Jinsi ya kufanya mpango wa mawasiliano wa mradi?

Mipango ya mawasiliano ni muhimu kwa miradi yako. Mawasiliano yenye ufanisi, ndani na nje, ni muhimu kwa mafanikio ya mradi. Ni muhimu kuwa na mpango wa mawasiliano wa mradi unaoeleza washikadau ni akina nani, vilevile ni lini na jinsi ya kuwafikia. Walakini, kuwa na nzuri mkakati wa mawasiliano inaweza kuwa na manufaa sana kwako. Makala hii inashughulikia:

• Faida za mipango ya mawasiliano ya mradi
• Nini cha kujumuisha katika mpango wa mawasiliano
• Jinsi ya kuandika mpango wa mawasiliano
• Na jinsi ya kutumia mpango wa mawasiliano katika mradi wote

Lakini kabla ya kuanza, ningependa kukuambia kuhusu mafunzo haya ya malipo ambayo yameniruhusu binafsi kuongeza viwango vyangu vya ubadilishaji kwenye tovuti zangu. Bonyeza hapa tu, ni kiungo affiliate.

Faida za Mipango ya Mawasiliano ya Mradi

Kwa msingi wao, mipango ya mawasiliano ya mradi inawezesha mawasiliano bora. Watafanya miradi yako iendeshwe vizuri na kukusaidia kuepuka kushindwa kwa mradi. Faida nyingine kuu ni pamoja na kuweka na kusimamia matarajio, usimamizi bora wa washikadau, na kusaidia katika mchakato wa kupanga mradi.

Weka na udhibiti matarajio

Mawasiliano ya mradi ni njia ya pande mbili. Kama vile upangaji wa mradi, matarajio yanahitajika kuwekwa na timu ya mradi na washikadau wa mteja wanahitaji kuwajibika ili mawasiliano yaende vizuri.

Ingawa mradi hauanzi bila mpango wa mradi, mipango ya mawasiliano ya mradi haijadiliwi kwa urahisi, lakini inapaswa kujadiliwa.

Kwa kumjulisha mteja mapema katika mchakato wa mradi nini cha kutarajia, unaweka sauti kwa mradi mzima, kuanzia na mchakato wa pendekezo la mradi.

Pia inawasaidia kujua mapema kile utakachohitaji kutoka kwao ili waweze kujitayarisha wakati utakapofika.

Wadau na usimamizi wa wateja

Katika mradi mzima, mawasiliano yenye mafanikio kuhusu upatanishi wa malengo na hatua muhimu, na urekebishaji unaofuata wa haya kadiri miradi inavyobadilika, ni muhimu kwa ununuaji wa washikadau na uwazi juu ya hali ya mradi.

Mawasiliano ni muhimu katika kudumisha uhusiano mzuri na mteja, na mpango wa mawasiliano wa mradi unaweza kukusaidia kudumisha uelewa huo wa pamoja wa kile kinachotokea na kile kinachopaswa kutokea katika mradi wako wote.

Upangaji wa mradi

Mpango wa mawasiliano wa usimamizi wa mradi unafafanua jinsi habari muhimu itatolewa katika mradi wote, na nani, na mara ngapi. Unapokamilisha upangaji wa mradi, unapaswa pia kukamilisha upangaji wa mawasiliano.

Sio miradi yote imeundwa sawa, na kwa sababu hii, mpango wa mawasiliano wa mradi ni wa kipekee kwa mradi wako, ndiyo sababu ni muhimu kufikiria juu yake wakati wa kuunda mpango wako wa mradi baada ya uzinduzi.

Miradi mikubwa ina mahitaji tofauti ya mawasiliano kuliko miradi midogo, na vivyo hivyo kwa miradi iliyo na timu za washikadau dhidi ya mwasiliani mmoja wa mradi.

Miradi yenye malengo, bajeti, makataa tofauti na hata matoleo tofauti yanayoweza kuwasilishwa yote yanahitaji mawasiliano yaliyolengwa kulingana na mahitaji hayo, na hilo ni jambo la kukumbuka wakati wa kuunda mpango wa mawasiliano wa mradi.

Nini cha kujumuisha katika Mipango ya Mawasiliano

Ingawa maelezo ya mpango wako wa mawasiliano yatatofautiana kulingana na aina na upeo wa mradi, vipengele vichache muhimu vinapaswa kujumuishwa katika kila mpango wa mawasiliano wa mradi unaounda:

Wadau muhimu

Andika washikadau wote wakuu, ikijumuisha mawasiliano yako ya msingi ya mteja. Jumuisha maelezo ya mawasiliano kama vile nambari za simu na barua pepe, ili mtu yeyote anayefikia mpango wa mawasiliano apate maelezo haya.

Wajumbe wa timu

Jumuisha washiriki wakuu wa timu ya mradi wako na majukumu yao. Hii ni rahisi kwa mtu yeyote mpya au asiyefahamu mradi. Orodhesha washiriki wa timu yako wanaohusika katika kuwasiliana mambo yanayowasilishwa, kuongoza majadiliano ya kimkakati, au jinsi utakavyosimamia mazungumzo ya kiufundi kati ya washikadau na timu yako.

Mbinu za mawasiliano

Eleza njia kuu za mawasiliano na njia tofauti utakazotumia kuwasiliana na wadau. Tumia barua pepe, simu, mikutano ya ana kwa ana, mikutano ya video, mitandao ya kijamii au nyingine yoyote. Jumuisha vidokezo kwenye chaneli za washikadau zinazopendekezwa.

Aina ya mawasiliano

Jumuisha aina za mawasiliano, jinsi mawasiliano hayo yatashirikiwa, ni nini kitakachojumuishwa, na mawasiliano hayo yatakuwa na nani. Kwa mfano, unaweza kutoa ripoti za hali ya kila wiki kwa mteja.

Fikiria jinsi utakavyotoa hii, itatolewa kwa nani, na ni habari gani inapaswa kujumuishwa katika ripoti.

Mitindo ya mawasiliano

Hii inaweza kugawanywa na wadau na mbinu za mawasiliano. Je, mdau fulani anapendelea mawasiliano rasmi tu, au unaweza kuchukulia kwa kawaida zaidi?

Kalenda ya mikutano

Ingawa unaweza kurekebisha hii inavyohitajika katika mradi wote, ni muhimu kuwa na wazo la awali la mara ngapi utakutana na wadau.

Kulingana na upeo wa mradi, unaweza pia kuonyesha mara ngapi utatuma barua pepe kwa mteja. Pia jumuisha mikutano ya timu ya ndani katika kalenda yako ya mikutano.

Ujumbe muhimu

Kwa kila mdau, amua ujumbe au taarifa muhimu ambayo itahitaji kuwasilishwa kwao katika mradi wote. Hii pia inajumuisha taarifa au maoni yoyote ambayo utahitaji kutoka kwao.

Malengo ya mawasiliano

Mpango wa mawasiliano unaojumuisha malengo ya mawasiliano unaweza kukusaidia kufanya maamuzi kulingana na kile unachojaribu kufikia.

Jinsi ya Kuandika Mpango wako wa Mawasiliano wa Mradi

1. Elewa mipangilio yako

Mpango wa mawasiliano wa mradi haina haja ya kuwa rasmi. Lakini inapaswa kuandikwa kwa kumbukumbu yako mwenyewe. Fikiria sarufi, si kwa sababu unataka kusikika nadhifu, bali kwa sababu unataka kuwa wazi na kueleweka.

Zana za kuandikia zinaweza kukusaidia kukabiliana na hili bila kuchukua muda mwingi. Kwa mpangilio huo, unaweza kuanza kuunda maudhui yako kwa kujiamini.

Kwanza, inakuwezesha kukaa chini na kuweka vigezo vya mradi. Hizi ni pamoja na ukubwa wa mradi, taarifa ya kampuni ya mteja, mradi unaoweza kuwasilishwa, ratiba na timu ya mradi.

Fikiri mitindo ya mawasiliano ya timu yako na mteja wako:

• Je, mawasiliano yamefanikiwa kwa kiasi gani hadi sasa?
• Je, mteja wako ameonyesha upendeleo wa mawasiliano: je, huwa anapiga simu anapokuwa na swali au wanazingatia barua pepe?
• Je, mlikutana ana kwa ana au kupitia video?
• Je, ni mara ngapi timu yako inashirikiana nawe moja kwa moja kwenye mradi? Je, wanapendelea muktadha wa maandishi kuliko mikutano?

Ukishaelewa timu na wateja unaofanya nao kazi, unaweza kutumia hili kwenye mpango wa utekelezaji wa mawasiliano.

2. Bainisha malengo yako na wadau wako

Orodhesha mambo yanayoletwa na mradi wako na wadau wakuu wa mradi. Kisha, ongeza malengo ya mradi wako kwenye orodha hiyo: Fikiria kuhusu mawasiliano ya mradi yenye mafanikio ni nini, si tu na mteja wako, bali pia na timu yako.

Orodha hii itaongoza maamuzi ya mawasiliano.

3. Fanya mpango wa mawasiliano

sasa ni wakati wa kufanya mpango. Bainisha njia yako ya mawasiliano ambayo utakuwa nayo katika mradi wako wote. Kujua malengo ya mradi wako, fikiria mara ngapi utawasiliana na wadau wa mteja wako, jinsi utakavyofanya, na mawasiliano hayo yatajumuisha nini.

Unaweza kuamua kutumia mbinu nyingi, kama vile kuingia kwa simu kila wiki ili kusasisha ratiba na maendeleo ya bajeti, na pia barua pepe za kila siku za maswali ya popote ulipo na mikutano ya ana kwa ana isiyo ya mara kwa mara ili kuwasilisha masasisho. mradi.

Chochote unachoamua, kumbuka vipimo na malengo yako. Hizi zinapaswa kukusaidia kutambua aina za mawasiliano ambazo zitakuwa na manufaa zaidi kwa mradi wako na jinsi mawasiliano yako yanapaswa kuwa ya kina au ya kina.

Jinsi ya kutumia mpango wa mawasiliano wa mradi

1. Shiriki na timu yako

Kushiriki mpango na timu yako kutawajulisha juu ya mwako wako wa mawasiliano, ambao unaathiri tarehe zao za kazi na uwasilishaji, lakini pia kuwapa muktadha zaidi wa jinsi utawasiliana na nani.

Kushiriki maelezo haya kunamaanisha kuwa timu yako inaweza kukusaidia kutekeleza mpango wa mawasiliano.

2. Endelea kufuatilia

Hakikisha timu yako inafahamu na kuelewa mpango wako wa mawasiliano ili mteja wako apokee taarifa thabiti na yenye maana inayowasilishwa kwao katika muda wote wa mradi.

Weka miadi ya mikutano yote muhimu ya mradi mara tu unapokuwa na mpango na uongeze vikumbusho kwenye kalenda yako ili ujiandikishe mara kwa mara na hata barua pepe za mradi ili uendelee kufuatilia mambo muhimu ambayo umeweka katika mpango wako.

Iwapo wakati wowote utapotoka kwenye mpango wako wa mawasiliano na unaona ni vigumu kuurudia, fikiria upya mbinu uliyoweka:

• Je, bado inalingana na malengo ya mradi wako?
• Je, malengo au wadau wamebadilika kwa namna yoyote tangu kuanza kwa mradi?
• Je, kuna njia bora zaidi za kuwasilisha taarifa za mradi katika hatua hii?

Mpango wa Mawasiliano = Mafanikio

Kuwa na mpango wa mawasiliano wa mradi hukupa zana za kuwasiliana kwa ufanisi. Mpango unaweza pia kukuwezesha kutathmini upya mbinu yako na mahitaji ya mteja wako ikibidi.

Haijalishi jinsi mpango wako wa mawasiliano wa mradi unaweza kuwa rasmi au usio rasmi, inaweza kuwa tofauti kati ya mradi wenye mafanikio na ufanisi na ule unaoyumba tu bila mpango madhubuti kuwekwa.

Ifikirie kama njia nyingine ya kuweka na kuangalia matarajio katika mradi wote. Ifikirie kama njia ya kuhakikisha mawasiliano yenye maana na mafanikio kwa urahisi.

Nini unadhani; unafikiria nini ?

Mpango wa mawasiliano wa mradi ni muhimu kwa kiasi gani kwa mafanikio ya mradi? Je, unafikiri wasimamizi wa mradi wanapaswa kuandika kila mara mpango wa mawasiliano wa miradi, bila kujali ukubwa wao? Nijulishe mawazo yako kwa kuacha maoni!

Hata hivyo, ikiwa unataka kuchukua udhibiti wa fedha zako za kibinafsi katika miezi sita, ninapendekeza sana mwongozo huu.

Tuachie maoni