如何制定項目的溝通計劃？

溝通計劃對您的專案很重要。 有效的內部和外部溝通是 對專案的成功至關重要。 制定專案溝通計畫至關重要，概述利害關係人是誰，以及何時以及如何與他們聯繫。 然而，擁有良好的 溝通策略 對您非常有用。 本文涵蓋：

• 項目溝通計劃的好處
• 溝通計劃中應包含的內容
• 如何編寫溝通計劃
• 以及如何在整個項目中使用溝通計劃

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項目溝通計劃的好處

項目溝通計劃的核心是促進有效溝通。 它們將使您的項目順利進行並幫助您避免項目失敗。 其他主要好處包括設定和管理期望、更好的利益相關者管理以及協助項目規劃過程。

設定和管理期望

項目溝通是雙向的。 與項目規劃非常相似，需要設定期望，並且項目團隊和客戶利益相關者需要對溝通的順利進行負責。

雖然項目沒有適當的項目計劃就不會開始，但項目溝通計劃並不容易討論，但他們應該如此。

通過在項目過程的早期讓客戶知道期望什麼，您可以從項目提案過程開始為整個項目定下基調。

讓他們提前知道您需要從他們那裡得到什麼也很有幫助，這樣他們就可以在時機成熟時做好準備。

利益相關者和客戶管理

在整個項目中，關於與目標和里程碑的一致性的成功溝通，以及隨後隨著項目變化對這些目標和里程碑的調整，對於利益相關者的支持和項目狀態的透明度至關重要。

溝通是與客戶保持良好關係的關鍵，項目溝通計劃可以幫助您在整個項目中保持對正在發生的事情和應該發生的事情的共同理解。

項目計劃

項目管理溝通計劃定義了在整個項目中如何提供關鍵信息、由誰提供以及多久提供一次。 當您完成項目規劃時，您還應該完成溝通規劃。

並非所有項目都是平等創建的，因此，項目溝通計劃對您的項目來說是獨一無二的，這就是為什麼在啟動後創建項目計劃時考慮它很重要的原因。

大型項目與小型項目有不同的溝通需求，具有利益相關者團隊的項目與單個項目聯繫人的項目也是如此。

有目標、預算的項目， 不同的截止日期甚至不同的可交付成果都需要根據這些需求量身定制的溝通方式，這是在製定項目溝通計劃時要牢記的一點。

溝通計劃中應包含的內容

雖然您的溝通計劃的細節會因項目的類型和範圍而異，但您創建的每個項目溝通計劃中都應包含一些關鍵要素：

主要利益相關者

寫下所有關鍵利益相關者，包括您的主要客戶聯繫人。 包括電話號碼和電子郵件等聯繫信息，以便訪問通信計劃的任何人都可以找到此信息。

團隊成員

包括項目的主要團隊成員及其角色。 這對於任何新手或不熟悉該項目的人來說都很方便。 列出您的團隊中參與溝通可交付成果、領導戰略討論或您將如何管理利益相關者與您的團隊之間的技術對話的成員。

溝通方式

描述您將用於聯繫利益相關者的主要溝通方法和不同渠道。 使用電子郵件、電話、面對面會議、視頻會議、社交媒體或任何其他方式。 包括有關首選利益相關者渠道的註釋。

通訊方式

包括溝通的類型、分享溝通的方式、將包含的內容以及與誰進行溝通。 例如， 您可以向客戶提供每週狀態報告。

考慮您將如何提供這些信息、將提供給誰以及報告中應包含哪些信息。

溝通方式

這可以通過利益相關者和溝通方法來分解。 某個利益相關者是只喜歡正式的溝通，還是可以隨意一點？

會議日曆

雖然您可以在整個專案中根據需要對此進行調整，但初步了解與利害關係人會面的頻率會很有幫助。

根據項目的範圍，您也可以指定向客戶發送電子郵件的頻率。 也應將內部團隊會議納入您的會議日曆中。

關鍵信息

對於每個利益相關者，確定在整個項目過程中需要傳達給他們的關鍵信息或信息。 這還包括您需要他們提供的任何信息或反饋。

溝通目標

包含溝通目標的溝通計劃可以幫助您根據您要實現的目標做出決策。

如何編寫自己的項目溝通計劃

1.了解您的設置

專案溝通計劃 不需要很正式。 但至少應該寫下來供自己參考。 考慮文法，不是因為你想讓自己聽起來很聰明，而是因為你想要清晰易懂。

編寫工具可以幫助您處理這個問題，而無需花費太多時間。 有了這些，您就可以放心地開始創建您的內容了。

首先，它讓您坐下來設置項目參數。 這些包括項目規模、客戶公司信息、項目可交付成果、進度和項目團隊。

思考 溝通方式 您的團隊和您的客戶：

• 到目前為止，通信有多成功？
• 您的客戶是否表示了對溝通的偏好：他們在有問題時傾向於打電話還是以電子郵件為中心？
• 你們是親自見面還是通過視頻見面？
• 您的團隊多久直接與您就項目進行互動？ 與會議相比，他們更喜歡書面語境嗎？

一旦您了解了與您合作的團隊和客戶，您就可以將其應用到溝通行動計劃中。

2. 定義你的目標和你的利益相關者

列出您的項目可交付成果和關鍵項目利益相關者。 接下來，將您的項目目標添加到該列表中：想想成功的項目溝通是什麼，不僅是與您的客戶，還包括與您的團隊。

該列表將指導通信決策。

3.制定溝通計劃

現在 是時候制定計劃了。 定義您在整個專案中的溝通方法。 了解您的專案目標，考慮您與客戶利害關係人溝通的頻率、您將如何進行以及這些溝通將包括哪些內容。

您可能會決定使用多種方法，例如每週電話簽到以更新日程安排和預算進度，以及每天發送電子郵件以解決即時問題和不太頻繁的面對面會議以提供更新。項目。

無論您做出什麼決定，請牢記您的指標和目標。 這些應該可以幫助您確定對您的專案最有利的溝通類型以及您的溝通應該有多詳細或深入。

如何使用項目溝通計劃

1. 與您的團隊分享

與您的團隊分享計劃將使他們了解您的溝通節奏，這會影響他們的工作和交付日期，但也會讓他們更多地了解您將如何溝通以及與誰溝通。

共享此信息意味著您的團隊可以幫助您實施溝通計劃。

2. 保持正軌

確保您的團隊知道並理解您的溝通計劃，以便您的客戶在整個項目過程中收到一致且有意義的信息。

制定計劃後立即預訂所有關鍵項目會議，並在日曆中添加提醒以進行定期簽到甚至項目電子郵件，這樣您就可以按計劃完成重要事項。

如果您在任何時候偏離了您的溝通計劃並且發現很難回到它，請重新考慮您設定的方法：

• 它是否仍然符合您的項目目標？
• 自項目開始以來，目標或利益相關者是否發生過任何變化？
• 現階段是否有更有效的項目信息溝通方式？

溝通計劃=成功

制定項目溝通計劃可為您提供有效溝通的工具。 計劃還可以讓您重新評估您的方法 以及您客戶的需求（如有必要）。

無論您的項目溝通計劃多麼正式或非正式，它都可能是一個非常成功和有效的項目與一個沒有可靠計劃而停滯不前的項目之間的區別。

將其視為在整個項目中設定和檢查期望的另一種方式。 將其視為一種輕鬆確保有意義且成功的溝通的方式。

你怎麼看 ？

項目溝通計劃對於項目的成功有多重要？ 您是否認為無論項目大小，項目經理都應該始終為項目編寫溝通計劃？ 通過發表評論讓我知道您的想法！

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