จะทำแผนการสื่อสารของโครงการได้อย่างไร?

แผนการสื่อสารมีความสำคัญสำหรับโครงการของคุณ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั้งภายในและภายนอกคือ ที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนการสื่อสารโครงการโดยสรุปว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงเวลาและวิธีที่จะเข้าถึงพวกเขา อย่างไรก็ตามการมีสิ่งดีๆ กลยุทธ์การสื่อสาร มีประโยชน์กับคุณมาก บทความนี้ครอบคลุมถึง:

• ประโยชน์ของแผนการสื่อสารโครงการ
• สิ่งที่จะรวมไว้ในแผนการสื่อสาร
• วิธีเขียนแผนการสื่อสาร
• และวิธีการใช้แผนการสื่อสารตลอดทั้งโครงการ

แต่ก่อนเริ่ม ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับการฝึกอบรมระดับพรีเมียมนี้ ซึ่งทำให้ฉันสามารถเพิ่มอัตราการแปลงบนเว็บไซต์ของฉันเป็นการส่วนตัวได้ เพียงคลิกที่นี่ มันเป็นลิงค์พันธมิตร

ประโยชน์ของแผนการสื่อสารโครงการ

แผนการสื่อสารโครงการช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาจะทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการ ประโยชน์หลักอื่นๆ ได้แก่ การกำหนดและจัดการความคาดหวัง การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดีขึ้น และการช่วยเหลือในกระบวนการวางแผนโครงการ

กำหนดและจัดการความคาดหวัง

การคมนาคมในโครงการเป็นถนนสองทาง เช่นเดียวกับการวางแผนโครงการ ต้องมีการตั้งความคาดหวังและทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของลูกค้าต้องรับผิดชอบในการสื่อสารเพื่อให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

แม้ว่าโครงการจะไม่เริ่มขึ้นหากไม่มีแผนโครงการ แผนการสื่อสารของโครงการอาจไม่ได้กล่าวถึงอย่างง่ายดาย แต่ควรเป็นเช่นนั้น

การแจ้งให้ลูกค้าทราบตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการโครงการว่าจะคาดหวังอะไร คุณได้กำหนดแนวทางสำหรับโครงการทั้งหมด โดยเริ่มจากกระบวนการเสนอโครงการ

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาที่จะรู้ล่วงหน้าว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา เพื่อที่พวกเขาจะได้เตรียมตัวเมื่อถึงเวลา

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า

ตลอดทั้งโครงการ การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวกับการปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญ และการปรับเปลี่ยนตามเหล่านี้เมื่อโครงการมีการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการซื้อใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความโปร่งใสเกี่ยวกับสถานะของโครงการ

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และแผนการสื่อสารของโครงการสามารถช่วยให้คุณรักษาความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและสิ่งที่ควรจะเกิดขึ้นตลอดทั้งโครงการของคุณ

การวางแผนโครงการ

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการกำหนดวิธีการให้ข้อมูลที่สำคัญตลอดทั้งโครงการ โดยใคร และบ่อยเพียงใด เมื่อคุณวางแผนโครงการเสร็จแล้ว คุณควรดำเนินการวางแผนการสื่อสารให้เสร็จสิ้นด้วย

โครงการทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน และด้วยเหตุนี้ แผนการสื่อสารของโครงการจึงมีลักษณะเฉพาะสำหรับโครงการของคุณ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อสร้างแผนโครงการหลังการเปิดตัว

โครงการขนาดใหญ่มีความต้องการด้านการสื่อสารที่แตกต่างจากโครงการขนาดเล็ก และเช่นเดียวกันสำหรับโครงการที่มีทีมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับผู้ติดต่อโครงการเดียว

โครงการที่มีวัตถุประสงค์งบประมาณ กำหนดเวลาที่แตกต่างกันและแม้กระทั่งการส่งมอบที่แตกต่างกัน ล้วนต้องการการสื่อสารที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเหล่านั้น และนั่นเป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อสร้างแผนการสื่อสารโครงการ

สิ่งที่จะรวมไว้ในแผนการสื่อสาร

แม้ว่าแผนการสื่อสารเฉพาะของคุณจะแตกต่างกันไปตามประเภทและขอบเขตของโครงการ แต่ควรรวมองค์ประกอบหลักบางประการไว้ในแผนการสื่อสารทุกโครงการที่คุณสร้าง:

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ

จดบันทึกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมด รวมทั้งผู้ติดต่อลูกค้าหลักของคุณ รวมข้อมูลติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล เพื่อให้ทุกคนที่เข้าถึงแผนการสื่อสารสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้

สมาชิกในทีม

รวมสมาชิกทีมหลักของโครงการและบทบาทของพวกเขา สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับทุกคนใหม่หรือไม่คุ้นเคยกับโครงการ รายชื่อสมาชิกในทีมของคุณที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารสิ่งที่ส่งมอบ นำการอภิปรายเชิงกลยุทธ์ หรือวิธีที่คุณจะจัดการการสนทนาทางเทคนิคระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมของคุณ

วิธีการสื่อสาร

อธิบายวิธีการสื่อสารหลักและช่องทางต่างๆ ที่คุณจะใช้ในการติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ใช้อีเมล โทรศัพท์ การประชุมแบบเห็นหน้ากัน การประชุมทางวิดีโอ โซเชียลมีเดีย หรืออื่นๆ รวมบันทึกเกี่ยวกับช่องทางของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการ

ประเภทการสื่อสาร

รวมประเภทของการสื่อสาร วิธีการแบ่งปันการสื่อสารนั้น สิ่งที่จะรวมไว้ และการสื่อสารนั้นกับใคร ตัวอย่างเช่น, คุณสามารถจัดทำรายงานสถานะรายสัปดาห์ให้กับลูกค้าได้

พิจารณาว่าคุณจะให้ข้อมูลนี้อย่างไร จะส่งให้ใคร และข้อมูลใดที่ควรรวมไว้ในรายงาน

รูปแบบการสื่อสาร

สามารถแยกย่อยตามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวิธีการสื่อสาร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางคนชอบการสื่อสารที่เป็นทางการเท่านั้น หรือคุณใช้แบบสบายๆ กว่านี้หน่อยได้ไหม

ปฏิทินการประชุม

แม้ว่าคุณจะสามารถปรับสิ่งนี้ได้ตามต้องการตลอดทั้งโครงการ แต่การมีความคิดเบื้องต้นว่าคุณจะพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบ่อยแค่ไหนก็มีประโยชน์

คุณยังสามารถระบุความถี่ที่คุณจะส่งอีเมลถึงลูกค้าได้อีกด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ รวมการประชุมทีมภายในไว้ในปฏิทินการประชุมของคุณด้วย

ข้อความสำคัญ

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย กำหนดข้อความสำคัญหรือข้อมูลที่จะต้องสื่อสารกับพวกเขาตลอดทั้งโครงการ รวมถึงข้อมูลหรือข้อเสนอแนะที่คุณต้องการจากพวกเขา

วัตถุประสงค์ในการสื่อสาร

แผนการสื่อสารที่มีวัตถุประสงค์ในการสื่อสารสามารถช่วยคุณตัดสินใจตามสิ่งที่คุณพยายามบรรลุ

วิธีเขียนแผนการสื่อสารโครงการของคุณเอง

1. ทำความเข้าใจการตั้งค่าของคุณ

แผนการสื่อสารโครงการ ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ แต่อย่างน้อยก็ควรเขียนไว้เพื่อใช้อ้างอิงของคุณเอง พิจารณาไวยากรณ์ ไม่ใช่เพราะคุณต้องการที่จะฟังดูฉลาด แต่เพราะคุณต้องการที่จะชัดเจนและเข้าใจ

เครื่องมือการเขียนสามารถช่วยคุณจัดการกับสิ่งนี้โดยไม่ต้องใช้เวลามากเกินไป ด้วยเหตุนี้ คุณจึงเริ่มสร้างเนื้อหาได้อย่างมั่นใจ

ขั้นแรก ให้คุณนั่งลงและตั้งค่าพารามิเตอร์ของโครงการ ซึ่งรวมถึงขนาดโครงการ ข้อมูลบริษัทลูกค้า การส่งมอบโครงการ กำหนดการและทีมงานโครงการ

คิด รูปแบบการสื่อสาร ของทีมของคุณและของลูกค้าของคุณ:

• การสื่อสารประสบความสำเร็จเพียงใด?
• ลูกค้าของคุณระบุความต้องการในการสื่อสารหรือไม่: พวกเขามักจะโทรศัพท์เมื่อมีคำถามหรือพวกเขาเน้นอีเมลเป็นหลัก?
• คุณพบกันต่อหน้าหรือผ่านวิดีโอ?
• ทีมของคุณมีปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับคุณในโครงการบ่อยเพียงใด พวกเขาชอบบริบทที่เป็นลายลักษณ์อักษรมากกว่าการประชุมหรือไม่?

เมื่อคุณเข้าใจทีมและลูกค้าที่คุณทำงานด้วยแล้ว คุณสามารถนำสิ่งนี้ไปใช้กับแผนปฏิบัติการด้านการสื่อสารได้

2. กำหนดวัตถุประสงค์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

แสดงรายการผลงานที่ส่งมอบโครงการของคุณและผู้มีส่วนได้เสียในโครงการที่สำคัญ จากนั้น เพิ่มเป้าหมายโครงการของคุณในรายการนั้น: ลองนึกถึงการสื่อสารโครงการที่ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่แค่กับลูกค้าของคุณ แต่กับทีมของคุณด้วย

รายการนี้จะแนะนำการตัดสินใจในการสื่อสาร

3. จัดทำแผนการสื่อสาร

ตอนนี้ ถึงเวลาที่จะต้องวางแผนแล้ว. กำหนดแนวทางการสื่อสารที่คุณจะมีตลอดทั้งโครงการ เมื่อทราบเป้าหมายโครงการของคุณ ให้พิจารณาว่าคุณจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของลูกค้าบ่อยเพียงใด คุณจะดำเนินการอย่างไร และการสื่อสารเหล่านั้นจะรวมอะไรบ้าง

คุณอาจตัดสินใจใช้หลายวิธี เช่น การเช็คอินทางโทรศัพท์รายสัปดาห์เพื่ออัปเดตกำหนดการและความคืบหน้าของงบประมาณ ตลอดจนอีเมลรายวันสำหรับคำถามแบบทันที และการประชุมตัวต่อตัวที่มีความถี่น้อยกว่าเพื่อนำเสนอการอัปเดต หลักชัยของ โครงการ.

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอะไร โปรดคำนึงถึงเมตริกและเป้าหมายของคุณไว้เสมอ สิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณระบุประเภทของการสื่อสารที่จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการของคุณมากที่สุด และการสื่อสารของคุณควรละเอียดหรือเชิงลึกเพียงใด

วิธีใช้แผนการสื่อสารโครงการ

1. แบ่งปันกับทีมของคุณ

การแบ่งปันแผนกับทีมของคุณจะแจ้งให้พวกเขาทราบถึงจังหวะการสื่อสารของคุณ ซึ่งส่งผลต่องานและวันที่ส่งมอบ แต่ยังให้บริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะสื่อสารและกับใคร

การแชร์ข้อมูลนี้หมายความว่าทีมของคุณสามารถช่วยคุณนำแผนการสื่อสารไปใช้ได้

2. อยู่ในการติดตาม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้และเข้าใจแผนการสื่อสารของคุณ เพื่อให้ลูกค้าของคุณได้รับข้อมูลที่สอดคล้องและมีความหมายซึ่งส่งถึงพวกเขาตลอดทั้งโครงการ

จองการประชุมโครงการที่สำคัญทั้งหมดทันทีที่คุณมีแผน และเพิ่มการเตือนไปยังปฏิทินของคุณสำหรับการเช็คอินเป็นประจำและแม้แต่อีเมลโครงการ เพื่อให้คุณติดตามสิ่งสำคัญที่คุณกำหนดไว้ในแผนของคุณ

หากเมื่อใดก็ตามที่คุณหลงทางจากแผนการสื่อสารของคุณและพบว่าเป็นการยากที่จะกลับมาใช้อีกครั้ง ให้พิจารณาแนวทางที่คุณตั้งไว้ใหม่:

• ยังสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณหรือไม่?
• มีการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เริ่มโครงการหรือไม่?
• มีวิธีการสื่อสารข้อมูลโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในขั้นตอนนี้หรือไม่?

แผนการสื่อสาร = ความสำเร็จ

การมีแผนการสื่อสารโครงการช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ แผนยังช่วยให้คุณสามารถประเมินแนวทางของคุณใหม่ได้ และความต้องการของลูกค้าหากจำเป็น

ไม่ว่าแผนการสื่อสารโครงการของคุณจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเพียงใด มันอาจเป็นความแตกต่างระหว่างโครงการที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพกับโครงการที่หยุดชะงักโดยไม่มีแผนที่มั่นคง

คิดว่าเป็นอีกวิธีในการกำหนดและตรวจสอบความคาดหวังตลอดทั้งโครงการ คิดว่ามันเป็นวิธีการสื่อสารที่มีความหมายและประสบความสำเร็จได้อย่างง่ายดาย

คุณคิดอย่างไร ?

แผนการสื่อสารโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการอย่างไร? คุณคิดว่าผู้จัดการโครงการควรเขียนแผนการสื่อสารสำหรับโครงการเสมอ โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือไม่? แจ้งให้เราทราบความคิดของคุณโดยแสดงความคิดเห็น!

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการควบคุมการเงินส่วนบุคคลของคุณภายในหกเดือน ฉันขอแนะนำคู่มือนี้เป็นอย่างยิ่ง

แสดงความคิดเห็น