Jukumu la msaidizi pepe katika kampuni

Iwapo wewe ni kama wanablogu wengi, je, umewahi kufikiri kwamba unapaswa kufanya hivyo peke yako? Je, hii ni kesi yako? Na ndio, wajasiriamali wengi huanza peke yao au kuajiri msaidizi wa mtandaoni.

Katika nakala hii, ninakuonyesha kwa nini msaidizi wa kawaida ni muhimu kwa biashara yako. Lakini kwanza, hapa kuna kozi ya mafunzo ambayo itafanya inakuwezesha kufanikiwa katika ujasiriamali.

Msaidizi wa mtandaoni ni nini?

Msaidizi wa mtandaoni (VA) ni mtu ambaye hutoa huduma za usaidizi kwa biashara nyingine kutoka eneo la mbali.

Neno hilo lilizaliwa katika miaka ya 1990 kutokana na uwezekano wa kufanya kazi kwa shukrani kwa uboreshaji wa teknolojia. Mratibu wa mtandaoni ni mtu ambaye ameajiriwa kutekeleza majukumu ya kila siku ya biashara yako yanayochosha.

Inaweza kuwa katika mji mwingine, jimbo au nchi. Inaweza pia kuwa watu wanaokuja ofisini kwako au kukutana katika sehemu ya kazi mara moja kwa wiki. Ni kweli inategemea wewe.

Jambo muhimu zaidi ni kwamba wanajali kukamilisha kazi ambazo mteja wao anahitaji bila shida, ama kwa sababu wanachukia kuifanya au kwa sababu inachukua muda mwingi.

Wasaidizi wa mtandaoni hutafutwa hasa na wafanyabiashara na biashara za mtandaoni. Kampuni hizi zinahitaji usaidizi lakini hazitaki kuajiri wafanyikazi kimwili. Ili kukuhudumia, Finance de Demain inafanya kazi na wastani wa wasaidizi wawili pepe.

Kile msaidizi wa mtandaoni hufanya

Kinadharia, msaidizi pepe anaweza kufanya kila kitu ambacho mfanyakazi mwingine yeyote wa usaidizi hufanya. Hata hivyo, kazi za usaidizi pepe hazikomei kwenye kazi ya ofisini. Wasaidizi wengi wa mtandaoni hutoa huduma za masoko, muundo wa wavuti na wengine.

Baadhi ya wasaidizi pepe hubobea katika seti maalum ya ujuzi. Kwa mfano, msaidizi wa mtandaoni wa uuzaji hufanya kazi ya uuzaji tu. Wasaidizi wengine wa mtandaoni hufanya kazi mbalimbali lakini katika tasnia mahususi. Kwa mfano, msaidizi virtual kwa makampuni ya mali isiyohamishika.

Wasaidizi wengi wa mtandaoni wana biashara zao za msaidizi pepe za nyumbani. Hii inawaruhusu kupata mapato zaidi na kuwa na udhibiti bora juu ya kazi wanazofanya. Hata hivyo, biashara nyingi ndogo huajiri wasaidizi pepe kama sehemu ya kazi au mkataba.

Hatimaye, VA nyingi hutumia tovuti za kujitegemea au tovuti za kushirikiana ili kupata miradi ya haraka, isiyo na muda.

Je, mratibu pepe anaweza kufaidika vipi na biashara yako?

Kwa sababu kukabidhi majukumu ambayo hutumia wakati na nguvu zako, ambayo hufurahii kufanya, na ambayo hukuweka katika mzunguko wa kuhama kutoka kazi moja ya kuchosha hadi nyingine, VA itakuruhusu kupata udhibiti wa mambo yako tena.

Kukuza timu yako inamaanisha unaweza kufanya kazi muhimu, kuzingatia mkakati na picha kuu. Unaweza kuanza kuota na kupanga kwa kiwango kikubwa zaidi.

Unajuaje wakati uko tayari kuajiri msaidizi pepe?

Wakati utakuwa tayari kuajiri ni tofauti kwa kila mtu, ambayo inafanya uamuzi kuwa mgumu sana. Tunapendekeza uajiri VA kabla ya kufikiria kuwa uko tayari kwenda.

Sababu ya hii ni kwamba watu wengi (mimi mwenyewe nikiwemo!) subiri hadi tuwe tayari katika hatua ya "wazimu" ili kuanza kugawa na kuomba msaada na biashara. Kwa hivyo, ikiwa uko tayari kukuza biashara yako na unafikiri uko tayari, ninapendekeza sana uanze kutafuta msaidizi wako pepe.

Itakuwa rahisi zaidi kwenu nyote wawili ikiwa mtamleta mtu kwenye timu wakati mambo yametulia, kwa hivyo mambo yanakwenda sawa wakati nyakati za shughuli nyingi zaidi.

Hapa kuna baadhi ya maswali ya kujibu kabla ya kufanya uamuzi wa mwisho wa kuajiri:

• Je, uko tayari kukuza biashara yako kwa haraka zaidi kuliko ilivyokuwa hadi sasa?
• Je, unaweza kumudu kulipa mtu kila mwezi?
• Je, una majukumu yaliyobainishwa ya kuanza kuwakabidhi?

Ikiwa umejibu ndiyo kwa maswali haya yote, basi uko tayari kuanza mchakato wa kukodisha VA.

Jinsi ya kuajiri VA?

Ingawa usaidizi pepe ni wazo zuri la biashara ya nyumbani, kupata usaidizi pepe ni muhimu kwa wamiliki wa biashara za nyumbani ili kuongeza mapato yao na kuwezesha ukuaji. Kama mmiliki wa biashara ya nyumbani, inakuja wakati ambapo haiwezekani kufanya kila kitu, angalau vizuri vya kutosha kuwa na ufanisi na ufanisi.

Kuajiri msaidizi pepe kutaongeza muda wako ili uweze kuangazia kazi yako, kwenye majukumu ambayo yanakuletea matokeo bora ya biashara. Aidha, wengi wasaidizi pepe ni bora kuliko wewe katika baadhi ya kazi.

Kwa muda mrefu, daima ni haraka na nafuu kuajiri kazi ambazo huna sifa ya kufanya.

Hatua ya kwanza ya kuajiri ya msaidizi wa mtandaoni ni kutengeneza orodha ya kazi unazotaka kutoa nje. Tengeneza orodha ya kina, ukiweka kipaumbele shughuli unazotaka kukasimu kwanza. Kwa mfano, usimamizi wa barua pepe ni muda mwingi na wa kuchosha, iweke juu ya orodha yako.

Au labda masuala ya teknolojia yanachukua muda wako mwingi, unaweza kutoa usimamizi wa tovuti yako. Au usasishe akaunti za kampuni yako.

Hatua inayofuata ni kutafuta nani wa kuajiri. Kuna njia nyingi za kuajiri msaidizi wa mtandaoni. Unaweza kutumia huduma ya VA inayowaajiri na kuwafunza, kisha wakakupa mtu kulingana na huduma unazohitaji.

Chaguo la mwisho ni kuajiri mtu katika mtandao wako ambaye ana marejeleo. Ingawa unaweza kuchapisha tangazo ukitafuta msaidizi pepe, kupata moja ambayo tayari ina vitambulisho kutakuokoa wakati na maumivu ya kichwa.

Orodha ya huduma ambazo wasaidizi pepe wanaweza kutoa

uandishi wa ubunifu

• Andika machapisho ya blogi
• Andika vitabu pepe, vitabu, majarida, funeli za barua pepe, n.k.
• Andika au uhariri manukuu ya sauti au video.
• Andika machapisho ya mitandao ya kijamii kwa Facebook, Twitter au Instagram.
• Kuhariri na kurekebisha machapisho ya blogu, vitabu, tovuti, majarida, mapishi, n.k.
• Tayarisha barua pepe za uuzaji wako wa barua pepe
• Uundaji wa maelezo ya bidhaa kwa maduka ya mtandaoni (duka / meneja wa bidhaa)
• Mkusanyiko / uhariri wa ushuhuda.
• Nk ...

Msimamizi / usimamizi

• Huduma kwa wateja kupitia barua pepe, gumzo au simu.
• Fuatilia na ujibu barua pepe.
• Panga visanduku vya barua
• Dhibiti maoni ya blogu.
• Usaidizi wa moja kwa moja wa wavuti
• Usimamizi wa kalenda
• Unda mawasilisho ya PowerPoint
• Usimamizi wa vifaa na vifaa
• Panga mahojiano
• Jibu simu
• Tumia tena yaliyomo (Mfano: kubadilisha video kuwa chapisho lililoandikwa la blogi au chapisho la blogi kuwa chapisho la media ya kijamii)
• Andika dakika za mikutano ya videoconference
• Dhibiti kalenda za uhariri wa blogu
• Kazi za kuabiri kwa wateja kama vile kujibu barua pepe na kuwasilisha ankara na mikataba
• Ufuatiliaji wa wateja watarajiwa / wateja wa sasa
• Uwasilishaji wa wageni
• Fanya mipango ya usafiri
• Maandalizi ya fomu
• Endelea kuunda
• Kuajiri na kutoa mafunzo kwa washiriki wapya wa timu
• Hamna tofauti
• Hebu fikiria kuhusu machapisho ya blogu, bidhaa n.k.

NB Kazi za kiutawala ni kati ya huduma zinazotafutwa sana. Kusaidia wamiliki wa biashara na kazi hizi za kila siku kunaweka muda wao wa kupata pesa zaidi. Ya thamani sana!

Ubunifu wa picha

• Kuunda michoro kwa machapisho ya blogi
• Uhariri wa picha
• Uundaji wa slaidi za wavuti au warsha.
• Ubunifu wa kadi za biashara, vipeperushi, nembo, menyu, alama, n.k.
• Utafutaji wa picha kwa machapisho ya blogi, vitabu, mitandao ya kijamii, n.k.
• Uundaji wa miongozo ya mtindo wa chapa.
• Ubunifu wa vitabu vya kielektroniki au faili za PDF kwa usajili wa jarida

NB Canva ina violezo vingi na ni rahisi kutumia ikiwa unatafuta kuunda michoro.

Vyombo vya habari vya kijamii

• Kupanga masasisho ya mitandao ya kijamii.
• Uundaji na usimamizi wa akaunti ya Pinterest
• Unda na udhibiti pini zilizotangazwa
• Dhibiti vikundi vya Facebook
• Uundaji na usimamizi wa vikundi vya LinkedIn
• Unda kura za mitandao ya kijamii
• Rekebisha ratiba za uchapishaji.
• Uundaji na usimamizi wa machapisho kwenye Instagram.
• Jibu ujumbe wa mitandao ya kijamii.

Uhifadhi wa hesabu

• Usimamizi wa malipo na ankara.
• Inachakata maagizo na marejesho.
• Usimamizi wa mkusanyiko
• Usimamizi wa mishahara
• Bili na ankara.

Jinsi ya kutumia orodha hii ya huduma za msaidizi pepe?

Kama unavyoona, kuna huduma nyingi unazoweza kutoa kama Mratibu wa Mtandao.

Kulingana na aina ya huduma unayovutiwa nayo, unaweza kuchanganya kifurushi cha huduma zinazohusiana na kuuza kama fungu la huduma: inatozwa kwa kila mradi au kama huduma inayoendelea ya kila mwezi.

Ukipata kitu ambacho kinakuvutia, fanya utafiti zaidi. Ikiwa baada ya utafiti wako bado una nia, tafuta jinsi unaweza kupata ujuzi muhimu ikiwa huna tayari.

Unaweza kujifunza kutoka kwa video za YouTube, vitabu kwenye Amazon, au kozi unazopata mtandaoni.

Na kumbuka, kwa sababu tu unaanza na huduma kama vile VA haimaanishi kuwa utakwama kutoa huduma hiyo kwa maisha yako yote. Una uhuru wa kuboresha au kuongeza huduma za ziada.

Ujuzi unahitajika ili kuwa msaidizi pepe

Ujuzi mwingi unaohitajika ili kuwa msaidizi pepe ni sawa na ule unaohitajika kuwa msaidizi wa msimamizi au katibu. Kwa mfano, lazima uwe na ujuzi wa juu wa shirika. Lazima pia uwe na tabia ya kupendeza ya simu na ujuzi katika kutumia teknolojia mpya.

Kama VA, utahitaji pia ujuzi maalum wa kujiajiri. Kwa mfano, unapaswa kuwa na uwezo wa kufanya kazi nyingi, haswa ikiwa unachanganya wateja wengi.

Lazima uweze kuzingatia kazi, katika mazingira yako ya nyumbani. Pia unahitaji vifaa sahihi katika ofisi yako ya nyumbani.

Baadhi ya kazi za msaidizi pepe zinahitaji ujuzi wa ziada, ikiwa ni pamoja na muundo wa wavuti, upangaji wa hafla, uhasibu na mengi zaidi.

Unaweza kutafuta kazi za Usaidizi Pembeni ambazo zinahitaji ujuzi wako mahususi. Mbali na ujuzi mahususi, waajiri mara nyingi hutafuta waombaji walio na mafunzo na/au uzoefu wa ofisi katika uwezo fulani wa kiutawala.

Sifa muhimu za msaidizi wa mtandaoni

Kuegemea

Hii ni moja ya muhimu zaidi kwa sababu, kwa bahati mbaya, inaonekana kuwa ya kawaida zaidi. Wateja wengi wameniambia kuwa wamekatishwa tamaa na VAs ambao hawakuripoti maendeleo yao, au hawakutoa.

Hili halina udhuru kabisa na sio tu kwamba huipa tasnia ya usaidizi wa mtandao jina baya, lakini msaidizi pepe anayefuata anayeitwa lazima awe na mashaka na mashaka ya mteja kuhusu ufanisi wa kutumia aina hizi za huduma. .

Utaalam ni muhimu katika tasnia hii, kwa hivyo ikiwa mteja anakupigia simu, unapaswa kumpigia tena. Ukipokea barua pepe, lazima ujibu! Sio lazima iwe mara moja, lakini angalau inapaswa kuwa siku inayofuata.

Ujuzi mzuri wa mawasiliano

Kuanzia hatua ya kwanza, lazima umjulishe mteja juu ya maendeleo ya kazi yako, kwa hivyo tambua jinsi na wakati wa kusasisha wakati anapokuwa mteja, na kabla ya kuanza kila kazi mpya.

Iwapo mteja atalazimika kukufuata kila mara ili kupata sasisho, basi hufanyi kazi yako ipasavyo.

Usimamizi wa wakati

Utafiti inaonekana unasema unapaswa kuzingatia jambo moja tu na ambalo halifai kwa kufanya kazi nyingi. Bila shaka, unapaswa kuzingatia kazi iliyopo, lakini pia utafanya kazi na wateja wengi; ambao wanadhani wao ni mteja wako mmoja na muhimu zaidi.

Labda una mengi ya kufanya kwa siku, kwa hivyo panga mapema. Ratibu kazi unapokuwa na ufanisi zaidi. Tumia kalenda ya Google na utie alama kwenye vipengee vya kibinafsi rangi moja na vipengee vya kazi vingine.

Ikiwa unajua kuwa unaandika vyema asubuhi, jaribu kuratibu mikutano ya alasiri. Unaweza pia kutosheleza majukumu yako yote ya kazi kwenye kalenda yako (ikiwa ni pamoja na muda wa kupanga) ili kujua kihalisi ikiwa una muda wa kufanya kila kitu.

Rasilimali

Mara nyingi utapokea barua pepe zinazokuuliza maswali ya kiufundi, ambayo wangeweza kupata kwa urahisi kwa kutumia Google, au kuuliza bei ya huduma zako, wakati hawajajisumbua hata kutembelea tovuti yako na/au mitandao yako ya kijamii.

Utaulizwa kufanya mambo mengi ambayo hujawahi kufanya hapo awali, na itabidi tu ujue jinsi ya kuyafanya. VAs wanatarajiwa kutoa ufumbuzi na kutatua masuala ya wateja.

Ikiwa huna uwezo wa kutatua tatizo na kujua jinsi ya kufanya kitu, basi huwezi kuwa VA mzuri.

Mratibu wa mtandaoni si Yoda, kwa hivyo ni jambo lisilowezekana kudhani ataweza kufanya yote. Lakini lazima ujue jinsi ya kutafiti ili kupata habari hiyo peke yako. Mradi tu wewe ni mwaminifu kwa mteja wako kuhusu kiwango cha ujuzi wako, utakuwa sawa.

Wateja pia hawatarajii kujua kila kitu. Waambie hujawahi kufanya kazi hii mahususi hapo awali; lakini unafurahi kujua jinsi na kurudi kwake.

Unapaswa kuendelea kutoa mafunzo, ambapo unaweza kutazama video za YouTube, ujuzi wa kufanya biashara na VAs wengine, kuuliza maswali kwenye mijadala ya VA, na kushiriki kwa ujumla.

Jaribu kusasisha kile kinachoendelea na kinachobadilika, katika tasnia yako na katika ulimwengu wa teknolojia. Amua juu ya mambo unayotaka kujua zaidi, kisha fanya utafiti wako.

Kusimamia matarajio na kujenga uaminifu

Sio tu kwamba unahitaji kujua unachofanya, lakini pia unahitaji kuhakikisha kuwa mteja anajua anachofanya. Mara nyingi mteja hajawahi kufanya kazi na msaidizi wa mtandaoni, kwa hivyo ikiwa hajui anachoweza kufanya na jinsi yote yanavyofanya kazi, atatilia shaka uwezo wako wa kumsaidia.

Mteja mpya anaweza kukutafuta ili kuwaongoza katika mchakato, kwa hivyo unahitaji kujua na kuelezea jinsi unavyofanya kazi. Hii mara nyingi huja na uzoefu, lakini fanya mazoezi ya orodha yako mpya ya maswali au igizo dhima; na hata kazi ya kujitolea kwa mkandarasi unayemjua, ili uweze kupata ushuhuda na ujaribu, ikiwa hiyo inakutia wasiwasi.

Fanya kazi peke yako

Inaonekana kuwa ni jambo la kawaida kwa wafanyakazi walio huru kujisikia upweke, jambo ambalo linanishangaza kwani nina furaha kabisa kufanya kazi peke yangu na sikuwahi kufikiria kwamba baadhi ya watu wangekosa kuwa na wengine karibu.

Hakika, wakati mwingine mimi hutumia nafasi za kufanya kazi pamoja na nyakati zingine ninafanya kazi kwenye mikahawa, lakini kuwa peke yangu wiki nzima ni jambo la kukumbuka.

Ikiwa una uzoefu wowote juu ya usaidizi wa mtandaoni, basi usisahau kuniacha maoni. Hata hivyo, siwezi kukuacha bila kuwasilisha mafunzo haya ya juu kuhusu fedha za kibinafsi.