Hur gör man kommunikationsplanen för ett projekt?

Kommunikationsplaner är viktiga för dina projekt. Effektiv kommunikation, både intern och extern, är avgörande för projektets framgång. Det är viktigt att ha en projektkommunikationsplan som beskriver vilka intressenterna är, samt när och hur man kan nå dem. Men har det bra kommunikationsstrategi kan vara mycket användbar för dig. Den här artikeln omfattar:

• Fördelarna med projektkommunikationsplaner
• Vad ska inkluderas i en kommunikationsplan
• Hur man skriver en kommunikationsplan
• Och hur man använder en kommunikationsplan genom hela projektet

Men innan jag börjar vill jag berätta om denna premiumutbildning som personligen har gjort det möjligt för mig att öka mina omvandlingsfrekvenser på mina sajter. Klicka bara här, det är en affiliate-länk.

Fördelar med projektkommunikationsplaner

I grunden underlättar projektkommunikationsplaner effektiv kommunikation. De kommer att få dina projekt att fungera smidigt och hjälpa dig att undvika projektmisslyckanden. Andra stora fördelar inkluderar att sätta och hantera förväntningar, bättre hantering av intressenter och hjälpa till med projektplaneringsprocessen.

Ställ in och hantera förväntningar

Projektkommunikation är en dubbelriktad gata. Ungefär som projektplanering måste förväntningar ställas och projektteamet och kundens intressenter måste ta ansvar för att kommunikationen ska gå smidigt.

Även om ett projekt inte startar utan en projektplan på plats, är projektkommunikationsplaner inte lika lätta att diskutera, men de borde vara det.

Genom att meddela kunden tidigt i projektprocessen vad som väntar, sätter du tonen för hela projektet, med början i projektförslagsprocessen.

Det är också bra för dem att i förväg veta vad du behöver av dem så att de kan vara förberedda när det är dags.

Intressent- och kundhantering

Under ett projekt är framgångsrik kommunikation om anpassning till mål och milstolpar, och efterföljande omanpassning till dessa när projekt förändras, avgörande för intressenternas inköp och transparens om projektets status.

Kommunikation är nyckeln till att upprätthålla en god relation med kunden, och en projektkommunikationsplan kan hjälpa dig att upprätthålla denna delade förståelse för vad som händer och vad som bör hända genom hela ditt projekt.

Projekt planering

En kommunikationsplan för projektledning definierar hur viktig information ska tillhandahållas under hela projektet, av vem och hur ofta. När du slutför projektplaneringen bör du också slutföra kommunikationsplaneringen.

Alla projekt skapas inte lika, och av denna anledning är en projektkommunikationsplan unik för ditt projekt, varför det är viktigt att tänka på det när du skapar din projektplan efter lanseringen.

Stora projekt har andra kommunikationsbehov än små projekt, och detsamma gäller projekt med team av intressenter kontra en enda projektkontakt.

Projekt med mål, budgetar, olika deadlines och till och med olika leveranser kräver alla kommunikation skräddarsydd för dessa behov, och det är något att tänka på när man skapar en projektkommunikationsplan.

Vad ska inkluderas i kommunikationsplaner

Även om detaljerna för din kommunikationsplan kommer att variera beroende på typen och omfattningen av projektet, bör några nyckelelement inkluderas i varje projektkommunikationsplan du skapar:

Nyckelintressenter

Skriv ner alla viktiga intressenter, inklusive din primära kundkontakt. Inkludera kontaktinformation som telefonnummer och e-post, så att alla som kommer åt kommunikationsplanen kan hitta denna information.

Medlemmar i teamet

Inkludera ditt projekts nyckelteammedlemmar och deras roller. Detta är praktiskt för alla som är nya eller obekanta med projektet. Lista medlemmarna i ditt team som är involverade i att kommunicera resultat, leda strategiska diskussioner eller hur du kommer att hantera tekniska samtal mellan intressenter och ditt team.

Kommunikationsmetoder

Beskriv de huvudsakliga kommunikationsmetoderna och de olika kanalerna du kommer att använda för att kontakta intressenter. Använd e-post, telefonsamtal, möten ansikte mot ansikte, videomöten, sociala medier eller något annat. Inkludera anteckningar om föredragna intressentkanaler.

Kommunikationstyp

Inkludera typerna av kommunikation, hur den kommunikationen kommer att delas, vad som kommer att inkluderas och med vem kommunikationen kommer att ske. Till exempel, du kan tillhandahålla veckovisa statusrapporter till kunden.

Fundera över hur du ska tillhandahålla detta, vem det kommer att lämnas till och vilken information som ska ingå i rapporten.

Kommunikationsstilar

Detta kan delas upp efter intressenter och kommunikationsmetoder. Föredrar en viss intressent enbart formell kommunikation, eller kan man ta det lite mer avslappnat?

Möteskalender

Även om du kan justera detta efter behov under hela projektet, är det bra att ha en första uppfattning om hur ofta du kommer att träffa intressenter.

Beroende på projektets omfattning kan du också ange hur ofta du kommer att skicka e-postmeddelanden till kunden. Inkludera även interna teammöten i din möteskalender.

Huvudbudskap

För varje intressent, bestäm nyckelbudskapet eller informationen som kommer att behöva kommuniceras till dem under hela projektet. Detta inkluderar även all information eller feedback du behöver från dem.

Kommunikationsmål

En kommunikationsplan som innehåller kommunikationsmål kan hjälpa dig att fatta beslut baserat på vad du försöker uppnå.

Hur man skriver din egen projektkommunikationsplan

1. Förstå dina inställningar

En projektkommunikationsplan behöver inte vara formell. Men det bör åtminstone skrivas för din egen referens. Tänk på grammatik, inte för att du vill låta smart, utan för att du vill vara tydlig och förstådd.

Skrivverktyg kan hjälpa dig att hantera detta utan att ta för mycket tid. Med det i ordning kan du börja skapa ditt innehåll med tillförsikt.

Först låter den dig sitta ner och ställa in projektparametrarna. Dessa inkluderar projektstorlek, kundföretagsinformation, projektleveranser, tidsplan och projektteam.

Tror kommunikationsstilar ditt team och din kunds:

• Hur framgångsrik har kommunikationen varit hittills?
• Har din klient angett att de föredrar kommunikation: tenderar de att ringa när de har en fråga eller är de e-postcentrerade?
• Träffades ni personligen eller via video?
• Hur ofta interagerar ditt team direkt med dig i ett projekt? Föredrar de det skriftliga sammanhanget framför möten?

När du väl förstår teamet och klienterna du arbetar med kan du tillämpa detta på en handlingsplan för kommunikation.

2. Definiera dina mål och dina intressenter

Lista dina projektleveranser och nyckelprojektintressenter. Lägg sedan till dina projektmål till den listan: Tänk på vad framgångsrik projektkommunikation är, inte bara med din kund utan även med ditt team.

Denna lista kommer att vägleda kommunikationsbeslut.

3. Gör en kommunikationsplan

nu det är dags att göra planen. Definiera ditt förhållningssätt till den kommunikation du kommer att ha genom hela ditt projekt. Genom att känna till dina projektmål, fundera över hur ofta du kommer att kommunicera med dina kunders intressenter, hur du kommer att göra det och vad dessa kommunikationer kommer att innehålla.

Du kan välja att använda flera tillvägagångssätt, som veckovisa telefonincheckningar för att uppdatera schemat och budgetförloppet, samt dagliga e-postmeddelanden för frågor i farten och mindre frekventa personliga möten för att presentera uppdateringar. projekt.

Oavsett vad du bestämmer dig för, tänk på dina mätvärden och mål. Dessa bör hjälpa dig att identifiera de typer av kommunikation som kommer att vara mest fördelaktiga för ditt projekt och hur detaljerad eller djupgående din kommunikation bör vara.

Hur man använder en projektkommunikationsplan

1. Dela det med ditt team

Att dela planen med ditt team kommer att informera dem om din kommunikationsfrekvens, vilket påverkar deras arbete och leveransdatum, men också ge dem mer sammanhang om hur du kommer att kommunicera och med vem.

Att dela denna information innebär att ditt team kan hjälpa dig att implementera kommunikationsplanen.

2. Håll dig på rätt spår

Se till att ditt team känner till och förstår din kommunikationsplan så att din klient får konsekvent och meningsfull information levererad till dem under hela projektet.

Boka alla viktiga projektmöten så snart du har en plan på plats och lägg till påminnelser i din kalender för regelbundna incheckningar och till och med projektmail så att du håller koll på de viktiga sakerna du har ställt in i din plan.

Om du vid något tillfälle avviker från din kommunikationsplan och har svårt att komma tillbaka till den, ompröva det tillvägagångssätt du har valt:

• Motsvarar det fortfarande målen för ditt projekt?
• Har målen eller intressenterna förändrats på något sätt sedan starten av projektet?
• Finns det mer effektiva sätt att kommunicera projektinformation i detta skede?

Kommunikationsplan = framgång

Att ha en projektkommunikationsplan ger dig verktygen för att kommunicera effektivt. En plan kan också ge dig möjlighet att omvärdera ditt tillvägagångssätt och din kunds behov vid behov.

Oavsett hur formell eller informell din projektkommunikationsplan kan vara, kan det vara skillnaden mellan ett mycket framgångsrikt och effektivt projekt och ett som bara stannar utan en solid plan på plats.

Se det som ett annat sätt att sätta och kontrollera förväntningar under ett projekt. Se det som ett sätt att säkerställa meningsfull och framgångsrik kommunikation med lätthet.

Vad tror du ?

Hur viktig är en projektkommunikationsplan för ett projekts framgång? Tycker du att projektledare alltid ska skriva en kommunikationsplan för projekt, oavsett storlek? Låt mig veta dina tankar genom att lämna en kommentar!

Men om du vill ta kontroll över din privatekonomi på ett halvår rekommenderar jag starkt den här guiden.

Lämna oss en kommentar