Hur organiserar jag ett virtuellt insamlingsevenemang?

Organisationen av en virtuellt insamlingsevenemang är en riktig utmaning, särskilt eftersom vi har gått från fysiskt läge till virtuellt läge. För ideella organisationer av alla storlekar har virtuell insamling snabbt blivit en stor trend. Behovet av virtuellt deltagande har nu blivit uppenbart för många företag. Organisationer i dag måste alltid ha tillgång till virtuella och online-val för att nå givare där de är.

För att ideella organisationer ska kunna få kontakt med givare och fortsätta samla in pengar trots osäkerheten har det blivit viktigt att organisera evenemang och kampanjer online.

Att organisera ett virtuellt insamlingsevenemang kan vara mycket knepigt om det inte görs korrekt och konsekvent. För att säkerställa detta bör man följa följande steg som kan betecknas som en enkel guide för att organisera ett sådant evenemang:

Skapa insamlingslistan och ha en reservplan

Un virtuellt insamlingsevenemang Kräver strikt en insamlingslista, och förutom huvudplanen bör det också finnas en reservplan om den misslyckas. Gör en lista över större givare som du förväntar dig att vara närvarande.

Artikel att läsa: Vad är Inbound Marketing?

Se till att komma i kontakt med dessa supportrar först och förse dem med VIP-detaljer om evenemanget, såsom en lista över alla artister i det virtuella evenemanget, inkorgsinformation och detaljer, andra insiderdetaljer.

Exportera givarinformation och skicka dem uppdateringar. Meddela dem om evenemanget och hjälp dem att göra en snabb och enkel donation efter att du har sammanställt en lista över givare som är betydande deltagare i det virtuella evenemanget och har gått med på att delta.

Det är inte omöjligt att införliva fräscha och originella idéer även om man håller sig till huvudstrategin och vad anhängarna vet. Så du måste vara redo att improvisera.

Välj inspelningsplats

Inspelningsplatsen spelar en mycket viktig roll. Du kan till exempel förinspela insamlingens inledning, samt information om syftet med insamlingen och uppdateringar av årsredovisningen.

Bjud in medlemmar i samhället, styrelse, anställda och givare att prata om vad som motiverar dem att ge, vad de gör och hur organisationen har påverkat dem.

Ange syftet med detta virtuella insamlingsevenemang

mål: För att locka gäster till en virtuell insamling, du måste kommunicera dina ideal. Så oavsett om de har stött saken under en lång tid eller hjälper till att samla in pengar för första gången, borde de komma bort och veta exakt vad det står för, vad det åstadkommer och varför just den saken valdes. .

Budgeten : Upprätta en systematisk budget. Använd pengarna som sparas på plats, mat och andra vanliga förnödenheter för att anlita en videograf, videoredigerare och dekorera utrymmet som valts för filmning.

insamlingsmål. Sätt upp ett specifikt insamlingsmål som personal och styrelse alla kan arbeta mot. Detta kommer att hjälpa till att behålla fokus och förbättra givarnas engagemang.

Artikel att läsa: Hur hittar man en leverantör till din webbutik?

Använd en termometer eller annan typ av mätinstrument för insamlingsmål under evenemanget för att hålla deltagarna informerade om hur mycket de har hjälpt till att samla in.

Kalender: Thevirtuellt insamlingsevenemang måste ha ett schema. Gör en resplan minut för minut av aktiviteter om ett evenemang på en timme planeras, inklusive vem som talar när, livemusikuppträdanden och ett systematiskt schema för hela evenemanget.

den plattformar för onlinekonferenser kräver ofta att ett strikt schema följs, annars kan händelsen bli ett fullständigt misslyckande. Det är därför nödvändigt att uppmärksamma den tidsmässiga aspekten.

Välj lämplig streamingtjänst för insamling

Det är dock nödvändigt att moderera budgeten och välja bland bästa plattformarna onlinemöte. Detta gör att huvudmålet kan uppnås och det finns inga brister att tala om. Använd en plattform, som Mixhubb, som gör det enkelt att bädda in förinspelade videor.

Marknadsför evenemanget med hjälp av innovativa digitala funktioner och överraskningar.

Marknadsför det på alla plattformar före evenemanget. Led alltid människor till den säkra målsidan för donationer. Gör firandet speciellt genom att lägga till några oväntade element. Överväg att ge någon tidig tillgång till insamling om de betalar lite mer.

Överväg att erbjuda de största supportrarna en privat virtuell provsmakning med kocken om den virtuella insamlingen omfattar godispåsar fulla med choklad eller mat. Alla som anmäler sig till evenemanget eller köper virtuella biljetter får en länk till en virtuell fotobås.

För personer som är villiga att vara värd för en liten sammankomst med 10 eller fler personer, tillhandahåll festlådor eller en cocktail i en låda.

Ge uppdateringar och ge människor tillgång till insamlingsinformation.

Glöm inte att låta fansen veta efter ett lyckat virtuellt insamlingsevenemang genom att dela uppdateringar. Här är några begrepp:

1. Publicera resultatens av insamling i ett nyhetsbrev.
2. Annonsera på sociala medier.
3. Lägg till en video av evenemanget på insamlingens webbplats eller ladda upp det till YouTube. Folk kan se det för första gången om de missat det, och de kan fortsätta ge.
4. Skicka tackbrev till volontärer och deltagare. Låt dem veta hur mycket pengar som har samlats in och vad de ska användas till.
5. Försök att samla in feedback personer inblandade. På detta sätt kan du förbättra de färdigheter och förmågor som krävs för att organisera ett annat evenemang av denna typ.
6. Försök att få expertråd och skriv ner dem på allvar före och även efter händelsen. Denna teknik gör att du kan vidta korrigerande åtgärder vid behov.

Slutsats

Att vara värd för ett virtuellt insamlingsevenemang involverar många faktorer att ta hänsyn till. Om vi ​​pratar om biljettförsäljning, varför använda samma konventionella metod för att hantera evenemangsinformation och biljetter när evenemanget äger rum online? Du måste skapa biljettformulär online och lägga till biljettnivåer baserat på prisplanen.

Artikel att läsa: 10 steg för att bemästra en kommunikationsstrategi

För deltagarnas bekvämlighet måste alla biljettnivåer innehålla skatteavdragsgilla belopp. Den här typen av formulär gör det också lättare att marknadsföra evenemanget eftersom du bara behöver lägga upp länken och uppmuntra folk att köpa biljetter.