控制项目成本以提高盈利能力

成本控制在任何财务战略中都起着至关重要的作用。 在跟踪项目财务时，您如何保持预算？ 就像制定个人预算一样，您可以选择多种选择：对费用进行分类、确定最昂贵的项目以及找到限制每个领域费用的解决方案。完成所有这些操作后，您将能够控制项目成本，控制预算， 分析您的盈利能力 并增加利润。

无论是企业还是个人，所有预算的成本控制基本原则都是相同的。在本文中， Finance de Demain Consulting 解释成本控制的概念以及它如何适应更大的成本管理系统。

什么是成本控制？

成本控制是确定和减少旨在增加企业利润的费用的原则。 它可以在项目或公司范围内完成。 在这种情况下，我们将专注于将成本控制流程应用于一个项目或一组项目。

作为项目经理，成本控制将帮助您监控资源管理计划并在超出预算时做出响应。如果您的项目超出预算，报告工具也会有所帮助。假设您为新项目聘请的自由设计师编辑图像的时间比预期要长得多。确定这笔额外成本后，您可能决定为下一个项目聘请一名内部设计师，以降低成本并提高效率。

控制成本如何产生影响？

您的团队是否未能满足项目范围或预算？ 这就是成本控制变得重要的地方。 即使您的预算有限，控制成本也可以帮助您进一步降低成本，同时增加收入。此流程提供了公司总体支出的概览：它突出显示了最昂贵的领域，并更详细地确定了每个领域的支出。

作为第一步，成本控制可以应用于项目，目的是降低这种规模的成本，从而有可能增加公司的利润。

什么是成本控制技术？

最初，成本控制可能发生在公司的较高级别，但通常发生在项目级别。您可以在此处评估每个项目的实际成本并对其进行有效管理。为了更好地控制项目成本，需要遵循以下五个步骤：

1. 计划你的预算

首先，您需要规划预算，以获​​得详细的成本估算并有效地分配资源。的发展 项目计划 详细信息将减少成本差异，即初始预算与实际费用之间的差异。将以下内容纳入您的预算计划：

• 项目所需的团队成员数量
• 完成项目所需时间的估计
• 项目所需材料

在计算项目所需的时间和材料时，请在预算中留一些余量。 意外情况并不少见，您可能需要延长项目时间表或申请额外资源。

2.监控所有费用

项目成本控制的第二步是监控项目费用的进度。如果您实时注意到成本差异，您将能够更轻松地采取纠正措施。项目结束时，就太晚了，钱就花完了。此时，你要做的就是吸取教训，避免以后再出现这种情况。

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要在项目期间有效地监控您的费用，请设置项目里程碑。 在每个里程碑，您可以分析您的费用并确保遵守项目范围。 如果您在给定的里程碑发现成本超支，您可以在项目后期找到减少成本的解决方案。

3.使用变更控制系统

在项目规划阶段设定明确的目标至关重要。为了确保您实现这些目标，可能需要变更控制流程。变更控制是管理项目期间利益相关者所做的所有变更的一组步骤。它可以在变化出现时立即做好准备，从而相应地调整项目，从而有助于防止目标发生偏差。

4. 控制过程的阶段

启动

当利益相关者请求对项目进行更改时，变更控制流程就开始了。请求可能会有所不同：可能是延长截止日期或新的项目交付成果。

评估

项目经理或部门负责人扫描请求以获取基本信息，例如所需资源、请求的影响以及请求的接收者。 初步评估后，变更请求进入分析阶段。

L'分析

在分析阶段，相关项目经理批准或拒绝请求。 在某些情况下，可能会设立变更控制委员会来控制变更的批准。 项目经理批准或拒绝请求，并通知团队。

根据项目的规模，项目经理还可以在变更日志中记录变更，以确保所有项目涉众都收到信息。

执行

实施变更可能因项目阶段而异，但通常涉及更新时间表和可交付成果，并通知项目团队。 您需要评估项目范围并验证更改时间表不会对计划目标产生重大影响。

围栏

在记录、分发和实施请求后，您可以进入收尾阶段。建议您制定正式的结束计划，以便所有团队成员将来都可以访问和参考此信息。通过有效地审查项目的变更，成本控制应该是自然而然的。准确预测项目的预算和成功需要从始至终保持认真的管理。过程中出现不可预见的事件是不可避免的，但某些制度的建立有助于防止这些偏差。

4. 管理你的时间

时间管理是成本控制的一个组成部分：当项目总工期增加时，项目总成本也会增加。为了避免超出分配的预算，您首先必须遵守项目进度。采用时间管理策略来提高生产力并帮助团队成员在预算范围内按时完成工作。

以下是一些时间管理技巧：

时间盒

时间盒是一种以目标为导向的时间管理策略，涉及在“时间内完成任务” 时间块 “。 例如，如果你需要写一篇博文，你可以创建一个两小时的时间段来概述它。 然后，在休息之后，你可以回到另一个三个小时的时间段来制作初稿。

时间阻塞

时间块类似于时间盒，但不是为每个单独的任务设置一定的时间量，而是为相关工作在日历中划出特定时间段。

番茄工作法

与时间盒和时间块一样，番茄工作法可帮助您在短时间内完成任务并在工作时段之间休息。 例如，工作 25 分钟，然后休息四次，每次五分钟。 然后，在第四次工作会议之后，从 20 或 30 分钟s.

阿瓦莱斯勒克拉波

S马克·吐温有句名言：“如果你必须吞下一只蟾蜍，你最好早上第一件事就是这么做。” 时间管理策略 “吃青蛙”的灵感来自于这句话，鼓励你先处理重要或复杂的任务，然后再处理不太重要或不太紧急的任务。

帕累托原则

仍称 80-20规则 该原则基于一个基本规则：我们将 20% 的时间用于完成 80% 的工作。 具体来说，如果能够足够快地处理这 80% 的任务，就可以让我们在工作日有更多时间处理剩下的 20%，这将占用我们 80% 的时间。

把事情做好（GTD）

发明人 大卫·艾伦 2000年代初期，“ 想干 » 或法语中的“把事情做好”，建议事先以书面形式列出计划的任务清单。 一旦摆脱了这些考虑，您将能够采取行动，而不必弄清楚要做什么，而不是依赖工作管理工具。

将生产力作为成本控制的一部分似乎有悖常理，但项目绩效是现金流的基石。如果您的团队生产力低下，您将无法按时完成项目，而未能按时完成会产生额外成本。从逻辑上讲，如果您的项目成本更高，您公司的现金流就会减少。 

5.跟踪挣值

跟踪您的挣值可以帮助您预测项目的财务结果。 这种成本控制方法需要成本会计知识。 它可以帮助您检测可变成本的开始，从而防止未来项目出现差异。

挣值是项目中实际完成的任务量。 要跟踪挣值并查看您是否按时完成，您需要将已完成任务的百分比乘以项目预算。

跟踪挣值的步骤

要跟踪挣值，请执行以下步骤：

• 步骤1： 以百分比的形式确定每项任务的完成程度。
• 步骤2： 设置计划值（计划价值或PV）或计划工作的预算成本。 这是授权完成计划工作的预算。
• 步骤3： 确定挣值（E赚取价值或EV），或所执行工作的预算成本。 这是实际完成的工作量。
• 步骤4： 确定实际成本（实际成本或AC），代表所执行工作的实际成本。 这些是与已完成的工作相关的费用。
• 步骤5： 计算成本差异（成本差异或 CV）通过从实际成本中减去挣值（CV = EV - AC）。
• 步骤6： 编译结果。

对于前三个步骤，您需要收集有关项目成本的信息，而对于后三个步骤，您需要执行计算和分析。成本差异代表项目的成本状态。当您控制成本时，您的简历就是确定您的项目是否符合预算的指标。 A 负面简历 意味着该项目超出了预算。

您应该控制成本还是管理成本？

将成本控制与成本管理混淆是很常见的。 这是两个不同的术语，需要正确定义和理解。 成本控制是更大的成本管理系统中的一个子过程。

成本控制涉及确定费用并减少费用以增加利润，而成本管理则代表估算、预算和控制项目成本的整个过程。您的公司可能有许多员工参与成本管理。根据团队的规模，不同的人可能会负责资源规划和预算。

为了有效控制成本，团队需要监控业务不同级别的支出，以充分关注业务预算的每个部分并进行透彻分析。

使用成本控制来跟踪和减少项目费用

跟踪成本数据以减少项目费用是一个繁琐的过程，但成本管理直接影响盈利能力。为了有效管理成本，请创建一个可自定义的仪表板，让所有信息触手可及。这种自动化将使您能够在一个地方同时处理项目管理和成本控制。

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