Етапи плану проекту, які забезпечують успіх проекту

План проекту є кульмінацією ретельного планування керівником проекту. Це основний документ, який керує прогресом проекту. Це посібник для керівника проекту.

Незважаючи на те, що плани проекту відрізняються від компанії до компанії, є десять кроків, які обов’язково повинні бути в плані проекту, щоб уникнути плутанини та вимушеної імпровізації на етапі виконання проекту.

У цій статті, Я даю вам свої поради, які допоможуть вам правильно скласти план проекту. Якщо ви хочете успішно реалізувати свій проект, ваш план проекту обов’язково повинен містити такі елементи:

1. Цілі проекту

Цілі проекту визначені в статуті проекту. Однак їх також слід включити до плану проекту, щоб додатково пояснити цілі проекту. Незважаючи на те, що керівник проекту вирішив включити цілі в план проекту, важливо підтримувати чіткий зв’язок між статут проекту – перший ключовий документ проекту – і другий ключовий документ проекту, його проектний план.

2. Обсяг проекту

Як і цілі проекту, обсяг визначається в статуті та має бути додатково уточнений у плані проекту керівником проекту. Визначивши масштаб, керівник проекту може почати показувати, як він виглядатиме мета проекту.

Якщо обсяг не визначений, він може поширюватися на весь проект. Це призводить до перевитрати коштів і зриву термінів.

Стаття для читання: Як вести процвітаючий бізнес?

Наприклад, якщо ви очолюєте маркетингову групу для створення брошури для лінійки продуктів компанії, ви повинні вказати кількість сторінок і надати приклади того, як виглядатиме готовий продукт.

Для деяких членів команди брошура може означати дві сторінки, тоді як інші можуть вважати достатніми десять сторінок. Визначення масштабу може привести всю команду на одну сторінку з самого початку.

3. Основні етапи та основні результати

Основні досягнення проекту називаються віхами, а основні результати роботи — основними результатами. Вони обидва представляють основні компоненти роботи над проектом. План проекту повинен визначити ці елементи, визначити їх і встановити часові рамки для їх завершення.

Якщо організація бере участь у проекті з розробки нового програмного забезпечення, основними результатами може бути остаточний список бізнес-вимог і способи їх реалізації.

Потім у проекті можуть бути віхи для завершення розробки, тестування системи, перевірки прийнятності користувачами та дати розгортання програмного забезпечення. Ці віхи пов’язані з робочими продуктами, але вони стосуються більше процесів, ніж самих продуктів.

Стаття для читання: Місце цифрового маркетингу в бізнесі

Етапи та ключові терміни доставки не обов’язково мають бути точними датами, але чим точніше, тим краще. Точні дати допомагають керівникам проектів точніше розподіляти робочі структури.

На цьому етапі плану ви створите етапи, щоб ви могли взяти великі або високорівневі результати та розбити їх на менші результати, які можна описати на наступному етапі.

4. Структура розподілу роботи

Структура розподілу робіт розбиває віхи та основні результати проекту на менші частини, щоб одну особу можна було призначити відповідальною за кожен аспект.

Розробляючи цю структуру, керівник проекту враховує багато факторів, таких як сильні та слабкі сторони членів команди проекту, взаємозалежність між завданнями, доступні ресурси та загальний термін виконання проекту.

Менеджери проектів несуть відповідальність за успіх проекту, але вони не можуть виконувати роботу поодинці. Структура розподілу — це інструмент, який використовує керівник проекту для забезпечення підзвітності проекту.

Стаття для читання: Ось 14 порад щодо швидкого збагачення

Цей інструмент також повідомляє зацікавленим сторонам проекту, хто за що відповідає. Якщо керівник проекту стурбований певним завданням, він точно знає, з ким йому зустрітися щодо цього занепокоєння.

5. Інвестиційний бюджет

Бюджет проекту показує, скільки грошей виділено на завершення проекту. Керівник проекту відповідає за відповідний розподіл цих ресурсів.

Для проекту, який має постачальників, керівник проекту забезпечує виконання результатів відповідно до умов контракту, приділяючи особливу увагу якості. Деякі бюджети проектів пов’язані з кадровим планом.

Важливо визначити вартість кожного кроку, дивлячись на час і вартість праці, необхідної для виконання завдань. Вартість проекту пов’язана з тривалістю проекту, яка зводиться до обсягу проекту. Обсяг, етапи, завдання та бюджет мають бути узгодженими та реалістичними.

6. План кадрового забезпечення

У кадровому плані показано, як проект буде укомплектований персоналом. Він визначає, хто входитиме до команди проекту та скільки часу кожна особа має взяти на себе зобов’язання.

При розробці цього плану керівник проекту домовляється з членами команди та їх керівниками, скільки часу кожен член команди може присвятити проекту. Якщо для консультування проекту потрібен додатковий персонал, який є частиною команди проекту, це також задокументовано в штатному плані. Знову ж таки, проводяться консультації з відповідними керівниками.

7. План управління ризиками

Під час виконання проекту багато чого може піти не так. Хоча важко передбачити кожну можливу катастрофу чи незначний інцидент, багато пасток можна передбачити. У плані управління ризиками керівник проекту визначає всі ризики проекту. Він також визначає ймовірність виникнення цих сценаріїв і стратегії їх пом’якшення.

При складанні цього плану керівник проекту може отримати інформацію від спонсора проекту або його команди проекту.

Стратегії пом'якшення впроваджуються для ризиків, які ймовірно виникнуть або пов'язані з високими витратами. Ризики, які малоймовірні, і ризики, які мають низькі витрати, зазначаються в плані, навіть якщо для них немає стратегій пом’якшення.

8. План спілкування

Комунікаційний план описує, як проект буде донесено до різних аудиторій. Подібно до структури розподілу робіт, план комунікацій призначає відповідальність за виконання кожного компонента члену команди проекту.

На цьому кроці важливо описати, як комунікуватиметься та вирішуватиме проблеми в команді. Також слід вказати частоту спілкування з командою та зацікавленими сторонами. Кожне повідомлення має цільову аудиторію. Це допомагає керівникам проектів гарантувати, що правильна інформація потрапляє до потрібних людей у ​​потрібний час.

Стаття для читання: 1 фінансових порад для молодят

9. План управління зацікавленими сторонами

План управління зацікавленими сторонами визначає, як зацікавлені сторони будуть використовуватися в проекті. Іноді зацікавленим сторонам просто необхідно отримати інформацію. Це можна врахувати в комунікаційному плані.

10. План управління змінами

План управління змінами встановлює основу для внесення змін до проекту. Хоча керівники проектів, як правило, прагнуть уникнути змін у проекті, іноді їх не уникнути.

План управління змінами містить протоколи та процеси для внесення змін. Для підзвітності та прозорості дуже важливо, щоб спонсори проекту, менеджери проекту та члени проектної команди дотримувалися плану управління змінами.

У підсумку….

План проекту є важливим документом для успіху проекту. Він служить компасом у веденні проекту від початку до кінця. Отже, це вимагає активної участі всіх зацікавлених сторін, щоб узгодити різні моменти. Також важливо приділити весь необхідний час для його визначення.

Основний ризик неправильно визначеного плану полягає в тому, що ви наражаєтесь на суперечки, які необхідно вирішити щодо незгод, які не були сформульовані.

Я запрошую вас поділитися своїми думками та досвідом у коментарях.