ለበለጠ ትርፋማነት የፕሮጀክት ወጪዎችን ይቆጣጠሩ

የዋጋ ቁጥጥር በማንኛውም የፋይናንስ ስትራቴጂ ውስጥ ወሳኝ ሚና ይጫወታል። የፕሮጀክትዎን ፋይናንስ በሚከታተሉበት ጊዜ በበጀት ላይ እንዴት ይቆያሉ? ልክ እንደ የግል በጀት ማዘጋጀት, ብዙ አማራጮች ለእርስዎ ይገኛሉ: ወጪዎችን ይከፋፍሉ, በጣም ውድ የሆኑትን እቃዎች ይወስኑ እና በእያንዳንዱ አካባቢ ወጪዎችን ለመገደብ መፍትሄዎችን ይፈልጉ. እነዚህን ሁሉ ድርጊቶች ከጨረሱ በኋላ በጀቱን መቆጣጠር ይችላሉ, የእርስዎን ትርፋማነት ለመተንተን እና ትርፍ መጨመር.

የወጪ ቁጥጥር መሰረታዊ መርሆች ለሁሉም በጀቶች፣ ለድርጅትም ይሁን ለግል ተመሳሳይ ናቸው። በዚህ ጽሑፍ ውስጥ. Finance de Demain Consulting የወጪ ቁጥጥር ጽንሰ-ሀሳብ እና እንዴት ወደ ትልቅ የወጪ አስተዳደር ስርዓት እንደሚስማማ ያብራራል።

የዋጋ ቁጥጥር ምንድነው?

የዋጋ ቁጥጥር የኩባንያውን ትርፍ ለመጨመር የታለመ ወጪዎችን የመለየት እና የመቀነስ መርህ ነው። በፕሮጀክት ደረጃ ወይም በኩባንያው ደረጃ በሙሉ ሊከናወን ይችላል.

በዚህ ሁኔታ የዋጋ ቁጥጥር ሂደቱን በፕሮጀክት ወይም በፕሮጀክቶች ቡድን ማዕቀፍ ውስጥ በመተግበር ላይ እናተኩራለን።

እንደ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ የወጪ ቁጥጥር የሃብት አስተዳደር እቅድዎን ለመከታተል እና የበጀት መብዛትን ምላሽ ለመስጠት ይጠቅማል።

ለፕሮጀክትዎ ከበጀት በላይ ከሄዱ፣ የሪፖርት ማድረጊያ መሳሪያም ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ለአዲስ ፕሮጀክት የቀጠርከው የፍሪላንስ ዲዛይነር ምስሎቹን ለማረም ከተጠበቀው በላይ ጊዜ ወስዷል እንበል።

ይህንን ተጨማሪ ወጪ ከለዩ በኋላ፣ ወጪን ለመቀነስ እና ቅልጥፍናን ለማግኘት የቤት ውስጥ ዲዛይነር ለመቅጠር ለቀጣዩ ፕሮጀክትዎ ሊወስኑ ይችላሉ።

ወጪዎችን መቆጣጠር እንዴት ለውጥ ያመጣል?

የእርስዎ ቡድን የፕሮጀክት ወሰን ወይም በጀት ማሟላት አልቻለም? የዋጋ ቁጥጥር አስፈላጊ የሚሆነው እዚህ ላይ ነው። ምንም እንኳን በጀት ላይ ቢሆኑም, ወጪዎችን መቆጣጠር የበለጠ እንዲቀንስ እና በመንገድ ላይ ገቢን ለመጨመር ይረዳል.

ይህ ሂደት ስለ አጠቃላይ የኩባንያው ወጪ ግንዛቤን ይሰጣል፡ በጣም ውድ የሆኑትን አካባቢዎች ያጎላል እና በእያንዳንዱ በእነዚህ አካባቢዎች ወጪን የበለጠ ይለያል።

እንደ መጀመሪያው ደረጃ የወጪ ቁጥጥር በፕሮጀክቱ ላይ በዚህ ሚዛን ወጪዎችን ለመቀነስ እና በዚህም የኩባንያውን ትርፍ ለመጨመር ሊተገበር ይችላል.

የዋጋ ቁጥጥር ዘዴዎች ምንድ ናቸው?

መጀመሪያ ላይ የዋጋ ቁጥጥር በከፍተኛ የንግዱ ደረጃዎች ላይ ሊከሰት ይችላል, ነገር ግን ብዙ ጊዜ በፕሮጀክት ደረጃ ይከናወናል. በእያንዳንዱ ፕሮጀክት ትክክለኛ ወጪዎችን መገምገም እና ውጤታማ በሆነ መንገድ ማስተዳደር የሚችሉት በዚህ ደረጃ ነው።

የፕሮጀክት ወጪዎችን በተሻለ ለመቆጣጠር መከተል ያለባቸው አምስት ደረጃዎች እዚህ አሉ።

1. በጀትዎን ያቅዱ

በመጀመሪያ ዝርዝር የወጪ ግምት ለማግኘት እና ሀብቶችን በብቃት ለመመደብ በጀትዎን ማቀድ ያስፈልግዎታል። ዝርዝር የፕሮጀክት እቅድ ማዘጋጀት የዋጋ ልዩነቶችን ይቀንሳል ይህም በመጀመሪያው በጀት እና በተጨባጭ ወጪዎች መካከል ያለው ልዩነት ነው።

በበጀት እቅድዎ ውስጥ ያካትቱ፡

• ለፕሮጀክቱ የሚያስፈልጉ የቡድን አባላት ብዛት
• ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልገው ጊዜ ግምት
• ለፕሮጀክቱ የሚያስፈልጉ ቁሳቁሶች

ለፕሮጀክቱ የሚያስፈልጉትን ጊዜ እና ቁሳቁሶች ሲያሰሉ, በበጀትዎ ውስጥ ትንሽ መዘግየት ያስቀምጡ. ያልተጠበቀው ያልተለመደ ነገር አይደለም እና የፕሮጀክቱን የጊዜ ሰሌዳ ማራዘም ወይም ተጨማሪ መገልገያዎችን መጠየቅ ሊኖርብዎ ይችላል.

2. ሁሉንም ወጪዎች ይቆጣጠሩ

በፕሮጀክት ወጪ ቁጥጥር ውስጥ ሁለተኛው እርምጃ የፕሮጀክት ወጪዎችን ሂደት መከታተል ነው. የዋጋ ልዩነቶችን በቅጽበት ካስተዋሉ የማስተካከያ እርምጃን በቀላሉ መውሰድ ይችላሉ።

በፕሮጀክቱ መጨረሻ ላይ, በጣም ዘግይቷል, ገንዘቡ ጥቅም ላይ ይውላል. በዚህ ጊዜ, ይህ ሁኔታ ወደፊት እንዳይከሰት ለመከላከል ከእሱ መማር ብቻ ነው.

በፕሮጀክት ጊዜ ወጪዎችዎን በብቃት ለመከታተል፣ የፕሮጀክት ወሳኝ ደረጃዎችን ያዘጋጁ። በእያንዳንዱ ምዕራፍ ላይ ወጪዎችዎን መተንተን እና የፕሮጀክቱ ወሰን መከበሩን ማረጋገጥ ይችላሉ. እና በተወሰነ ደረጃ ላይ የዋጋ መጨናነቅን ካስተዋሉ በኋላ በፕሮጀክቱ ውስጥ ለመቀነስ መፍትሄ ማግኘት ይችላሉ።

3. የለውጥ ቁጥጥር ስርዓቶችን ተጠቀም

በፕሮጀክቱ እቅድ ወቅት ግልጽ ግቦችን ማውጣት አስፈላጊ ነው. እነዚህን ግቦች ማሳካትዎን ለማረጋገጥ፣ የለውጥ ቁጥጥር ሂደት አስፈላጊ ሊሆን ይችላል።

የለውጥ ቁጥጥር በፕሮጀክት ወቅት በባለድርሻ አካላት የተደረጉ ለውጦችን ሁሉ የሚቆጣጠሩ የእርምጃዎች ስብስብ ነው። ለውጦች ሲታዩ ወዲያውኑ እርስዎን በማዘጋጀት እና ፕሮጀክቱን በዚሁ መሰረት በማስተካከል የዓላማዎች መንሸራተትን ለመከላከል ያስችላል።

4. የቁጥጥር ሂደት ደረጃዎች

ፕሪሚንግ

የለውጡ ቁጥጥር ሂደት የሚጀምረው ባለድርሻ አካላት በፕሮጀክቱ ላይ ለውጥ ሲጠይቁ ነው። ጥያቄው ሊለያይ ይችላል፡ የግዜ ገደቦች ማራዘም ወይም አዲስ የፕሮጀክት ማስረከቢያ ሊሆን ይችላል።

ግምገማ

የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ወይም የመምሪያው ኃላፊ ለመሠረታዊ መረጃ ጥያቄውን ይቃኛል, እንደ አስፈላጊ ሀብቶች, የጥያቄው ተፅእኖ እና የጥያቄው ተቀባዮች. ከመጀመሪያው ግምገማ በኋላ, የለውጥ ጥያቄው ወደ የትንታኔ ደረጃ ይሸጋገራል.

ትንተና

በመተንተን ደረጃ፣ የሚመለከተው የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ጥያቄውን ያፀድቃል ወይም ውድቅ ያደርጋል። በአንዳንድ ሁኔታዎች ለውጦችን ማፅደቁን የሚቆጣጠር የለውጥ ቁጥጥር ኮሚቴ ሊቋቋም ይችላል። የፕሮጀክት አስተዳዳሪው ጥያቄውን ያጸድቃል ወይም ይክዳል እና ቡድኑን ያሳውቃል።

እንደ ፕሮጀክቱ መጠን ሁሉም የፕሮጀክት ባለድርሻ አካላት መረጃውን መቀበላቸውን ለማረጋገጥ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ ለውጡን በለውጥ መዝገብ ውስጥ ማስገባት ይችላል።

ትግበራ

ለውጥን መተግበር እንደ ኘሮጀክቱ ደረጃ ሊለያይ ይችላል ነገርግን በአጠቃላይ የጊዜ ሰሌዳውን እና ሊደረስባቸው የሚችሉ ነገሮችን ማዘመንን እንዲሁም የፕሮጀክት ቡድኑን ማሳወቅን ያካትታል።

የፕሮጀክቱን ስፋት መገምገም እና የጊዜ ሰሌዳውን መቀየር በታቀዱት ዓላማዎች ላይ ትልቅ ተጽእኖ እንደማይኖረው ማረጋገጥ አለብዎት.

አጥር

ጥያቄውን ከሰነዱ, ካሰራጩ እና ከተተገበሩ በኋላ ወደ መዝጊያው ደረጃ መሄድ ይችላሉ. ሁሉም የቡድን አባላት ወደፊት ይህንን መረጃ ማግኘት እና ማጣቀስ እንዲችሉ መደበኛ የመዝጊያ እቅድ እንዲኖርዎት ይመከራል።

በፕሮጀክቶችዎ ላይ የተደረጉ ለውጦችን በብቃት በመገምገም የወጪ ቁጥጥር በተፈጥሮ መምጣት አለበት።

የፕሮጀክቱን በጀት እና ስኬት በትክክል መተንበይ ከመጀመሪያው እስከ መጨረሻው ህሊናዊ አስተዳደርን መጠበቅን ያካትታል። በመንገድ ላይ ያልተጠበቁ ክስተቶች አይቀሬ ናቸው, ነገር ግን የተወሰኑ ስርዓቶች መመስረት እነዚህን ልዩነቶች ለመጠበቅ ይረዳል.

4. ጊዜዎን ይቆጣጠሩ

የጊዜ አያያዝ የወጪ ቁጥጥር ዋና አካል ነው፡ የአንድ ፕሮጀክት አጠቃላይ ቆይታ ሲጨምር የፕሮጀክቱ አጠቃላይ ወጪም ይጨምራል። የተመደበውን በጀት ላለማለፍ, ከሁሉም በላይ የፕሮጀክቱን መርሃ ግብር ማክበር አለብዎት.

ምርታማነትን ለመጨመር እና የቡድን አባላት በበጀት ውስጥ ስራን በሰዓቱ እንዲያጠናቅቁ ለማገዝ የሰዓት አስተዳደር ስልቶችን ይቅዱ።

አንዳንድ የጊዜ አያያዝ ምክሮች እዚህ አሉ

Timeboxing

Timeboxing በ " ውስጥ ተግባራትን ማጠናቀቅን የሚያካትት ግብ ላይ ያተኮረ የጊዜ አስተዳደር ስትራቴጂ ነው የጊዜ እገዳ ».

ለምሳሌ, የብሎግ ልጥፍ መፃፍ ከፈለጉ, ለመዘርዘር የሁለት ሰዓት እገዳ መፍጠር ይችላሉ. ከዚያ፣ ከእረፍት በኋላ፣ የመጀመሪያውን ረቂቅ ለመስራት ወደ ሌላ ሶስት ሰአታት መመለስ ይችላሉ።

ጊዜ ማገድ

የጊዜ እገዳ ከ የሰዓት ቦክስ ጋር ተመሳሳይ ነው፣ ነገር ግን ለእያንዳንዱ ተግባር የተወሰነ ጊዜን ከማዘጋጀት ይልቅ፣ ለተዛማጅ ስራ የቀን መቁጠሪያዎ የተወሰኑ ወቅቶችን ያግዳሉ።

የፖሞዶሮ ዘዴ

ልክ እንደ የሰዓት ቦክስ እና የጊዜ እገዳ፣ የፖሞዶሮ ቴክኒክ ስራዎችዎን በአጭር ጊዜ ውስጥ እንዲያጠናቅቁ እና በስራ ክፍለ ጊዜዎች መካከል እረፍት እንዲወስዱ ይረዳዎታል።

ለምሳሌ, ለ 25 ደቂቃዎች ስራ, ከዚያም የአምስት ደቂቃ እረፍት አራት ጊዜ ይውሰዱ. ከዚያ ከአራተኛው የሥራ ክፍለ ጊዜ በኋላ ረዘም ያለ እረፍት ይውሰዱ 20 ወይም 30 ደቂቃዎችs.

እንቁራሪቱን ዋጥ

Sማርክ ትዌይን የሰጠው ታዋቂ ጥቅስ እንደሚለው፡- “እንቁራሪት መዋጥ ካለብህ በመጀመሪያ ጧት ብታደርገው ይሻላል። የጊዜ አስተዳደር ስትራቴጂ "እንቁራሪቱን ብላ" በእነዚህ ቃላት አነሳሽነት እና አስፈላጊ ባልሆኑ ወይም ባነሰ አስቸኳይ ስራዎች ላይ ከመሥራትዎ በፊት አስፈላጊ ወይም ውስብስብ ስራዎችን በመጀመሪያ እንዲንከባከቡ ያበረታታል.

የፓሬቶ መርህ

አሁንም ይባላል 80-20 ደንብ ይህ መርህ በመሠረታዊ ህግ ላይ የተመሰረተ ነው-20% ስራውን ለማከናወን 80% ጊዜያችንን እናሳልፋለን. በትክክል እነዚህን 80% ስራዎች በበቂ ሁኔታ በፍጥነት ማካሄድ መቻላችን በስራ ቀናችን ውስጥ የቀረውን 20% ለመንከባከብ ብዙ ጊዜ ይሰጠናል ይህም 80% ጊዜ ይወስደናል.

ነገሮችን ማከናወን (GTD)

የፈለሰፈው በ ዳዊት አለን በ 2000 ዎቹ መጀመሪያ ላይ ዘዴው " በማግኘት ነገሮች ተከናውኗል » ወይም በፈረንሣይኛ «ነገሮችን ማከናወን» የታቀዱ ሥራዎችን ዝርዝር አስቀድሞ በጽሑፍ እንዲያደርጉ ይመክራል። ከነዚህ ሃሳቦች ከተላቀቁ በኋላ, በስራ አስተዳደር መሳሪያዎች ላይ ከመተማመን ይልቅ, ምን ማድረግ እንዳለቦት ሳያውቁ እርምጃ መውሰድ ይችላሉ.

እንደ የወጪ ቁጥጥር አካል ምርታማነት ላይ ማተኮር ተቃራኒ ሊመስል ይችላል፣ ነገር ግን የፕሮጀክት አፈጻጸም የገንዘብ ፍሰት የማዕዘን ድንጋይ ነው።

ቡድንዎ ውጤታማ ካልሆነ የፕሮጀክት ቀነ-ገደቦችን አያሟሉም, እና የግዜ ገደቦችን ማሟላት አለመቻል ተጨማሪ ወጪዎችን ይፈጥራል. በምክንያታዊነት፣ የእርስዎ ፕሮጀክት የበለጠ ወጪ የሚጠይቅ ከሆነ፣ የኩባንያዎ የገንዘብ ፍሰት ይቀንሳል። 

5. የተገኘውን እሴት ይከታተሉ

የተገኘውን እሴት መከታተል የፕሮጀክቱን የፋይናንስ ውጤት ለመተንበይ ይረዳዎታል። ይህ የወጪ መቆጣጠሪያ ዘዴ የወጪ ሂሳብን እውቀት ይጠይቃል። የተለዋዋጭ ወጪዎችን ጅምር ለመለየት እና ስለዚህ ወደፊት በሚደረጉ ፕሮጀክቶች ላይ ልዩነቶችን ለመከላከል ይረዳዎታል።

የተገኘው እሴት በእውነቱ በፕሮጀክት ውስጥ የተጠናቀቁ ተግባራት መጠን ነው። የተገኘውን እሴት ለመከታተል እና በጊዜ መርሐግብር ላይ መሆንዎን ለማየት በፕሮጀክቱ በጀት የተጠናቀቁትን ተግባራት መቶኛ ማባዛት ያስፈልግዎታል።

የተገኘውን እሴት ለመከታተል እርምጃዎች

የተገኘውን ዋጋ ለመከታተል የሚከተሉትን ደረጃዎች ይከተሉ።

ደረጃ 1: የእያንዳንዱን ተግባር የማጠናቀቂያ ደረጃ እንደ መቶኛ ይወስኑ።

ደረጃ 2: የታቀደውን እሴት ያዘጋጁ (የታቀደ እሴት ወይም ፒ.ቪ) ወይም የታቀደው ሥራ የበጀት ወጪ. ይህ የታቀደውን ሥራ ለማከናወን የተፈቀደለት በጀት ነው.

ደረጃ 3: የተገኘውን ዋጋ ይወስኑ (ኢአርነድ እሴት ወይም ኢ.ቪ) ወይም የተከናወነው ሥራ የበጀት ወጪ። ይህ በእውነቱ የተጠናቀቀው ሥራ መጠን ነው።

ደረጃ 4: ትክክለኛውን ወጪ መወሰን (ትክክለኛው ወጪ ወይም ኤሲ) የተከናወነው ሥራ ትክክለኛ ወጪን የሚያመለክት ነው። እነዚህ ቀደም ሲል ከተከናወኑ ሥራዎች ጋር የተያያዙ ወጪዎች ናቸው.

ደረጃ 5: የዋጋ ልዩነቶችን አስላ (የወጪ ልዩነት ወይም CV) የተገኘውን ዋጋ ከትክክለኛው ዋጋ በመቀነስ (CV = EV - AC).

ደረጃ 6: ውጤቱን ማጠናቀር.

በመጀመሪያዎቹ ሶስት እርከኖች ለፕሮጀክትዎ የወጪ መረጃን መሰብሰብ ያስፈልግዎታል, ለመጨረሻዎቹ ሶስት ደግሞ ስሌት እና ትንተና ማካሄድ ያስፈልግዎታል. የወጪ ልዩነቶች የፕሮጀክትዎን ወጪ ሁኔታ ይወክላሉ።

ወጪዎችን በሚቆጣጠሩበት ጊዜ፣ የእርስዎ ሲቪ (CV) የእርስዎ ፕሮጀክት በበጀት መንገድ ላይ መሆኑን ወይም አለመሆኑን የሚወስነው መለኪያ ነው። ሀ አሉታዊ CV ፕሮጀክቱ ከበጀት በላይ ነው ማለት ነው።

ወጪዎችን መቆጣጠር ወይም ወጪዎችን መቆጣጠር አለብዎት?

የዋጋ ቁጥጥርን ከወጪ አስተዳደር ጋር ማደናገር የተለመደ ነው። እነዚህ ሁለት የተለያዩ ቃላት ናቸው በትክክል መገለጽ እና መረዳት ያለባቸው። የዋጋ ቁጥጥር በትልቁ የወጪ አስተዳደር ስርዓት ውስጥ ያለ ንዑስ ሂደት ነው።

የዋጋ ቁጥጥር ወጪዎችን በመለየት እና በመቀነስ ትርፋማነትን ለመጨመር ቢሆንም፣ የወጪ አስተዳደር የፕሮጀክት ወጪን የመገመት፣ በጀት የማውጣት እና የመቆጣጠር አጠቃላይ ሂደት ነው።

ኩባንያዎ በዋጋ አስተዳደር ውስጥ ብዙ ሰራተኞች ሊኖሩት ይችላል። እንደ ቡድንዎ መጠን፣ የተለያዩ ሰዎች በሃብት እቅድ ማውጣት እና በጀት ማውጣት ላይ ሊሰሩ ይችላሉ።

ውጤታማ ወጪን ለመቆጣጠር ቡድኖች ለእያንዳንዱ የንግድ በጀት ክፍል በቂ ትኩረት ለመስጠት እና በደንብ ለመተንተን በተለያዩ የቢዝነስ ደረጃዎች ወጪዎችን መከታተል አለባቸው.

የፕሮጀክት ወጪዎችዎን ለመከታተል እና ለመቀነስ የዋጋ ቁጥጥርን ይጠቀሙ

የፕሮጀክት ወጪን ለመቀነስ የወጪ መረጃዎችን መከታተል አሰልቺ ሂደት ነው፣ነገር ግን የወጪ አስተዳደር ትርፋማነት ላይ ቀጥተኛ ተጽእኖ አለው።

ወጪዎችን በብቃት ለማስተዳደር፣ ሁሉንም መረጃዎች በእጅዎ ለማግኘት ሊበጅ የሚችል ዳሽቦርድ ይፍጠሩ። ይህ አውቶማቲክ በፕሮጀክት አስተዳደር እና በዋጋ ቁጥጥር መካከል እንዲጣመሩ ይፈቅድልዎታል፣ ሁሉም በአንድ ቦታ።

አስተያየት ይስጡን። ግን ከመሄድዎ በፊት እዚህ አለ። በዩሮ/USD ግብይት በጣም በቀላሉ ለማግኘት የሚያስችል ሮቦት.