ప్రాజెక్ట్ యొక్క కమ్యూనికేషన్ ప్రణాళికను ఎలా తయారు చేయాలి?

మీ ప్రాజెక్ట్‌లకు కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌లు ముఖ్యమైనవి. అంతర్గత మరియు బాహ్య ప్రభావవంతమైన కమ్యూనికేషన్ ప్రాజెక్ట్ విజయానికి అవసరం. వాటాదారులు ఎవరు, అలాగే వారిని ఎప్పుడు మరియు ఎలా చేరుకోవాలో వివరించే ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ల ప్రణాళికను కలిగి ఉండటం చాలా అవసరం. అయితే, ఒక మంచి కలిగి కమ్యూనికేషన్ వ్యూహం మీకు చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఈ వ్యాసం కవర్ చేస్తుంది:

• ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్రణాళికల ప్రయోజనాలు
• కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌లో ఏమి చేర్చాలి
• కమ్యూనికేషన్ ప్రణాళికను ఎలా వ్రాయాలి
• మరియు ప్రాజెక్ట్ అంతటా కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలి

కానీ ప్రారంభించడానికి ముందు, నా సైట్‌లలో నా మార్పిడి రేట్లను పెంచుకోవడానికి నన్ను వ్యక్తిగతంగా అనుమతించిన ఈ ప్రీమియం శిక్షణ గురించి నేను మీకు చెప్పాలనుకుంటున్నాను. ఇక్కడ క్లిక్ చేయండి, ఇది అనుబంధ లింక్.

ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ల ప్రయోజనాలు

వారి ప్రధాన భాగంలో, ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్రణాళికలు సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్‌ను సులభతరం చేస్తాయి. అవి మీ ప్రాజెక్ట్‌లను సజావుగా అమలు చేస్తాయి మరియు ప్రాజెక్ట్ వైఫల్యాన్ని నివారించడంలో మీకు సహాయపడతాయి. ఇతర ప్రధాన ప్రయోజనాలు అంచనాలను సెట్ చేయడం మరియు నిర్వహించడం, మెరుగైన వాటాదారుల నిర్వహణ మరియు ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక ప్రక్రియలో సహాయం చేయడం.

అంచనాలను సెట్ చేయండి మరియు నిర్వహించండి

ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్లు రెండు-మార్గం వీధి. ప్రాజెక్ట్ ప్లానింగ్ లాగా, అంచనాలను సెట్ చేయాలి మరియు కమ్యూనికేషన్ సజావుగా సాగడానికి ప్రాజెక్ట్ బృందం మరియు క్లయింట్ వాటాదారులు బాధ్యత వహించాలి.

ప్రాజెక్ట్ ప్లాన్ లేకుండా ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభం కానప్పటికీ, ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌లు అంత సులభంగా చర్చించబడవు, కానీ అవి ఉండాలి.

ప్రాజెక్ట్ ప్రాసెస్‌లో ముందుగా ఏమి ఆశించాలో క్లయింట్‌కు తెలియజేయడం ద్వారా, మీరు ప్రాజెక్ట్ ప్రతిపాదన ప్రక్రియతో ప్రారంభించి మొత్తం ప్రాజెక్ట్ కోసం టోన్‌ను సెట్ చేస్తారు.

వారి నుండి మీకు ఏమి అవసరమో ముందుగానే తెలుసుకోవడం కూడా వారికి ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, తద్వారా సమయం వచ్చినప్పుడు వారు సిద్ధంగా ఉంటారు.

వాటాదారు మరియు కస్టమర్ నిర్వహణ

ప్రాజెక్ట్ అంతటా, లక్ష్యాలు మరియు మైలురాళ్లకు సమలేఖనం గురించి విజయవంతమైన కమ్యూనికేషన్ మరియు ప్రాజెక్ట్‌లు మారుతున్నప్పుడు వీటికి తదుపరి పునర్నిర్మాణం, వాటాదారుల కొనుగోలు మరియు ప్రాజెక్ట్ స్థితిపై పారదర్శకత కోసం అవసరం.

క్లయింట్‌తో మంచి సంబంధాన్ని కొనసాగించడానికి కమ్యూనికేషన్ కీలకం మరియు మీ ప్రాజెక్ట్ అంతటా ఏమి జరుగుతుందో మరియు ఏమి జరుగుతుందో అనే భాగస్వామ్య అవగాహనను కొనసాగించడంలో ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ మీకు సహాయపడుతుంది.

ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ ప్రాజెక్ట్ అంతటా కీలకమైన సమాచారం ఎలా అందించబడుతుందో, ఎవరి ద్వారా మరియు ఎంత తరచుగా అందించబడుతుందో నిర్వచిస్తుంది. మీరు ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికను పూర్తి చేస్తున్నప్పుడు, మీరు కమ్యూనికేషన్ల ప్రణాళికను కూడా పూర్తి చేయాలి.

అన్ని ప్రాజెక్ట్‌లు సమానంగా సృష్టించబడవు మరియు ఈ కారణంగా, ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్‌ల ప్రణాళిక మీ ప్రాజెక్ట్‌కు ప్రత్యేకంగా ఉంటుంది, అందుకే మీ ప్రాజెక్ట్ ప్లాన్‌ను లాంచ్ తర్వాత సృష్టించేటప్పుడు దాని గురించి ఆలోచించడం చాలా ముఖ్యం.

పెద్ద ప్రాజెక్ట్‌లు చిన్న ప్రాజెక్ట్‌ల కంటే భిన్నమైన కమ్యూనికేషన్ అవసరాలను కలిగి ఉంటాయి మరియు ఒకే ప్రాజెక్ట్ కాంటాక్ట్‌కు వ్యతిరేకంగా వాటాదారుల బృందాలతో కూడిన ప్రాజెక్ట్‌లకు కూడా ఇదే వర్తిస్తుంది.

లక్ష్యాలు, బడ్జెట్‌లతో కూడిన ప్రాజెక్టులు, వేర్వేరు గడువులు మరియు వేర్వేరు డెలివరీలు కూడా ఆ అవసరాలకు అనుగుణంగా కమ్యూనికేషన్ అవసరం, మరియు ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను రూపొందించేటప్పుడు ఇది గుర్తుంచుకోవలసిన విషయం.

కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌లలో ఏమి చేర్చాలి

ప్రాజెక్ట్ రకం మరియు పరిధిని బట్టి మీ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ యొక్క ప్రత్యేకతలు మారుతూ ఉంటాయి, అయితే మీరు సృష్టించే ప్రతి ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌లో కొన్ని కీలక అంశాలు చేర్చబడాలి:

కీలక వాటాదారులు

మీ ప్రాథమిక కస్టమర్ పరిచయంతో సహా అన్ని కీలక వాటాదారులను వ్రాయండి. ఫోన్ నంబర్‌లు మరియు ఇమెయిల్‌ల వంటి సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి, తద్వారా కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను యాక్సెస్ చేసే ఎవరైనా ఈ సమాచారాన్ని కనుగొనగలరు.

జట్టు సభ్యులు

మీ ప్రాజెక్ట్ యొక్క ముఖ్య బృంద సభ్యులను మరియు వారి పాత్రలను చేర్చండి. కొత్త లేదా ప్రాజెక్ట్ గురించి తెలియని ఎవరికైనా ఇది ఉపయోగపడుతుంది. డెలివరీలను కమ్యూనికేట్ చేయడం, ప్రముఖ వ్యూహాత్మక చర్చలు లేదా మీరు వాటాదారులు మరియు మీ బృందం మధ్య సాంకేతిక సంభాషణలను ఎలా నిర్వహించాలో మీ బృందంలోని సభ్యులను జాబితా చేయండి.

కమ్యూనికేషన్ పద్ధతులు

ప్రధాన కమ్యూనికేషన్ పద్ధతులు మరియు మీరు వాటాదారులను సంప్రదించడానికి ఉపయోగించే వివిధ ఛానెల్‌లను వివరించండి. ఇమెయిల్, ఫోన్ కాల్‌లు, ముఖాముఖి సమావేశాలు, వీడియో సమావేశాలు, సోషల్ మీడియా లేదా మరేదైనా ఉపయోగించండి. ప్రాధాన్య వాటాదారుల ఛానెల్‌లపై గమనికలను చేర్చండి.

కమ్యూనికేషన్ రకం

కమ్యూనికేషన్ రకాలు, ఆ కమ్యూనికేషన్ ఎలా భాగస్వామ్యం చేయబడుతుంది, ఏమి చేర్చబడుతుంది మరియు ఆ కమ్యూనికేషన్ ఎవరితో ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, మీరు కస్టమర్‌కు వారంవారీ స్థితి నివేదికలను అందించవచ్చు.

మీరు దీన్ని ఎలా అందిస్తారు, ఇది ఎవరికి అందించబడుతుంది మరియు నివేదికలో ఏ సమాచారాన్ని చేర్చాలి అనే అంశాలను పరిగణించండి.

కమ్యూనికేషన్ శైలులు

దీన్ని వాటాదారులు మరియు కమ్యూనికేషన్ పద్ధతుల ద్వారా విభజించవచ్చు. ఒక నిర్దిష్ట వాటాదారు అధికారిక సంభాషణను మాత్రమే ఇష్టపడతారా లేదా మీరు దానిని కొంచెం సాధారణంగా తీసుకోగలరా?

సమావేశాల క్యాలెండర్

మీరు ప్రాజెక్ట్ అంతటా అవసరమైన విధంగా దీన్ని సర్దుబాటు చేయగలిగినప్పటికీ, మీరు ఎంత తరచుగా వాటాదారులతో కలుస్తారు అనే ప్రాథమిక ఆలోచనను కలిగి ఉండటం సహాయపడుతుంది.

ప్రాజెక్ట్ యొక్క పరిధిని బట్టి, మీరు క్లయింట్‌కు ఎంత తరచుగా ఇమెయిల్‌లను పంపుతారో కూడా సూచించవచ్చు. మీ సమావేశాల క్యాలెండర్‌లో అంతర్గత బృంద సమావేశాలను కూడా చేర్చండి.

కీలక సందేశాలు

ప్రతి వాటాదారు కోసం, ప్రాజెక్ట్ అంతటా వారికి తెలియజేయాల్సిన కీలక సందేశం లేదా సమాచారాన్ని నిర్ణయించండి. ఇది వారి నుండి మీకు అవసరమైన ఏదైనా సమాచారం లేదా అభిప్రాయాన్ని కూడా కలిగి ఉంటుంది.

కమ్యూనికేషన్ లక్ష్యాలు

కమ్యూనికేషన్ లక్ష్యాలను కలిగి ఉన్న కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ మీరు సాధించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న దాని ఆధారంగా నిర్ణయాలు తీసుకోవడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

మీ స్వంత ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ ఎలా వ్రాయాలి

1. మీ సెట్టింగ్‌లను అర్థం చేసుకోండి

ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ అధికారికంగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు. కానీ ఇది కనీసం మీ స్వంత సూచన కోసం వ్రాయబడాలి. వ్యాకరణాన్ని పరిగణించండి, మీరు తెలివిగా మాట్లాడాలని కోరుకోవడం వల్ల కాదు, కానీ మీరు స్పష్టంగా మరియు అర్థం చేసుకోవాలి.

ఎక్కువ సమయం తీసుకోకుండా దీన్ని ఎదుర్కోవటానికి వ్రాత సాధనాలు మీకు సహాయపడతాయి. ఆ క్రమంలో, మీరు మీ కంటెంట్‌ను నమ్మకంగా సృష్టించడం ప్రారంభించవచ్చు.

మొదట, మీరు కూర్చుని ప్రాజెక్ట్ పారామితులను సెట్ చేయడానికి ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. వీటిలో ప్రాజెక్ట్ పరిమాణం, క్లయింట్ కంపెనీ సమాచారం, ప్రాజెక్ట్ డెలివరీలు, షెడ్యూల్ మరియు ప్రాజెక్ట్ బృందం ఉన్నాయి.

ఆలోచించండి కమ్యూనికేషన్ శైలులు మీ బృందం మరియు మీ క్లయింట్:

• ఇప్పటి వరకు కమ్యూనికేషన్‌లు ఎంతవరకు విజయవంతమయ్యాయి?
• మీ క్లయింట్ కమ్యూనికేషన్ కోసం ప్రాధాన్యతను సూచించారా: వారికి ఏదైనా ప్రశ్న వచ్చినప్పుడు వారు ఫోన్ చేస్తారా లేదా వారు ఇమెయిల్-సెంట్రిక్‌గా ఉన్నారా?
• మీరు వ్యక్తిగతంగా లేదా వీడియో ద్వారా కలుసుకున్నారా?
• ప్రాజెక్ట్‌లో మీ బృందం ఎంత తరచుగా మీతో నేరుగా ఇంటరాక్ట్ అవుతుంది? వారు సమావేశాల కంటే వ్రాసిన సందర్భాన్ని ఇష్టపడతారా?

మీరు పని చేసే టీమ్ మరియు క్లయింట్‌లను అర్థం చేసుకున్న తర్వాత, మీరు దీన్ని కమ్యూనికేషన్ యాక్షన్ ప్లాన్‌కి వర్తింపజేయవచ్చు.

2. మీ లక్ష్యాలను మరియు మీ వాటాదారులను నిర్వచించండి

మీ ప్రాజెక్ట్ డెలివరీలు మరియు కీలక ప్రాజెక్ట్ వాటాదారులను జాబితా చేయండి. తర్వాత, ఆ జాబితాకు మీ ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలను జోడించండి: విజయవంతమైన ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ అంటే మీ క్లయింట్‌తో మాత్రమే కాకుండా మీ బృందంతో కూడా ఆలోచించండి.

ఈ జాబితా కమ్యూనికేషన్ నిర్ణయాలకు మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది.

3. కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ చేయండి

ఇప్పుడు ఇది ప్రణాళిక చేయడానికి సమయం. మీ ప్రాజెక్ట్ అంతటా మీరు కలిగి ఉండే కమ్యూనికేషన్‌లకు మీ విధానాన్ని నిర్వచించండి. మీ ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలను తెలుసుకోవడం, మీరు మీ క్లయింట్ వాటాదారులతో ఎంత తరచుగా కమ్యూనికేట్ చేస్తారు, మీరు దీన్ని ఎలా చేస్తారు మరియు ఆ కమ్యూనికేషన్లలో ఏమి ఉంటాయి.

షెడ్యూల్ మరియు బడ్జెట్ పురోగతిని అప్‌డేట్ చేయడానికి వారానికోసారి ఫోన్ చెక్-ఇన్‌లు, అలాగే ఆన్-ది-ఫ్లై ప్రశ్నల కోసం రోజువారీ ఇమెయిల్‌లు మరియు అప్‌డేట్‌లను అందించడానికి తక్కువ తరచుగా జరిగే వ్యక్తిగత సమావేశాలు వంటి బహుళ విధానాలను ఉపయోగించాలని మీరు నిర్ణయించుకోవచ్చు. ప్రధాన మైలురాళ్ళు ప్రాజెక్ట్.

మీరు ఏ నిర్ణయం తీసుకున్నా, మీ కొలమానాలు మరియు లక్ష్యాలను గుర్తుంచుకోండి. ఇవి మీ ప్రాజెక్ట్‌కు అత్యంత ప్రయోజనకరంగా ఉండే కమ్యూనికేషన్‌ల రకాలను గుర్తించడంలో మీకు సహాయపడతాయి మరియు మీ కమ్యూనికేషన్‌లు ఎంత వివరంగా లేదా లోతుగా ఉండాలి.

ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలి

1. మీ బృందంతో దీన్ని భాగస్వామ్యం చేయండి

మీ బృందంతో ప్లాన్‌ను భాగస్వామ్యం చేయడం వలన మీ కమ్యూనికేషన్ క్యాడెన్స్ గురించి వారికి తెలియజేస్తుంది, ఇది వారి పని మరియు డెలివరీ తేదీలపై ప్రభావం చూపుతుంది, కానీ మీరు ఎలా కమ్యూనికేట్ చేస్తారు మరియు ఎవరితో సంభాషిస్తారు అనే దానిపై వారికి మరింత సందర్భాన్ని కూడా అందిస్తుంది.

ఈ సమాచారాన్ని షేర్ చేయడం అంటే మీ బృందం కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ని అమలు చేయడంలో మీకు సహాయపడగలదని అర్థం.

2. ట్రాక్‌లో ఉండండి

మీ బృందానికి మీ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ తెలుసు మరియు అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి, తద్వారా మీ క్లయింట్ ప్రాజెక్ట్ అంతటా వారికి అందించబడిన స్థిరమైన మరియు అర్థవంతమైన సమాచారాన్ని అందుకుంటారు.

మీరు ప్లాన్‌ని కలిగి ఉన్న వెంటనే అన్ని కీలక ప్రాజెక్ట్ సమావేశాలను బుక్ చేసుకోండి మరియు రెగ్యులర్ చెక్-ఇన్‌ల కోసం మీ క్యాలెండర్‌కు రిమైండర్‌లను జోడించండి మరియు ప్రాజెక్ట్ ఇమెయిల్‌లను కూడా జోడించండి, తద్వారా మీరు మీ ప్లాన్‌లో సెట్ చేసిన ముఖ్యమైన విషయాలతో ట్రాక్‌లో ఉంటారు.

ఏ సమయంలోనైనా మీరు మీ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ నుండి తప్పుకున్నట్లయితే మరియు దానికి తిరిగి రావడం కష్టంగా అనిపిస్తే, మీరు సెట్ చేసిన విధానాన్ని పునఃపరిశీలించండి:

• ఇది ఇప్పటికీ మీ ప్రాజెక్ట్ యొక్క లక్ష్యాలకు అనుగుణంగా ఉందా?
• ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభమైనప్పటి నుండి లక్ష్యాలు లేదా వాటాదారులు ఏ విధంగానైనా మారారా?
• ఈ దశలో ప్రాజెక్ట్ సమాచారాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరింత ప్రభావవంతమైన మార్గాలు ఉన్నాయా?

కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ = సక్సెస్

ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను కలిగి ఉండటం వలన సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీకు సాధనాలు లభిస్తాయి. మీ విధానాన్ని తిరిగి అంచనా వేయడానికి కూడా ఒక ప్రణాళిక మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది మరియు అవసరమైతే మీ కస్టమర్ అవసరాలు.

మీ ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్‌ల ప్లాన్ ఎంత అధికారికంగా లేదా అనధికారికంగా ఉన్నప్పటికీ, ఇది చాలా విజయవంతమైన మరియు ప్రభావవంతమైన ప్రాజెక్ట్ మరియు పటిష్టమైన ప్రణాళిక లేకుండా నిలిచిపోయే వాటి మధ్య వ్యత్యాసం కావచ్చు.

ప్రాజెక్ట్ అంతటా అంచనాలను సెట్ చేయడానికి మరియు తనిఖీ చేయడానికి ఇది మరొక మార్గంగా భావించండి. సులభంగా అర్థవంతమైన మరియు విజయవంతమైన కమ్యూనికేషన్‌ను నిర్ధారించడానికి ఇది ఒక మార్గంగా భావించండి.

మీరు ఏమనుకుంటున్నారు ?

ప్రాజెక్ట్ విజయవంతం కావడానికి ప్రాజెక్ట్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్ ఎంత అవసరం? ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్‌లు వారి పరిమాణంతో సంబంధం లేకుండా ప్రాజెక్ట్‌ల కోసం ఎల్లప్పుడూ కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్‌ను వ్రాయాలని మీరు భావిస్తున్నారా? వ్యాఖ్యానించడం ద్వారా మీ ఆలోచనలను నాకు తెలియజేయండి!

అయితే, మీరు ఆరు నెలల్లో మీ వ్యక్తిగత ఆర్థిక స్థితిని నియంత్రించాలనుకుంటే, నేను ఈ గైడ్‌ని బాగా సిఫార్సు చేస్తున్నాను.

మాకు ఒక వ్యాఖ్యను ఇవ్వండి