Tout savoir sur la signature électronique

La transformation numérique a changé la dynamique du monde des affaires. Toutes les entreprises doivent s’y adapter pour gagner plus de parts de marché. Le cloud computing, la 5G, l’Internet des objets (IoT) et la réalité virtuelle sont au sommet des innovations qui promettent de changer notre façon de consommer et d’interagir avec le consommateur. Dans cette mouvance, la signature électronique connait une Persée fulgurante ces dernières années.

Dans ce tsunami de technologies, il y en a une qui est essentielle pour augmenter la productivité des entreprises et qui est transversale pour tous les segments : les signatures électroniques.

A coté des ces technologies, on a les Assurtechs, les Proptechs, les Fintechs, les Regtechs. Dans cet autre article, j’ai consacré plus de 2000 mots pour vous dire tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique.

Lire attentivement !

???? Qu’est-ce que la signature électronique ?

Tout d’abord, il existe un large éventail d’authentifications électroniques impliquées dans le même groupe de signatures électroniques. On peut avoir :

• Certificats numériques ;
• Signatures numérisées (sur papier) ;
• Reconnaissance IP ;
• Biométrie
• Jeton ;
• Authentification avec connexion et mot de passe (par exemple, pour les services bancaires par Internet) ;
• Authentification sociale (avec les réseaux sociaux, tels que LinkedIn) ;
• Autre

La signature électronique est un terme qui représente généralement le type d’authentification qui remplace la signature autographe. En fait, c’est le moyen le plus simple d’authentifier un document, car il utilise des moyens informatiques pour compléter un document.

Actuellement, il y a une forte augmentation de l’adoption de ce type d’authentification dans le monde pour formaliser les accords entre les partenaires.

Il est maintenant temps de parler des avantages généraux que cette technologie offre aux entreprises quelle que soit la catégorie, même avec l’État.

???? Quels sont les avantages de l’utilisation de la signature électronique ?

La signature électronique peut offrir diverses fonctions selon le type utilisations. Les plus basiques sont utilisées pour authentifier un document, identification de l’auteur. Ses avancées garantissent une intégrité totale garantissant que le message de données n’a pas été modifié.

Parmi les avantages les plus remarquables de la signature électronique figurent :

1. Réduction des coûts

Un bureau sans papier réduit les investissements liés à l’achat de papier, d’imprimantes, de stylos, de toners, de fichiers et d’espace de stockage. Ce qui fait une grande différence dans les résultats réalisés.

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De ce fait, la signature électronique est une source d’économies pour les entreprises.

2. Organisation efficace et efficiente

La gestion des documents est plus efficace avec l’adoption des signatures électroniques. Cela signifie gagner du temps. Les organisations perdent du temps lors de l’impression, du lancement, de l’envoi ou de la recherche de documents dans leurs fichiers physiques.

Aussi, il collabore pour que les bureaux et les équipes soient plus organisés, puisque tous les documents sont stockés dans le cloud, pouvant les rechercher à tout moment et par tous les moyens autorisés par le dispositif de sécurité. Seule une recherche en ligne est nécessaire pour récupérer un document et examinez-le immédiatement.

De cette façon, vous ne perdez pas de temps ni d’argent et, en même temps, vous avez une sauvegarde.

3. Mobilité

En signant numériquement un contrat, vous avez accès au contenu à tout moment et de n’importe où avec le support d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un ordinateur portable. C’est donc plus pratique qu’un document papier, car il est envoyé directement à l’email du signataire et peut être transmis à votre convenance.

Au lieu de cela, la signature sur papier est unique. Par exemple, si le document est perdu, vous devez en créer un autre et recommencer le processus pour le signer à nouveau, en vous adressant à l’entité en charge pour demander une copie certifiée conforme s’il est enregistré. Sinon, vous perdez tout le processus !

4. Sécurité

Contrairement aux documents papier, ceux qui ont une signature électronique ne peuvent pas être modifiés ou modifiés.

Les systèmes de protection numérique sont très efficaces et totalement fiables, c’est pourquoi cette certification se distingue avant tout par sa fiabilité. En d’autres termes, les chances de fraude sont nulles !

5. Augmentation de la productivité de l’entreprise

Dans le cas des entreprises, la signature électronique permet de réduire un grand nombre d’étapes et d’étapes bureaucratiques pour exécuter ou recevoir des demandes. En simplifiant le processus d’authentification, il est possible d’accélérer les processus et les tâches de l’organisation pour produire plus de dividendes et fournir de meilleurs résultats commerciaux.

6. Optimisation de l’expérience utilisateur

La signature électronique améliore également considérablement le service client dans les entreprises qui utilisent cette technologie pour vendre leurs produits et services.

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Par exemple, dans les établissements bancaires, la signature électronique fournit une plate-forme sur laquelle les clients peuvent effectuer toutes leurs procédures et commandes de manière numérique, ce qui ajoute une grande commodité et une grande sécurité dans les transactions.

7. Élimination du papier

Une préoccupation qui est abordée de divers points dans de multiples industries est l’utilisation excessive de papier dans leurs opérations : en ce sens, la signature électronique est une solution.

Cette méthode de certification numérique est en train de changer la manière dont les transactions sont effectuées et de par son utilisation dans le monde entier, elle peut être la réponse pour réduire la consommation de papier inutile, devenant un processus durable et un grand allié de l’environnement.

???? Types d’accords valides pour les signatures électroniques

Le Code civil – comme nous l’expliquerons plus loin – renforce et garantit la validité des contrats conclus au moyen de solutions technologiques telles que les signatures électroniques.

Pour cela, il demande la production de preuves de l’authenticité des signataires, de l’intégrité des documents et de la possibilité d’être consultés à l’avenir, comme le prévoit la loi sur les signatures électroniques avancées. Les documents et contrats sont autorisés à être signés avec ce type de technologie, puisque les parties donnent leur accord.

Voici quelques-uns des documents, contrats et résolutions qui bénéficient de la signature électronique :

• Décisions des tribunaux ;
• Approbation des devis ;
• Contrats de prestation de services ;
• Documents d’achat-vente ;
• Contrats de travail ;
• Documents de revenu ;
• Les notifications commerciales ;
• Notifications de modification des termes et conditions d’utilisation ;
• Notifications d’entreprise.

Une observation intéressante à noter est que différentes réglementations dans le monde reconnaissent l’utilisation de signatures électroniques dans différents types d’accords. Ce qui permet des économies et des avantages pratiques pour de multiples opérations.

Cela signifie qu’il s’agit d’un système hautement testé et accepté par la communauté des entreprises du monde entier, offrant également de multiples avantages et une accélération des processus internes de diverses organisations.

???? Processus de signature électronique de base

Comment signer un document en ligne ? Pour effectuer un processus de base d’une signature électronique simple, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

• Le signataire prépare et signe un document électronique.
• Grâce à l’application utilisée pour signer électroniquement, un récapitulatif dudit document est établi, ce qui est unique et ne permet pas les éditions, ce qui est un gage de sécurité.
• L’application crée un récapitulatif de la transaction : ce nouveau document est justement la signature électronique.

À la suite de tout ce processus, un nouveau document est généré à partir de l’original et des clés du signataire, ayant la signature électronique à la suite du même document original.

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Or, qu’est-ce qui rend un document valide pour former une signature électronique ? Nous vous l’expliquerons en détail ci-dessous.

???? Conditions pour considérer un message de données comme valide

Les conditions nécessaires pour valider les informations et obtenir une signature électronique sont :

• Le contenu du message de données est cette information avec laquelle deux ou plusieurs parties signent un accord.
• Ils négocient et valident le contenu dudit message : une fois accepté, il est signé.
• Les parties conviennent d’utiliser la clé privée qui génère la signature électronique.

Par conséquent, en signant électroniquement, les signataires peuvent être identifiés et il peut être déterminé que le message n’a pas été modifié et qu’il existe des preuves suffisantes pour confirmer la paternité des signatures. En revanche, la signature électronique a plusieurs types selon sa portée et sa finalité.

???? Les types de signature électronique

Les documents manuscrits et signés sont déjà obsolètes pour le monde dans lequel nous vivons. Les signatures électroniques font partie de la transformation numérique, car elles accélèrent les processus et les procédures, offrant d’innombrables avantages aux entreprises. Aujourd’hui, il existe 4 types de signatures électroniques légales, à savoir :

1. La signature électronique simple

La signature électronique est une suite de données sous forme électronique dans un message de données dont la vérification passe par un nom d’utilisateur et un mot de passe pour pouvoir signer numériquement.

2. La signature avancée

La signature avancée est l’ensemble des données et des caractères qui permet l’identification du signataire, créé par des moyens électroniques sous leur contrôle exclusif. Il n’est donc lié qu’au signataire et aux données qui l’identifient comme tel, offrant la possibilité qu’avant toute tentative de modification de ceux-ci, il puisse être détecté. Ainsi, ce type de signature a la même portée que la signature autographe.

Les données de création de signature correspondent exclusivement au signataire. Ces données doivent être sous le contrôle complet du signataire. Il est possible d’identifier toute modification ou altération de la signature électronique une fois qu’elle a été effectuée. Il est possible de détecter toute altération de l’intégrité des informations du message de données après le moment de la signature.

De même, il se distingue de la simple signature électronique grâce à ces éléments :

• Fonctionnalité : satisfait à l’exigence de signature autographe et appartient exclusivement au signataire.
• Authenticité : l’identité du signataire peut être vérifiée et sa fiabilité garantie.
• Intégrité : utilise des moyens technologiques pour déterminer si le contenu du message de données a été modifié.
• Non-répudiation : l’émetteur ne peut pas nier la paternité du contenu signé.
• Confidentialité : seul le signataire est autorisé à décrypter le contenu d’un document.

Comme vous pouvez le voir, vous êtes évidemment très protégé avec ce type de signature !

3. La signature Numérique

La signature numérique implique un ensemble de données sous forme numérique, qui sont transférées dans un message de données – jointes ou associées – afin d’identifier le signataire et d’indiquer que les informations collectées sont approuvées.

4. La signature Biométrie

La signature biométrique est une signature faite à la main du signataire sur des appareils numériques, tels que des tablettes ou des smartphones. Son objectif est d’identifier le signataire, mais elle dépend de paramètres mécaniques, physiques ou biologiques, comme l’empreinte digitale par exemple. Dans cet esprit, il est nécessaire de les distinguer des autres associés à la signature électronique.

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???? Différence entre signature électronique, numérique et numérisée

Parfois, certains utilisateurs peuvent être confus quant à la différence entre la signature électronique, numérique ou numérisée, car ce sont des concepts très similaires.

D’emblée, il convient de noter que la signature électronique est la représentation d’une signature manuscrite. Pour commencer, imaginez que vous avez signé un contrat sur papier avec un stylo. L’image graphique de votre signature représente votre consentement à l’ensemble des règles de ce document.

La signature électronique remplace la preuve traditionnelle – l’image graphique réalisée avec le stylo sur papier – par un nouvel ensemble de preuves électroniques. La date et l’heure de la signature, l’adresse e-mail et l’adresse IP du signataire, entre autres données.

Désormais, la signature numérique est l’un des modèles d’authentification qu’une signature électronique peut utiliser : en plus de représenter le signataire et d’enregistrer la preuve de son consentement, cette signature utilise un certificat numérique unique qui contient des clés de cryptographie asymétriques, car sans elles, elle ne le sera pas.

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Pour décoder le message chiffré, deux clés sont générées : une publique et une privée. La première est adoptée pour crypter le message, tandis que la seconde est utilisée pour le décoder. Ainsi, il est possible d’ajouter un nouveau niveau de fiabilité à la formalisation.

Bien entendu, les concepts ci-dessus ne doivent pas être confondus avec la signature numérisée, qui est l’image d’une signature autographe transférée sur le support numérique à l’aide d’un scanner. En général, la signature numérisée n’a aucune valeur juridique, car elle ne représente pas la forme originale de consentement.

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