التحكم في تكاليف المشروع لزيادة الربحية

تلعب مراقبة التكاليف دورًا حيويًا في أي استراتيجية مالية. كيف تحافظ على الميزانية عندما تتابع الموارد المالية لمشروعك؟ تمامًا مثل تطوير الميزانية الشخصية، تتوفر لك عدة خيارات: تصنيف النفقات، وتحديد العناصر الأكثر تكلفة وإيجاد حلول للحد من النفقات في كل مجال. بعد الانتهاء من كل هذه الإجراءات، ستتمكن من التحكم في الميزانية، لتحليل ربحيتك وزيادة الأرباح.

المبادئ الأساسية للتحكم في التكاليف هي نفسها بالنسبة لجميع الميزانيات ، سواء كانت مؤسسية أو شخصية. في هذا المقال، Finance de Demain Consulting يشرح مفهوم التحكم في التكلفة وكيف يتناسب مع نظام إدارة تكلفة أكبر.

ما هو التحكم في التكاليف؟

التحكم في التكاليف هو مبدأ تحديد وخفض النفقات بهدف زيادة أرباح الشركة. ويمكن تنفيذها على مستوى المشروع أو على مستوى الشركة بأكملها.

وفي هذه الحالة سنركز على تطبيق عملية مراقبة التكاليف ضمن إطار مشروع أو مجموعة مشاريع.

بصفتك مدير مشروع ، ستساعدك مراقبة التكلفة في مراقبة خطة إدارة الموارد الخاصة بك والاستجابة لتجاوزات الميزانية.

إذا تجاوزت ميزانية مشروعك ، يمكن أن تكون أداة إعداد التقارير مفيدة أيضًا. افترض أن المصمم المستقل الذي وظفته لمشروع جديد استغرق وقتًا أطول بكثير من المتوقع لتحرير الصور.

بعد تحديد هذه التكلفة الإضافية ، قد تقرر تعيين مصمم داخلي لمشروعك التالي لتقليل التكاليف واكتساب الكفاءة.

كيف يمكن للسيطرة على التكاليف أن تحدث فرقا؟

هل فريقك يفشل في تلبية نطاق المشروع أو الميزانية؟ هذا هو المكان الذي تصبح فيه مراقبة التكلفة مهمة. حتى لو كنت تستخدم الميزانية ، فإن التحكم في التكاليف يمكن أن يساعدك في تقليلها بشكل أكبر وزيادة الإيرادات على طول الطريق.

توفر هذه العملية نظرة ثاقبة على إجمالي إنفاق الشركة: فهي تسلط الضوء على المناطق الأكثر تكلفة وتحدد الإنفاق في كل مجال من هذه المجالات.

كخطوة أولى ، يمكن تطبيق التحكم في التكلفة على المشروع بهدف تقليل التكاليف على هذا النطاق وبالتالي زيادة أرباح الشركة.

ما هي تقنيات التحكم في التكاليف؟

في البداية ، قد تحدث مراقبة التكاليف على مستويات أعلى من الأعمال ، ولكنها تحدث غالبًا على مستوى المشروع. في هذا المستوى يمكنك تقييم التكاليف الفعلية لكل مشروع وإدارتها بفعالية.

فيما يلي الخطوات الخمس التي يجب اتباعها للتحكم بشكل أفضل في تكاليف المشروع:

1. تخطيط ميزانيتك

أولاً ، تحتاج إلى تخطيط ميزانيتك من أجل الحصول على تقدير تفصيلي للتكلفة وتخصيص الموارد بكفاءة. سيؤدي تطوير خطة مشروع مفصلة إلى تقليل فروق التكلفة ، وهي الفرق بين ميزانيتك الأصلية والمصروفات الفعلية.

قم بتضمين في خطة ميزانيتك:

• عدد أعضاء الفريق اللازمين للمشروع
• تقدير للوقت اللازم لإكمال المشروع
• المواد اللازمة للمشروع

عند حساب الوقت والمواد اللازمة للمشروع ، احتفظ ببعض الركود في ميزانيتك. ما هو غير متوقع ليس شائعًا وقد تحتاج إلى تمديد الجدول الزمني للمشروع أو طلب موارد إضافية.

2. مراقبة جميع النفقات

تتمثل الخطوة الثانية في التحكم في تكلفة المشروع في مراقبة تقدم نفقات المشروع. ستكون قادرًا على اتخاذ الإجراءات التصحيحية بسهولة أكبر إذا لاحظت تباينات التكلفة في الوقت الفعلي.

في نهاية المشروع ، سيكون الوقت قد فات ، وسيتم إنفاق الأموال. في هذه المرحلة ، كل ما عليك فعله هو التعلم منه لمنع حدوث هذا الموقف مرة أخرى في المستقبل.

لمراقبة نفقاتك بشكل فعال أثناء المشروع ، حدد معالم المشروع. في كل مرحلة ، يمكنك تحليل نفقاتك والتأكد من احترام نطاق المشروع. وإذا لاحظت في أي وقت تجاوزات في التكلفة في مرحلة معينة ، يمكنك إيجاد حل لتقليلها لاحقًا في المشروع.

3. استخدام أنظمة التحكم في التغيير

من الضروري تحديد أهداف واضحة خلال مرحلة التخطيط للمشروع. لضمان تحقيق هذه الأهداف ، قد تكون عملية التحكم في التغيير ضرورية.

التحكم في التغيير عبارة عن مجموعة من الخطوات التي تحكم جميع التغييرات التي يجريها أصحاب المصلحة أثناء المشروع. يسمح لك بمنع انحراف الأهداف عن طريق إعدادك للتغييرات بمجرد ظهورها ، وبالتالي تكييف المشروع وفقًا لذلك.

4. مراحل عملية التحكم

فتيلة

تبدأ عملية التحكم في التغيير عندما يطلب أحد أصحاب المصلحة تغييرًا في المشروع. يمكن أن يختلف الطلب: يمكن أن يكون تمديد المواعيد النهائية أو تسليمات مشروع جديد.

L'évaluation

يقوم مدير المشروع أو رئيس القسم بمسح الطلب للحصول على المعلومات الأساسية ، مثل الموارد المطلوبة وتأثير الطلب ومستلمي الطلب. بعد التقييم الأولي ، ينتقل طلب التغيير إلى مرحلة التحليل.

التحليلات

أثناء مرحلة التحليل ، يوافق مدير المشروع المعني على الطلب أو يرفضه. في بعض الحالات ، قد يتم إنشاء لجنة مراقبة التغيير للتحكم في الموافقة على التغييرات. يوافق مدير المشروع على الطلب أو يرفضه ، ويخطر الفريق.

اعتمادًا على حجم المشروع ، قد يقوم مدير المشروع أيضًا بتسجيل التغيير في سجل التغيير للتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع يتلقون المعلومات.

تطبيق

يمكن أن يختلف تنفيذ التغيير اعتمادًا على مرحلة المشروع، ولكنه يتضمن بشكل عام تحديث الجدول الزمني والتسليمات، بالإضافة إلى إبلاغ فريق المشروع.

يجب عليك تقييم نطاق المشروع والتحقق من أن تغيير الجدول الزمني لن يكون له تأثير كبير على الأهداف المخططة.

السور

بعد توثيق الطلب ونشره وتنفيذه ، يمكنك الانتقال إلى مرحلة الإغلاق. من المستحسن أن يكون لديك خطة إغلاق رسمية مطبقة حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى هذه المعلومات والرجوع إليها في المستقبل.

ومن خلال المراجعة الفعالة للتغييرات التي تطرأ على مشاريعك، يجب أن يتم التحكم في التكاليف بشكل طبيعي.

يتضمن التنبؤ الدقيق بالميزانية ونجاح المشروع الحفاظ على الإدارة الواعية من البداية إلى النهاية. إن الأحداث غير المتوقعة على طول الطريق أمر لا مفر منه، ولكن إنشاء أنظمة معينة يساعد على الحماية من هذه الانحرافات.

4. إدارة وقتك

تعد إدارة الوقت جزءًا لا يتجزأ من التحكم في التكلفة: عندما تزداد المدة الإجمالية للمشروع ، تزداد التكلفة الإجمالية للمشروع أيضًا. لكي لا تتجاوز الميزانية المخصصة ، يجب عليك قبل كل شيء احترام الجدول الزمني للمشروع.

اعتماد استراتيجيات إدارة الوقت لزيادة الإنتاجية ومساعدة أعضاء الفريق على إكمال العمل في الوقت المحدد في حدود الميزانية.

فيما يلي بعض النصائح المتعلقة بإدارة الوقت:

توقيت

Timeboxing هي استراتيجية لإدارة الوقت موجهة نحو الهدف وتتضمن إكمال المهام ضمن " كتلة من الوقت ".

مثلا، إذا كنت بحاجة إلى كتابة منشور مدونة ، فيمكنك إنشاء كتلة مدتها ساعتان لتوضيحها. بعد ذلك ، بعد فترة راحة ، يمكنك العودة إلى كتلة أخرى من ثلاث ساعات لعمل مسودة أولى.

حظر الوقت

يشبه حظر الوقت حصر الوقت ، ولكن بدلاً من تعيين مقدار معين من الوقت لكل مهمة فردية ، ستحجب فترات محددة من التقويم الخاص بك للعمل ذي الصلة.

طريقة بومودورو

تساعدك تقنية Pomodoro على إكمال مهامك في فترة زمنية قصيرة وأخذ فترات راحة بين جلسات العمل ، مثلها مثل المربعات الزمنية وحجب الوقت.

مثلا، اعمل لمدة 25 دقيقة ، ثم خذ استراحة لمدة خمس دقائق أربع مرات. ثم بعد جلسة العمل الرابعة ، خذ استراحة أطول 20 أو 30 دقيقةs.

أفاليز لو كرابود

Sوفقًا لمقولة شهيرة لمارك توين: "إذا كان عليك ابتلاع ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح". استراتيجية إدارة الوقت "أكل الضفدع" مستوحى من هذه الكلمات ويشجعك على الاهتمام بالمهام المهمة أو المعقدة أولاً قبل العمل على المهام الأقل أهمية أو الأقل إلحاحًا.

مبدأ باريتو

لا يزال يسمى قاعدة 80-20 يقوم هذا المبدأ على قاعدة أساسية: نخصص 20٪ من وقتنا لإنجاز 80٪ من العمل. بشكل ملموس ، فإن القدرة على معالجة هذه 80٪ من المهام بسرعة كافية تتيح لنا مزيدًا من الوقت خلال يوم العمل لرعاية نسبة الـ 20٪ المتبقية والتي ستستغرق منا 80٪ من الوقت.

إنجاز الأشياء (GTD)

اخترعها ديفيد ألين في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، كانت الطريقة " إنجاز الأمور » أو "إنجاز الأمور" باللغة الفرنسية، يوصي بإعداد قائمة بالمهام المخطط لها كتابيًا مسبقًا. وبمجرد التحرر من هذه الاعتبارات، بدلاً من الاعتماد على أدوات إدارة العمل، ستتمكن من اتخاذ الإجراءات دون الحاجة إلى معرفة ما يجب القيام به.

قد يبدو من غير البديهي التركيز على الإنتاجية كجزء من التحكم في التكاليف، ولكن أداء المشروع هو حجر الزاوية في التدفق النقدي.

إذا لم يكن فريقك منتجًا، فلن تتمكن من الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع، وسيؤدي الفشل في الالتزام بالمواعيد النهائية إلى توليد تكاليف إضافية. منطقيا، إذا كان مشروعك يكلف أكثر، فإن التدفق النقدي لشركتك سينخفض. 

5. تتبع القيمة المكتسبة

يمكن أن يساعدك تتبع القيمة المكتسبة في توقع النتيجة المالية للمشروع. تتطلب طريقة التحكم في التكلفة معرفة محاسبة التكاليف. يمكن أن يساعدك في اكتشاف بداية التكاليف المتغيرة وبالتالي منع الفروق في المشاريع المستقبلية.

القيمة المكتسبة هي مقدار المهام التي تم إكمالها بالفعل داخل المشروع. لتتبع القيمة المكتسبة ومعرفة ما إذا كنت في الموعد المحدد ، تحتاج إلى مضاعفة النسبة المئوية للمهام المكتملة في ميزانية المشروع.

خطوات لتتبع القيمة المكتسبة

لتتبع القيمة المكتسبة ، اتبع الخطوات التالية:

الخطوة 1: تحديد درجة انجاز كل مهمة كنسبة مئوية.

الخطوة 2: قم بتعيين القيمة المخططة (القيمة المخططة أو PV) أو التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المخطط له. هذه هي الميزانية المعتمدة لإنجاز العمل المخطط له.

الخطوة 3: تحديد القيمة المكتسبة (Eقيمة Arned أو EV)، أو التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز. هذا هو حجم العمل المنجز بالفعل.

الخطوة 4: تحديد التكلفة الفعلية (التكلفة الفعلية أو AC) والتي تمثل التكلفة الفعلية للعمل المنجز. هذه هي النفقات المتعلقة بالعمل الذي تم تنفيذه بالفعل.

الخطوة 5: حساب فروق التكلفة (تباين التكلفة أو السيرة الذاتية) عن طريق طرح القيمة المكتسبة من التكلفة الفعلية (CV = EV – AC).

الخطوة 6: تجميع النتائج.

بالنسبة للخطوات الثلاث الأولى ، تحتاج إلى جمع معلومات التكلفة لمشروعك ، بينما بالنسبة للخطوات الثلاث الأخيرة ، تحتاج إلى إجراء العمليات الحسابية والتحليل. تمثل فروق التكلفة حالة تكلفة مشروعك.

عندما تتحكم في التكاليف، فإن سيرتك الذاتية هي المقياس الذي يحدد ما إذا كان مشروعك يسير على المسار الصحيح مع الميزانية. أ السيرة الذاتية السلبية يعني أن المشروع تجاوز الميزانية.

هل يجب عليك التحكم في التكاليف أو إدارة التكاليف؟

من الشائع الخلط بين التحكم في التكلفة وإدارة التكلفة. هذان المصطلحان المميزان يحتاجان إلى تعريفهما وفهمهما بشكل صحيح. مراقبة التكاليف هي عملية فرعية ضمن النظام الأكبر لإدارة التكاليف.

بينما تتعلق مراقبة التكلفة بتحديد المصروفات وتقليلها لزيادة الأرباح ، فإن إدارة التكلفة هي العملية الشاملة لتقدير تكاليف المشروع ووضع ميزانيتها والتحكم فيها.

من المحتمل أن يكون لشركتك العديد من الموظفين المشاركين في إدارة التكاليف. اعتمادًا على حجم فريقك ، قد يعمل أشخاص مختلفون على تخطيط الموارد والميزانية.

للتحكم الفعال في التكلفة ، تحتاج الفرق إلى مراقبة الإنفاق على مستويات مختلفة من العمل لإيلاء اهتمام كاف لكل جزء من ميزانية العمل وتحليلها بدقة.

استخدم التحكم في التكلفة لتتبع نفقات مشروعك وتقليلها

يعد تتبع بيانات التكلفة لتقليل الإنفاق على المشروع عملية شاقة ، لكن إدارة التكلفة لها تأثير مباشر على الربحية.

من أجل إدارة التكاليف بشكل فعال ، قم بإنشاء لوحة معلومات قابلة للتخصيص بحيث تكون جميع المعلومات في متناول يدك. ستتيح لك هذه الأتمتة التوفيق بين إدارة المشروع والتحكم في التكلفة ، كل ذلك في مكان واحد.

اترك لنا تعليق. ولكن قبل أن تغادر ، ها هو روبوت يسمح لك بالكسب بسهولة من خلال تداول EUR / USD.