Daha çox gəlirlilik üçün layihə xərclərinə nəzarət edin

Xərclərə nəzarət istənilən maliyyə strategiyasında mühüm rol oynayır. Layihənizin maliyyəsini izlədiyiniz zaman büdcədə necə qalırsınız? Şəxsi büdcə hazırlamaq kimi, sizin üçün bir neçə variant var: xərcləri təsnif edin, ən bahalı maddələri müəyyənləşdirin və hər bir sahədə xərcləri məhdudlaşdırmaq üçün həll yolları tapın. Bütün bu tədbirləri tamamladıqdan sonra siz büdcəyə nəzarət edə biləcəksiniz, gəlirliliyinizi təhlil etmək və mənfəəti artırın.

Xərclərə nəzarətin əsas prinsipləri istər korporativ, istərsə də şəxsi büdcələr üçün eynidir. Bu məqalədə, Finance de Demain Consulting Xərclərə nəzarət anlayışını və onun daha böyük xərc idarəetmə sisteminə necə uyğunlaşdığını izah edir.

Xərclərə nəzarət nədir?

Xərclərə nəzarət şirkətin mənfəətini artırmağa yönəlmiş xərclərin müəyyən edilməsi və azaldılması prinsipidir. Bu layihə səviyyəsində və ya bütün şirkət səviyyəsində həyata keçirilə bilər.

Bu halda, biz layihə və ya layihələr qrupu çərçivəsində xərclərə nəzarət prosesinin tətbiqinə diqqət yetirəcəyik.

Layihə meneceri olaraq, xərclərə nəzarət sizə resurs idarəetmə planınıza nəzarət etməyə və büdcənin artıqlığına reaksiya verməyə xidmət edəcək.

Layihəniz üçün büdcəni aşsanız, hesabat aləti də faydalı ola bilər. Tutaq ki, yeni bir layihə üçün işə götürdüyünüz müstəqil dizayner şəkilləri redaktə etmək üçün gözlənildiyindən xeyli uzun çəkdi.

Bu əlavə dəyəri müəyyən etdikdən sonra xərcləri azaltmaq və səmərəliliyi əldə etmək üçün növbəti layihəniz üçün daxili dizayner işə götürmək qərarına gələ bilərsiniz.

Xərclərə nəzarət necə fərq yarada bilər?

Komandanız layihənin həcminə və ya büdcəsinə cavab verə bilmir? Məsrəflərə nəzarətin vacib olduğu yer budur. Büdcədə olsanız belə, xərclərə nəzarət onu daha da azaltmağa və yol boyu gəliri artırmağa kömək edə bilər.

Bu proses şirkətin ümumi xərcləri haqqında məlumat verir: o, ən bahalı sahələri vurğulayır və bu sahələrin hər birində xərcləri daha da müəyyən edir.

İlk addım olaraq, bu miqyasda xərcləri azaltmaq və bununla da şirkətin mənfəətini potensial olaraq artırmaq məqsədi ilə layihəyə xərclərə nəzarət tətbiq oluna bilər.

Xərclərə nəzarət üsulları hansılardır?

Əvvəlcə xərclərə nəzarət biznesin daha yüksək səviyyələrində baş verə bilər, lakin çox vaxt layihə səviyyəsində baş verir. Məhz bu səviyyədə siz hər bir layihə üzrə faktiki xərcləri qiymətləndirə və onları effektiv idarə edə bilərsiniz.

Layihənin xərclərinə daha yaxşı nəzarət etmək üçün aşağıdakı beş addımı izləmək lazımdır:

1. Büdcənizi planlaşdırın

Birincisi, təfərrüatlı xərclər smetasını əldə etmək və resursları səmərəli şəkildə bölüşdürmək üçün büdcənizi planlaşdırmalısınız. Təfərrüatlı layihə planının hazırlanması ilkin büdcənizlə faktiki xərclər arasındakı fərq olan xərc fərqlərini azaldacaq.

Büdcə planınıza daxil edin:

• Layihə üçün lazım olan komanda üzvlərinin sayı
• Layihəni başa çatdırmaq üçün lazım olan vaxtın təxmini
• Layihə üçün lazım olan materiallar

Layihə üçün lazım olan vaxtı və materialları hesablayarkən, büdcənizdə bir az boşluq saxlayın. Gözlənilməz hallar nadir deyil və siz layihənin vaxtını uzatmalı və ya əlavə resurslar tələb edə bilərsiniz.

2. Bütün xərclərə nəzarət edin

Layihə xərclərinə nəzarətdə ikinci addım layihə xərclərinin gedişatına nəzarət etməkdir. Real vaxtda xərc fərqlərini görsəniz, düzəldici tədbirləri daha asan görə biləcəksiniz.

Layihənin sonunda gec olacaq, pul xərclənəcək. Bu nöqtədə, gələcəkdə bu vəziyyətin təkrarlanmaması üçün bundan dərs almaq lazımdır.

Layihə zamanı xərclərinizi effektiv şəkildə izləmək üçün layihə mərhələlərini təyin edin. Hər bir mərhələdə siz öz xərclərinizi təhlil edə və layihənin əhatə dairəsinə riayət olunmasını təmin edə bilərsiniz. Əgər müəyyən bir mərhələdə artıq xərclər müşahidə etsəniz, onları daha sonra layihədə azaltmaq üçün bir həll tapa bilərsiniz.

3. Dəyişikliyə nəzarət sistemlərindən istifadə edin

Layihənin planlaşdırma mərhələsində aydın məqsədlər qoymaq vacibdir. Bu məqsədlərə nail olmağınızı təmin etmək üçün dəyişikliklərə nəzarət prosesi lazım ola bilər.

Dəyişikliyə nəzarət layihə zamanı maraqlı tərəflər tərəfindən edilən bütün dəyişiklikləri tənzimləyən addımlar toplusudur. Məqsədlərin sürüşməsinin qarşısını almağa imkan verir ki, sizi dəyişikliklər görünən kimi onlara hazırlasın və bununla da layihəni buna uyğunlaşdırın.

4. Nəzarət prosesinin mərhələləri

astarlama

Dəyişikliyə nəzarət prosesi maraqlı tərəf layihəyə dəyişiklik tələb etdikdə başlayır. Müraciət fərqli ola bilər: bu, son tarixlərin uzadılması və ya yeni layihə nəticələri ola bilər.

Qiymətləndirmə

Layihə meneceri və ya şöbə rəhbəri tələb olunan resurslar, sorğunun təsiri və sorğunun alıcıları kimi əsas məlumat üçün sorğunu skan edir. İlkin qiymətləndirmədən sonra dəyişiklik tələbi təhlil mərhələsinə keçir.

Təhlil

Təhlil mərhələsində müvafiq layihə meneceri sorğunu təsdiq edir və ya rədd edir. Bəzi hallarda dəyişikliklərin təsdiqinə nəzarət etmək üçün dəyişikliklərə nəzarət komitəsi yaradıla bilər. Layihə meneceri sorğunu təsdiq edir və ya rədd edir və komandanı xəbərdar edir.

Layihənin ölçüsündən asılı olaraq, layihə meneceri bütün layihənin maraqlı tərəflərinin məlumatı almasını təmin etmək üçün dəyişiklik jurnalında dəyişiklikləri qeyd edə bilər.

İcra

Dəyişikliyin həyata keçirilməsi layihənin mərhələsindən asılı olaraq dəyişə bilər, lakin ümumiyyətlə, vaxt cədvəlinin və nəticələrin yenilənməsini, həmçinin layihə qrupunun məlumatlandırılmasını əhatə edir.

Siz layihənin əhatə dairəsini qiymətləndirməli və vaxt qrafikinin dəyişdirilməsinin planlaşdırılan məqsədlərə böyük təsir göstərməyəcəyini yoxlamalısınız.

Hasar

Sorğunun sənədləşdirilməsi, yayılması və həyata keçirilməsindən sonra siz yekun mərhələsinə keçə bilərsiniz. Bütün komanda üzvlərinin gələcəkdə bu məlumatı əldə edə bilməsi və onlara istinad edə bilməsi üçün rəsmi bağlanma planınızın olması tövsiyə olunur.

Layihələrinizdə edilən dəyişiklikləri effektiv şəkildə nəzərdən keçirməklə, xərclərə nəzarət təbii olaraq gəlməlidir.

Büdcəni və layihənin uğurunu dəqiq proqnozlaşdırmaq əvvəldən sona qədər vicdanlı idarəetməni davam etdirməyi nəzərdə tutur. Yol boyu gözlənilməz hadisələr qaçılmazdır, lakin müəyyən sistemlərin qurulması bu sapmalardan qorunmağa kömək edir.

4. Vaxtınızı idarə edin

Vaxtın idarə edilməsi xərclərə nəzarətin tərkib hissəsidir: layihənin ümumi müddəti artdıqda, layihənin ümumi dəyəri də artır. Ayrılmış büdcəni aşmamaq üçün hər şeydən əvvəl layihənin qrafikinə riayət etməlisiniz.

Məhsuldarlığı artırmaq və komanda üzvlərinə işi büdcə daxilində vaxtında yerinə yetirməkdə kömək etmək üçün vaxtın idarə edilməsi strategiyalarını qəbul edin.

Burada vaxtın idarə edilməsinə dair bəzi məsləhətlər var:

Taymboksinq

Taymboksinq, bir müddət ərzində tapşırıqların yerinə yetirilməsini nəzərdə tutan məqsədyönlü vaxt idarəetmə strategiyasıdır. vaxt bloku .

Məsələn, bir blog yazısı yazmaq lazımdırsa, onu təsvir etmək üçün iki saatlıq blok yarada bilərsiniz. Sonra, fasilədən sonra ilk qaralama hazırlamaq üçün üç saatlıq başqa bloka qayıda bilərsiniz.

Vaxtın bloklanması

Vaxtın bloklanması timeboxingə bənzəyir, lakin hər bir fərdi tapşırıq üçün müəyyən vaxt təyin etmək əvəzinə, əlaqədar iş üçün təqviminizin xüsusi dövrlərini bloklayacaqsınız.

Pomodoro metodu

Taymboksinq və vaxtın bloklanması kimi, Pomodoro texnikası da sizə tapşırıqlarınızı qısa müddətdə tamamlamağa və iş seansları arasında fasilələr verməyə kömək edir.

Məsələn, 25 dəqiqə işləyin, sonra dörd dəfə beş dəqiqəlik fasilə verin. Sonra dördüncü iş seansından sonra daha uzun bir ara verin 20 və ya 30 dəqiqəs.

qurbağanı udmaq

SMark Tvenin məşhur bir sitatına görə: "Bir qurbağanı udmaq məcburiyyətindəsənsə, səhər ilk iş bunu etməlisən." Vaxt idarəetmə strategiyası “Qurbağanı yeyin” bu sözlərdən ilhamlanır və sizi daha az vacib və ya daha az təcili olanlar üzərində işləməzdən əvvəl vacib və ya mürəkkəb tapşırıqların öhdəsindən gəlməyə təşviq edir.

Pareto prinsipi

Hələ də adlanır 80-20 qayda Bu prinsip fundamental qaydaya əsaslanır: biz vaxtımızın 20%-ni işin 80%-ni yerinə yetirməyə həsr edirik. Konkret olaraq, bu 80% tapşırıqları kifayət qədər tez emal etmək bizə iş günü ərzində qalan 20% ilə məşğul olmaq üçün daha çox vaxt buraxır ki, bu da vaxtın 80% -ni alacaq.

İşlərin görülməsi (GTD)

tərəfindən icad edilmişdir David Allen 2000-ci illərin əvvəllərində metod " Things Getting Things alındı » və ya fransız dilində “İşləri yerinə yetirmək” planlı işlərin siyahısını əvvəlcədən yazılı şəkildə tərtib etməyi tövsiyə edir. Bu mülahizələrdən azad olduqdan sonra, işin idarə edilməsi alətlərinə etibar etmək əvəzinə, nə edəcəyinizi anlamadan hərəkətə keçə biləcəksiniz.

Xərclərə nəzarətin bir hissəsi kimi məhsuldarlığa diqqət yetirmək intuitiv görünə bilər, lakin layihənin icrası pul vəsaitlərinin hərəkətinin təməl daşıdır.

Komandanız məhsuldar deyilsə, siz layihənin son tarixlərinə cavab verməyəcəksiniz və son tarixlərə əməl etməmək əlavə xərclər yaradır. Məntiqi olaraq, layihəniz daha çox xərc çəkirsə, şirkətinizin pul axını azalır. 

5. Qazanılmış Dəyəri izləyin

Qazandığınız dəyəri izləmək sizə layihənin maliyyə nəticəsini proqnozlaşdırmağa kömək edə bilər. Bu məsrəflərə nəzarət metodu məsrəflərin uçotu üzrə bilik tələb edir. Bu, dəyişən xərclərin başlanğıcını aşkar etməyə və buna görə də gələcək layihələrdə fərqlərin qarşısını almağa kömək edə bilər.

Qazanılmış dəyər bir layihə çərçivəsində həqiqətən tamamlanan tapşırıqların miqdarıdır. Qazanılmış dəyəri izləmək və cədvələ uyğun olub-olmadığınızı görmək üçün yerinə yetirilən tapşırıqların faizini layihə büdcəsinə vurmalısınız.

Qazanılmış dəyəri izləmək üçün addımlar

Qazanılmış dəyəri izləmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

1 Addım: hər bir tapşırığın yerinə yetirilmə dərəcəsini faizlə müəyyən edin.

2 Addım: planlaşdırılmış dəyəri təyin edin (Planlaşdırılan dəyər və ya PV) və ya planlaşdırılan işin smeta dəyəri. Bu, planlaşdırılan işləri yerinə yetirmək üçün səlahiyyətli büdcədir.

3 Addım: qazanılmış dəyəri müəyyənləşdirin (Eqazanılmış Dəyər və ya EV) və ya yerinə yetirilən işin büdcə dəyəri. Bu, faktiki olaraq tamamlanan işin həcmidir.

4 Addım: faktiki dəyəri müəyyən etmək (Faktiki xərc və ya AC), yerinə yetirilən işin faktiki maya dəyərini əks etdirir. Bunlar artıq görülən işlərlə bağlı xərclərdir.

5 Addım: xərc fərqlərini hesablamaq (Xərc dəyişikliyi və ya CV) əldə edilmiş dəyəri faktiki xərcdən (CV = EV – AC) çıxmaqla.

6 Addım: nəticələri tərtib edin.

İlk üç addım üçün layihəniz üçün xərc məlumatı toplamalı, son üç addımda isə hesablamalar və təhlillər aparmalısınız. Xərc fərqləri layihənizin dəyəri vəziyyətini əks etdirir.

Xərclərə nəzarət etdiyiniz zaman CV-niz layihənizin büdcəyə uyğun olub-olmadığını müəyyən edən metrikdir. A Mənfi CV layihənin büdcədən artıq olması deməkdir.

Xərclərə nəzarət etməlisiniz, yoxsa xərcləri idarə etməlisiniz?

Xərclərə nəzarəti məsrəflərin idarə edilməsi ilə qarışdırmaq adi haldır. Bunlar düzgün müəyyən edilməli və başa düşülməli olan iki fərqli termindir. Xərclərə nəzarət daha böyük məsrəflərin idarə edilməsi sistemi daxilində bir alt prosesdir.

Xərclərə nəzarət xərclərin müəyyən edilməsi və mənfəətin artırılması üçün onların azaldılması ilə bağlı olsa da, məsrəflərin idarə edilməsi layihənin məsrəflərinin qiymətləndirilməsi, büdcələşdirilməsi və nəzarətinin ümumi prosesidir.

Yəqin ki, şirkətinizdə xərclərin idarə edilməsi ilə məşğul olan bir çox işçi var. Komandanızın ölçüsündən asılı olaraq, müxtəlif insanlar resursların planlaşdırılması və büdcəsi üzərində işləyə bilər.

Effektiv xərclərə nəzarət üçün komandalar biznes büdcəsinin hər bir hissəsinə kifayət qədər diqqət yetirmək və hərtərəfli təhlil etmək üçün biznesin müxtəlif səviyyələrində xərcləri izləməlidirlər.

Layihə xərclərinizi izləmək və azaltmaq üçün xərclərə nəzarətdən istifadə edin

Layihə xərclərini azaltmaq üçün xərc məlumatlarını izləmək yorucu bir prosesdir, lakin xərclərin idarə edilməsi gəlirliliyə birbaşa təsir göstərir.

Xərcləri effektiv şəkildə idarə etmək üçün bütün məlumatların parmaklarınızın ucunda olması üçün fərdiləşdirilə bilən idarə paneli yaradın. Bu avtomatlaşdırma sizə layihənin idarə edilməsi və xərclərə nəzarət arasında bir yerdə hoqqabazlıq etməyə imkan verəcək.

Bizə bir şərh buraxın. Amma getməmişdən əvvəl, burada EUR/USD ticarəti ilə çox asanlıqla qazanmağa imkan verən robot.