የፕሮጀክት ስኬትን የሚያረጋግጥ የፕሮጀክት እቅድ ደረጃዎች

የፕሮጀክት ፕላን የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ጥንቃቄ የተሞላበት ዕቅድ መጨረሻ ነው። የፕሮጀክቱን ሂደት የሚመራው ዋናው ሰነድ ነው. ይህ የፕሮጀክት አስተዳዳሪ መመሪያ ነው።

ምንም እንኳን የፕሮጀክት እቅዶች ከኩባንያ ወደ ኩባንያ ቢለያዩም በፕሮጀክቱ አፈፃፀም ወቅት ግራ መጋባትን እና የግዳጅ ማሻሻያዎችን ለማስወገድ በፕሮጀክት እቅድ ውስጥ መሆን ያለባቸው አስር እርምጃዎች አሉ።

በዚህ ጽሑፍ ውስጥ የፕሮጀክት እቅድዎን በደንብ እንዲጽፉ እንዲረዳዎ ምክሬን አመጣልዎታለሁ። ፕሮጀክትዎን በተሳካ ሁኔታ ማከናወን ከፈለጉ፣ የፕሮጀክትዎ እቅድ የሚከተሉትን አካላት በፍፁም ማካተት አለበት።

1. የፕሮጀክት አላማዎች

የፕሮጀክቱ ዓላማዎች በፕሮጀክት ቻርተር ውስጥ ተገልጸዋል. ይሁን እንጂ የፕሮጀክቱን ዓላማዎች የበለጠ ለማብራራት በፕሮጀክቱ እቅድ ውስጥ መካተት አለባቸው. ሆኖም የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ዓላማዎችን በፕሮጀክት ዕቅድ ውስጥ ለማካተት ይመርጣል፣ ዋናው ነገር በመካከላቸው ያለውን ግንኙነት ግልጽ ማድረግ ነው። የፕሮጀክት ቻርተሩ - የፕሮጀክት የመጀመሪያ ቁልፍ ሰነድ - እና የፕሮጀክቱ ሁለተኛ ቁልፍ ሰነድ, የፕሮጀክት እቅዱ.

2. የፕሮጀክት ወሰን

ልክ እንደ የፕሮጀክት አላማዎች, ወሰን በቻርተሩ ውስጥ ይገለጻል እና በፕሮጀክት እቅድ ውስጥ በፕሮጀክት አስተዳዳሪው የበለጠ የተጣራ መሆን አለበት. ስፋቱን በመግለጽ የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ምን እንደሚመስል ማሳየት ይጀምራል የፕሮጀክቱ ዓላማ.

ስፋቱ ካልተገለጸ, በፕሮጀክቱ ውስጥ ሊራዘም ይችላል. ይህ ወደ ወጪ መደራረብ እና ወደሚያመለጡ የጊዜ ገደቦች ይመራል።

የሚነበብ ጽሑፍ፡- የበለጸገ ንግድ እንዴት ማስኬድ ይቻላል?

ለምሳሌ፣ ለኩባንያው የምርት መስመር ብሮሹር ለመፍጠር የግብይት ቡድን እየመሩ ከሆነ፣ የገጾቹን ብዛት መዘርዘር እና የተጠናቀቀው ምርት እንዴት እንደሚመስል ምሳሌዎችን መስጠት አለብዎት።

ለአንዳንድ የቡድን አባላት፣ ብሮሹር ሁለት ገጾችን ሊያመለክት ይችላል፣ ሌሎች ደግሞ አሥር ገጾችን በቂ አድርገው ሊቆጥሩ ይችላሉ። ወሰንን መወሰን ከመጀመሪያው ጀምሮ መላውን ቡድን በተመሳሳይ ገጽ ላይ ማግኘት ይችላል።

3. ችካሎች እና ዋና ዋና መድረሻዎች

የፕሮጀክት ዋና ዋና ስኬቶች ሚል ስኬቶች ተብለው የሚጠሩ ሲሆን ዋና ዋና የሥራ ምርቶች ዋና ዋና አቅርቦቶች ይባላሉ. ሁለቱም በፕሮጀክት ላይ የሚሰሩትን ዋና ዋና ክፍሎች ይወክላሉ. የፕሮጀክት ፕላን እነዚህን አካላት መለየት፣ መግለጽ እና የሚጠናቀቁበትን ጊዜ መወሰን አለበት።

አንድ ድርጅት አዲስ ሶፍትዌሮችን ለማዘጋጀት ፕሮጄክት እያካሄደ ከሆነ፣ ዋናዎቹ መላኪያዎች የመጨረሻው የንግድ መስፈርቶች ዝርዝር እና እነሱን እንዴት ተግባራዊ ማድረግ እንደሚችሉ ሊሆኑ ይችላሉ።

ከዚያ ፕሮጀክቱ ለንድፍ ማጠናቀቂያ፣ የስርዓት ሙከራ፣ የተጠቃሚ ተቀባይነት ሙከራ እና የሶፍትዌር ማሰማራቻ ቀን ወሳኝ ደረጃዎች ሊኖሩት ይችላል። እነዚህ ደረጃዎች ከስራ ምርቶች ጋር የተቆራኙ ናቸው, ነገር ግን ከራሳቸው ምርቶች ይልቅ ከሂደቱ ጋር ይዛመዳሉ.

የሚነበብ ጽሑፍ፡- በንግድ ውስጥ የዲጂታል ግብይት ቦታ

የወሳኝ ኩነቶች እና የመላኪያ ጊዜዎች ትክክለኛ ቀኖች መሆን የለባቸውም፣ ነገር ግን ይበልጥ በተለዩ መጠን የተሻለ ይሆናል። ትክክለኛ ቀናት የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የስራ መዋቅሮችን በትክክል እንዲያፈርሱ ይረዳሉ።

በዚህ የዕቅድ ደረጃ ትልቅ ወይም ከፍተኛ ደረጃ የሚደርሱ አቅርቦቶችን ወስደህ በትናንሽ ማድረሻዎች እንድትከፋፍላቸው የወሳኝ ኩነቶችን ትፈጥራለህ ይህም በሚቀጥለው ደረጃ ሊገለጽ ይችላል።

4. የሥራው ብልሽት መዋቅር

የሥራ መፈራረስ መዋቅር የፕሮጀክትን ምእራፎች እና ዋና ዋና አቅርቦቶችን ወደ ትናንሽ ቁርጥራጮች ይከፋፍላል ስለዚህ ለእያንዳንዱ ገጽታ አንድ ሰው ኃላፊነት እንዲሰጠው ያደርጋል።

ይህንን መዋቅር በሚገነባበት ጊዜ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ እንደ የፕሮጀክት ቡድን አባላት ጥንካሬ እና ድክመቶች, በተግባሮች መካከል ያለውን ግንኙነት, የሚገኙትን ሀብቶች እና የፕሮጀክቱ አጠቃላይ የጊዜ ገደብ የመሳሰሉ ብዙ ነገሮችን ግምት ውስጥ ያስገባል.

የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በመጨረሻ ለፕሮጀክቱ ስኬት ተጠያቂ ናቸው, ነገር ግን ሥራውን ብቻቸውን ሊሠሩ አይችሉም. የብልሽት መዋቅሩ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ የፕሮጀክቱን ተጠያቂነት ለማረጋገጥ የሚጠቀምበት መሣሪያ ነው።

የሚነበብ ጽሑፍ፡- እዚህ አሉ 14-ሀብታም-ፈጣን ምክሮች

ይህ መሳሪያ ደግሞ ለምን ተጠያቂ እንደሆነ ለፕሮጀክት ባለድርሻ አካላት ይናገራል። የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ ስለ አንድ ተግባር ከተጨነቀ, ስለዚህ ጉዳይ ማን እንደሚያሟላ በትክክል ያውቃል.

5. የኢንቨስትመንት በጀት

የፕሮጀክት በጀት ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ ምን ያህል ገንዘብ እንደሚመደብ ያሳያል። የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ የእነዚህን ሀብቶች አግባብ የመመደብ ሃላፊነት አለበት.

አቅራቢዎች ላለው ፕሮጀክት የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ለጥራት ልዩ ትኩረት በመስጠት በውሉ ውሎች መሠረት መጠናቀቁን ያረጋግጣል ። አንዳንድ የፕሮጀክት በጀቶች ከሰው ሃይል እቅድ ጋር የተገናኙ ናቸው።

የሚፈለገውን ጊዜ እና ተግባራቶቹን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልገውን የጉልበት ዋጋ በመመልከት የእያንዳንዱን ደረጃ ዋጋ ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. የፕሮጀክቱ ዋጋ ከፕሮጀክቱ ቆይታ ጋር የተያያዘ ነው, ይህም በፕሮጀክቱ ወሰን ላይ ይወርዳል. ወሰን፣ ችካሎች፣ ተግባራት እና በጀት የተጣጣሙ እና ተጨባጭ መሆን አለባቸው።

6. የሰው ሃይል እቅድ

የሰው ሃይል እቅዱ ፕሮጀክቱ የሰው ሃይል እንዴት እንደሚሰራ ያሳያል። ማን የፕሮጀክቱ ቡድን አካል እንደሚሆን እና እያንዳንዱ ሰው ለምን ያህል ጊዜ መሰጠት እንዳለበት ይገልጻል።

ይህንን እቅድ ሲያዘጋጁ፣ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ ከቡድን አባላት እና ከተቆጣጣሪዎቻቸው ጋር እያንዳንዱ የቡድን አባል ለፕሮጀክቱ ምን ያህል ጊዜ መስጠት እንደሚችል ይደራደራል። በፕሮጀክቱ ላይ ለማማከር ተጨማሪ ሰራተኞች ቢያስፈልጉ ነገር ግን የፕሮጀክቱ ቡድን አካል ከሆኑ, ይህ በሠራተኛ እቅድ ውስጥም ተመዝግቧል. በድጋሚ, ተገቢው ተቆጣጣሪዎች ይማራሉ.

7. የአደጋ አስተዳደር እቅድ

አንድ ፕሮጀክት ሲሰራ ብዙ ነገሮች ሊሳሳቱ ይችላሉ። ምንም እንኳን እያንዳንዱን አደጋ ወይም ትንሽ ክስተት አስቀድሞ መገመት አስቸጋሪ ቢሆንም ብዙ ወጥመዶች ሊተነብዩ ይችላሉ። በስጋት አስተዳደር እቅድ ውስጥ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ሁሉንም የፕሮጀክት አደጋዎች ይለያል. በተጨማሪም እነዚህ ሁኔታዎች ሊከሰቱ የሚችሉበትን እድል እና እነሱን የመቀነስ ስልቶችን ይወስናል።

ይህንን እቅድ ሲቀርጹ፣ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ ከፕሮጀክት ስፖንሰር ወይም ከፕሮጀክት ቡድናቸው ግብዓት ሊፈልግ ይችላል።

ሊከሰቱ ለሚችሉ አደጋዎች ወይም ከነሱ ጋር ተያያዥነት ላላቸው ከፍተኛ ወጪዎች የመቀነስ ስልቶች ተቀምጠዋል። ምንም እንኳን የመቀነስ ስልቶች ባይኖራቸውም ሊከሰቱ የማይችሉ አደጋዎች እና ዝቅተኛ ወጭዎች በእቅዱ ውስጥ ተዘርዝረዋል.

8. የግንኙነት እቅድ

የግንኙነት እቅድ አንድ ፕሮጀክት ለተለያዩ ታዳሚዎች እንዴት እንደሚተላለፍ ይገልጻል። ልክ እንደ ሥራ መፈራረስ መዋቅር፣ የግንኙነት እቅድ እያንዳንዱን አካል የማጠናቀቅ ኃላፊነት ለፕሮጀክቱ ቡድን አባል ይመድባል።

በዚህ ደረጃ, ጉዳዮች በቡድኑ ውስጥ እንዴት እንደሚተላለፉ እና እንደሚፈቱ መግለጽ አስፈላጊ ነው. ከቡድኑ እና ከባለድርሻ አካላት ጋር ያለው ግንኙነት ድግግሞሽም መገለጽ አለበት። እያንዳንዱ መልእክት የታለመ ታዳሚ አለው። የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ትክክለኛው መረጃ ለትክክለኛዎቹ ሰዎች በትክክለኛው ጊዜ መድረሱን ለማረጋገጥ ይረዳል።

የሚነበብ ጽሑፍ፡- ለአዲስ ተጋቢዎች 1 የፋይናንስ ምክሮች

9. የባለድርሻ አካላት አስተዳደር እቅድ

የባለድርሻ አካላት አስተዳደር እቅድ ባለድርሻ አካላት በፕሮጀክቱ ውስጥ እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውሉ ይለያል. አንዳንድ ጊዜ ባለድርሻ አካላት መረጃ መቀበል ብቻ ያስፈልጋቸዋል። ይህ በግንኙነት እቅድ ውስጥ ግምት ውስጥ መግባት ይቻላል.

10. የለውጥ አስተዳደር እቅድ

የለውጥ አስተዳደር እቅድ በፕሮጀክቱ ላይ ለውጦችን ለማድረግ ማዕቀፍ ያወጣል። ምንም እንኳን የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በፕሮጀክቱ ላይ የተደረጉ ለውጦችን ለማስወገድ ይፈልጋሉ, አንዳንድ ጊዜ ሊወገዱ የማይችሉ ናቸው.

የለውጥ አስተዳደር ዕቅዱ ለውጦችን ለማድረግ ፕሮቶኮሎችን እና ሂደቶችን ያቀርባል። የፕሮጀክት ስፖንሰሮች፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እና የፕሮጀክት ቡድን አባላት የለውጥ አስተዳደር ዕቅዱን መከተል ለተጠያቂነት እና ግልፅነት አስፈላጊ ነው።

በማጠቃለያው….

የፕሮጀክቱ እቅድ ለፕሮጀክቱ ስኬት አስፈላጊ ሰነድ ነው. ከመጀመሪያው እስከ መጨረሻው ድረስ በፕሮጀክቱ ምግባር እንደ ኮምፓስ ሆኖ ያገለግላል. ስለሆነም በተለያዩ ነጥቦች ላይ ለመስማማት የሁሉንም ባለድርሻ አካላት የነቃ ተሳትፎ ይጠይቃል። እንዲሁም እሱን ለመወሰን አስፈላጊውን ጊዜ ሁሉ መውሰድ አስፈላጊ ነው.

በደንብ ያልተገለጸ እቅድ ዋናው አደጋ እርስዎ ባልተቀረጹ አለመግባባቶች ላይ ለመፍታት ለክርክር መጋለጥዎ ነው።

በአስተያየቶቹ ውስጥ አስተያየትዎን እና ልምዶችዎን እንዲያካፍሉ እጋብዝዎታለሁ.