İş organizasyonu şeması nedir?

Bir şirketin organizasyon şeması, bir şirketin nasıl çalıştığını anlamak için önemli bir görsel temsil aracıdır. Farklı hizmetler, departmanlar veya ekipler aracılığıyla organizasyonun hiyerarşik ve işlevsel yapısını vurgular. Orada şirket yönetimi bu organizasyon şemasına saygı duymalıyız.

Somut olarak bir organizasyon şeması, genel yönetimden operasyonel ekiplere kadar pozisyonları, bunlar arasındaki bağlantıları ve sorumluluk seviyelerini detaylandırır. Genellikle destek fonksiyonları (insan kaynakları, finans, hukuk vb.) ile ana faaliyet alanına karşılık gelen operasyonel fonksiyonlar arasındaki dağılımı buluruz.

Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak organizasyon şeması az ya da çok karmaşık olabilir. Startup'lar genellikle basit yapılarla başlarken, büyük çok uluslu grupların çok gelişmiş organizasyon şemaları vardır.

İster işlevsel, ister matris, ister bölümsel olsun, organizasyon şeması bir organizasyonun iç işleyişine ilişkin çok yararlı bilgiler sağlar. Şirket içindeki rol dağılımını daha iyi anlamak için pratik bir araç oluşturur.

Ancak eğer isterseniz Betwinner'a kaydolun, öyleyse şimdi yap.

🥀 Şirketin organizasyon şemasında olması gereken unsurlar

İlk olarak, akış şemanızın bu öğelerin tümüne sahip olması gerekmediğini belirtin, biz sadece kendi akış şemanızı hazırlarken yardımcı olabilecek bir örnek sunuyoruz. Ayrıca her şirketin kendi yapısı ve ihtiyaçları vardır ve bunlara bağlı olarak bunu bir şekilde örnekleyeceğiz.

Burada size bu organizasyon şemasının içerebileceği bazı temel unsurları bırakıyoruz.

1. Şirketin genel yönetimi

Bu grup insan, işi en çok etkileyen kararların alınmasından sorumludur. Ayrıca birçok süreç içlerinden geçer, tüm departmanların olması gerektiği gibi çalışmasını ve hedeflere ulaşmasını sağlarlar. Altlarındaki diğer daire başkanlarını kontrol eden onlardır.

2. Orta düzey yöneticiler

Adından da anlaşılacağı gibi, sorumlu oldukları bölümün üst düzey yöneticileri ile diğer çalışanlarının tam ortasında yer alırlar. Şirketi doğrudan etkileyecek eylemlere karar veren kişilerdir.

Bu nedenle, farklı orta düzey yöneticiler arasında ve astlarıyla koordineli olmaları önemlidir, çünkü şirketin bu alanında iletişim çok önemlidir.

3. Çalışan personel

Amirler tarafından atanan eylemleri yürüten çalışanlardır. Yani şirketin fonksiyonları ile doğrudan temas halindedirler. Dağıtım, hizmet sunumu, üretim veya gerçekleştirilebilecek diğer işlevler.

Bu çalışan grubu, amirleri tarafından talep edilen veya en azından onaylanan eylemleri gerçekleştirmek için daha fazla zaman harcayacaktır.

4. Destek personeli

Bu işçi grubu, bazı durumlarda, şirkete ait değildir, bunun yerine destek sağlar, ancak sözleşmeli olarak verilir. Bu konuda hiç şüpheniz olmasın, aynı şekilde bunları akış şemamıza dahil etmemiz gerekiyor.

Başka bir deyişle, şirketin performansının daha optimal olması için gerekli olan belirli bir faaliyeti yürüten bir grup çalışandır.

🥀 Tüm kuruluşların bir organizasyon şeması olmalı mı?

Cevap açık; organizasyon şemasına sahip olmanın daha sonra göreceğimiz çeşitli avantajları var, ancak görünürde hiçbir dezavantajı yok. Tüm çalışanların yer aldığı bir organizasyon şemasına sahip olmak, iç yapıyı, departmanları ve her ekibin ve her kişinin sahip olduğu farklı rolleri net ve hızlı bir şekilde görselleştirebilmek için çok faydalıdır.

Ayrıca, çalışanların ihtiyaçlarına göre kiminle iletişime geçeceklerini daha kolay bileceklerinden, çalışanların kendilerinin daha iyi iç iletişime sahip olmalarını sağlayacaktır.

Bu organizasyon şeması, müşteriler, tedarikçiler, hissedarlar vb. diğer paydaşlar için de yararlı olabilir, çünkü belirli insan gruplarıyla iletişime geçmeleri gerektiğinde onlara zaman kazandırabilir.

Sadece bu da değil, iş hedefleri üzerinde etkisi olacak günlük görevlerin başarımını iyileştirmek için organizasyon şarttır. Aslında, işletme faaliyetlerine başladıktan sonra hazırlanması ve iş planına dahil edilmesi tavsiye edilir.

Ayrıca, katılan yeni ortak çalışanlar için de büyük bir rolü vardır çünkü başlangıçta etkileşimde bulunmaları gereken hizmetlerle ilgili şüpheleri olabilir. Son olarak, organizasyon şemasının yaşayan bir araç olduğunu, yani ekiplerin dağılımı geliştikçe güncellenmesi gerektiğini belirtelim.

🥀 Bir iş akış şemasının faydaları

1. İşlevlerin ve koordinasyonun analizi

Bu diyagram sayesinde, işbirlikçilerin her birini, işlevlerini kolayca analiz edebilecek ve aralarında koordine etmenize yardımcı olacak küresel bir vizyona sahip olacaksınız. Bu şekilde, her bir işlevi kimin gerçekleştirdiğini, her işlevi kimin denetlemesi gerektiğini ve hangi işlevin diğerlerine bağlı olduğunu anlayabilmek.

İşi organize etmek, olası ihtiyaçları tespit etmek ve bir görev devam etmediğinde her an kiminle iletişime geçmemiz gerektiğini kolayca bilmek çok daha kolaydır.

2. Hedefleri daha iyi tanımlamaya yardımcı olur

Akış şeması ile her departmanın hangi hedeflere ulaşması gerektiğini hızlı bir şekilde anlayabilir ve başarılarını takip edebilir, oluşabilecek sapmaları aksiyonlarla yönlendirebilirsiniz.

3. Şirket içi terfi fırsatlarında şeffaflık

Çalışanlar için, organizasyon içindeki terfi yollarını kolayca görselleştirmelerini sağlayan iyi bir araçtır. Bu şekilde kendilerini motive hissedebilir ve ilerlemek isteyebilirler.

4. Bölüm içindeki görev dağılımını kolaylaştırır

Bölüm başkanı için, yapılacak çeşitli görevleri dağıtmak ve bunları her çalışanın deneyimine ve eğitimine göre dağıtabilmek çok daha kolay olacaktır. Orta yönetici bunu hem genel görevlerde hem de daha özel görevlerde yapabilecektir.

5. Yapıdaki kusurların tespiti

Organizasyon şeması, kişileri ve fonksiyonlarını dikkate alarak süreçlerin doğru gelişip gelişmeyeceğini görmemizi sağlar. Bu, daha fazla personelin dahil edilmesi gerekip gerekmediğini, kapsanmayan bir görevin olup olmadığını veya farklı departmanlarda örtüşen işlevler olup olmadığını görselleştirmemize yardımcı olacaktır.

🥀 Kuruluşa göre kuruluş şeması türleri

Organizasyon şeması

Bu tür organizasyon şeması genellikle şirketlerde en çok tekrarlanandır. En yüksekten en düşüğe, yani en yüksekten en düşüğe doğru düzenlenir ve kimin kime rapor verdiğini anlamak için kullanışlıdır.

Bu şema görsel olarak çok net ama her çalışanın işlevlerini belirlemeye gelince daha katı olduğu doğrudur.

Matris organizasyon şeması

Bu tür plan, birden fazla yöneticiye, birden fazla proje yöneticisine veya birden fazla departman amirine sahip şirketlerde yaygındır. Avantajı, hizmetler arasındaki ilişkilerin basit bir şekilde entegre edilmesine olanak sağlaması ve ortak projelerin anlaşılmasını kolaylaştırmasıdır. yönetimde farklı sorumluluklar.

Düz akış şeması

Bu akış şeması önerilmez ancak bazı şirketler tarafından kullanılabilir. Tüm orta düzey yöneticileri ortadan kaldırmak ve bir plan şeklinde yöneticiler ve diğer çalışanları bırakmaktan oluşur.

Organizasyon şemasındaki bu makale hakkında ne düşünüyorsunuz? Görüşlerinizi bize yorumlarda bırakın ve beğendiyseniz paylaşın.