บทบาทของผู้ช่วยเสมือนในบริษัท

หากคุณเป็นเหมือนบล็อกเกอร์ส่วนใหญ่ คุณเคยคิดบ้างไหมว่าต้องไปคนเดียว เพราะเหตุใด นี่เป็นกรณีของคุณหรือไม่ ใช่แล้ว ผู้ประกอบการส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยตนเองหรือจ้างผู้ช่วยเสมือน

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าเหตุใดผู้ช่วยเสมือนจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ แต่ก่อนอื่นนี่คือหลักสูตรการฝึกอบรมที่จะ ทำให้สามารถประสบความสำเร็จในการเป็นผู้ประกอบการได้

ผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?

ผู้ช่วยเสมือน (VA) คือผู้ที่ให้บริการสนับสนุนแก่ธุรกิจอื่น ๆ จากสถานที่ห่างไกล

คำนี้ถือกำเนิดขึ้นในทศวรรษที่ 1990 จากความเป็นไปได้ของการทำงานแบบเสมือนจริงด้วยการปรับปรุงทางเทคโนโลยี ผู้ช่วยเสมือนคือคนที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำงานประจำวันที่น่าเบื่อในธุรกิจของคุณ

อาจอยู่ในเมือง รัฐ หรือประเทศอื่น นอกจากนี้ยังอาจเป็นคนที่มาที่สำนักงานของคุณหรือพบปะกันใน coworking space สัปดาห์ละครั้ง มันขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือพวกเขาดูแลงานที่ลูกค้าต้องการให้เสร็จโดยไม่มีปัญหา อาจเป็นเพราะพวกเขาไม่ชอบทำหรือเพราะมันต้องใช้เวลามากเกินไป

ผู้ช่วยเสมือนเป็นที่ต้องการของผู้ประกอบการและธุรกิจออนไลน์โดยเฉพาะ บริษัทเหล่านี้ต้องการความช่วยเหลือแต่ไม่ต้องการจ้างพนักงาน เพื่อให้บริการคุณ Finance de Demain ทำงานร่วมกับผู้ช่วยเสมือนโดยเฉลี่ยสองคน

สิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนทำ

ตามทฤษฎีแล้ว ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำทุกอย่างที่เจ้าหน้าที่สนับสนุนคนอื่นๆ ทำ อย่างไรก็ตาม งานสนับสนุนเสมือนจริงไม่จำกัดเฉพาะงานในสำนักงานเท่านั้น มีผู้ช่วยเสมือนจริงมากมาย บริการด้านการตลาด, ออกแบบเว็บและอื่นๆ

ผู้ช่วยเสมือนบางคนเชี่ยวชาญในชุดทักษะเฉพาะ ตัวอย่างเช่น, ผู้ช่วยเสมือนด้านการตลาดทำหน้าที่ด้านการตลาดเท่านั้น ผู้ช่วยเสมือนอื่นๆ ทำงานหลากหลายแต่ในอุตสาหกรรมที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น, ผู้ช่วยเสมือนสำหรับบริษัทอสังหาริมทรัพย์

ผู้ช่วยเสมือนส่วนใหญ่มีธุรกิจผู้ช่วยเสมือนตามบ้านของตนเอง สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีรายได้มากขึ้นและควบคุมงานที่ทำได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของงานหรือสัญญาจ้าง

สุดท้าย VA จำนวนมากใช้ไซต์ฟรีแลนซ์หรือไซต์ coworking เพื่อค้นหาโปรเจ็กต์ที่รวดเร็วและมีเวลาจำกัด

ผู้ช่วยเสมือนมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร?

เนื่องจากการมอบหมายงานที่กินเวลาและพลังงานของคุณ ซึ่งคุณไม่สนุกกับการทำ และทำให้คุณอยู่ในวงจรของการย้ายจากงานที่น่าเบื่อไปอีกงานหนึ่ง VA จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมกิจการของคุณได้อีกครั้ง

การเติบโตของทีมหมายความว่าคุณสามารถทำงานที่จำเป็น มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์และภาพรวม คุณสามารถเริ่มฝันและวางแผนในระดับที่ใหญ่ขึ้นได้

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อใดที่คุณพร้อมที่จะจ้างผู้ช่วยเสมือน

เวลาที่คุณพร้อมที่จะจ้างงานนั้นแตกต่างกันไปสำหรับทุกคน ซึ่งทำให้การตัดสินใจนั้นยากมาก เราขอแนะนำให้จ้าง VA ก่อนที่คุณจะคิดว่าคุณพร้อมที่จะไป

เหตุผลก็คือคนส่วนใหญ่ (รวมถึงตัวฉันด้วย!) รอจนกว่าเราจะอยู่ในจุดที่ "วิกลจริต" แล้วจึงเริ่มมอบหมายและขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับธุรกิจ ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะขยายธุรกิจและคิดว่าคุณพร้อมแล้ว เราขอแนะนำให้คุณเริ่มมองหาผู้ช่วยเสมือนของคุณ

มันจะง่ายขึ้นมากสำหรับคุณทั้งคู่หากคุณพาใครสักคนเข้ามาในทีมเมื่อสถานการณ์สงบลงเล็กน้อย ดังนั้นทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นเมื่อพวกเขาเข้าสู่ช่วงเวลาที่วุ่นวายที่สุด

ต่อไปนี้คือคำถามบางส่วนที่ต้องตอบก่อนตัดสินใจว่าจ้างขั้นสุดท้าย:

• คุณพร้อมหรือยังที่จะขยายธุรกิจให้เติบโตเร็วกว่าที่เคยเป็นมา?
• คุณสามารถจ่ายเงินให้ใครซักคนทุกเดือนได้ไหม?
• คุณได้กำหนดงานเพื่อเริ่มการมอบหมายหรือไม่

หากคุณตอบว่าใช่สำหรับคำถามเหล่านี้ทั้งหมด คุณก็พร้อมที่จะเริ่มกระบวนการจ้างงาน VA

จะจ้าง VA ได้อย่างไร?

แม้ว่าความช่วยเหลือเสมือนเป็นแนวคิดธุรกิจที่บ้านที่ยอดเยี่ยม แต่การได้รับความช่วยเหลือเสมือนถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจที่บ้านในการเพิ่มรายได้สูงสุดและส่งเสริมการเติบโต ในฐานะเจ้าของธุรกิจที่บ้าน ถึงเวลาที่เป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุกอย่าง อย่างน้อยก็เพียงพอที่จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การจ้างผู้ช่วยเสมือนจะเพิ่มเวลาของคุณ คุณจึงสามารถโฟกัสกับงานของคุณ ในงานที่ให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับคุณ นอกจากนี้หลายๆ ผู้ช่วยเสมือนดีกว่าคุณ ในบางงาน

ในระยะยาว การจ้างงานที่คุณไม่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะเร็วกว่าและถูกกว่าเสมอ

ขั้นตอนแรกของการจ้างงาน ของผู้ช่วยเสมือนคือการทำรายการงานที่คุณต้องการว่าจ้างจากภายนอก ทำรายการที่ครอบคลุม โดยจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่คุณต้องการมอบหมายก่อน ตัวอย่างเช่น, การจัดการอีเมลนั้นใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย วางไว้ที่ด้านบนสุดของรายการของคุณ

หรือปัญหาด้านเทคโนโลยีอาจกินเวลาของคุณมากเกินไป คุณสามารถใช้บริการจัดการเว็บไซต์ของคุณจากภายนอกได้ หรือปรับปรุงบัญชีของบริษัทของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ขั้นตอนต่อไป กำลังคิดว่าจะจ้างใครดี มีหลายวิธีในการจ้างผู้ช่วยเสมือน คุณสามารถใช้บริการของ VA ที่จ้างและฝึกอบรมพวกเขา จากนั้นพวกเขาจะกำหนดบุคคลตามบริการที่คุณต้องการ

ตัวเลือกสุดท้ายคือการจ้างคนในเครือข่ายของคุณที่มีการอ้างอิง ในขณะที่คุณสามารถโพสต์โฆษณาเพื่อค้นหาผู้ช่วยเสมือนได้ การค้นหาผู้ช่วยเสมือนที่มีข้อมูลประจำตัวที่น่าเชื่อถืออยู่แล้วจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและไม่ต้องปวดหัว

รายการบริการที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถนำเสนอได้

การเขียนเชิงสร้างสรรค์

• เขียนบล็อกโพสต์
• เขียน eBook หนังสือ จดหมายข่าว ช่องทางอีเมล ฯลฯ
• เขียนหรือแก้ไขการถอดเสียงหรือวิดีโอ
• เขียนโพสต์โซเชียลมีเดียสำหรับ Facebook, Twitter หรือ Instagram
• การแก้ไขและปรับปรุงบล็อกโพสต์ หนังสือ เว็บไซต์ จดหมายข่าว สูตรอาหาร ฯลฯ
• เตรียมอีเมลสำหรับการตลาดผ่านอีเมลของคุณ
• การสร้างคำอธิบายผลิตภัณฑ์สำหรับร้านค้าออนไลน์ (ผู้จัดการร้านค้า / ผลิตภัณฑ์)
• รวบรวม/แก้ไขข้อความรับรอง.
• ฯลฯ ...

ผู้บริหาร/ฝ่ายบริหาร

• บริการลูกค้าทางอีเมล แชท หรือโทรศัพท์
• ติดตามและตอบกลับอีเมล
• จัดระเบียบกล่องจดหมาย
• จัดการความคิดเห็นของบล็อก
• การสนับสนุนการสัมมนาผ่านเว็บสด
• การจัดการปฏิทิน
• สร้างงานนำเสนอ PowerPoint
• การบริหารพัสดุและครุภัณฑ์
• นัดสัมภาษณ์
• รับสายโทรศัพท์
• ใช้เนื้อหาซ้ำ (ตัวอย่าง: การแปลงวิดีโอเป็นโพสต์บล็อกที่เขียนหรือโพสต์บล็อกเป็นโพสต์โซเชียลมีเดีย)
• เขียนรายงานการประชุมทางวิดีโอ
• จัดการปฏิทินบรรณาธิการของบล็อก
• งานเตรียมความพร้อมลูกค้า เช่น การตอบกลับอีเมล การส่งใบแจ้งหนี้และสัญญา
• การติดตามลูกค้าที่มีศักยภาพ / ลูกค้าปัจจุบัน
• การนำเสนอของแขก
• จัดเตรียมการเดินทาง
• การเตรียมแบบฟอร์ม
• สร้างต่อ
• การว่าจ้างและการฝึกอบรมสมาชิกในทีมใหม่
• traduction
• ระดมสมองสำหรับบล็อกโพสต์ ผลิตภัณฑ์ ฯลฯ

หมายเหตุ: งานธุรการเป็นหนึ่งในบริการที่เป็นที่ต้องการมากที่สุด การช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจด้วยงานประจำวันเหล่านี้ช่วยให้มีเวลามากขึ้นในการสร้างรายได้ คุ้มมาก !

ออกแบบกราฟิก

• การสร้างกราฟิกสำหรับโพสต์บล็อก
• การแก้ไขภาพ
• การสร้างสไลด์สำหรับการสัมมนาผ่านเว็บหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ
• ออกแบบนามบัตร ใบปลิว โลโก้ เมนู ป้าย ฯลฯ
• การค้นหารูปภาพสำหรับบล็อกโพสต์ หนังสือ โซเชียลมีเดีย ฯลฯ
• การสร้างคู่มือสไตล์ของแบรนด์
• การออกแบบ e-books หรือไฟล์ PDF สำหรับการสมัครรับจดหมายข่าว

หมายเหตุ: Canva มีเทมเพลตมากมายและใช้งานง่ายหากคุณต้องการสร้างกราฟิก

สื่อสังคม

• กำหนดการอัพเดทโซเชียลมีเดีย
• การสร้างและจัดการบัญชี Pinterest
• สร้างและจัดการพินที่โปรโมต
• จัดการกลุ่ม Facebook
• การสร้างและการจัดการกลุ่ม LinkedIn
• สร้างแบบสำรวจโซเชียลมีเดีย
• ปรับกำหนดการเผยแพร่
• การสร้างและจัดการโพสต์บน Instagram
• ตอบสนองต่อข้อความโซเชียลมีเดีย

การทำบัญชี

• การจัดการการชำระเงินและการออกใบแจ้งหนี้
• การประมวลผลคำสั่งซื้อและการส่งคืน
• การจัดการคอลเลกชัน
• การจัดการเงินเดือน
• การเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้

จะใช้รายชื่อบริการผู้ช่วยเสมือนนี้ได้อย่างไร?

อย่างที่คุณเห็น มีบริการมากมายที่คุณสามารถนำเสนอในฐานะผู้ช่วยเสมือนได้

คุณสามารถรวมชุดบริการที่เกี่ยวข้องและขายเป็นชุดบริการได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของบริการที่คุณสนใจ: เรียกเก็บเงินต่อโครงการหรือเป็นบริการรายเดือนต่อเนื่อง

หากคุณพบสิ่งที่คุณสนใจ ให้ค้นคว้าเพิ่มเติม หากหลังจากการวิจัยของคุณแล้วคุณยังสนใจอยู่ ให้ค้นหาวิธีที่คุณจะได้รับทักษะที่จำเป็นหากคุณยังไม่มี

คุณสามารถเรียนรู้จากวิดีโอ YouTube หนังสือบน Amazon หรือหลักสูตรที่คุณพบทางออนไลน์

และจำไว้ว่า เพียงเพราะคุณเริ่มต้นกับบริการเช่น VA ไม่ได้หมายความว่าคุณจะหยุดให้บริการนั้นไปตลอดชีวิต คุณมีอิสระที่จะอัปเกรดหรือเพิ่มบริการเพิ่มเติม

ทักษะที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยเสมือน

ทักษะหลายอย่างที่จำเป็นสำหรับการเป็นผู้ช่วยเสมือนนั้นเหมือนกับทักษะที่จำเป็นสำหรับการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารหรือเลขานุการ ตัวอย่างเช่น, คุณต้องมีทักษะในการจัดองค์กรที่เหนือกว่า คุณต้องมีพฤติกรรมการใช้โทรศัพท์ที่ดีและมีทักษะในการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ

ในฐานะ VA คุณจะต้องมีทักษะเฉพาะสำหรับการจ้างงานตนเอง ตัวอย่างเช่น, คุณควรจะทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องเล่นกลกับไคลเอ็นต์หลายเครื่อง

คุณต้องสามารถมีสมาธิกับงานในสภาพแวดล้อมที่บ้านได้ คุณต้องมีอุปกรณ์ที่เหมาะสมในโฮมออฟฟิศของคุณด้วย

งานผู้ช่วยเสมือนบางอย่างต้องการทักษะเพิ่มเติมรวมถึง ออกแบบเว็บการวางแผนงาน การบัญชี และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณสามารถค้นหางาน Virtual Assistance ที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะของคุณได้ นอกจากทักษะเฉพาะแล้ว นายจ้างมักจะมองหาผู้สมัครที่มีการฝึกอบรมและ/หรือมีประสบการณ์ในสำนักงานในระดับการบริหาร

คุณสมบัติที่สำคัญของผู้ช่วยเสมือน

Fiabilité

นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดเพราะน่าเสียดายที่ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องธรรมดาที่สุด ลูกค้าหลายคนบอกฉันว่าพวกเขาผิดหวังกับ VA ที่ไม่รายงานความคืบหน้าของพวกเขาหรือเพียงแค่ไม่ส่ง

สิ่งนี้ไม่สามารถให้อภัยได้อย่างสมบูรณ์และไม่เพียงทำให้อุตสาหกรรมความช่วยเหลือเสมือนเสียชื่อเท่านั้น แต่ผู้ช่วยเสมือนคนต่อไปที่เรียกจะต้องแบกรับความสงสัยของลูกค้าและข้อสงสัยเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการใช้บริการประเภทนี้

ความเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในอุตสาหกรรมนี้ ดังนั้นหากลูกค้าโทรหาคุณ คุณควรโทรกลับ หากคุณได้รับอีเมล คุณต้องตอบกลับ! ไม่จำเป็นต้องทันที แต่อย่างน้อย ต้องมีวันรุ่งขึ้น

ทักษะการสื่อสารที่ดี

จากจุดแรก คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าของงานของคุณ ดังนั้นควรกำหนดวิธีการและเวลาที่จะอัปเดตเมื่อพวกเขากลายเป็นลูกค้า และก่อนที่จะเริ่มงานใหม่แต่ละงาน

หากลูกค้าต้องไล่ตามคุณตลอดเวลา แสดงว่าคุณทำงานไม่ถูกต้อง

การจัดการเวลา

เห็นได้ชัดว่าการวิจัยระบุว่าคุณควรโฟกัสเพียงสิ่งเดียวและนั่นไม่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แน่นอนว่าคุณต้องโฟกัสไปที่งานที่ทำอยู่ แต่คุณจะต้องทำงานกับลูกค้าหลายรายด้วย ที่คิดว่าพวกเขาคือลูกค้าคนสำคัญคนหนึ่งของคุณ

คุณอาจมีหลายสิ่งที่ต้องทำในหนึ่งวัน ดังนั้นควรวางแผนล่วงหน้า จัดตารางงานเมื่อคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด ใช้ปฏิทิน Google และทำเครื่องหมายรายการส่วนตัวและรายการงานอีกสีหนึ่ง

ถ้าคุณรู้ว่าคุณเขียนได้ดีที่สุดในตอนเช้า ลองจัดตารางการประชุมเป็นช่วงบ่ายแก่ๆ คุณยังสามารถใส่ภาระงานทั้งหมดลงในปฏิทินของคุณ (รวมถึงเวลาวางแผน) เพื่อให้รู้ว่าคุณมีเวลาทำทุกอย่างตามความเป็นจริงหรือไม่

ทรัพยากร

คุณมักจะได้รับอีเมลที่ถามคำถามทางเทคนิค ซึ่งพวกเขาสามารถค้นหาได้ง่ายโดยใช้ Google หรือถามว่าบริการของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร โดยที่พวกเขาไม่ได้สนใจที่จะเยี่ยมชมเว็บไซต์และ/หรือหรือโซเชียลเน็ตเวิร์กของคุณด้วยซ้ำ

คุณจะถูกขอให้ทำหลายสิ่งที่คุณไม่เคยทำมาก่อน และคุณแค่ต้องหาวิธีทำ VAs ได้รับการคาดหวังให้แก้ปัญหาและแก้ไขปัญหาของลูกค้า

หากคุณไม่มีความสามารถในการแก้ปัญหาและคิดไม่ออกว่าจะทำอย่างไร คุณก็จะไม่ใช่ VA ที่ดี

ผู้ช่วยเสมือนไม่ใช่ Yoda ดังนั้นจึงไม่สมจริงที่จะคิดว่าเขาจะสามารถทำได้ทั้งหมด แต่คุณต้องรู้จักค้นคว้าหาข้อมูลด้วยตนเอง ตราบใดที่คุณซื่อสัตย์กับลูกค้าเกี่ยวกับความสามารถของคุณ คุณก็สบายดี

ลูกค้าไม่ได้คาดหวังให้คุณรู้ทุกอย่าง บอกพวกเขาว่าคุณไม่เคยทำงานนี้มาก่อน แต่คุณยินดีที่จะหาวิธีและกลับมาที่เดิม

คุณควรฝึกฝนต่อไป ซึ่งคุณสามารถดูวิดีโอ YouTube แลกเปลี่ยนทักษะกับ VA คนอื่นๆ ถามคำถามในฟอรัม VA และเข้าร่วมโดยทั่วไป

พยายามติดตามความเคลื่อนไหวและการเปลี่ยนแปลงทั้งในอุตสาหกรรมของคุณและในโลกเทคโนโลยี ตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทราบเพิ่มเติมจากนั้นทำการค้นคว้าของคุณ

การจัดการความคาดหวังและสร้างความไว้วางใจ

คุณไม่เพียงต้องรู้ว่าคุณกำลังทำอะไร แต่คุณยังต้องแน่ใจว่าลูกค้ารู้ว่ากำลังทำอะไร บ่อยครั้งที่ลูกค้าไม่เคยทำงานกับผู้ช่วยเสมือนจริง ดังนั้นหากพวกเขาไม่รู้ว่าพวกเขาทำอะไรได้บ้างและทำงานอย่างไร พวกเขาก็จะสงสัยในความสามารถของคุณอย่างจริงจังที่จะช่วยเหลือพวกเขา

ลูกค้าใหม่มีแนวโน้มที่จะขอให้คุณแนะนำพวกเขาตลอดกระบวนการ ดังนั้นคุณจำเป็นต้องรู้และอธิบายวิธีการทำงานของคุณ สิ่งนี้ส่วนใหญ่มาพร้อมกับประสบการณ์ แต่ฝึกฝนรายการคำถามหรือบทบาทสมมติใหม่ของคุณ และแม้แต่งานอาสาสมัครให้กับผู้รับเหมาที่คุณรู้จัก ดังนั้นคุณสามารถรับคำรับรองและลองดูได้หากคุณกังวลใจ

ทำงานคนเดียว

ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องปกติที่ฟรีแลนซ์จะรู้สึกเหงา ซึ่งทำให้ฉันประหลาดใจเพราะฉันมีความสุขมากที่ได้ทำงานคนเดียว และไม่เคยคิดว่าบางคนจะคิดถึงการมีคนอยู่ข้างๆ

แน่นอน บางครั้งฉันใช้ co-working space และบางครั้งฉันก็ทำงานในร้านกาแฟ แต่การอยู่คนเดียวตลอดทั้งสัปดาห์ก็เป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึง

หากคุณมีประสบการณ์เกี่ยวกับความช่วยเหลือเสมือน อย่าลืมแสดงความคิดเห็นให้ฉันด้วย อย่างไรก็ตาม ฉันไม่สามารถละทิ้งคุณได้หากไม่นำเสนอการฝึกอบรมระดับพรีเมียมเกี่ยวกับการเงินส่วนบุคคล