projekta vam daje orodja za učinkovito komuniciranje. Načrt vam lahko tudi omogoči, da ponovno ocenite svoj pristop in po potrebi potrebe vaše stranke.

Ne glede na to, kako formalen ali neformalen je načrt komuniciranja vašega projekta, je lahko razlika med zelo uspešnim in učinkovitim projektom ter projektom, ki samo zastane brez trdnega načrta.

Razmišljajte o tem kot o drugem načinu določanja in preverjanja pričakovanj v celotnem projektu. Zamislite si to kot način, kako z lahkoto zagotoviti smiselno in uspešno komunikacijo.

Kaj misliš ?

Kako pomemben je projektni komunikacijski načrt za uspeh projekta? Ali menite, da bi morali vodje projektov vedno napisati komunikacijski načrt za projekte, ne glede na njihovo velikost? Sporočite mi svoje misli tako, da pustite komentar!

Če pa želite v šestih mesecih prevzeti nadzor nad svojimi osebnimi financami, toplo priporočam ta vodnik.

Pustite nam komentar