ขั้นตอนของแผนโครงการที่รับประกันความสำเร็จของโครงการ

แผนโครงการคือจุดสูงสุดของการวางแผนอย่างรอบคอบโดยผู้จัดการโครงการ เป็นเอกสารหลักที่แนะนำความคืบหน้าของโครงการ นี่คือแนวทางของผู้จัดการโครงการ

แม้ว่าแผนโครงการจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แต่มีสิบขั้นตอนที่ต้องอยู่ในแผนโครงการอย่างแน่นอน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและการบังคับด้นสดในระหว่างขั้นตอนการดำเนินโครงการ

ในบทความนี้ ฉันนำคำแนะนำมาให้คุณเพื่อช่วยให้คุณเขียนแผนโครงการได้ดี หากคุณต้องการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ แผนโครงการของคุณต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

1. วัตถุประสงค์ของโครงการ

วัตถุประสงค์ของโครงการกำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการ อย่างไรก็ตามควรรวมอยู่ในแผนโครงการเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของโครงการเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการเลือกที่จะรวมวัตถุประสงค์ไว้ในแผนโครงการ สิ่งสำคัญคือการรักษาความเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างกัน กฎบัตรโครงการ – เอกสารสำคัญชุดแรกของโครงการ – และเอกสารสำคัญชุดที่สองของโครงการ คือแผนโครงการ

2. ขอบเขตโครงการ

เช่นเดียวกับวัตถุประสงค์โครงการ ขอบเขตถูกกำหนดไว้ในกฎบัตรและต้องได้รับการขัดเกลาเพิ่มเติมในแผนโครงการโดยผู้จัดการโครงการ ด้วยการกำหนดขอบเขต ผู้จัดการโครงการสามารถเริ่มแสดงสิ่งที่จะมีลักษณะ วัตถุประสงค์ของโครงการ.

หากไม่ได้กำหนดขอบเขตก็สามารถขยายไปทั่วทั้งโครงการได้ สิ่งนี้นำไปสู่ต้นทุนที่มากเกินไปและพลาดกำหนดเวลา

บทความน่าอ่าน: ทำธุรกิจอย่างไรให้รุ่งเรือง?

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังนำทีมการตลาดเพื่อสร้างโบรชัวร์สำหรับสายผลิตภัณฑ์ของบริษัท คุณควรระบุจำนวนหน้าและแสดงตัวอย่างลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์

สำหรับสมาชิกในทีมบางคน โบรชัวร์อาจหมายถึงสองหน้า ในขณะที่คนอื่นอาจคิดว่าสิบหน้าก็เพียงพอแล้ว การกำหนดขอบเขตจะทำให้ทั้งทีมเข้าใจตรงกันตั้งแต่เริ่มต้น

3. เหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบหลัก

ความสำเร็จหลักของโครงการเรียกว่าเหตุการณ์สำคัญ และผลงานหลักเรียกว่าการส่งมอบหลัก พวกเขาทั้งสองเป็นตัวแทนขององค์ประกอบหลักของการทำงานในโครงการ แผนโครงการควรระบุองค์ประกอบเหล่านี้ กำหนดองค์ประกอบ และกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

หากองค์กรกำลังดำเนินโครงการเพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ การส่งมอบหลักอาจเป็นรายการข้อกำหนดทางธุรกิจขั้นสุดท้ายและวิธีการนำไปใช้

จากนั้นโครงการอาจมีเหตุการณ์สำคัญสำหรับการออกแบบให้เสร็จสิ้น การทดสอบระบบ การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ และวันที่ติดตั้งซอฟต์แวร์ เหตุการณ์สำคัญเหล่านี้เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์การทำงาน แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการมากกว่าตัวผลิตภัณฑ์

บทความน่าอ่าน: สถานที่ของการตลาดดิจิทัลในธุรกิจ

เหตุการณ์สำคัญและเวลาการส่งมอบที่สำคัญไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่ที่แน่นอน แต่ยิ่งเจาะจงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น วันที่ที่ถูกต้องช่วยให้ผู้จัดการโครงการแยกย่อยโครงสร้างงานได้แม่นยำยิ่งขึ้น

ในขั้นตอนนี้ของแผน คุณจะสร้างเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้คุณสามารถนำสิ่งที่ส่งมอบในระดับสูงหรือระดับสูงมาแบ่งออกเป็นส่วนส่งมอบที่มีขนาดเล็กลงได้ ซึ่งสามารถอธิบายได้ในขั้นต่อไป

4. โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงานจะแบ่งเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบที่สำคัญของโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้สามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับบุคคลหนึ่งคนในแต่ละด้านได้

เมื่อพัฒนาโครงสร้างนี้ผู้จัดการโครงการจะคำนึงถึงปัจจัยหลายอย่าง เช่น จุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกในทีมโครงการ, การพึ่งพากันระหว่างงาน, ทรัพยากรที่มีอยู่และกำหนดเวลาโดยรวมของโครงการ โครงการ.

ในที่สุดผู้จัดการโครงการต้องรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ แต่พวกเขาไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ โครงสร้างการแบ่งเป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อรับรองความรับผิดชอบสำหรับโครงการ

บทความน่าอ่าน: นี่คือ 14 เคล็ดลับรวยเร็ว

เครื่องมือนี้ยังบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการว่าใครรับผิดชอบอะไรบ้าง หากผู้จัดการโครงการมีความกังวลเกี่ยวกับงาน เขารู้ดีว่าจะต้องพบใครเกี่ยวกับข้อกังวลนี้

5. งบประมาณการลงทุน

งบประมาณของโครงการจะแสดงจำนวนเงินที่จัดสรรเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดสรรทรัพยากรเหล่านี้อย่างเหมาะสม

สำหรับโครงการที่มีซัพพลายเออร์ ผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบเสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขของสัญญา โดยให้ความสำคัญกับคุณภาพเป็นพิเศษ งบประมาณบางโครงการเชื่อมโยงกับแผนทรัพยากรบุคคล

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดต้นทุนของแต่ละขั้นตอนโดยพิจารณาจากเวลาที่ต้องใช้และต้นทุนของแรงงานที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ ค่าใช้จ่ายของโครงการนั้นสัมพันธ์กับระยะเวลาของโครงการ ซึ่งขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ ขอบเขต เป้าหมาย ภารกิจ และงบประมาณควรสอดคล้องและเป็นไปได้จริง

6. แผนทรัพยากรบุคคล

แผนทรัพยากรบุคคลแสดงให้เห็นว่าโครงการจะมีพนักงานอย่างไร กำหนดว่าใครจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมโครงการและระยะเวลาที่แต่ละคนต้องกระทำ

เมื่อพัฒนาแผนนี้ ผู้จัดการโครงการจะเจรจากับสมาชิกในทีมและหัวหน้างานว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถทุ่มเทเวลาให้กับโครงการได้มากน้อยเพียงใด หากต้องการพนักงานเพิ่มเติมเพื่อให้คำปรึกษาเกี่ยวกับโครงการ แต่เป็นส่วนหนึ่งของทีมโครงการ สิ่งนี้จะถูกบันทึกไว้ในแผนการจัดหาพนักงานด้วย อีกครั้ง ผู้บังคับบัญชาที่เหมาะสมจะได้รับการปรึกษาหารือ

7. แผนการบริหารความเสี่ยง

หลายสิ่งหลายอย่างอาจผิดพลาดได้เมื่อดำเนินโครงการ แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากที่จะคาดการณ์ทุกภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นหรือเหตุการณ์เล็กๆ น้อยๆ แต่ก็สามารถคาดการณ์ข้อผิดพลาดได้มากมาย ในแผนการจัดการความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการจะระบุความเสี่ยงของโครงการทั้งหมด นอกจากนี้ยังกำหนดความเป็นไปได้ที่สถานการณ์เหล่านี้จะเกิดขึ้นและกลยุทธ์ในการบรรเทาปัญหาเหล่านั้น

ในการกำหนดแผนนี้ ผู้จัดการโครงการอาจขอข้อมูลจากผู้สนับสนุนโครงการหรือทีมงานโครงการของพวกเขา

มีการวางกลยุทธ์ลดความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงที่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นหรือมีค่าใช้จ่ายสูงที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นและความเสี่ยงที่มีต้นทุนต่ำจะถูกบันทึกไว้ในแผนแม้ว่าจะไม่มีกลยุทธ์ในการบรรเทาก็ตาม

8. แผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารจะอธิบายว่าโครงการจะสื่อสารกับผู้ชมต่างๆ อย่างไร เช่นเดียวกับโครงสร้างการแบ่งงาน แผนการสื่อสารจะมอบหมายความรับผิดชอบในการทำให้แต่ละองค์ประกอบเสร็จสมบูรณ์ให้กับสมาชิกของทีมงานโครงการ

ในขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายว่าปัญหาจะสื่อสารและแก้ไขอย่างไรภายในทีม ควรระบุความถี่ในการสื่อสารกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย ทุกข้อความมีกลุ่มเป้าหมาย ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งถึงคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

บทความน่าอ่าน: 1 เคล็ดลับทางการเงินสำหรับคู่บ่าวสาว

9. แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระบุว่าจะใช้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอย่างไร บางครั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็จำเป็นต้องได้รับข้อมูล สิ่งนี้สามารถนำมาพิจารณาในแผนการสื่อสาร

10. แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงกำหนดกรอบการทำงานสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการ แม้ว่าผู้จัดการโครงการมักจะต้องการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในโครงการ แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีโปรโตคอลและกระบวนการสำหรับการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความรับผิดชอบและความโปร่งใสที่ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้จัดการโครงการ และสมาชิกในทีมโครงการปฏิบัติตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

สรุป….

แผนงานโครงการเป็นเอกสารสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ ทำหน้าที่เป็นเข็มทิศในการดำเนินโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อตกลงในประเด็นต่างๆ สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลาทั้งหมดที่จำเป็นในการกำหนด

ความเสี่ยงที่สำคัญของแผนการที่ไม่ได้กำหนดไว้คือการที่คุณต้องเผชิญกับข้อพิพาทที่ต้องแก้ไขในประเด็นความขัดแย้งที่ยังไม่ได้รับการจัดกรอบ

ฉันขอเชิญคุณแบ่งปันความคิดเห็นและประสบการณ์ของคุณในความคิดเห็น