Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì?

Sơ đồ tổ chức của công ty là một công cụ trình bày trực quan cần thiết để hiểu cách thức hoạt động của công ty. Nó làm nổi bật cấu trúc phân cấp và chức năng của tổ chức thông qua các dịch vụ, phòng ban hoặc nhóm khác nhau. Ở đó quản lý kinh doanh phải tôn trọng sơ đồ tổ chức này.

Cụ thể, sơ đồ tổ chức nêu chi tiết các vị trí, mối liên hệ giữa chúng với các cấp độ trách nhiệm, từ quản lý chung đến các nhóm vận hành. Chúng ta thường tìm thấy sự phân bổ giữa các chức năng hỗ trợ (nhân sự, tài chính, pháp lý, v.v.) và các chức năng vận hành tương ứng với hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Tùy thuộc vào quy mô của công ty, sơ đồ tổ chức có thể phức tạp hơn hoặc ít hơn. Các công ty khởi nghiệp thường bắt đầu với những cấu trúc đơn giản, trong khi các tập đoàn lớn đa quốc gia lại có sơ đồ tổ chức rất phát triển.

Dù là chức năng, ma trận hay bộ phận, sơ đồ tổ chức đều cung cấp cái nhìn sâu sắc rất hữu ích về hoạt động nội bộ của một tổ chức. Nó tạo thành một công cụ thiết thực để hiểu rõ hơn về sự phân bổ vai trò trong công ty.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn đăng ký trên Betwinner, vậy hãy làm ngay bây giờ.

🥀 Các yếu tố mà sơ đồ tổ chức công ty phải có

Trước tiên, hãy đề cập rằng lưu đồ của bạn không nhất thiết phải có tất cả các yếu tố này, chúng tôi chỉ cung cấp cho bạn một ví dụ có thể hữu ích khi chuẩn bị cho riêng bạn. Ngoài ra, mỗi công ty có cấu trúc và nhu cầu riêng và tùy thuộc vào những điều này, chúng tôi sẽ minh họa nó theo cách này hay cách khác.

Ở đây chúng tôi để lại cho bạn một số yếu tố chính mà sơ đồ tổ chức này có thể bao gồm.

1. Quản lý chung Công ty

Nhóm người này chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, nhiều quy trình trải qua chúng, chúng đảm bảo rằng tất cả các bộ phận hoạt động như bình thường và đạt được các mục tiêu. Họ là những người kiểm soát những người đứng đầu các bộ phận khác bên dưới họ.

2. Quản lý cấp trung

Đúng như tên gọi, họ được đặt ở giữa các nhà quản lý cấp cao và những nhân viên còn lại của bộ phận mà họ chịu trách nhiệm. Họ là những người quyết định những hành động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công ty.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là họ phải có sự phối hợp giữa các nhà quản lý cấp trung khác nhau cũng như với cấp dưới của họ, bởi vì giao tiếp trong lĩnh vực này của công ty là điều cần thiết.

3. Nhân sự vận hành

Chính các nhân viên thực hiện các hành động được giao bởi các giám sát viên. Điều đó có nghĩa là, họ tiếp xúc trực tiếp với các chức năng của công ty. Về phân phối, cung cấp dịch vụ, sản xuất hoặc các chức năng khác có thể được thực hiện.

Nhóm công nhân này sẽ dành nhiều thời gian hơn để thực hiện các hành động đã được yêu cầu hoặc ít nhất là được chấp thuận bởi người giám sát của họ.

4. Nhân viên hỗ trợ

Nhóm công nhân này, trong một số trường hợp, không thuộc công ty mà chỉ hỗ trợ nhưng được ký hợp đồng. Đừng nhầm lẫn về điều đó, giống như cách chúng ta cần đưa chúng vào lưu đồ của mình.

Nói cách khác, đó là một nhóm nhân viên thực hiện một hoạt động cụ thể cần thiết để hiệu quả hoạt động của công ty trở nên tối ưu hơn.

🥀 Tất cả các tổ chức nên có một sơ đồ tổ chức?

Câu trả lời rất rõ ràng, việc có một sơ đồ tổ chức có nhiều ưu điểm khác nhau mà chúng ta sẽ thấy ở phần sau và không có nhược điểm rõ ràng nào. Việc có một sơ đồ tổ chức nơi tất cả các công nhân xuất hiện sẽ rất hữu ích để có thể hình dung rõ ràng và nhanh chóng cơ cấu nội bộ, các phòng ban và các vai trò khác nhau mà mỗi nhóm và mỗi người đảm nhiệm.

Ngoài ra, nó sẽ cho phép bản thân nhân viên có khả năng giao tiếp nội bộ tốt hơn, vì họ sẽ dễ dàng biết nên liên hệ với ai theo nhu cầu của họ.

Sơ đồ tổ chức này cũng có thể hữu ích cho các bên liên quan khác như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, v.v., vì nó có thể giúp họ tiết kiệm thời gian khi cần liên hệ với một số nhóm người nhất định.

Không chỉ vậy, tổ chức là điều cần thiết để cải thiện việc hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày, điều này sẽ có tác động đến các mục tiêu kinh doanh. Trên thực tế, nên chuẩn bị nó khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, cũng như đưa nó vào kế hoạch kinh doanh.

Nó cũng có vai trò to lớn đối với những cộng tác viên mới tham gia vì lúc đầu, họ có thể nghi ngờ về các dịch vụ mà họ nên tương tác. Cuối cùng, hãy để chúng tôi đề cập rằng sơ đồ tổ chức là một công cụ sống, nghĩa là nó phải được cập nhật khi sự phân bố của các nhóm phát triển.

🥀 Lợi ích của sơ đồ kinh doanh

1. Phân tích chức năng và phối hợp

Nhờ sơ đồ này, bạn sẽ có thể dễ dàng phân tích từng cộng tác viên, chức năng của họ và có tầm nhìn toàn cầu giúp bạn phối hợp giữa họ. Theo cách này, có thể hiểu ai thực hiện từng chức năng, ai phải giám sát từng chức năng và chức năng nào phụ thuộc vào người khác.

Việc tổ chức kinh doanh dễ dàng hơn nhiều, phát hiện các nhu cầu có thể và dễ dàng biết chúng ta nên liên hệ với ai bất cứ lúc nào nếu một nhiệm vụ chưa được thực hiện.

2. Giúp xác định mục tiêu tốt hơn

Với sơ đồ, bạn có thể nhanh chóng hiểu được mục tiêu mà mỗi bộ phận nên đạt được và theo dõi thành tích của họ, cũng như bất kỳ sai lệch nào có thể xảy ra mà cuối cùng có thể được chuyển hướng bằng các hành động.

3. Cơ hội thăng tiến nội bộ minh bạch

Đối với nhân viên, nó là một công cụ tốt cho phép họ dễ dàng hình dung các lộ trình thăng tiến trong tổ chức. Bằng cách này, họ có thể cảm thấy có động lực và muốn tiến bộ.

4. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân bổ nhiệm vụ trong chính bộ phận

Đối với người đứng đầu bộ phận, việc phân bổ các nhiệm vụ khác nhau sẽ được thực hiện và có thể phân phối chúng theo kinh nghiệm và đào tạo của từng nhân viên sẽ dễ dàng hơn nhiều. Người quản lý cấp trung sẽ có thể làm điều này cả trong các nhiệm vụ chung và các nhiệm vụ cụ thể hơn.

5. Phát hiện các khuyết tật trong kết cấu

Sơ đồ tổ chức cho phép chúng tôi xem liệu các quy trình có phát triển chính xác hay không, có tính đến con người và chức năng của họ. Điều này sẽ giúp chúng tôi hình dung xem có cần tuyển thêm nhân viên hay không, có nhiệm vụ nào không được thực hiện hoặc có chức năng chồng chéo ở các phòng ban khác nhau hay không.

🥀 Các loại sơ đồ tổ chức theo tổ chức

Sơ đồ tổ chức

Loại sơ đồ tổ chức này nói chung là phổ biến nhất trong các công ty. Nó được tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất, tức là từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất và rất hữu ích để hiểu ai báo cáo cho ai.

Sơ đồ này trực quan rất rõ ràng nhưng đúng là nó chặt chẽ hơn khi xác định chức năng của từng nhân viên.

Sơ đồ tổ chức ma trận

Loại kế hoạch này phổ biến ở các công ty có nhiều giám đốc, nhiều người quản lý dự án hoặc nhiều người giám sát bộ phận. Ưu điểm của nó là cho phép các mối quan hệ giữa các dịch vụ được tích hợp một cách đơn giản và tạo điều kiện cho sự hiểu biết về các dự án chung. trong quản lý trách nhiệm khác nhau.

lưu đồ phẳng

Lưu đồ này không được khuyến nghị nhưng có thể được một số công ty sử dụng. Nó bao gồm việc loại bỏ tất cả các nhà quản lý cấp trung và để lại, dưới hình thức một kế hoạch, các nhà quản lý và những nhân viên còn lại.

Bạn nghĩ gì về bài viết này trên sơ đồ tổ chức? Để lại cho chúng tôi ý kiến ​​​​của bạn trong các bình luận và chia sẻ nó nếu bạn thích nó.