دور المساعد الافتراضي في الشركة

إذا كنت مثل معظم المدونين، فهل فكرت دائمًا أنه يتعين عليك القيام بذلك بمفردك؟ هل هذه حالتك؟ ونعم، يبدأ معظم رواد الأعمال بمفردهم أو يستأجرون مساعدًا افتراضيًا.

في هذه المقالة، أوضح لك سبب أهمية المساعد الافتراضي لعملك. لكن أولاً، إليك دورة تدريبية ستساعدك على ذلك يجعل من الممكن النجاح في ريادة الأعمال.

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي (VA) هو الشخص الذي يقدم خدمات الدعم للشركات الأخرى من موقع بعيد.

وُلد المصطلح في التسعينيات من إمكانية العمل فعليًا بفضل التحسينات التكنولوجية. المساعد الافتراضي هو الشخص الذي يتم تعيينه لأداء المهام اليومية الشاقة لعملك.

قد يكون في مدينة أو ولاية أو دولة أخرى. قد يكون أيضًا أشخاصًا يأتون إلى مكتبك أو يجتمعون في مكان عمل مشترك مرة واحدة في الأسبوع. انها حقا يتوقف على لك.

أهم شيء هو أنهم يهتمون بإكمال المهام التي يحتاجها عميلهم دون مشكلة ، إما لأنهم يكرهون القيام بذلك أو لأن الأمر يستغرق الكثير من الوقت.

يتم البحث عن المساعدين الافتراضيين بشكل خاص من قبل رواد الأعمال والشركات عبر الإنترنت. تحتاج هذه الشركات إلى المساعدة ولكنها لا تريد تعيين موظفين فعليًا. لخدمتك، Finance de Demain يعمل بمتوسط ​​مساعدين افتراضيين.

ما الذي يفعله المساعد الافتراضي

من الناحية النظرية ، يمكن للمساعد الافتراضي أن يفعل كل ما يفعله أي فريق دعم آخر. ومع ذلك ، لا تقتصر مهام الدعم الافتراضي على العمل المكتبي. يقدم العديد من المساعدين الظاهريين خدمات التسويق، تصميم المواقع وغيرها.

يتخصص بعض المساعدين الافتراضيين في مجموعة مهارات محددة. مثلا، يقوم المساعد الافتراضي للتسويق بعمل التسويق فقط. يؤدي المساعدون الظاهريون الآخرون مجموعة متنوعة من المهام ولكن في صناعة معينة. مثلا، مساعد افتراضي لشركات العقارات.

معظم المساعدين الافتراضيين لديهم عمل مساعد افتراضي من المنزل. يتيح لهم ذلك كسب المزيد والتحكم بشكل أفضل في المهام التي يؤدونها. ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات الصغيرة توظف مساعدين افتراضيين كجزء من وظيفة أو عقد.

أخيرًا ، تستخدم العديد من برامج المساعدة الافتراضية مواقع مستقلة أو مواقع عمل مشتركة للعثور على مشاريع سريعة ومحدودة الوقت.

كيف يمكن أن يفيد المساعد الافتراضي عملك؟

لأن تفويض المهام التي تستهلك وقتك وطاقتك ، والتي لا تستمتع بالقيام بها ، والتي تبقيك في دورة الانتقال من مهمة شاقة إلى أخرى ، سيسمح لك المساعد الافتراضي باستعادة السيطرة على شؤونك.

إن تنمية فريقك يعني أنه يمكنك القيام بعمل أساسي ، والتركيز على الاستراتيجية والصورة الكبيرة. يمكنك البدء في الحلم والتخطيط على نطاق أوسع.

كيف تعرف أنك مستعد لتوظيف مساعد افتراضي؟

عندما تكون جاهزًا للتوظيف يختلف من شخص لآخر ، مما يجعل القرار صعبًا للغاية. نوصي بتوظيف VA قبل أن تعتقد أنك مستعد للذهاب.

والسبب في ذلك هو أن معظم الناس (بمن فيهم أنا!) ينتظرون حتى نصل بالفعل إلى نقطة "الجنون" لبدء التفويض وطلب المساعدة في العمل. لذا ، إذا كنت مستعدًا لتنمية عملك وتعتقد أنك جاهز ، فإنني أوصي بشدة أن تبدأ في البحث عن مساعدك الافتراضي.

سيكون الأمر أسهل بالنسبة لكليكما إذا قمت بإحضار شخص ما إلى الفريق عندما تكون الأمور أكثر هدوءًا بعض الشيء ، لذلك تسير الأمور بسلاسة عندما يكونون في أكثر الأوقات ازدحامًا.

فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب الإجابة عليها قبل اتخاذ قرار التوظيف النهائي:

• هل أنت مستعد لتنمية أعمالك بشكل أسرع مما كانت عليه حتى الآن؟
• هل تستطيع أن تدفع لشخص ما كل شهر؟
• هل لديك مهام محددة لبدء التفويض؟

إذا أجبت بنعم على كل هذه الأسئلة ، فأنت على استعداد لبدء عملية توظيف VA.

كيفية استئجار VA؟

في حين أن المساعدة الافتراضية هي فكرة رائعة للأعمال المنزلية، فإن الحصول على المساعدة الافتراضية أمر بالغ الأهمية لأصحاب الأعمال المنزلية لزيادة إيراداتهم إلى أقصى حد وتسهيل النمو. باعتبارك صاحب عمل من المنزل، يأتي وقت يكون من المستحيل فيه القيام بكل شيء، على الأقل بشكل جيد بما يكفي ليكون فعالاً وفعالاً.

سيؤدي تعيين مساعد افتراضي إلى توفير وقتك حتى تتمكن من التركيز على عملك ، على المهام التي تحقق لك أفضل نتائج الأعمال. علاوة على ذلك ، كثير المساعدون الافتراضيون أفضل منك في بعض المهام.

على المدى الطويل ، من الأسرع والأرخص دائمًا توظيف وظائف لست مؤهلاً للقيام بها.

الخطوة الأولى في التوظيف المساعد الافتراضي هو عمل قائمة بالمهام التي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لها. قم بعمل قائمة شاملة ، مع إعطاء الأولوية للأنشطة التي تريد تفويضها أولاً. مثلا، إدارة البريد الإلكتروني مضيعة للوقت ومملة ، ضعها في أعلى قائمتك.

أو ربما تستهلك مشكلات التكنولوجيا الكثير من وقتك ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة موقع الويب الخاص بك. أو قم بتحديث حسابات شركتك باستمرار.

الخطوة التالية هو معرفة من يتم توظيفه. هناك طرق عديدة لتوظيف مساعد افتراضي. يمكنك استخدام خدمة VA التي تستأجرهم وتدربهم ، ثم يقومون بتعيين شخص لك بناءً على الخدمات التي تحتاجها.

الخيار الأخير هو تعيين شخص في شبكتك لديه مراجع. بينما يمكنك نشر إعلان يبحث عن مساعد افتراضي ، فإن العثور على واحد لديه بالفعل بيانات اعتماد موثوق بها سيوفر لك الوقت والصداع.

قائمة الخدمات التي يمكن أن يقدمها المساعدون الافتراضيون

كتابة إبداعية

• اكتب مشاركات المدونة
• اكتب كتبًا إلكترونية ، وكتبًا ، ونشرات إخبارية ، ومسارات البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك.
• كتابة أو تحرير نصوص الصوت أو الفيديو.
• اكتب منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي على Facebook أو Twitter أو Instagram.
• تحرير وتنقيح منشورات المدونات والكتب والمواقع الإلكترونية والنشرات الإخبارية والوصفات وما إلى ذلك.
• قم بإعداد رسائل البريد الإلكتروني لتسويق البريد الإلكتروني الخاص بك
• إنشاء أوصاف المنتج للمتاجر عبر الإنترنت (مدير المتجر / المنتج)
• تجميع / تحرير الشهادات.
• الخ ...

المسؤول / الإدارة

• خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف.
• المتابعة والرد على رسائل البريد الإلكتروني.
• تنظيم صناديق البريد
• إدارة تعليقات المدونة.
• دعم مباشر للندوة عبر الإنترنت
• إدارة جدول الأعمال
• إنشاء عروض PowerPoint التقديمية
• إدارة الإمدادات والتوريدات
• ترتيب المقابلات
• اجب علي مكالمات الهاتف
• إعادة استخدام المحتوى (مثال: تحويل مقطع فيديو إلى منشور مدونة مكتوب أو مشاركة مدونة إلى منشور على وسائل التواصل الاجتماعي)
• اكتب محاضر اجتماعات الفيديو
• إدارة التقويمات التحريرية للمدونة
• مهام إعداد العملاء مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتقديم الفواتير والعقود
• متابعة العملاء المحتملين / العملاء الحاليين
• تقديم الضيوف
• قم بعمل ترتيبات السفر
• تحضير النماذج
• استئناف إنشاء
• تعيين وتدريب أعضاء الفريق الجدد
• ترادكشن
• عصف ذهني لمشاركات المدونات والمنتجات وما إلى ذلك.

ملحوظة: تعتبر المهام الإدارية من أكثر الخدمات المرغوبة. تساعد مساعدة أصحاب الأعمال في هذه المهام اليومية على توفير وقتهم لكسب المزيد من المال. ثمينة جدا !

تصميم غرافيك

• إنشاء رسومات لمنشورات المدونة
• تحرير الصور
• إنشاء شرائح للندوات أو ورش العمل.
• تصميم بطاقات العمل والنشرات والشعارات والقوائم واللافتات وما إلى ذلك.
• البحث عن الصور لمشاركات المدونات والكتب ووسائل التواصل الاجتماعي وما إلى ذلك.
• إنشاء أدلة نمط العلامة التجارية.
• تصميم الكتب الإلكترونية أو ملفات PDF لاشتراكات الرسائل الإخبارية

ملحوظة: يحتوي Canva على الكثير من القوالب وهو سهل الاستخدام إذا كنت تبحث عن إنشاء رسومات.

ميديا ​​سوسيو

• جدولة تحديثات الوسائط الاجتماعية.
• إنشاء وإدارة حساب Pinterest
• إنشاء وإدارة الدبابيس التي تمت ترقيتها
• إدارة مجموعات Facebook
• إنشاء وإدارة مجموعات LinkedIn
• إنشاء استطلاعات الرأي على وسائل التواصل الاجتماعي
• ضبط جداول النشر.
• إنشاء وإدارة المنشورات على Instagram.
• الرد على رسائل وسائل التواصل الاجتماعي.

مسك دفاتر الحسابات

• إدارة المدفوعات والفواتير.
• معالجة الطلبات والمرتجعات.
• الطؤاري العربية
• إدارة الرواتب
• الفواتير والفواتير.

كيف تستخدم قائمة خدمات المساعد الافتراضي هذه؟

كما ترى ، هناك العديد من الخدمات التي يمكنك تقديمها كمساعد افتراضي.

اعتمادًا على نوع الخدمة التي تهتم بها ، يمكنك الجمع بين مجموعة من الخدمات ذات الصلة وبيعها كحزمة من الخدمات: يتم دفع الفاتورة لكل مشروع أو كخدمة شهرية مستمرة.

إذا وجدت شيئًا يثير اهتمامك ، فقم بإجراء المزيد من البحث. إذا كنت لا تزال مهتمًا بعد إجراء البحث ، فاكتشف كيف يمكنك اكتساب المهارات اللازمة إذا لم تكن لديك بالفعل.

يمكنك التعلم من مقاطع فيديو YouTube أو الكتب على Amazon أو الدورات التدريبية التي تجدها عبر الإنترنت.

وتذكر ، لمجرد أنك بدأت بخدمة مثل VA لا يعني أنك ستظل عالقًا في تقديم هذه الخدمة لبقية حياتك. أنت حر في ترقية أو إضافة خدمات إضافية.

المهارات اللازمة لتكون مساعدًا افتراضيًا

العديد من المهارات المطلوبة لتكون مساعدًا افتراضيًا هي نفس المهارات المطلوبة لتكون مساعدًا إداريًا أو سكرتيرًا. مثلا، يجب أن يكون لديك مهارات تنظيمية فائقة. يجب أن يكون لديك أيضًا سلوك هاتف لطيف ومهارات في استخدام التقنيات الجديدة.

بصفتك VA ، ستحتاج أيضًا إلى مهارات محددة للعمل الحر. مثلا، يجب أن تكون قادرًا على القيام بمهام متعددة ، خاصة إذا كنت تتلاعب بعدة عملاء.

يجب أن تكون قادرًا على التركيز على العمل في بيئة منزلك. تحتاج أيضًا إلى المعدات المناسبة في مكتبك المنزلي.

تتطلب بعض وظائف المساعد الافتراضي مهارات إضافية ، بما في ذلك تصميم الويبوتخطيط الأحداث والمحاسبة وغير ذلك الكثير.

يمكنك البحث عن وظائف المساعدة الافتراضية التي تتطلب مهاراتك الخاصة. بالإضافة إلى مهارات محددة ، غالبًا ما يبحث أصحاب العمل عن مرشحين لديهم تدريب و / أو خبرة مكتبية في بعض القدرات الإدارية.

الصفات الأساسية للمساعد الافتراضي

Fiabilité

هذا هو واحد من أهم لأنه ، للأسف ، يبدو أنه الأكثر شيوعًا. أخبرني العديد من العملاء أنهم أصيبوا بخيبة أمل من مساعدي الوكلاء الذين لم يبلغوا عن تقدمهم ، أو ببساطة لم يسلموا.

هذا أمر لا يمكن تبريره تمامًا ولا يؤدي فقط إلى منح صناعة المساعدة الافتراضية اسمًا سيئًا ، ولكن يجب أن يتحمل المساعد الافتراضي التالي الذي يتم استدعاؤه شكوك العميل وشكوكه حول فعالية استخدام هذه الأنواع من الخدمات.

الاحتراف أمر بالغ الأهمية في هذه الصناعة ، لذلك إذا اتصل بك أحد العملاء ، يجب عليك معاودة الاتصال به. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني ، يجب عليك الرد! لا يجب أن يتم ذلك على الفور ، ولكن على الأقل يجب أن يكون في اليوم التالي.

مهارات التواصل الجيد

من النقطة الأولى ، يجب عليك إبلاغ العميل بتقدم عملك ، لذا حدد كيف ومتى يتم تحديثه عندما يصبح عميلًا ، وقبل البدء في كل مهمة جديدة.

إذا كان على العميل أن يطاردك باستمرار للحصول على التحديثات ، فأنت لا تقوم بعملك بشكل صحيح.

إدارة الوقت

يبدو أن البحث يقول أنه يجب عليك التركيز فقط على شيء واحد وهذا غير فعال لتعدد المهام. بالطبع ، عليك التركيز على المهمة المطروحة ، ولكنك ستعمل أيضًا مع عملاء متعددين ؛ الذين يعتقدون أنهم عميلك الأول والأكثر أهمية.

من المحتمل أن يكون لديك الكثير لتفعله في يوم واحد ، لذا خطط للمستقبل. جدولة المهام عندما تكون أكثر كفاءة. استخدم تقويم Google وقم بتمييز العناصر الشخصية بلون واحد وعناصر العمل الأخرى.

إذا كنت تعلم أنك تكتب بشكل أفضل في الصباح ، فحاول جدولة الاجتماعات في وقت متأخر بعد الظهر. يمكنك أيضًا تضمين جميع مهام عملك في التقويم الخاص بك (بما في ذلك وقت التخطيط) لتعرف بشكل واقعي ما إذا كان لديك الوقت للقيام بكل شيء.

ريسورس

ستتلقى غالبًا رسائل بريد إلكتروني تطرح عليك أسئلة تقنية ، والتي يمكن أن تجدها بسهولة باستخدام Google ، أو تسأل عن تكلفة خدماتك ، عندما لا يكلفون أنفسهم عناء زيارة موقع الويب الخاص بك و / أو شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بك.

سيُطلب منك القيام بالكثير من الأشياء التي لم تفعلها من قبل ، وعليك فقط معرفة كيفية القيام بذلك. من المتوقع أن توفر VAs الحلول وحل مشكلات العملاء.

إذا لم تكن لديك القدرة على حل مشكلة ما ومعرفة كيفية القيام بشيء ما ، فلن تكون مساعدًا افتراضيًا جيدًا.

المساعد الافتراضي ليس Yoda ، لذلك من غير الواقعي الافتراض أنه سيكون قادرًا على القيام بكل شيء. لكن عليك أن تعرف كيفية البحث للعثور على المعلومات بنفسك. طالما أنك صادق مع عميلك بشأن مدى مهاراتك ، فستكون بخير.

العملاء أيضًا لا يتوقعون منك أن تعرف كل شيء. أخبرهم أنك لم تقم بهذه المهمة من قبل ؛ لكنك سعيد لمعرفة كيفية ذلك والعودة إليه.

يجب أن تستمر في التدريب ، حيث يمكنك مشاهدة مقاطع فيديو YouTube ، وتداول المهارات مع مساعدين آخرين ، وطرح الأسئلة على منتديات VA ، والمشاركة بشكل عام.

حاول مواكبة ما هو متحرك ومتغير ، سواء في مجال عملك أو في عالم التكنولوجيا. حدد الأشياء التي تريد معرفة المزيد عنها ، ثم قم بأبحاثك.

إدارة التوقعات وبناء الثقة

لا تحتاج فقط إلى معرفة ما تفعله ، ولكن عليك أيضًا التأكد من أن العميل يعرف ما يفعله. غالبًا ما لم يعمل العميل مطلقًا مع مساعد افتراضي ، لذلك إذا لم يعرفوا ما يمكنهم فعله وكيف يعمل كل شيء ، فسوف يشكون بجدية في قدرتك على مساعدتهم.

من المحتمل أن يبحث العميل الجديد عنك لإرشادهم خلال العملية ، لذلك عليك أن تعرف وتشرح كيف تعمل. يأتي هذا غالبًا مع الخبرة ، لكن تدرب على قائمة الأسئلة الجديدة أو لعب الأدوار ؛ وحتى العمل التطوعي لمقاول تعرفه ، حتى تتمكن من الحصول على شهادة وتجربتها ، إذا كان ذلك يقلقك.

اعمل بمفردك

يبدو أنه من الشائع جدًا أن يشعر المستقلون بالوحدة ، وهو ما يفاجئني لأنني سعيد تمامًا بالعمل بمفردي ولم أعتقد أبدًا أن بعض الأشخاص سيفوتون وجود آخرين.

بالتأكيد ، في بعض الأحيان أستخدم مساحات العمل المشتركة وأحيانًا أخرى أعمل في المقاهي ، لكن البقاء وحدي طوال الأسبوع أمر يجب مراعاته.

إذا كان لديك أي خبرة في المساعدة الافتراضية، فلا تنس أن تترك لي تعليقًا. ومع ذلك، لا يمكنني أن أترككم دون تقديم هذا التدريب المتميز حول التمويل الشخصي.