Bir projenin iletişim planı nasıl yapılır?

İletişim planları projeleriniz için önemlidir. Hem kurum içi hem de kurum dışı etkili iletişim, projenin başarısı için önemlidir. Paydaşların kim olduğunu, onlara ne zaman ve nasıl ulaşılacağını açıklayan bir proje iletişim planının olması önemlidir. Ancak iyi bir duruma sahip olmak iletişim stratejisi size çok faydalı olabilir. Bu makale şunları kapsamaktadır:

• Proje iletişim planlarının faydaları
• Bir iletişim planına neler dahil edilmelidir?
• Bir iletişim planı nasıl yazılır
• Ve proje boyunca bir iletişim planının nasıl kullanılacağı

Ancak başlamadan önce, kişisel olarak sitelerimdeki dönüşüm oranlarımı artırmamı sağlayan bu premium eğitimden bahsetmek istiyorum. Sadece buraya tıklayın bu bir satış ortağı bağlantısıdır.

Proje İletişim Planlarının Faydaları

Özünde, proje iletişim planları etkili iletişimi kolaylaştırır. Projelerinizin sorunsuz çalışmasını sağlayacak ve proje başarısızlığından kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Diğer önemli faydalar arasında beklentileri belirleme ve yönetme, daha iyi paydaş yönetimi ve proje planlama sürecine yardımcı olma yer alır.

Beklentileri belirleyin ve yönetin

Proje iletişimleri iki yönlüdür. Proje planlamasına çok benzer şekilde, beklentilerin belirlenmesi ve proje ekibi ile müşteri paydaşlarının iletişimin sorunsuz ilerlemesi için sorumluluk alması gerekir.

Bir proje, bir proje planı olmadan başlamasa da, proje iletişim planları o kadar kolay tartışılmaz ama tartışılmalıdır.

Müşteriye proje sürecinin başlarında ne bekleyeceğini bildirerek, proje teklif sürecinden başlayarak tüm projenin gidişatını siz belirlersiniz.

Ayrıca, zamanı geldiğinde hazırlıklı olabilmeleri için onlardan neye ihtiyacınız olacağını önceden bilmeleri de yararlıdır.

Paydaş ve müşteri yönetimi

Bir proje boyunca, hedeflere ve dönüm noktalarına uyum hakkında başarılı iletişim ve ardından projeler değiştikçe bunlara yeniden uyum sağlanması, paydaş katılımı ve projenin durumu hakkında şeffaflık için esastır.

İletişim, müşteriyle iyi bir ilişki sürdürmenin anahtarıdır ve bir proje iletişim planı, projeniz boyunca neler olup bittiğine ve ne olması gerektiğine dair ortak anlayışı korumanıza yardımcı olabilir.

Proje planlaması

Bir proje yönetimi iletişim planı, kritik bilgilerin proje boyunca nasıl, kim tarafından ve ne sıklıkta sağlanacağını tanımlar. Proje planlamasını tamamladığınız gibi, iletişim planlamasını da tamamlamanız gerekir.

Tüm projeler eşit yaratılmamıştır ve bu nedenle bir proje iletişim planı projenize özgüdür, bu nedenle lansman sonrasında proje planınızı oluştururken bunu düşünmeniz önemlidir.

Büyük projeler, küçük projelerden farklı iletişim gereksinimlerine sahiptir ve aynı şey, tek bir proje sorumlusuna karşı paydaşlardan oluşan ekiplerin olduğu projeler için de geçerlidir.

Hedefleri, bütçeleri olan projeler, farklı son tarihler ve hatta farklı çıktılar, bu ihtiyaçlara göre uyarlanmış iletişim gerektirir ve bu, bir proje iletişim planı oluştururken akılda tutulması gereken bir şeydir.

İletişim Planlarına Neler Dahil Edilmeli?

İletişim planınızın özellikleri, projenin türüne ve kapsamına bağlı olarak değişiklik gösterse de, oluşturduğunuz her proje iletişim planında birkaç temel unsur yer almalıdır:

Kilit paydaşlar

Birincil müşteri bağlantınız da dahil olmak üzere tüm kilit paydaşları yazın. İletişim planına erişen herkesin bu bilgileri bulabilmesi için telefon numaraları ve e-postalar gibi iletişim bilgilerini ekleyin.

Ekip üyeleri

Projenizin kilit ekip üyelerini ve rollerini dahil edin. Bu, projeye yeni veya aşina olmayan herkes için kullanışlıdır. Teslimatların iletilmesi, stratejik tartışmalara liderlik edilmesi veya paydaşlar ile ekibiniz arasındaki teknik görüşmeleri nasıl yöneteceğiniz konusunda ekibinizin üyelerini listeleyin.

iletişim yöntemleri

Paydaşlarla iletişim kurmak için kullanacağınız ana iletişim yöntemlerini ve farklı kanalları açıklayın. E-posta, telefon görüşmeleri, yüz yüze toplantılar, görüntülü toplantılar, sosyal medya veya diğerlerini kullanın. Tercih edilen paydaş kanalları hakkında notlar ekleyin.

iletişim türü

İletişim türlerini, bu iletişimin nasıl paylaşılacağını, nelerin dahil edileceğini ve bu iletişimin kimlerle olacağını dahil edin. Örneğin, müşteriye haftalık durum raporları sağlayabilirsiniz.

Bunu nasıl sağlayacağınızı, kime sağlanacağını ve raporda hangi bilgilerin yer alması gerektiğini düşünün.

İletişim stilleri

Bu, paydaşlara ve iletişim yöntemlerine göre ayrıştırılabilir. Belirli bir paydaş yalnızca resmi iletişimi mi tercih ediyor yoksa biraz daha gelişigüzel alabilir misiniz?

toplantı takvimi

Bunu proje boyunca gerektiği gibi ayarlayabilirsiniz ancak paydaşlarla ne sıklıkta buluşacağınıza dair bir başlangıç ​​fikrine sahip olmanız yararlı olacaktır.

Projenin kapsamına bağlı olarak müşteriye ne sıklıkta e-posta göndereceğinizi de belirtebilirsiniz. Ayrıca toplantı takviminize dahili ekip toplantılarını da ekleyin.

Anahtar mesajlar

Her paydaş için, proje boyunca kendilerine iletilmesi gereken temel mesajı veya bilgiyi belirleyin. Bu, onlardan ihtiyaç duyacağınız herhangi bir bilgi veya geri bildirimi de içerir.

İletişim hedefleri

İletişim hedeflerini içeren bir iletişim planı, başarmaya çalıştığınız şeye dayalı kararlar almanıza yardımcı olabilir.

Kendi Proje İletişim Planınızı Nasıl Yazabilirsiniz?

1. Ayarlarınızı anlayın

Bir proje iletişim planı resmi olmasına gerek yok. Ancak en azından kendi referansınız için yazılmalıdır. Dilbilgisini akıllıca görünmek istediğiniz için değil, açık ve anlaşılır olmak istediğiniz için düşünün.

Yazma araçları, çok fazla zaman harcamadan bununla başa çıkmanıza yardımcı olabilir. Bununla birlikte, içeriğinizi güvenle oluşturmaya başlayabilirsiniz.

İlk olarak, oturup proje parametrelerini ayarlamanıza izin verir. Bunlar, proje boyutunu, müşteri şirket bilgilerini, proje çıktılarını, programı ve proje ekibini içerir.

düşün iletişim stilleri ekibinizin ve müşterinizin ekibinin:

• İletişim şimdiye kadar ne kadar başarılı oldu?
• Müşteriniz iletişim için bir tercih belirtti mi: bir soruları olduğunda telefon etmeye eğilimliler mi yoksa e-posta merkezli mi?
• Yüz yüze mi görüntülü mü görüştünüz?
• Ekibiniz bir projede sizinle ne sıklıkla doğrudan etkileşim kuruyor? Yazılı bağlamı toplantılara mı tercih ediyorlar?

Birlikte çalıştığınız ekibi ve müşterileri anladığınızda, bunu bir iletişim eylem planına uygulayabilirsiniz.

2. Hedeflerinizi ve paydaşlarınızı tanımlayın

Proje çıktılarınızı ve önemli proje paydaşlarını listeleyin. Ardından, proje hedeflerinizi bu listeye ekleyin: Sadece müşterinizle değil, ekibinizle de başarılı proje iletişiminin ne olduğunu düşünün.

Bu liste iletişim kararlarına rehberlik edecektir.

3. Bir iletişim planı yapın

şimdi planı yapma zamanı geldi. Projeniz boyunca kuracağınız iletişime yaklaşımınızı tanımlayın. Proje hedeflerinizi bilerek, müşteri paydaşlarınızla ne sıklıkla iletişim kuracağınızı, bunu nasıl yapacağınızı ve bu iletişimlerin neler içereceğini düşünün.

Takvimi ve bütçe ilerlemesini güncellemek için haftalık telefon kontrolleri, anında sorular için günlük e-postalar ve güncellemeleri sunmak için daha seyrek yüz yüze toplantılar gibi birden çok yaklaşımı kullanmaya karar verebilirsiniz. proje.

Neye karar verirseniz verin, ölçümlerinizi ve hedeflerinizi aklınızda bulundurun. Bunlar, projeniz için en faydalı olacak iletişim türlerini ve iletişiminizin ne kadar ayrıntılı veya derinlemesine olması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bir proje iletişim planı nasıl kullanılır?

1. Ekibinizle paylaşın

Planı ekibinizle paylaşmak, onların çalışma ve teslimat tarihlerini etkileyen iletişim temponuz hakkında onları bilgilendirecek, aynı zamanda onlara nasıl ve kiminle iletişim kuracağınız konusunda daha fazla bağlam sağlayacaktır.

Bu bilgilerin paylaşılması, ekibinizin iletişim planını uygulamanıza yardımcı olabileceği anlamına gelir.

2. Yolda kalın

Ekibinizin iletişim planınızı bildiğinden ve anladığından emin olun, böylece müşteriniz proje boyunca kendisine iletilen tutarlı ve anlamlı bilgiler alır.

Bir planınız olur olmaz tüm önemli proje toplantılarını rezerve edin ve planınızda belirlediğiniz önemli şeyleri takip edebilmek için düzenli check-in'ler ve hatta proje e-postaları için takviminize hatırlatıcılar ekleyin.

Herhangi bir noktada iletişim planınızdan sapar ve ona geri dönmeyi zor bulursanız, belirlediğiniz yaklaşımı yeniden gözden geçirin:

• Hala projenizin amaçlarına uygun mu?
• Projenin başlangıcından bu yana hedefler veya paydaşlar herhangi bir şekilde değişti mi?
• Bu aşamada proje bilgilerini iletmenin daha etkili yolları var mı?

İletişim Planı = Başarı

Bir proje iletişim planına sahip olmak, size etkili bir şekilde iletişim kurmanız için araçlar sağlar. Bir plan, yaklaşımınızı yeniden değerlendirmenize de izin verebilir. ve gerekirse müşterinizin ihtiyaçları.

Proje iletişim planınız ne kadar resmi veya gayri resmi olursa olsun, çok başarılı ve etkili bir proje ile sağlam bir plan olmadan sadece oyalanan bir proje arasındaki fark bu olabilir.

Bunu, bir proje boyunca beklentileri belirlemenin ve kontrol etmenin başka bir yolu olarak düşünün. Kolaylıkla anlamlı ve başarılı iletişim sağlamanın bir yolu olarak düşünün.

Ne düşünüyorsun ?

Bir projenin başarısı için bir proje iletişim planı ne kadar önemlidir? Proje yöneticilerinin, büyüklükleri ne olursa olsun, projeler için her zaman bir iletişim planı yazmaları gerektiğini düşünüyor musunuz? Yorum bırakarak düşüncelerinizi bana bildirin!

Ancak, altı ay içinde kişisel mali durumunuzun kontrolünü elinize almak istiyorsanız, bu kılavuzu şiddetle tavsiye ederim.

Bize bir yorum bırakın