Dhibiti gharama za mradi kwa faida kubwa

Udhibiti wa gharama una jukumu muhimu katika mkakati wowote wa kifedha. Je, unabakije kwenye bajeti wakati unafuatilia fedha za mradi wako? Kama vile kutengeneza bajeti ya kibinafsi, chaguzi kadhaa zinapatikana kwako: ainisha gharama, tambua vitu vya bei ghali zaidi na utafute suluhisho la kupunguza gharama katika kila eneo. Baada ya kukamilisha vitendo hivi vyote, utaweza kudhibiti bajeti, kuchambua faida yako na kuongeza faida.

Kanuni za msingi za udhibiti wa gharama ni sawa kwa bajeti zote, iwe za kampuni au za kibinafsi. Katika makala hii, Finance de Demain Consulting Inafafanua dhana ya udhibiti wa gharama na jinsi inavyoingia katika mfumo mkubwa wa usimamizi wa gharama.

Udhibiti wa gharama ni nini?

Udhibiti wa gharama ni kanuni ya kutambua na kupunguza gharama zinazolenga kuongeza faida ya kampuni. Inaweza kufanywa katika kiwango cha mradi au katika kiwango cha kampuni nzima.

Katika kesi hii, tutazingatia kutumia mchakato wa udhibiti wa gharama ndani ya mfumo wa mradi au kikundi cha miradi.

Kama meneja wa mradi, udhibiti wa gharama utakutumikia kufuatilia mpango wako wa usimamizi wa rasilimali na kuguswa na ziada ya bajeti.

Ukipitia bajeti ya mradi wako, zana ya kuripoti pia inaweza kukusaidia. Tuseme mbuni wa kujitegemea uliyemwajiri kwa mradi mpya alichukua muda mrefu zaidi kuliko ilivyotarajiwa kuhariri picha.

Baada ya kutambua gharama hii ya ziada, unaweza kuamua kuajiri mbunifu wa ndani kwa mradi wako unaofuata ili kupunguza gharama na kupata ufanisi.

Jinsi gani kudhibiti gharama kunaweza kuleta mabadiliko?

Je, timu yako inashindwa kufikia wigo wa mradi au bajeti? Hapa ndipo udhibiti wa gharama unakuwa muhimu. Hata kama uko kwenye bajeti, kudhibiti gharama kunaweza kukusaidia kupunguza zaidi na kuongeza mapato njiani.

Mchakato huu hutoa maarifa juu ya matumizi ya jumla ya kampuni: huangazia maeneo ya gharama kubwa zaidi na kubainisha zaidi matumizi katika kila moja ya maeneo haya.

Kama hatua ya kwanza, udhibiti wa gharama unaweza kutumika kwa mradi kwa lengo la kupunguza gharama kwa kiwango hiki na hivyo uwezekano wa kuongeza faida ya kampuni.

Mbinu za kudhibiti gharama ni zipi?

Hapo awali, udhibiti wa gharama unaweza kutokea katika viwango vya juu vya biashara, lakini mara nyingi hufanyika katika kiwango cha mradi. Ni katika ngazi hii ambapo unaweza kutathmini gharama halisi kwa kila mradi na kuzisimamia kwa ufanisi.

Hapa kuna hatua tano za kufuata ili kudhibiti vyema gharama za mradi:

1. Panga bajeti yako

Kwanza, unahitaji kupanga bajeti yako ili kupata makadirio ya kina ya gharama na kutenga rasilimali kwa ufanisi. Kutengeneza mpango wa kina wa mradi kutapunguza tofauti za gharama, ambazo ni tofauti kati ya bajeti yako asili na gharama halisi.

Jumuisha katika mpango wako wa bajeti:

• Idadi ya washiriki wa timu wanaohitajika kwa mradi
• Makadirio ya muda unaohitajika kukamilisha mradi
• Nyenzo zinazohitajika kwa mradi

Wakati wa kuhesabu muda na nyenzo zinazohitajika kwa mradi, weka ulegevu katika bajeti yako. Jambo lisilotarajiwa si la kawaida na huenda ukahitaji kuongeza muda wa mradi au uombe nyenzo za ziada.

2. Fuatilia gharama zote

Hatua ya pili ya udhibiti wa gharama za mradi ni kufuatilia maendeleo ya gharama za mradi. Utaweza kuchukua hatua za kurekebisha kwa urahisi zaidi ukitambua tofauti za gharama katika muda halisi.

Mwishoni mwa mradi, itakuwa kuchelewa sana, fedha zitatumika. Katika hatua hii, unachotakiwa kufanya ni kujifunza kutoka kwayo ili kuzuia hali hii kutokea tena katika siku zijazo.

Ili kufuatilia gharama zako kwa ufanisi wakati wa mradi, weka hatua muhimu za mradi. Katika kila hatua muhimu, unaweza kuchanganua gharama zako na kuhakikisha kuwa wigo wa mradi unaheshimiwa. Na ikiwa utawahi kugundua kuongezeka kwa gharama kwa hatua fulani, unaweza kupata suluhisho la kuzipunguza baadaye katika mradi.

3. Tumia mifumo ya udhibiti wa mabadiliko

Ni muhimu kuweka malengo wazi wakati wa awamu ya kupanga ya mradi. Ili kuhakikisha unafikia malengo haya, mchakato wa udhibiti wa mabadiliko unaweza kuhitajika.

Udhibiti wa mabadiliko ni seti ya hatua zinazosimamia mabadiliko yote yaliyofanywa na washikadau wakati wa mradi. Inakuruhusu kuzuia kusogea kwa malengo kwa kukutayarisha kwa mabadiliko mara tu yanapoonekana, na hivyo kurekebisha mradi ipasavyo.

4. Hatua za mchakato wa udhibiti

priming

Mchakato wa udhibiti wa mabadiliko huanza wakati mdau anaomba mabadiliko ya mradi. Ombi linaweza kutofautiana: linaweza kuwa la kuongeza muda wa makataa au mambo mapya yanayoweza kuwasilishwa kwa mradi.

Tathmini

Meneja wa mradi au mkuu wa idara huchanganua ombi la maelezo ya msingi, kama vile nyenzo zinazohitajika, athari za ombi na wapokeaji wa ombi. Baada ya tathmini ya awali, ombi la mabadiliko linahamia kwenye awamu ya uchambuzi.

Uchambuzi

Wakati wa awamu ya uchambuzi, meneja wa mradi husika huidhinisha au kukataa ombi. Katika baadhi ya matukio, kamati ya udhibiti wa mabadiliko inaweza kuundwa ili kudhibiti uidhinishaji wa mabadiliko. Msimamizi wa mradi anaidhinisha au anakataa ombi, na kuarifu timu.

Kulingana na ukubwa wa mradi, meneja wa mradi pia anaweza kuweka mabadiliko katika kumbukumbu ya mabadiliko ili kuhakikisha kwamba wadau wote wa mradi wanapokea taarifa.

Utekelezaji

Utekelezaji wa mabadiliko unaweza kutofautiana kulingana na hatua ya mradi, lakini kwa ujumla hujumuisha kusasisha ratiba ya matukio na mambo yanayowasilishwa, pamoja na kufahamisha timu ya mradi.

Unapaswa kutathmini upeo wa mradi na uhakikishe kuwa kubadilisha kalenda ya matukio hakutakuwa na athari kubwa kwenye malengo yaliyopangwa.

Uzio

Baada ya kuandika, kusambaza na kutekeleza ombi, unaweza kuendelea na awamu ya kufunga. Inapendekezwa kuwa uwe na mpango rasmi wa karibu ili washiriki wote wa timu waweze kufikia na kurejelea maelezo haya katika siku zijazo.

Kwa kukagua kwa ufanisi mabadiliko ya miradi yako, udhibiti wa gharama unapaswa kuja kawaida.

Kutabiri kwa usahihi bajeti na mafanikio ya mradi kunahusisha kudumisha usimamizi makini kuanzia mwanzo hadi mwisho. Matukio yasiyotarajiwa njiani hayaepukiki, lakini uanzishwaji wa mifumo fulani husaidia kulinda dhidi ya upotovu huu.

4. Dhibiti wakati wako

Usimamizi wa muda ni sehemu muhimu ya udhibiti wa gharama: wakati jumla ya muda wa mradi unapoongezeka, gharama ya jumla ya mradi pia huongezeka. Ili usizidi bajeti iliyotengwa, lazima zaidi ya yote uheshimu ratiba ya mradi.

Pitisha mikakati ya usimamizi wa wakati ili kuongeza tija na kusaidia washiriki wa timu kukamilisha kazi kwa wakati ndani ya bajeti.

Hapa kuna vidokezo vya usimamizi wa wakati:

Timeboxing

Timeboxing ni mkakati wa usimamizi wa wakati unaolenga lengo ambao unahusisha kukamilisha kazi ndani ya " kizuizi cha muda '.

kwa mfano, ikiwa unahitaji kuandika chapisho la blogi, unaweza kuunda kizuizi cha saa mbili ili kuelezea. Kisha, baada ya mapumziko, unaweza kurudi kwenye kizuizi kingine cha saa tatu ili kufanya rasimu ya kwanza.

Kuzuia wakati

Kuzuia saa ni sawa na kuweka saa, lakini badala ya kuweka kiasi fulani cha muda kwa kila kazi mahususi, utazuia vipindi maalum vya kalenda yako kwa kazi zinazohusiana.

Njia ya Pomodoro

Kama vile kuweka saa na kuzuia wakati, mbinu ya Pomodoro hukusaidia kukamilisha kazi zako kwa muda mfupi na kuchukua mapumziko kati ya vipindi vya kazi.

kwa mfano, fanya kazi kwa dakika 25, kisha pumzika dakika tano mara nne. Kisha, baada ya kikao cha nne cha kazi, chukua mapumziko marefu kutoka Dakika 20 au 30s.

kumeza chura

SKulingana na nukuu maarufu kutoka kwa Mark Twain: "Ikiwa itabidi umeze chura, bora ufanye jambo la kwanza asubuhi." Mkakati wa usimamizi wa wakati "kula chura" inaongozwa na maneno haya na inakuhimiza kutunza kazi muhimu au ngumu kwanza kabla ya kufanyia kazi zisizo muhimu sana au zisizo za haraka.

Kanuni ya Pareto

Bado inaitwa Sheria ya 80-20 Kanuni hii inategemea kanuni ya msingi: tunatoa 20% ya muda wetu kukamilisha 80% ya kazi. Kwa kweli, kuweza kushughulikia 80% ya kazi hizi kwa haraka vya kutosha kwa hivyo hutuacha wakati zaidi wakati wa siku yetu ya kufanya kazi ili kutunza 20% iliyobaki ambayo itatuchukua 80% ya wakati.

Kufanya mambo (GTD)

Imezuliwa na David Allen mwanzoni mwa miaka ya 2000, mbinu " Kupata Mambo Kufanywa » au “Kufanya mambo” kwa Kifaransa, inapendekeza kutengeneza orodha ya kazi zilizopangwa kwa maandishi kabla. Ukiwa huru kutokana na mazingatio haya, badala ya kutegemea zana za usimamizi wa kazi, utaweza kuchukua hatua bila kulazimika kujua la kufanya.

Inaweza kuonekana kuwa ngumu kuzingatia tija kama sehemu ya udhibiti wa gharama, lakini utendaji wa mradi ndio msingi wa mtiririko wa pesa.

Ikiwa timu yako haina tija, hutatimiza makataa ya mradi, na kutotimiza makataa huleta gharama za ziada. Kimantiki, mradi wako ukigharimu zaidi, mtiririko wa pesa wa kampuni yako hupungua. 

5. Fuatilia Thamani Iliyopatikana

Kufuatilia thamani uliyopata kunaweza kukusaidia kutabiri matokeo ya kifedha ya mradi. Njia hii ya kudhibiti gharama inahitaji ujuzi wa uhasibu wa gharama. Inaweza kukusaidia kugundua mwanzo wa gharama tofauti na kwa hivyo kuzuia tofauti katika miradi ya siku zijazo.

Thamani iliyopatikana ni kiasi cha kazi zilizokamilishwa ndani ya mradi. Ili kufuatilia thamani iliyopatikana na kuona kama uko kwenye ratiba, unahitaji kuzidisha asilimia ya kazi zilizokamilishwa na bajeti ya mradi.

Hatua za Kufuatilia Thamani Iliyopatikana

Ili kufuatilia thamani iliyopatikana, fuata hatua hizi:

Hatua ya 1: kuamua kiwango cha kukamilika kwa kila kazi kama asilimia.

Hatua ya 2: weka thamani iliyopangwa (Thamani Iliyopangwa au PV) au gharama iliyopangwa ya kazi iliyopangwa. Hii ni bajeti iliyoidhinishwa kukamilisha kazi iliyopangwa.

Hatua ya 3: kuamua thamani iliyopatikana (Earned Value au EV), au gharama iliyopangwa ya kazi iliyofanywa. Hii ndio kiasi cha kazi iliyokamilishwa.

Hatua ya 4: kujua gharama halisi (Gharama Halisi au AC), ambayo inawakilisha gharama halisi ya kazi iliyofanywa. Hizi ni gharama zinazohusiana na kazi iliyofanywa tayari.

Hatua ya 5: kuhesabu tofauti za gharama (Tofauti ya Gharama au CV) kwa kutoa thamani iliyopatikana kutoka kwa gharama halisi (CV = EV - AC).

Hatua ya 6: kukusanya matokeo.

Kwa hatua tatu za kwanza, unahitaji kukusanya maelezo ya gharama ya mradi wako, wakati kwa tatu za mwisho, unahitaji kufanya mahesabu na uchambuzi. Tofauti za gharama zinawakilisha hali ya gharama ya mradi wako.

Unapodhibiti gharama, CV yako ndiyo kipimo kinachoamua kama mradi wako unakwenda sambamba na bajeti. A CV hasi maana mradi umeisha bajeti.

Je, unapaswa kudhibiti gharama au kudhibiti gharama?

Ni kawaida kuchanganya udhibiti wa gharama na usimamizi wa gharama. Haya ni maneno mawili tofauti ambayo yanahitaji kufafanuliwa na kueleweka kwa usahihi. Udhibiti wa gharama ni mchakato mdogo ndani ya mfumo mkubwa wa usimamizi wa gharama.

Ingawa udhibiti wa gharama unahusu kutambua gharama na kuzipunguza ili kuongeza faida, usimamizi wa gharama ni mchakato mzima wa kukadiria, kupanga bajeti na kudhibiti gharama za mradi.

Kampuni yako labda ina wafanyikazi wengi wanaohusika katika usimamizi wa gharama. Kulingana na saizi ya timu yako, watu tofauti wanaweza kufanya kazi kwenye upangaji wa rasilimali na bajeti.

Kwa udhibiti mzuri wa gharama, timu zinahitaji kufuatilia matumizi katika viwango tofauti vya biashara ili kulipa kipaumbele cha kutosha kwa kila sehemu ya bajeti ya biashara na kuichanganua kwa kina.

Tumia udhibiti wa gharama kufuatilia na kupunguza gharama za mradi wako

Kufuatilia data ya gharama ili kupunguza matumizi ya mradi ni mchakato unaochosha, lakini usimamizi wa gharama una athari ya moja kwa moja kwenye faida.

Ili kudhibiti gharama kwa ufanisi, unda dashibodi inayoweza kugeuzwa kukufaa ili uwe na taarifa zote kiganjani mwako. Kiotomatiki hiki kitakuruhusu kuchanganua kati ya usimamizi wa mradi na udhibiti wa gharama, yote katika sehemu moja.

Tuachie maoni. Lakini kabla ya kuondoka, hapa ni robot ambayo hukuruhusu kupata mapato kwa urahisi sana na biashara ya EUR/USD.