Loyihaning aloqa rejasini qanday tuzish kerak?

Aloqa rejalari sizning loyihalaringiz uchun muhimdir. Samarali aloqa, ham ichki, ham tashqi loyiha muvaffaqiyati uchun muhim. Manfaatdor tomonlar kimligini, shuningdek, ularga qachon va qanday erishish mumkinligini ko'rsatadigan loyiha aloqa rejasiga ega bo'lish juda muhimdir. Biroq, yaxshilik qilish aloqa strategiyasi siz uchun juda foydali bo'lishi mumkin. Ushbu maqola quyidagilarni qamrab oladi:

• Loyiha aloqa rejalarining afzalliklari
• Aloqa rejasiga nimani kiritish kerak
• Aloqa rejasini qanday yozish kerak
• Va loyiha davomida aloqa rejasidan qanday foydalanish kerak

Ammo boshlashdan oldin, men o'zimning saytlarimdagi konversiya stavkalarimni oshirishga shaxsan ruxsat bergan ushbu premium trening haqida aytib bermoqchiman. Shu yerni bosing, bu sheriklik havolasi.

Loyiha aloqa rejalarining afzalliklari

Asosiysi, loyiha aloqa rejalari samarali muloqotni osonlashtiradi. Ular sizning loyihalaringiz muammosiz ishlashiga yordam beradi va loyiha muvaffaqiyatsizligidan qochishingizga yordam beradi. Boshqa asosiy afzalliklarga umidlarni belgilash va boshqarish, manfaatdor tomonlarni yaxshiroq boshqarish va loyihani rejalashtirish jarayonida yordam berish kiradi.

Kutishlarni belgilang va boshqaring

Loyiha aloqalari ikki tomonlama ko'chadir. Loyihani rejalashtirishga o'xshab, umidlarni belgilash va loyiha jamoasi va mijozlar manfaatdor tomonlar aloqa muammosiz o'tishi uchun mas'uliyatni o'z zimmalariga olishlari kerak.

Loyiha loyiha rejasisiz boshlanmasa-da, loyiha aloqa rejalari unchalik oson muhokama qilinmaydi, lekin shunday bo'lishi kerak.

Mijozga loyiha jarayonining boshida nimani kutish kerakligini aytib berish orqali siz loyiha taklifi jarayonidan boshlab butun loyiha uchun ohangni o'rnatasiz.

Vaqti kelganda tayyor bo'lishlari uchun ulardan sizga nima kerakligini oldindan bilish ham foydalidir.

Manfaatdor tomonlar va mijozlarni boshqarish

Loyiha davomida maqsad va bosqichlarga moslashish va keyinchalik loyihalar o'zgarganda ularni qayta moslashtirish to'g'risida muvaffaqiyatli muloqot qilish manfaatdor tomonlarning ishtiroki va loyiha holatining shaffofligi uchun juda muhimdir.

Muloqot mijoz bilan yaxshi munosabatlarni saqlab qolishning kalitidir va loyiha aloqa rejasi sizning loyihangiz davomida nima sodir bo'layotgani va nima bo'lishi kerakligi haqida umumiy tushunchani saqlashga yordam beradi.

Loyihani rejalashtirish

Loyihani boshqarish bo'yicha aloqa rejasi loyiha davomida qanday muhim ma'lumotlar, kim tomonidan va qanchalik tez-tez taqdim etilishini belgilaydi. Loyihani rejalashtirishni tugatgandan so'ng, siz aloqani rejalashtirishni ham bajarishingiz kerak.

Barcha loyihalar teng yaratilmaydi va shu sababli loyiha aloqa rejasi sizning loyihangizga xosdir, shuning uchun ishga tushirilgandan keyin loyiha rejangizni yaratishda bu haqda o'ylash muhim.

Katta loyihalar kichik loyihalarga qaraganda turli xil aloqa ehtiyojlariga ega va bir xil loyiha aloqasiga nisbatan manfaatdor tomonlar guruhlari bilan loyihalar uchun ham xuddi shunday.

Maqsadlari, byudjetlari bo'lgan loyihalar, turli muddatlar va hattoki turli xil etkazib berishlar hammasi ushbu ehtiyojlarga moslashtirilgan aloqani talab qiladi va bu loyiha aloqa rejasini tuzishda yodda tutish kerak bo'lgan narsadir.

Aloqa rejalariga nimani kiritish kerak

Aloqa rejangizning o'ziga xos xususiyatlari loyihaning turi va ko'lamiga qarab o'zgarishi mumkin bo'lsa-da, siz yaratgan har bir loyiha aloqa rejasiga bir nechta asosiy elementlar kiritilishi kerak:

Asosiy manfaatdor tomonlar

Barcha asosiy manfaatdor tomonlarni, jumladan, asosiy mijoz bilan bog'lanishingizni yozing. Aloqa rejasiga kirgan har bir kishi ushbu ma'lumotni topishi uchun telefon raqamlari va elektron pochta manzillari kabi aloqa ma'lumotlarini qo'shing.

Jamoa a'zolari

Loyihangizning asosiy jamoasi a'zolarini va ularning rollarini kiriting. Bu loyiha bilan yangi yoki tanish bo'lmagan har bir kishi uchun qulay. Natijalarni etkazish, strategik muhokamalarni olib borish yoki manfaatdor tomonlar va jamoangiz o'rtasidagi texnik suhbatlarni qanday boshqarishingiz bilan shug'ullanadigan jamoangiz a'zolarini ro'yxatlang.

Aloqa usullari

Asosiy aloqa usullarini va manfaatdor tomonlar bilan bog'lanish uchun foydalanadigan turli kanallarni tavsiflang. E-pochta, telefon qo'ng'iroqlari, yuzma-yuz uchrashuvlar, video uchrashuvlar, ijtimoiy media yoki boshqa har qanday ma'lumotlardan foydalaning. Afzal manfaatdor tomonlarning kanallari haqida eslatmalarni qo'shing.

aloqa turi

Muloqot turlarini, bu muloqot qanday taqsimlanishini, nimalarni o'z ichiga olishini va bu muloqot kim bilan bo'lishini kiriting. Misol uchun, mijozga haftalik holat hisobotlarini taqdim etishingiz mumkin.

Buni qanday taqdim etishingizni, kimga taqdim etilishini va hisobotga qanday ma'lumotlarni kiritish kerakligini ko'rib chiqing.

Muloqot uslublari

Buni manfaatdor tomonlar va aloqa usullari bilan ajratish mumkin. Muayyan manfaatdor tomon faqat rasmiy muloqotni afzal ko'radimi yoki siz buni biroz beparvo qabul qila olasizmi?

Uchrashuvlar taqvimi

Buni loyiha davomida kerak bo'lganda sozlashingiz mumkin bo'lsa-da, manfaatdor tomonlar bilan qanchalik tez-tez uchrashishingiz haqida dastlabki fikrga ega bo'lishingiz foydali bo'ladi.

Loyihaning ko'lamiga qarab, siz mijozga qanchalik tez-tez elektron pochta xabarlarini yuborishingizni ham ko'rsatishingiz mumkin. Uchrashuvlar taqvimingizga jamoaning ichki yig'ilishlarini ham kiriting.

Asosiy xabarlar

Har bir manfaatdor tomon uchun loyiha davomida ularga yetkazilishi kerak bo'lgan asosiy xabar yoki ma'lumotni aniqlang. Bu sizga ulardan kerak bo'ladigan har qanday ma'lumot yoki fikr-mulohazalarni ham o'z ichiga oladi.

Aloqa maqsadlari

Aloqa maqsadlarini o'z ichiga olgan aloqa rejasi siz erishmoqchi bo'lgan narsangiz asosida qaror qabul qilishingizga yordam beradi.

O'zingizning loyihangiz bilan aloqa rejangizni qanday yozishingiz mumkin

1. Sozlamalaringizni tushuning

Loyiha aloqa rejasi rasmiy bo'lishi shart emas. Lekin u hech bo'lmaganda o'zingizning murojaatingiz uchun yozilishi kerak. Grammatikani ko'rib chiqing, chunki siz aqlli bo'lishni xohlayotganingiz uchun emas, balki aniq va tushunarli bo'lishni xohlaganingiz uchun.

Yozish vositalari sizga ko'p vaqt sarflamasdan buni hal qilishga yordam beradi. Shunday qilib, siz ishonch bilan tarkibingizni yaratishni boshlashingiz mumkin.

Birinchidan, u sizga o'tirib, loyiha parametrlarini o'rnatish imkonini beradi. Bularga loyiha hajmi, mijoz-kompaniya ma'lumotlari, loyiha natijalari, jadval va loyiha jamoasi kiradi.

O'ylab ko'ring muloqot uslublari Sizning jamoangiz va mijozingiz:

• Hozirgacha aloqalar qanchalik muvaffaqiyatli bo'ldi?
• Sizning mijozingiz muloqotni afzal ko'rganmi: ular savol tug'ilganda qo'ng'iroq qilishadimi yoki elektron pochtaga qaratilganmi?
• Siz shaxsan yoki video orqali uchrashdingizmi?
• Jamoangiz loyihada siz bilan qanchalik tez-tez muloqot qiladi? Ular uchrashuvlardan ko'ra yozma kontekstni afzal ko'radilarmi?

Siz bilan ishlaydigan jamoa va mijozlarni tushunganingizdan so'ng, buni aloqa bo'yicha harakatlar rejasiga qo'llashingiz mumkin.

2. Maqsadlaringizni va manfaatdor tomonlaringizni aniqlang

Loyihangiz natijalarini va loyihaning asosiy manfaatdor tomonlarini sanab o'ting. Keyinchalik, ushbu ro'yxatga loyiha maqsadlaringizni qo'shing: nafaqat mijozingiz, balki jamoangiz bilan ham muvaffaqiyatli loyiha aloqasi nima ekanligini o'ylab ko'ring.

Ushbu ro'yxat aloqa qarorlarini boshqaradi.

3. Muloqot rejasini tuzing

hozir rejani amalga oshirish vaqti keldi. Loyihangiz davomida bo'ladigan aloqalarga yondashuvingizni aniqlang. Loyihangizning maqsadlarini bilgan holda, mijozlaringizning manfaatdor tomonlari bilan qanchalik tez-tez muloqot qilishingizni, buni qanday amalga oshirishingizni va bu aloqalar nimani o'z ichiga olishini ko'rib chiqing.

Jadval va byudjetni yangilash uchun har hafta telefon orqali roʻyxatdan oʻtish, shuningdek, tezkor savollar uchun kundalik elektron pochta xabarlari va yangilanishlarni taqdim etish uchun kamroq tez-tez yuzma-yuz uchrashish kabi bir nechta yondashuvlardan foydalanishga qaror qilishingiz mumkin. loyiha.

Nima qaror qilsangiz ham, ko'rsatkichlaringiz va maqsadlaringizni yodda tuting. Ular sizning loyihangiz uchun eng foydali bo'lgan aloqa turlarini va sizning aloqalaringiz qanchalik batafsil yoki chuqur bo'lishi kerakligini aniqlashga yordam beradi.

Loyihaning aloqa rejasidan qanday foydalanish kerak

1. Uni jamoangiz bilan baham ko'ring

Rejani jamoangiz bilan baham ko'rish ularga sizning muloqot tezligingiz haqida ma'lumot beradi, bu ularning ishi va etkazib berish sanalariga ta'sir qiladi, shuningdek, ularga qanday va kim bilan muloqot qilishingiz haqida ko'proq kontekst beradi.

Ushbu ma'lumotni almashish sizning jamoangiz sizga aloqa rejasini amalga oshirishda yordam berishi mumkinligini anglatadi.

2. Yo'lda turing

Jamoangiz sizning muloqot rejangizni bilishi va tushunishiga ishonch hosil qiling, shunda mijozingiz loyiha davomida ularga yetkaziladigan izchil va mazmunli ma'lumotlarni oladi.

Loyihangizning barcha muhim uchrashuvlarini rejangiz boʻlgan zahoti band qiling va taqvimingizga muntazam roʻyxatdan oʻtish va hattoki loyiha elektron pochta xabarlari uchun eslatmalar qoʻshing.

Agar biron-bir nuqtada siz aloqa rejangizdan chiqib ketsangiz va unga qaytish qiyin bo'lsa, o'zingiz belgilagan yondashuvni qayta ko'rib chiqing:

• Bu hali ham loyihangizning maqsadlariga mos keladimi?
• Loyiha boshlanganidan beri maqsadlar yoki manfaatdor tomonlar qandaydir tarzda o'zgarganmi?
• Ushbu bosqichda loyiha ma'lumotlarini etkazishning yanada samarali usullari bormi?

Aloqa rejasi = Muvaffaqiyat

Loyihaning aloqa rejasiga ega bo'lish sizga samarali muloqot qilish uchun vositalarni beradi. Reja, shuningdek, yondashuvingizni qayta ko'rib chiqishga imkon beradi va agar kerak bo'lsa, mijozingizning ehtiyojlari.

Loyihangizning aloqa rejangiz qanchalik rasmiy yoki norasmiy bo'lishidan qat'i nazar, bu juda muvaffaqiyatli va samarali loyiha bilan aniq rejasiz to'xtab qoladigan loyiha o'rtasidagi farq bo'lishi mumkin.

Buni loyiha davomida taxminlarni belgilash va tekshirishning yana bir usuli deb o'ylab ko'ring. Buni osonlik bilan mazmunli va muvaffaqiyatli muloqotni ta'minlashning bir usuli deb o'ylab ko'ring.

Siz nima deb o'ylaysiz ?

Loyihaning muvaffaqiyati uchun loyiha aloqa rejasi qanchalik muhim? Sizningcha, loyiha menejerlari har doim ularning hajmidan qat'i nazar, loyihalar uchun aloqa rejasini yozishlari kerakmi? Izoh qoldirish orqali fikringizni bildiring!

Ammo, agar siz olti oy ichida shaxsiy moliyangizni nazorat qilishni istasangiz, men ushbu qo'llanmani tavsiya qilaman.

Bizga sharh qoldiring