Làm thế nào để lập kế hoạch truyền thông của một dự án?

Kế hoạch truyền thông rất quan trọng đối với các dự án của bạn. Giao tiếp hiệu quả, cả bên trong và bên ngoài, là thiết yếu cho sự thành công của dự án. Điều cần thiết là phải có một kế hoạch truyền thông dự án nêu rõ các bên liên quan là ai, cũng như thời điểm và cách tiếp cận họ. Tuy nhiên, có một cuộc sống tốt chiến lược truyền thông có thể rất hữu ích cho bạn. Bài viết này bao gồm:

• Lợi ích của kế hoạch truyền thông dự án
• Những gì cần bao gồm trong một kế hoạch truyền thông
• Cách viết kế hoạch truyền thông
• Và cách sử dụng một kế hoạch truyền thông xuyên suốt dự án

Nhưng trước khi bắt đầu, tôi muốn nói với bạn về khóa đào tạo cao cấp này đã cho phép cá nhân tôi tăng tỷ lệ chuyển đổi trên các trang web của mình. Chỉ cần nhấp vào đây, đó là một liên kết liên kết.

Lợi ích của kế hoạch truyền thông dự án

Về cốt lõi, kế hoạch truyền thông dự án tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả. Họ sẽ làm cho các dự án của bạn chạy trơn tru và giúp bạn tránh thất bại trong dự án. Các lợi ích chính khác bao gồm thiết lập và quản lý kỳ vọng, quản lý các bên liên quan tốt hơn và hỗ trợ quá trình lập kế hoạch dự án.

Đặt và quản lý kỳ vọng

Truyền thông dự án là một con đường hai chiều. Giống như việc lập kế hoạch dự án, các kỳ vọng cần phải được đặt ra và nhóm dự án cũng như các bên liên quan của khách hàng cần chịu trách nhiệm về việc giao tiếp diễn ra suôn sẻ.

Mặc dù một dự án không thể bắt đầu nếu không có kế hoạch dự án, nhưng các kế hoạch truyền thông dự án không dễ dàng được thảo luận, nhưng chúng nên như vậy.

Bằng cách cho khách hàng biết sớm những gì sẽ xảy ra trong quá trình dự án, bạn thiết lập giai điệu cho toàn bộ dự án, bắt đầu với quá trình đề xuất dự án.

Việc họ biết trước những gì bạn cần từ họ cũng rất hữu ích để họ có thể chuẩn bị sẵn sàng khi thời điểm đến.

Quản lý các bên liên quan và khách hàng

Trong suốt một dự án, việc giao tiếp thành công về sự liên kết với các mục tiêu và cột mốc, cũng như việc sắp xếp lại những điều này khi dự án thay đổi, là điều cần thiết để các bên liên quan đồng thuận và minh bạch về tình trạng của dự án.

Giao tiếp là chìa khóa để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và kế hoạch giao tiếp dự án có thể giúp bạn duy trì sự hiểu biết chung về những gì đang xảy ra và những gì nên xảy ra trong suốt dự án của bạn.

lập kế hoạch dự án

Kế hoạch truyền thông quản lý dự án xác định cách thông tin quan trọng sẽ được cung cấp trong suốt dự án, bởi ai và tần suất. Khi bạn hoàn thành việc lập kế hoạch dự án, bạn cũng nên hoàn thành việc lập kế hoạch truyền thông.

Không phải tất cả các dự án đều được tạo ra như nhau và vì lý do này, kế hoạch truyền thông dự án là duy nhất cho dự án của bạn, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải suy nghĩ về nó khi tạo kế hoạch dự án của bạn sau khi khởi chạy.

Các dự án lớn có nhu cầu giao tiếp khác với các dự án nhỏ và điều tương tự cũng xảy ra đối với các dự án có nhóm các bên liên quan so với một liên hệ dự án duy nhất.

Các dự án có mục tiêu, ngân sách, các thời hạn khác nhau và thậm chí các sản phẩm bàn giao khác nhau đều yêu cầu giao tiếp phù hợp với những nhu cầu đó và đó là điều cần lưu ý khi tạo kế hoạch giao tiếp dự án.

Những gì cần bao gồm trong kế hoạch truyền thông

Mặc dù các chi tiết cụ thể trong kế hoạch truyền thông của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại và phạm vi của dự án, một vài yếu tố chính nên được đưa vào mọi kế hoạch truyền thông dự án mà bạn tạo:

Các bên liên quan chủ chốt

Viết ra tất cả các bên liên quan chính, bao gồm cả liên hệ khách hàng chính của bạn. Bao gồm thông tin liên hệ như số điện thoại và email để bất kỳ ai truy cập vào kế hoạch liên lạc đều có thể tìm thấy thông tin này.

Các thành viên của nhóm

Bao gồm các thành viên chính trong nhóm dự án của bạn và vai trò của họ. Điều này rất hữu ích cho bất kỳ ai mới hoặc chưa quen với dự án. Liệt kê các thành viên trong nhóm của bạn tham gia vào việc giao tiếp các sản phẩm bàn giao, dẫn dắt các cuộc thảo luận chiến lược hoặc cách bạn sẽ quản lý các cuộc hội thoại kỹ thuật giữa các bên liên quan và nhóm của bạn.

phương pháp truyền thông

Mô tả các phương pháp liên lạc chính và các kênh khác nhau mà bạn sẽ sử dụng để liên hệ với các bên liên quan. Sử dụng email, gọi điện thoại, gặp mặt trực tiếp, họp video, mạng xã hội hoặc bất kỳ hình thức nào khác. Bao gồm ghi chú trên các kênh liên quan ưa thích.

loại giao tiếp

Bao gồm các loại giao tiếp, cách thức giao tiếp đó sẽ được chia sẻ, những gì sẽ được bao gồm và giao tiếp đó sẽ với ai. Mệnh dụ, bạn có thể cung cấp báo cáo tình trạng hàng tuần cho khách hàng.

Cân nhắc cách bạn sẽ cung cấp thông tin này, người sẽ cung cấp thông tin này và thông tin nào nên được đưa vào báo cáo.

phong cách giao tiếp

Điều này có thể được chia nhỏ bởi các bên liên quan và phương pháp truyền thông. Có phải một bên liên quan nào đó chỉ thích giao tiếp chính thức hay bạn có thể thực hiện nó một cách tình cờ hơn một chút?

Lịch họp

Mặc dù bạn có thể điều chỉnh điều này nếu cần trong suốt dự án, nhưng sẽ rất hữu ích khi có ý tưởng ban đầu về tần suất bạn sẽ gặp các bên liên quan.

Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, bạn cũng có thể cho biết tần suất bạn sẽ gửi email cho khách hàng. Đồng thời đưa các cuộc họp nhóm nội bộ vào lịch họp của bạn.

Thông điệp chính

Đối với mỗi bên liên quan, hãy xác định thông điệp hoặc thông tin chính sẽ cần được truyền đạt cho họ trong suốt dự án. Điều này cũng bao gồm bất kỳ thông tin hoặc phản hồi nào bạn cần từ họ.

Mục tiêu giao tiếp

Một kế hoạch truyền thông bao gồm các mục tiêu truyền thông có thể giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên những gì bạn đang cố gắng đạt được.

Cách viết kế hoạch truyền thông cho dự án của riêng bạn

1. Hiểu cài đặt của bạn

Kế hoạch truyền thông dự án không cần phải hình thức. Nhưng ít nhất nó nên được viết để bạn tham khảo. Hãy xem xét ngữ pháp, không phải vì bạn muốn nghe có vẻ thông minh mà vì bạn muốn nói rõ ràng và dễ hiểu.

Công cụ viết có thể giúp bạn xử lý việc này mà không mất quá nhiều thời gian. Với thứ tự đó, bạn có thể tự tin bắt đầu tạo nội dung của mình.

Đầu tiên, nó cho phép bạn ngồi xuống và thiết lập các tham số của dự án. Chúng bao gồm quy mô dự án, thông tin công ty khách hàng, sản phẩm bàn giao của dự án, lịch trình và nhóm dự án.

Nghĩ phong cách giao tiếp của nhóm của bạn và của khách hàng của bạn:

• Cho đến nay, truyền thông đã thành công như thế nào?
• Khách hàng của bạn có chỉ ra sở thích liên lạc không: họ có xu hướng gọi điện khi có câu hỏi hay họ tập trung vào email?
• Bạn gặp trực tiếp hay qua video?
• Nhóm của bạn có thường xuyên tương tác trực tiếp với bạn trong một dự án không? Họ có thích bối cảnh bằng văn bản hơn các cuộc họp không?

Khi bạn hiểu nhóm và khách hàng mà bạn làm việc cùng, bạn có thể áp dụng điều này vào kế hoạch hành động truyền thông.

2. Xác định mục tiêu và các bên liên quan của bạn

Liệt kê các sản phẩm bàn giao dự án của bạn và các bên liên quan chính của dự án. Tiếp theo, hãy thêm các mục tiêu dự án của bạn vào danh sách đó: Hãy suy nghĩ về việc giao tiếp dự án thành công là gì, không chỉ với khách hàng mà còn với nhóm của bạn.

Danh sách này sẽ hướng dẫn các quyết định truyền thông.

3. Lập kế hoạch truyền thông

hiện nay đã đến lúc lập kế hoạch. Xác định cách tiếp cận của bạn đối với thông tin liên lạc mà bạn sẽ có trong suốt dự án của mình. Biết mục tiêu dự án của bạn, hãy xem xét tần suất bạn sẽ liên lạc với các bên liên quan của khách hàng, cách bạn sẽ thực hiện và những thông tin liên lạc đó sẽ bao gồm những gì.

Bạn có thể quyết định sử dụng nhiều cách tiếp cận, chẳng hạn như đăng ký qua điện thoại hàng tuần để cập nhật tiến độ và ngân sách, cũng như gửi email hàng ngày cho các câu hỏi đang diễn ra và gặp mặt trực tiếp ít thường xuyên hơn để trình bày các cập nhật. dự án.

Dù bạn quyết định thế nào, hãy ghi nhớ các số liệu và mục tiêu của bạn. Những điều này sẽ giúp bạn xác định các loại thông tin liên lạc sẽ có lợi nhất cho dự án của bạn và mức độ chi tiết hoặc chuyên sâu của thông tin liên lạc của bạn.

Cách sử dụng kế hoạch truyền thông dự án

1. Chia sẻ nó với nhóm của bạn

Chia sẻ kế hoạch với nhóm của bạn sẽ thông báo cho họ về nhịp độ giao tiếp của bạn, điều này ảnh hưởng đến công việc và ngày giao hàng của họ, đồng thời cung cấp cho họ thêm ngữ cảnh về cách bạn sẽ giao tiếp và với ai.

Chia sẻ thông tin này có nghĩa là nhóm của bạn có thể giúp bạn thực hiện kế hoạch truyền thông.

2. Đi đúng hướng

Đảm bảo rằng nhóm của bạn biết và hiểu kế hoạch truyền thông của bạn để khách hàng của bạn nhận được thông tin nhất quán và có ý nghĩa được gửi đến họ trong suốt dự án.

Đặt tất cả các cuộc họp quan trọng của dự án ngay khi bạn có kế hoạch và thêm lời nhắc vào lịch của bạn để đăng ký thường xuyên và thậm chí cả email dự án để bạn theo dõi những điều quan trọng bạn đã đặt trong kế hoạch của mình.

Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn lạc khỏi kế hoạch truyền thông của mình và cảm thấy khó quay lại kế hoạch đó, hãy xem xét lại cách tiếp cận mà bạn đã đặt ra:

• Liệu nó vẫn tương ứng với các mục tiêu của dự án của bạn?
• Các mục tiêu hoặc các bên liên quan có thay đổi theo bất kỳ cách nào kể từ khi bắt đầu dự án không?
• Có cách nào hiệu quả hơn để truyền đạt thông tin dự án ở giai đoạn này không?

Kế hoạch truyền thông = Thành công

Có một kế hoạch truyền thông dự án cung cấp cho bạn các công cụ để giao tiếp hiệu quả. Một kế hoạch cũng có thể cho phép bạn đánh giá lại cách tiếp cận của mình và nhu cầu của khách hàng của bạn nếu cần thiết.

Bất kể kế hoạch truyền thông dự án của bạn chính thức hay không chính thức như thế nào, nó có thể là sự khác biệt giữa một dự án rất thành công và hiệu quả với một dự án chỉ lúng túng mà không có một kế hoạch vững chắc.

Hãy nghĩ về nó như một cách khác để thiết lập và kiểm tra các kỳ vọng trong suốt một dự án. Hãy nghĩ về nó như một cách để đảm bảo giao tiếp có ý nghĩa và thành công một cách dễ dàng.

Bạn nghĩ sao ?

Kế hoạch truyền thông dự án cần thiết như thế nào đối với sự thành công của một dự án? Bạn có nghĩ rằng các nhà quản lý dự án nên luôn luôn viết một kế hoạch truyền thông cho các dự án, bất kể quy mô của chúng? Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn bằng cách để lại nhận xét!

Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm soát tài chính cá nhân của mình trong sáu tháng, tôi khuyên bạn nên thực hiện hướng dẫn này.

Để lại cho chúng tôi một bình luận