ควบคุมต้นทุนโครงการเพื่อผลกำไรที่มากขึ้น

การควบคุมต้นทุนมีบทบาทสำคัญในกลยุทธ์ทางการเงิน คุณจะรักษางบประมาณได้อย่างไรเมื่อคุณติดตามการเงินโครงการของคุณ เช่นเดียวกับการพัฒนางบประมาณส่วนบุคคล มีหลายทางเลือกให้คุณเลือก: จำแนกค่าใช้จ่าย กำหนดรายการที่แพงที่สุด และค้นหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อจำกัดค่าใช้จ่ายในแต่ละด้าน หลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการทั้งหมดแล้ว คุณจะสามารถควบคุมงบประมาณได้ เพื่อวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรของคุณ และเพิ่มผลกำไร

หลักการพื้นฐานของการควบคุมต้นทุนจะเหมือนกันสำหรับงบประมาณทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือส่วนบุคคล ในบทความนี้, Finance de Demain Consulting อธิบายแนวคิดของการควบคุมต้นทุนและความเหมาะสมกับระบบการจัดการต้นทุนที่ใหญ่ขึ้นอย่างไร

การควบคุมต้นทุนคืออะไร?

การควบคุมต้นทุนเป็นหลักการในการระบุและลดค่าใช้จ่ายที่มุ่งเพิ่มผลกำไรของบริษัท สามารถดำเนินการได้ในระดับโครงการหรือระดับบริษัททั้งหมด

ในกรณีนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่การใช้กระบวนการควบคุมต้นทุนภายในกรอบของโครงการหรือกลุ่มของโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ การควบคุมต้นทุนจะทำหน้าที่ตรวจสอบแผนการจัดการทรัพยากรของคุณและตอบสนองต่องบประมาณที่มากเกินไป

หากคุณใช้งบประมาณเกินงบประมาณสำหรับโครงการ เครื่องมือการรายงานก็มีประโยชน์เช่นกัน สมมติว่านักออกแบบอิสระที่คุณจ้างสำหรับโครงการใหม่ใช้เวลาในการแก้ไขภาพนานกว่าที่คาดไว้มาก

หลังจากระบุค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนี้แล้ว คุณอาจตัดสินใจจ้างนักออกแบบภายในสำหรับโครงการถัดไปของคุณเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

การควบคุมต้นทุนสร้างความแตกต่างได้อย่างไร?

ทีมของคุณล้มเหลวตามขอบเขตโครงการหรืองบประมาณหรือไม่? นี่คือจุดที่การควบคุมต้นทุนมีความสำคัญ แม้ว่าคุณจะมีงบประมาณจำกัด แต่การควบคุมค่าใช้จ่ายสามารถช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายลงได้อีกและเพิ่มรายได้ไปพร้อมกัน

กระบวนการนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายของบริษัทโดยรวม โดยเน้นส่วนที่แพงที่สุดและระบุการใช้จ่ายเพิ่มเติมในแต่ละด้าน

ในขั้นแรก การควบคุมต้นทุนสามารถนำไปใช้กับโครงการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดต้นทุนในระดับนี้ และด้วยเหตุนี้อาจเพิ่มผลกำไรของบริษัท

เทคนิคการควบคุมต้นทุนคืออะไร?

ในขั้นต้น การควบคุมต้นทุนอาจเกิดขึ้นในระดับที่สูงขึ้นของธุรกิจ แต่มักจะเกิดขึ้นที่ระดับโครงการ ในระดับนี้คุณสามารถประเมินต้นทุนจริงต่อโครงการและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือห้าขั้นตอนในการปฏิบัติตามเพื่อควบคุมต้นทุนของโครงการให้ดียิ่งขึ้น:

1. วางแผนงบประมาณของคุณ

ขั้นแรก คุณต้องวางแผนงบประมาณเพื่อรับการประมาณการค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดและจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ การพัฒนาแผนโครงการโดยละเอียดจะช่วยลดผลต่างของต้นทุน ซึ่งเป็นความแตกต่างระหว่างงบประมาณเดิมกับค่าใช้จ่ายจริง

รวมไว้ในแผนงบประมาณของคุณ:

• จำนวนสมาชิกในทีมที่จำเป็นสำหรับโครงการ
• เวลาโดยประมาณที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
• วัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการ

เมื่อคำนวณเวลาและวัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการ ให้เผื่องบประมาณไว้บ้าง สิ่งที่ไม่คาดคิดไม่ใช่เรื่องแปลก และคุณอาจต้องขยายระยะเวลาโครงการหรือขอทรัพยากรเพิ่มเติม

2. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ขั้นตอนที่สองในการควบคุมต้นทุนโครงการคือการติดตามความคืบหน้าของค่าใช้จ่ายโครงการ คุณจะสามารถดำเนินการแก้ไขได้ง่ายขึ้นหากคุณสังเกตเห็นผลต่างของต้นทุนแบบเรียลไทม์

ในตอนท้ายของโครงการจะสายเกินไปเงินจะถูกใช้ไป ณ จุดนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียนรู้จากมันเพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นอีกในอนาคต

ในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างโครงการ ให้ตั้งเป้าหมายของโครงการ ในแต่ละขั้น คุณสามารถวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายของคุณและทำให้แน่ใจว่าเป็นไปตามขอบเขตของโครงการ และหากคุณสังเกตเห็นว่าต้นทุนเกิน ณ ระยะที่กำหนด คุณสามารถหาทางแก้ไขเพื่อลดค่าใช้จ่ายในภายหลังในโครงการ

3. ใช้ระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลง

การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ อาจจำเป็นต้องมีกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

การควบคุมการเปลี่ยนแปลงคือชุดของขั้นตอนที่ควบคุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระหว่างโครงการ ช่วยให้คุณป้องกันการเลื่อนลอยของวัตถุประสงค์โดยเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงทันทีที่ปรากฏ และด้วยเหตุนี้จึงปรับโครงการให้สอดคล้องกัน

4. ขั้นตอนของกระบวนการควบคุม

รองพื้น

กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเริ่มต้นเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร้องขอการเปลี่ยนแปลงในโครงการ คำขออาจแตกต่างกันไป: อาจเป็นการขยายกำหนดเวลาหรือการส่งมอบโครงการใหม่

การประเมิน

ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าแผนกจะสแกนคำขอเพื่อดูข้อมูลพื้นฐาน เช่น ทรัพยากรที่จำเป็น ผลกระทบของคำขอ และผู้รับคำขอ หลังจากการประเมินเบื้องต้น คำขอเปลี่ยนแปลงจะย้ายไปยังขั้นตอนการวิเคราะห์

การวิเคราะห์

ในระหว่างขั้นตอนการวิเคราะห์ ผู้จัดการโครงการที่เกี่ยวข้องจะอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ ในบางกรณีอาจมีการจัดตั้งคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเพื่อควบคุมการอนุมัติการเปลี่ยนแปลง ผู้จัดการโครงการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ และแจ้งให้ทีมทราบ

ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ผู้จัดการโครงการอาจบันทึกการเปลี่ยนแปลงในบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียในโครงการทั้งหมดได้รับข้อมูล

การดำเนินการ

การดำเนินการเปลี่ยนแปลงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขั้นตอนของโครงการ แต่โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการอัปเดตไทม์ไลน์และการส่งมอบ รวมถึงการแจ้งให้ทีมงานโครงการทราบ

คุณควรประเมินขอบเขตของโครงการและตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงไทม์ไลน์จะไม่ส่งผลกระทบสำคัญต่อวัตถุประสงค์ที่วางแผนไว้

รั้วบ้าน

หลังจากจัดทำเอกสาร เผยแพร่ และดำเนินการตามคำขอแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนปิดบัญชีได้ ขอแนะนำให้คุณมีแผนปิดการขายอย่างเป็นทางการเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงและอ้างอิงข้อมูลนี้ได้ในอนาคต

การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ การควบคุมต้นทุนควรเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ

การคาดการณ์งบประมาณและความสำเร็จของโครงการอย่างแม่นยำเกี่ยวข้องกับการรักษาการจัดการอย่างมีสติตั้งแต่ต้นจนจบ เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดระหว่างทางเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การจัดตั้งระบบบางอย่างช่วยป้องกันการเบี่ยงเบนเหล่านี้

4. จัดการเวลาของคุณ

การบริหารเวลาเป็นส่วนสำคัญของการควบคุมต้นทุน เมื่อระยะเวลารวมของโครงการเพิ่มขึ้น ต้นทุนรวมของโครงการก็เพิ่มขึ้นด้วย เพื่อไม่ให้เกินงบประมาณที่จัดสรร คุณต้องเคารพกำหนดการของโครงการ

นำกลยุทธ์การจัดการเวลามาใช้เพื่อเพิ่มผลผลิตและช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานให้เสร็จทันเวลาภายในงบประมาณ

นี่คือเคล็ดลับการบริหารเวลา:

ไทม์บ็อกซ์

Timeboxing เป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่มุ่งเน้นเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสิ้นภายใน " บล็อกของเวลา '

ยกตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการเขียนบล็อกโพสต์ คุณสามารถสร้างบล็อกสองชั่วโมงเพื่อร่างเนื้อหาได้ จากนั้น หลังจากพัก คุณสามารถกลับไปที่อีกช่วงหนึ่งซึ่งใช้เวลาสามชั่วโมงเพื่อสร้างแบบร่างแรก

การปิดกั้นเวลา

การบล็อกเวลาจะคล้ายกับไทม์บ็อกซ์ แต่แทนที่จะกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนสำหรับแต่ละงาน คุณจะบล็อกช่วงเวลาเฉพาะในปฏิทินของคุณสำหรับงานที่เกี่ยวข้อง

วิธีการของ Pomodoro

เช่นเดียวกับการกำหนดไทม์บ็อกซ์และการบล็อกเวลา เทคนิค Pomodoro ช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จภายในเวลาอันสั้น และหยุดพักระหว่างเซสชันการทำงาน

ยกตัวอย่างเช่นทำงาน 25 นาที แล้วพัก XNUMX นาที XNUMX ครั้ง จากนั้น หลังจากเซสชันการทำงานที่สี่ ให้หยุดพักให้นานขึ้น 20 หรือ 30 นาทีs.

กลืนคางคก

Sตามคำพูดอันโด่งดังของ Mark Twain: "ถ้าคุณต้องกลืนคางคก คุณควรทำเป็นอย่างแรกในตอนเช้า" กลยุทธ์การบริหารเวลา “eat the frog” ได้รับแรงบันดาลใจจากคำเหล่านี้ และสนับสนุนให้คุณจัดการงานที่สำคัญหรือซับซ้อนก่อน ก่อนที่จะทำงานที่สำคัญน้อยกว่าหรือเร่งด่วนน้อยกว่า

หลักการพาเรโต

ยังคงเรียกว่า กฎ 80-20 หลักการนี้ขึ้นอยู่กับกฎพื้นฐาน: เราอุทิศเวลา 20% ของเราเพื่อทำงานให้สำเร็จ 80% การที่เราประมวลผลงาน 80% เหล่านี้ได้เร็วเพียงพอทำให้เรามีเวลามากขึ้นในระหว่างวันทำงานเพื่อดูแลงานที่เหลืออีก 20% ซึ่งจะทำให้เราใช้เวลา 80% ของเวลาทั้งหมด

ทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ (GTD)

คิดค้นโดย เดวิดอัลเลน ในช่วงต้นทศวรรษ 2000 วิธีการ “ รับสิ่งที่กระทำ » หรือ “Getting things done” ในภาษาฝรั่งเศส แนะนำให้เขียนรายการงานที่วางแผนไว้ล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อปราศจากข้อพิจารณาเหล่านี้ แทนที่จะพึ่งพาเครื่องมือการจัดการงาน คุณจะสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องคิดว่าจะต้องทำอย่างไร

อาจดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณที่จะมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพการทำงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมต้นทุน แต่ประสิทธิภาพของโครงการถือเป็นรากฐานสำคัญของกระแสเงินสด

หากทีมของคุณไม่มีประสิทธิผล คุณจะไม่ตรงตามกำหนดเวลาของโครงการ และการไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตามหลักเหตุผลแล้ว หากโครงการของคุณมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น กระแสเงินสดของบริษัทก็จะลดลง 

5. ติดตามมูลค่าที่ได้รับ

การติดตามมูลค่าที่ได้รับสามารถช่วยคุณคาดการณ์ผลลัพธ์ทางการเงินของโครงการได้ วิธีการควบคุมต้นทุนนี้จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการบัญชีต้นทุน สามารถช่วยให้คุณตรวจพบการเริ่มต้นของต้นทุนผันแปร และป้องกันผลต่างในโครงการในอนาคต

มูลค่าที่ได้รับคือจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์จริงภายในโครงการ หากต้องการติดตามมูลค่าที่ได้รับและดูว่าเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ คุณต้องคูณเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ด้วยงบประมาณโครงการ

ขั้นตอนในการติดตามมูลค่าที่ได้รับ

หากต้องการติดตามมูลค่าที่ได้รับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดระดับความสำเร็จของแต่ละงานเป็นเปอร์เซ็นต์

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดมูลค่าตามแผน (มูลค่าตามแผนหรือ PV) หรือต้นทุนตามงบประมาณของงานที่วางแผนไว้ นี่คืองบประมาณที่ได้รับอนุมัติให้ทำงานตามแผนให้สำเร็จ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดมูลค่าที่ได้รับ (Earned Value หรือ EV) หรือต้นทุนตามงบประมาณของงานที่ทำ นี่คือปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์จริง

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดต้นทุนจริง (ต้นทุนจริงหรือ AC) ซึ่งแสดงถึงต้นทุนจริงของงานที่ทำ เป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณผลต่างต้นทุน (ผลต่างต้นทุนหรือ CV) โดยลบมูลค่าที่ได้รับออกจากต้นทุนจริง (CV = EV – AC)

ขั้นตอนที่ 6: รวบรวมผลลัพธ์

สำหรับสามขั้นตอนแรก คุณต้องรวบรวมข้อมูลต้นทุนสำหรับโครงการของคุณ ในขณะที่สามขั้นตอนสุดท้าย คุณต้องทำการคำนวณและวิเคราะห์ ผลต่างของต้นทุนแสดงถึงสถานะต้นทุนของโครงการของคุณ

เมื่อคุณควบคุมต้นทุน CV ของคุณจะเป็นตัวชี้วัดที่กำหนดว่าโครงการของคุณดำเนินไปตามงบประมาณหรือไม่ ก CV เชิงลบ หมายถึงโครงการเกินงบประมาณ

คุณควรควบคุมต้นทุนหรือจัดการต้นทุน?

เป็นเรื่องปกติที่จะสับสนระหว่างการควบคุมต้นทุนกับการจัดการต้นทุน คำเหล่านี้เป็นคำศัพท์สองคำที่แตกต่างกันซึ่งจำเป็นต้องให้คำนิยามและเข้าใจอย่างถูกต้อง การควบคุมต้นทุนเป็นกระบวนการย่อยภายในระบบการจัดการต้นทุนที่ใหญ่กว่า

ในขณะที่การควบคุมต้นทุนนั้นเกี่ยวกับการระบุค่าใช้จ่ายและการลดค่าใช้จ่ายเพื่อเพิ่มผลกำไร การจัดการต้นทุนคือกระบวนการโดยรวมของการประมาณการ จัดทำงบประมาณ และควบคุมต้นทุนของโครงการ

บริษัทของคุณอาจมีพนักงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการจัดการต้นทุน แต่ละคนอาจทำงานเกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรและการกำหนดงบประมาณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ

เพื่อการควบคุมต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ ทีมงานจำเป็นต้องตรวจสอบการใช้จ่ายในระดับต่างๆ ของธุรกิจ เพื่อให้ความสนใจอย่างเพียงพอกับงบประมาณแต่ละส่วนของธุรกิจและวิเคราะห์อย่างละเอียด

ใช้การควบคุมต้นทุนเพื่อติดตามและลดค่าใช้จ่ายในโครงการของคุณ

การติดตามข้อมูลต้นทุนเพื่อลดค่าใช้จ่ายของโครงการเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ แต่การจัดการต้นทุนมีผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการทำกำไร

เพื่อจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ ให้สร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ใกล้แค่ปลายนิ้ว การทำงานอัตโนมัตินี้จะทำให้คุณสามารถสลับระหว่างการจัดการโครงการและการควบคุมต้นทุนได้ในที่เดียว

แสดงความคิดเห็น แต่ก่อนจะจากไปนี่คือ หุ่นยนต์ที่ช่วยให้คุณได้รับรายได้อย่างง่ายดายด้วยการซื้อขาย EUR/USD.