确保项目成功的项目计划阶段

项目计划中确保项目成功的步骤

项目计划是项目经理仔细规划的结果。 它是指导项目进展的主要文件。 这是项目经理的指南。

尽管项目计划因公司而异,但项目计划中绝对必须包含十个步骤,以避免在项目执行阶段出现混乱和被迫即兴发挥。

在这篇文章中 我给你我的建议来帮助你写好你的项目计划。 如果您想成功执行您的项目,您的项目计划必须绝对包括以下要素:

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一、项目目标

项目目标在项目章程中定义。 但是,它们也应该包含在项目计划中,以进一步解释项目目标。 无论项目经理选择将目标纳入项目计划,重要的是保持目标之间的清晰联系 项目章程 – 项目的第一个关键文件 – 项目的第二个关键文件,即项目计划。

二、项目范围

与项目目标一样,范围在章程中定义,并且必须由项目经理在项目计划中进一步细化。 通过定义范围,项目经理可以开始展示它的样子 项目的目标.

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如果未定义范围,则可以扩展到整个项目。 这会导致成本超支和错过最后期限。

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例如,如果您领导营销团队为公司的产品线制作宣传册,您应该列出页数并提供成品外观示例。

对于一些团队成员来说,一本小册子可能意味着两页,而其他人可能认为十页就足够了。 定义范围可以让整个团队从一开始就达成一致。

3. 里程碑和主要成果

项目的主要成就称为里程碑,主要工作产品称为主要可交付成果。 它们都代表了项目工作的主要组成部分。 项目计划应确定这些要素,对其进行定义,并设置完成它们的时间表。

如果一个组织正在进行一个开发新软件的项目,主要的可交付成果可能是业务需求的最终列表以及如何实现它们。

然后项目可以有设计完成、系统测试、用户验收测试和软件部署日期的里程碑。 这些里程碑与工作产品相关,但它们更多地与流程相关,而不是与产品本身相关。

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里程碑和关键交付时间不必是准确的日期,但越具体越好。 准确的日期有助于项目经理更准确地分解工作结构。

在计划的这个阶段,您将创建里程碑,以便您可以将大型或高级可交付成果分解为更小的可交付成果,这些可在下一阶段进行描述。

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4.工作分解结构

工作分解结构将项目的里程碑和主要可交付成果分解为更小的块,以便可以为每个方面分配一个人的责任。

在开发这种结构时,项目经理会考虑许多因素,例如项目团队成员的优势和劣势、任务之间的相互依赖性、可用资源以及项目的总体截止日期。

项目经理对项目的成功负最终责任,但他们不能单独完成这项工作。 分解结构是项目经理用来确保项目责任的工具。

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该工具还告诉项目利益相关者谁负责什么。 如果项目经理担心某项任务,他确切地知道该与谁会面。

五、投资预算

项目预算显示为完成项目分配了多少资金。 项目经理负责适当地分配这些资源。

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对于有供应商的项目,项目经理确保根据合同条款完成可交付成果,特别注意质量。 一些项目预算与人力资源计划相关联。

通过查看完成任务所需的时间和所需的劳动力成本来确定每个步骤的成本非常重要。 项目的成本与项目的持续时间有关,而持续时间又归结为项目的范围。 范围、里程碑、任务和预算应保持一致且切合实际。

6.人力资源计划

人力资源计划显示了项目将如何配备人员。 它定义了谁将成为项目团队的一员以及每个人必须承诺多长时间。

在制定此计划时,项目经理与团队成员及其主管协商每个团队成员可以投入项目的时间。 如果需要额外的人员来咨询项目,但他们是项目团队的一部分,这也会记录在人员配置计划中。 再次咨询适当的主管。

七、风险管理计划

运行项目时,很多事情都可能出错。 虽然很难预测每一个可能发生的灾难或小事件,但可以预测许多陷阱。 在风险管理计划中,项目经理识别所有项目风险。 它还确定了这些情况发生的可能性以及缓解这些情况的策略。

在制定此计划时,项目经理可能会征求项目发起人或其项目团队的意见。

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针对可能发生或与之相关的高成本风险制定了缓解策略。 计划中会注明不太可能发生的风险和成本较低的风险,即使它们没有缓解策略。

8.沟通计划

沟通计划描述了如何将项目传达给不同的受众。 与工作分解结构非常相似,沟通计划将完成每个组件的责任分配给项目团队成员。

在此步骤中,重要的是要描述问题将如何在团队内沟通和解决。 还应指定与团队和利益相关者沟通的频率。 每条消息都有目标受众。 它可以帮助项目经理确保在正确的时间将正确的信息传递给正确的人。

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9.利益相关者管理计划

干系人管理计划确定干系人将如何在项目中使用。 有时利益相关者只需要接收信息。 可以在沟通计划中考虑到这一点。

10.变革管理计划

变更管理计划建立了对项目进行变更的框架。 尽管项目经理往往希望避免对项目进行更改,但有时这些更改是不可避免的。

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变更管理计划提供了进行变更的协议和流程。 项目发起人、项目经理和项目团队成员遵循变革管理计划对于问责制和透明度至关重要。

总结...。

项目计划是项目成功的重要文件。 它作为项目实施的指南针,从开始到结束。 因此,它需要所有利益相关者的积极参与,以便在各个方面达成一致。 花所有必要的时间来定义它也很重要。

计划不明确的主要风险是,您可能会因尚未确定的分歧点而面临有待解决的争议。

我邀请您在评论中分享您的意见和经验。

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