ஒரு திட்டத்தின் தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை எவ்வாறு உருவாக்குவது?

உங்கள் திட்டங்களுக்கு தகவல் தொடர்புத் திட்டங்கள் முக்கியம். பயனுள்ள தொடர்பு, உள் மற்றும் வெளிப்புற இரண்டும் ஆகும் திட்டத்தின் வெற்றிக்கு அவசியம். பங்குதாரர்கள் யார், எப்போது, ​​எப்படி அவர்களைச் சென்றடைவது என்பதைக் கோடிட்டுக் காட்டும் திட்டத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தை வைத்திருப்பது அவசியம். எனினும், ஒரு நல்ல கொண்ட தொடர்பு உத்தி உங்களுக்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். இந்த கட்டுரை உள்ளடக்கியது:

• திட்ட தொடர்பு திட்டங்களின் நன்மைகள்
• தகவல்தொடர்பு திட்டத்தில் என்ன சேர்க்க வேண்டும்
• ஒரு தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை எழுதுவது எப்படி
• மற்றும் திட்டம் முழுவதும் ஒரு தகவல் தொடர்பு திட்டத்தை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது

ஆனால் தொடங்குவதற்கு முன், எனது தளங்களில் எனது மாற்று விகிதங்களை அதிகரிக்க தனிப்பட்ட முறையில் என்னை அனுமதித்த இந்த பிரீமியம் பயிற்சியைப் பற்றி நான் உங்களுக்குச் சொல்ல விரும்புகிறேன். இங்கே கிளிக் செய்யவும், இது ஒரு இணைப்பு இணைப்பு.

திட்ட தொடர்பு திட்டங்களின் நன்மைகள்

அவற்றின் மையத்தில், திட்டத் தொடர்புத் திட்டங்கள் பயனுள்ள தகவல்தொடர்புக்கு உதவுகின்றன. அவை உங்கள் திட்டங்களை சீராக இயங்கச் செய்து, திட்டத் தோல்வியைத் தவிர்க்க உதவும். எதிர்பார்ப்புகளை அமைத்தல் மற்றும் நிர்வகித்தல், சிறந்த பங்குதாரர் மேலாண்மை மற்றும் திட்ட திட்டமிடல் செயல்முறைக்கு உதவுதல் ஆகியவை மற்ற முக்கிய நன்மைகளில் அடங்கும்.

எதிர்பார்ப்புகளை அமைத்து நிர்வகிக்கவும்

திட்டத் தொடர்பு என்பது இருவழிப் பாதை. திட்டத் திட்டமிடல் போலவே, எதிர்பார்ப்புகளும் அமைக்கப்பட வேண்டும், மேலும் தகவல்தொடர்பு சீராகச் செல்வதற்கு திட்டக் குழுவும் வாடிக்கையாளர் பங்குதாரர்களும் பொறுப்பேற்க வேண்டும்.

திட்டத் திட்டம் இல்லாமல் ஒரு திட்டம் தொடங்கவில்லை என்றாலும், திட்டத் தொடர்புத் திட்டங்கள் அவ்வளவு எளிதில் விவாதிக்கப்படுவதில்லை, ஆனால் அவை இருக்க வேண்டும்.

ப்ராஜெக்ட் செயல்பாட்டின் ஆரம்பத்தில் என்ன எதிர்பார்க்க வேண்டும் என்பதை வாடிக்கையாளருக்கு தெரியப்படுத்துவதன் மூலம், திட்ட முன்மொழிவு செயல்முறையில் தொடங்கி முழு திட்டத்திற்கும் தொனியை அமைக்கிறீர்கள்.

அவர்களிடமிருந்து உங்களுக்கு என்ன தேவை என்பதை முன்கூட்டியே அறிந்து கொள்வது அவர்களுக்கு உதவியாக இருக்கும், எனவே நேரம் வரும்போது அவர்கள் தயாராக இருக்க முடியும்.

பங்குதாரர் மற்றும் வாடிக்கையாளர் மேலாண்மை

ஒரு திட்டம் முழுவதும், இலக்குகள் மற்றும் மைல்கற்களை சீரமைப்பது பற்றிய வெற்றிகரமான தகவல்தொடர்பு, மற்றும் திட்டங்களின் மாற்றத்திற்குப் பிறகு மறுசீரமைப்பு ஆகியவை பங்குதாரர் வாங்குதல் மற்றும் திட்டத்தின் நிலையின் வெளிப்படைத்தன்மைக்கு அவசியம்.

வாடிக்கையாளருடன் நல்ல உறவைப் பேணுவதற்குத் தொடர்பு முக்கியமானது, மேலும் உங்கள் திட்டம் முழுவதும் என்ன நடக்கிறது மற்றும் என்ன நடக்க வேண்டும் என்பதைப் பற்றிய பகிரப்பட்ட புரிதலைப் பராமரிக்க திட்டத் தொடர்புத் திட்டம் உங்களுக்கு உதவும்.

ஆய்வு திட்டம்

திட்ட மேலாண்மை தகவல்தொடர்பு திட்டம், திட்டம் முழுவதும் எப்படி முக்கியமான தகவல்கள், யாரால், எவ்வளவு அடிக்கடி வழங்கப்படும் என்பதை வரையறுக்கிறது. நீங்கள் திட்டத் திட்டத்தை முடிக்கும்போது, ​​​​தொடர்புத் திட்டத்தையும் முடிக்க வேண்டும்.

அனைத்து திட்டங்களும் சமமாக உருவாக்கப்படவில்லை, இந்த காரணத்திற்காக, திட்ட தகவல்தொடர்பு திட்டம் உங்கள் திட்டத்திற்கு தனித்துவமானது, அதனால்தான் உங்கள் திட்டத் திட்டத்தை துவக்கிய பின் உருவாக்கும்போது அதைப் பற்றி சிந்திக்க வேண்டியது அவசியம்.

பெரிய திட்டங்களுக்கு சிறிய திட்டங்களை விட வேறுபட்ட தொடர்பு தேவைகள் உள்ளன, மேலும் ஒரே திட்ட தொடர்புக்கு எதிராக பங்குதாரர்களின் குழுக்களுடனான திட்டங்களுக்கும் இது பொருந்தும்.

குறிக்கோள்கள், வரவு செலவுத் திட்டங்கள், வெவ்வேறு காலக்கெடு மற்றும் வெவ்வேறு டெலிவரிகள் அனைத்திற்கும் அந்தத் தேவைகளுக்கு ஏற்ப தகவல் தொடர்பு தேவைப்படுகிறது, மேலும் திட்டத் தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை உருவாக்கும் போது இது மனதில் கொள்ள வேண்டிய ஒன்று.

தொடர்புத் திட்டங்களில் என்ன சேர்க்க வேண்டும்

திட்டத்தின் வகை மற்றும் நோக்கத்தைப் பொறுத்து உங்கள் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் பிரத்தியேகங்கள் மாறுபடும், நீங்கள் உருவாக்கும் ஒவ்வொரு திட்டத் தொடர்புத் திட்டத்திலும் சில முக்கிய கூறுகள் சேர்க்கப்பட வேண்டும்:

முக்கிய பங்குதாரர்கள்

உங்கள் முதன்மை வாடிக்கையாளர் தொடர்பு உட்பட அனைத்து முக்கிய பங்குதாரர்களையும் எழுதுங்கள். தொலைபேசி எண்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல்கள் போன்ற தொடர்புத் தகவலைச் சேர்க்கவும், இதன் மூலம் தொடர்புத் திட்டத்தை அணுகும் எவரும் இந்தத் தகவலைக் கண்டறிய முடியும்.

குழு உறுப்பினர்கள்

உங்கள் திட்டத்தின் முக்கிய குழு உறுப்பினர்கள் மற்றும் அவர்களின் பாத்திரங்களைச் சேர்க்கவும். புதிய அல்லது திட்டத்தில் அறிமுகமில்லாத எவருக்கும் இது எளிது. டெலிவரிகளைத் தொடர்புகொள்வதில் ஈடுபட்டுள்ள உங்கள் குழுவின் உறுப்பினர்களைப் பட்டியலிடுங்கள், மூலோபாய விவாதங்களை முன்னெடுப்பது அல்லது பங்குதாரர்களுக்கும் உங்கள் குழுவிற்கும் இடையிலான தொழில்நுட்ப உரையாடல்களை நீங்கள் எவ்வாறு நிர்வகிப்பீர்கள்.

தொடர்பு முறைகள்

முக்கிய தகவல் தொடர்பு முறைகள் மற்றும் பங்குதாரர்களைத் தொடர்பு கொள்ள நீங்கள் பயன்படுத்தும் வெவ்வேறு சேனல்களை விவரிக்கவும். மின்னஞ்சல், தொலைபேசி அழைப்புகள், நேருக்கு நேர் சந்திப்புகள், வீடியோ சந்திப்புகள், சமூக ஊடகங்கள் அல்லது வேறு எதையும் பயன்படுத்தவும். விருப்பமான பங்குதாரர் சேனல்களில் குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும்.

தொடர்பு வகை

தகவல்தொடர்பு வகைகள், அந்தத் தொடர்பு எப்படிப் பகிரப்படும், என்ன சேர்க்கப்படும், யாருடன் அந்தத் தொடர்பு இருக்கும் என்பதைச் சேர்க்கவும். உதாரணமாக, வாராந்திர நிலை அறிக்கைகளை வாடிக்கையாளருக்கு வழங்கலாம்.

நீங்கள் இதை எவ்வாறு வழங்குவீர்கள், யாருக்கு வழங்கப்படும் மற்றும் அறிக்கையில் என்ன தகவல் சேர்க்கப்பட வேண்டும் என்பதைக் கவனியுங்கள்.

தொடர்பு பாணிகள்

பங்குதாரர்கள் மற்றும் தொடர்பு முறைகள் மூலம் இதை உடைக்க முடியும். ஒரு குறிப்பிட்ட பங்குதாரர் முறையான தகவல்தொடர்புகளை மட்டுமே விரும்புகிறாரா அல்லது நீங்கள் அதை சற்று சாதாரணமாக எடுத்துக்கொள்ள முடியுமா?

காலெண்டியர் டெஸ் ரியூனியன்ஸ்

திட்டம் முழுவதும் இதை நீங்கள் தேவைக்கேற்ப சரிசெய்ய முடியும் என்றாலும், பங்குதாரர்களை எவ்வளவு அடிக்கடி சந்திப்பீர்கள் என்பது பற்றிய ஆரம்ப யோசனை உங்களுக்கு உதவியாக இருக்கும்.

திட்டத்தின் நோக்கத்தைப் பொறுத்து, வாடிக்கையாளருக்கு எத்தனை முறை மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவீர்கள் என்பதையும் நீங்கள் குறிப்பிடலாம். உங்கள் கூட்டங்கள் காலெண்டரில் உள் குழு சந்திப்புகளையும் சேர்த்துக்கொள்ளுங்கள்.

முக்கிய செய்திகள்

ஒவ்வொரு பங்குதாரருக்கும், திட்டம் முழுவதும் அவர்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டிய முக்கிய செய்தி அல்லது தகவலைத் தீர்மானிக்கவும். அவர்களிடமிருந்து உங்களுக்குத் தேவைப்படும் தகவல் அல்லது கருத்தும் இதில் அடங்கும்.

தொடர்பு நோக்கங்கள்

தகவல்தொடர்பு நோக்கங்களை உள்ளடக்கிய தகவல்தொடர்பு திட்டம் நீங்கள் எதை அடைய முயற்சிக்கிறீர்கள் என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டு முடிவுகளை எடுக்க உதவும்.

உங்கள் சொந்த திட்ட தொடர்பு திட்டத்தை எழுதுவது எப்படி

1. உங்கள் அமைப்புகளைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்

ஒரு திட்ட தொடர்பு திட்டம் முறையாக இருக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை. ஆனால் இது குறைந்தபட்சம் உங்கள் சொந்த குறிப்புக்காக எழுதப்பட வேண்டும். இலக்கணத்தைக் கவனியுங்கள், நீங்கள் புத்திசாலித்தனமாக ஒலிக்க விரும்புவதால் அல்ல, ஆனால் நீங்கள் தெளிவாகவும் புரிந்துகொள்ளவும் விரும்புவதால்.

எழுதும் கருவிகள் அதிக நேரம் எடுக்காமல் இதைச் சமாளிக்க உதவும். அதன் மூலம், உங்கள் உள்ளடக்கத்தை நம்பிக்கையுடன் உருவாக்கத் தொடங்கலாம்.

முதலில், இது உங்களை உட்கார்ந்து திட்ட அளவுருக்களை அமைக்க உதவுகிறது. திட்ட அளவு, கிளையன்ட் நிறுவனத்தின் தகவல், திட்ட விநியோகம், அட்டவணை மற்றும் திட்டக் குழு ஆகியவை இதில் அடங்கும்.

யோசியுங்கள் தொடர்பு பாணிகள் உங்கள் குழு மற்றும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்:

• இதுவரை தகவல் தொடர்பு எவ்வளவு வெற்றிகரமாக உள்ளது?
• உங்கள் கிளையன்ட் தகவல்தொடர்புக்கான விருப்பத்தை குறிப்பிட்டுள்ளாரா: அவர்கள் கேள்வி கேட்கும் போது தொலைபேசியில் தொடர்பு கொள்கிறார்களா அல்லது அவர்கள் மின்னஞ்சல் மையமாக இருக்கிறார்களா?
• நீங்கள் நேரில் சந்தித்தீர்களா அல்லது வீடியோ மூலம் சந்தித்தீர்களா?
• ஒரு திட்டத்தில் உங்கள் குழு உங்களுடன் எத்தனை முறை நேரடியாக தொடர்பு கொள்கிறது? அவர்கள் கூட்டங்களை விட எழுதப்பட்ட சூழலை விரும்புகிறார்களா?

நீங்கள் பணிபுரியும் குழு மற்றும் வாடிக்கையாளர்களைப் புரிந்துகொண்டவுடன், தகவல்தொடர்பு செயல் திட்டத்திற்கு இதைப் பயன்படுத்தலாம்.

2. உங்கள் குறிக்கோள்கள் மற்றும் உங்கள் பங்குதாரர்களை வரையறுக்கவும்

உங்கள் திட்ட விநியோகம் மற்றும் முக்கிய திட்ட பங்குதாரர்களை பட்டியலிடுங்கள். அடுத்து, உங்கள் திட்ட இலக்குகளை அந்தப் பட்டியலில் சேர்க்கவும்: உங்கள் வாடிக்கையாளருடன் மட்டுமல்லாமல், உங்கள் குழுவுடன் வெற்றிகரமான திட்டத் தொடர்பு என்ன என்பதைப் பற்றி சிந்தியுங்கள்.

இந்த பட்டியல் தகவல்தொடர்பு முடிவுகளை வழிநடத்தும்.

3. ஒரு தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை உருவாக்கவும்

இப்போது திட்டத்தை உருவாக்க வேண்டிய நேரம் இது. உங்கள் திட்டம் முழுவதும் நீங்கள் வைத்திருக்கும் தகவல்தொடர்புகளுக்கான உங்கள் அணுகுமுறையை வரையறுக்கவும். உங்கள் திட்ட இலக்குகளை அறிந்து, உங்கள் வாடிக்கையாளர் பங்குதாரர்களுடன் நீங்கள் எவ்வளவு அடிக்கடி தொடர்புகொள்வீர்கள், அதை எப்படிச் செய்வீர்கள் மற்றும் அந்தத் தகவல்தொடர்புகளில் என்ன அடங்கும் என்பதைக் கவனியுங்கள்.

அட்டவணை மற்றும் பட்ஜெட் முன்னேற்றத்தைப் புதுப்பிக்க வாராந்திர ஃபோன் செக்-இன்கள், அத்துடன் விமானத்தில் கேள்விகளுக்கான தினசரி மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் புதுப்பிப்புகளை வழங்குவதற்கு அடிக்கடி நேரில் சந்திக்கும் சந்திப்புகள் போன்ற பல அணுகுமுறைகளைப் பயன்படுத்த நீங்கள் முடிவு செய்யலாம். முக்கிய மைல்கற்கள். திட்டம்.

நீங்கள் என்ன முடிவு செய்தாலும், உங்கள் அளவீடுகளையும் இலக்குகளையும் மனதில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள். உங்கள் திட்டத்திற்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் தகவல்தொடர்பு வகைகளையும், உங்கள் தகவல்தொடர்புகள் எவ்வளவு விரிவாக அல்லது ஆழமாக இருக்க வேண்டும் என்பதையும் கண்டறிய இவை உங்களுக்கு உதவும்.

திட்ட தொடர்பு திட்டத்தை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது

1. உங்கள் குழுவுடன் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள்

உங்கள் குழுவுடன் திட்டத்தைப் பகிர்வதன் மூலம், உங்கள் தகவல் தொடர்புத் திறனைப் பற்றி அவர்களுக்குத் தெரிவிக்கும், இது அவர்களின் வேலை மற்றும் டெலிவரி தேதிகளை பாதிக்கும், ஆனால் நீங்கள் எப்படி தொடர்புகொள்வீர்கள், யாருடன் தொடர்புகொள்வீர்கள் என்பதற்கான கூடுதல் சூழலையும் அவர்களுக்கு வழங்கும்.

இந்தத் தகவலைப் பகிர்வதன் மூலம், தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தைச் செயல்படுத்த உங்கள் குழு உங்களுக்கு உதவ முடியும்.

2. பாதையில் இருங்கள்

உங்கள் குழு உங்கள் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தை அறிந்திருப்பதையும் புரிந்துகொள்வதையும் உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், எனவே உங்கள் வாடிக்கையாளர் திட்டத்தில் அவர்களுக்கு நிலையான மற்றும் அர்த்தமுள்ள தகவலைப் பெறுகிறார்.

நீங்கள் திட்டம் வகுத்தவுடன் அனைத்து முக்கிய திட்டச் சந்திப்புகளையும் பதிவு செய்து, வழக்கமான செக்-இன்கள் மற்றும் திட்ட மின்னஞ்சல்களுக்கு உங்கள் காலெண்டரில் நினைவூட்டல்களைச் சேர்க்கவும், இதன் மூலம் உங்கள் திட்டத்தில் நீங்கள் அமைத்துள்ள முக்கியமான விஷயங்களைத் தொடர்ந்து கண்காணிக்கவும்.

எந்த நேரத்திலும் உங்கள் தகவல் தொடர்புத் திட்டத்திலிருந்து நீங்கள் விலகி, அதற்குத் திரும்புவது கடினமாக இருந்தால், நீங்கள் அமைத்துள்ள அணுகுமுறையை மறுபரிசீலனை செய்யுங்கள்:

• இது இன்னும் உங்கள் திட்டத்தின் நோக்கங்களுடன் ஒத்துப்போகிறதா?
• திட்டம் தொடங்கப்பட்டதில் இருந்து நோக்கங்கள் அல்லது பங்குதாரர்கள் ஏதேனும் மாறியிருக்கிறார்களா?
• இந்த கட்டத்தில் திட்டத் தகவலைத் தொடர்புகொள்வதற்கு மிகவும் பயனுள்ள வழிகள் உள்ளதா?

தொடர்பு திட்டம் = வெற்றி

திட்டத் தொடர்புத் திட்டத்தை வைத்திருப்பது திறம்பட தொடர்புகொள்வதற்கான கருவிகளை உங்களுக்கு வழங்குகிறது. உங்கள் அணுகுமுறையை மறுபரிசீலனை செய்ய ஒரு திட்டம் உங்களை அனுமதிக்கும் தேவைப்பட்டால் உங்கள் வாடிக்கையாளரின் தேவைகள்.

உங்கள் திட்டத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் எவ்வளவு முறையானதாகவோ அல்லது முறைசாராதாகவோ இருந்தாலும், அது மிகவும் வெற்றிகரமான மற்றும் பயனுள்ள திட்டத்திற்கும் திடமான திட்டம் இல்லாமல் நின்றுவிடும் திட்டத்திற்கும் இடையேயான வித்தியாசமாக இருக்கலாம்.

ஒரு திட்டம் முழுவதும் எதிர்பார்ப்புகளை அமைக்கவும் சரிபார்க்கவும் மற்றொரு வழியாக இதை நினைத்துப் பாருங்கள். அர்த்தமுள்ள மற்றும் வெற்றிகரமான தகவல்தொடர்புகளை எளிதாக உறுதி செய்வதற்கான ஒரு வழியாக இதை நினைத்துப் பாருங்கள்.

நீங்கள் என்ன நினைக்கறீர்கள் ?

ஒரு திட்டத்தின் வெற்றிக்கு திட்ட தொடர்புத் திட்டம் எவ்வளவு அவசியம்? திட்ட மேலாளர்கள் அவற்றின் அளவைப் பொருட்படுத்தாமல், திட்டங்களுக்கான தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை எப்போதும் எழுத வேண்டும் என்று நினைக்கிறீர்களா? ஒரு கருத்தை இடுவதன் மூலம் உங்கள் எண்ணங்களை எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்!

இருப்பினும், ஆறு மாதங்களில் உங்கள் தனிப்பட்ட நிதியை நீங்கள் கட்டுப்படுத்த விரும்பினால், இந்த வழிகாட்டியை நான் மிகவும் பரிந்துரைக்கிறேன்.

எங்களுக்கு கருத்து தெரிவிக்கவும்