Hatua za mpango wa mradi unaohakikisha mafanikio ya mradi

Mpango wa mradi ni kilele cha upangaji makini na meneja wa mradi. Ni hati kuu inayoongoza maendeleo ya mradi. Huu ni mwongozo wa msimamizi wa mradi.

Ingawa mipango ya mradi inatofautiana kati ya kampuni na kampuni, kuna hatua kumi ambazo lazima ziwe katika mpango wa mradi ili kuepusha mkanganyiko na uboreshaji wa lazima wakati wa awamu ya utekelezaji wa mradi.

Katika makala hii, Ninakuletea ushauri wangu ili kukusaidia kuandika mpango wako wa mradi vizuri. Ikiwa unataka kutekeleza mradi wako kwa ufanisi, mpango wako wa mradi lazima ujumuishe kabisa vipengele vifuatavyo:

1. Malengo ya mradi

Malengo ya mradi yamefafanuliwa katika hati ya mradi. Hata hivyo, zinapaswa pia kujumuishwa katika mpango wa mradi ili kueleza zaidi malengo ya mradi. Hata hivyo meneja wa mradi anachagua kujumuisha malengo katika mpango wa mradi, jambo muhimu ni kudumisha uhusiano ulio wazi kati ya hati ya mradi - hati muhimu ya kwanza ya mradi - na hati muhimu ya pili ya mradi, mpango wake wa mradi.

2. Upeo wa Mradi

Kama vile malengo ya mradi, wigo umefafanuliwa katika mkataba na lazima uboreshwe zaidi katika mpango wa mradi na meneja wa mradi. Kwa kufafanua upeo, meneja wa mradi anaweza kuanza kuonyesha jinsi itakavyoonekana lengo la mradi.

Ikiwa upeo haujafafanuliwa, unaweza kupanua katika mradi wote. Hii inasababisha kuongezeka kwa gharama na kukosa makataa.

Makala ya kusoma: Jinsi ya Kuendesha Biashara yenye Mafanikio?

Kwa mfano, ikiwa unaongoza timu ya uuzaji kuunda brosha kwa laini ya bidhaa ya kampuni, unapaswa kuorodhesha idadi ya kurasa na kutoa mifano ya jinsi bidhaa iliyomalizika itaonekana.

Kwa baadhi ya washiriki wa timu, broshua inaweza kumaanisha kurasa mbili, ilhali wengine wanaweza kuzingatia kurasa kumi za kutosha. Kufafanua upeo kunaweza kupata timu nzima kwenye ukurasa sawa tangu mwanzo.

3. Mafanikio na mambo makuu yanayoweza kutolewa

Mafanikio makuu ya mradi yanaitwa hatua muhimu na bidhaa kuu za kazi huitwa zinazoletwa kuu. Wote wawili wanawakilisha sehemu kuu za kufanya kazi kwenye mradi. Mpango wa mradi unapaswa kubainisha vipengele hivi, kuvifafanua, na kuweka ratiba za kukamilika kwake.

Ikiwa shirika linafanya mradi wa kutengeneza programu mpya, mambo makuu yanayowasilishwa yanaweza kuwa orodha ya mwisho ya mahitaji ya biashara na jinsi ya kuyatekeleza.

Kisha mradi unaweza kuwa na hatua muhimu za kukamilisha muundo, majaribio ya mfumo, majaribio ya kukubalika kwa watumiaji, na tarehe ya kupeleka programu. Hatua hizi muhimu zinahusishwa na bidhaa za kazi, lakini zinahusiana zaidi na taratibu kuliko bidhaa zenyewe.

Makala ya kusoma: Mahali pa uuzaji wa kidijitali katika biashara

Mafanikio na nyakati muhimu za uwasilishaji sio lazima ziwe tarehe kamili, lakini jinsi mahususi zaidi ndivyo bora zaidi. Tarehe sahihi husaidia wasimamizi wa mradi kuvunja miundo ya kazi kwa usahihi zaidi.

Katika hatua hii ya mpango, utaunda hatua muhimu ili uweze kuchukua vitu vikubwa au vya juu vinavyoweza kutolewa na kuzigawanya katika bidhaa ndogo zinazoweza kuwasilishwa, ambazo zinaweza kuelezewa katika hatua inayofuata.

4. Muundo wa Mchanganuo wa Kazi

Muundo wa uchanganuzi wa kazi hugawanya hatua muhimu na mambo makuu yanayowasilishwa kwa mradi katika sehemu ndogo ili mtu mmoja aweze kukabidhiwa jukumu kwa kila kipengele.

Wakati wa kuunda muundo huu, msimamizi wa mradi huzingatia mambo mengi kama vile nguvu na udhaifu wa washiriki wa timu ya mradi, kutegemeana kati ya kazi, rasilimali zinazopatikana na tarehe ya mwisho ya mradi.

Wasimamizi wa mradi hatimaye wanawajibika kwa mafanikio ya mradi, lakini hawawezi kufanya kazi peke yao. Muundo wa uchanganuzi ni zana ambayo meneja wa mradi hutumia kuhakikisha uwajibikaji kwa mradi.

Makala ya kusoma: Hapa kuna vidokezo 14 vya kupata utajiri wa haraka

Chombo hiki pia kinawaambia wadau wa mradi nani anawajibika kwa nini. Ikiwa meneja wa mradi anajali kuhusu kazi fulani, anajua hasa ni nani wa kukutana naye kuhusu jambo hili.

5. Bajeti ya uwekezaji

Bajeti ya mradi inaonyesha ni kiasi gani cha fedha kimetengwa kukamilisha mradi. Meneja wa mradi anawajibika kwa ugawaji sahihi wa rasilimali hizi.

Kwa mradi ambao una wauzaji, meneja wa mradi anahakikisha kwamba bidhaa zinazowasilishwa zinakamilishwa kulingana na masharti ya mkataba, akizingatia ubora. Baadhi ya bajeti za mradi zimeunganishwa na mpango wa rasilimali watu.

Ni muhimu kuanzisha gharama ya kila hatua kwa kuangalia muda unaohitajika na gharama ya kazi inayohitajika ili kukamilisha kazi. Gharama ya mradi inahusiana na muda wa mradi, ambayo inakuja chini ya upeo wa mradi. Upeo, hatua muhimu, kazi na bajeti inapaswa kuwiana na ya kweli.

6. Mpango wa rasilimali watu

Mpango wa rasilimali watu unaonyesha jinsi mradi utakavyokuwa na wafanyikazi. Inafafanua nani atakuwa sehemu ya timu ya mradi na muda gani kila mtu lazima ajitolee.

Wakati wa kuunda mpango huu, meneja wa mradi hujadiliana na washiriki wa timu na wasimamizi wao ni muda gani kila mwanatimu anaweza kutumia kwa mradi. Ikiwa wafanyikazi wa ziada wanahitajika kushauriana juu ya mradi lakini ni sehemu ya timu ya mradi, hii pia imeandikwa katika mpango wa wafanyikazi. Tena, wasimamizi wanaofaa wanashauriwa.

7. Mpango wa usimamizi wa hatari

Mambo mengi yanaweza kwenda vibaya wakati wa kuendesha mradi. Ingawa ni vigumu kutarajia kila maafa au tukio dogo linalowezekana, mitego mingi inaweza kutabiriwa. Katika mpango wa usimamizi wa hatari, meneja wa mradi anabainisha hatari zote za mradi. Pia huamua uwezekano wa matukio haya kutokea na mikakati ya kuyapunguza.

Katika kuunda mpango huu, meneja wa mradi anaweza kutafuta maoni kutoka kwa mfadhili wa mradi au timu yao ya mradi.

Mikakati ya kupunguza inawekwa kwa ajili ya hatari zinazowezekana kutokea au ambazo zina gharama kubwa zinazohusiana nazo. Hatari ambazo haziwezekani kutokea na zile ambazo zina gharama ya chini zimebainishwa katika mpango, hata kama hazina mikakati ya kupunguza.

8. Mpango wa mawasiliano

Mpango wa mawasiliano unaeleza jinsi mradi utakavyowasilishwa kwa hadhira mbalimbali. Kama vile muundo wa uchanganuzi wa kazi, mpango wa mawasiliano unapeana jukumu la kukamilisha kila sehemu kwa mshiriki wa timu ya mradi.

Katika hatua hii, ni muhimu kuelezea jinsi masuala yatawasilishwa na kutatuliwa ndani ya timu. Mzunguko wa mawasiliano na timu na washikadau pia unapaswa kubainishwa. Kila ujumbe una hadhira lengwa. Husaidia wasimamizi wa mradi kuhakikisha taarifa sahihi inafika kwa watu wanaofaa kwa wakati unaofaa.

Makala ya kusoma: Vidokezo 1 vya kifedha kwa waliooa hivi karibuni

9. Mpango wa Usimamizi wa Wadau

Mpango wa usimamizi wa washikadau unabainisha jinsi washikadau watatumika katika mradi. Wakati mwingine wadau wanahitaji tu kupokea taarifa. Hii inaweza kuzingatiwa katika mpango wa mawasiliano.

10. Badilisha mpango wa usimamizi

Mpango wa usimamizi wa mabadiliko huanzisha mfumo wa kufanya mabadiliko kwenye mradi. Ingawa wasimamizi wa mradi huwa wanataka kuzuia mabadiliko kwenye mradi, wakati mwingine hawawezi kuepukika.

Mpango wa usimamizi wa mabadiliko hutoa itifaki na michakato ya kufanya mabadiliko. Ni muhimu kwa uwajibikaji na uwazi kwamba wafadhili wa mradi, wasimamizi wa mradi na wanachama wa timu ya mradi kufuata mpango wa usimamizi wa mabadiliko.

Kwa ufupi….

Mpango wa mradi ni hati muhimu kwa mafanikio ya mradi. Inatumika kama dira katika uendeshaji wa mradi, kutoka mwanzo hadi mwisho. Kwa hiyo, inahitaji ushiriki wa washikadau wote ili kukubaliana katika mambo mbalimbali. Pia ni muhimu kuchukua muda wote muhimu ili kufafanua.

Hatari kuu ya mpango usiofafanuliwa ni kwamba unakabiliana na mizozo ili kusuluhishwa kwa pointi za kutokubaliana ambazo hazijapangwa.

Ninakualika kushiriki maoni na uzoefu wako katika maoni.