Як скласці камунікацыйны план праекта?

Камунікацыйныя планы важныя для вашых праектаў. Эфектыўная камунікацыя, як унутраная, так і знешняя, ёсць неабходныя для поспеху праекта. Вельмі важна мець камунікацыйны план праекта, які паказвае, хто з'яўляецца зацікаўленымі бакамі, а таксама калі і як з імі звязацца. Аднак маючы добры стратэгія зносін можа быць вельмі карысным для вас. Гэты артыкул ахоплівае:

• Перавагі камунікацыйных планаў праекта
• Што ўключыць у план зносін
• Як напісаць камунікацыйны план
• І як выкарыстоўваць камунікацыйны план на працягу ўсяго праекта

Але перш чым пачаць, я хацеў бы расказаць вам аб гэтым прэміум-трэнінгу, які асабіста дазволіў мне павялічыць каэфіцыент канверсіі на маіх сайтах. Проста націсніце тут, гэта партнёрская спасылка.

Перавагі камунікацыйных планаў праекта

Па сваёй сутнасці камунікацыйныя планы праекта спрыяюць эфектыўнай камунікацыі. Яны дазволяць вашым праектам працаваць бесперабойна і дапамогуць вам пазбегнуць правалу праекта. Іншыя асноўныя перавагі ўключаюць пастаноўку і кіраванне чаканнямі, лепшае кіраванне зацікаўленымі бакамі і дапамогу ў працэсе планавання праекта.

Усталёўвайце і кіруйце чаканнямі

Праектныя камунікацыі - вуліца з двухбаковым рухам. Падобна да планавання праекта, чаканні павінны быць устаноўлены, а каманда праекта і зацікаўленыя бакі кліента павінны ўзяць на сябе адказнасць за бесперабойную камунікацыю.

У той час як праект не пачынаецца без плана праекта, камунікацыйныя планы праекта не так лёгка абмяркоўваць, але яны павінны быць.

Паведамляючы кліенту на ранніх стадыях праектнага працэсу, чаго чакаць, вы задаеце тон усяму праекту, пачынаючы з працэсу прапановы па праекце.

Ім таксама карысна ведаць загадзя, што вам ад іх спатрэбіцца, каб яны маглі быць падрыхтаванымі, калі прыйдзе час.

Кіраванне зацікаўленымі бакамі і кліентамі

На працягу ўсяго праекта паспяховая камунікацыя аб узгадненні з мэтамі і этапамі, а таксама наступная перабудова ў адпаведнасці з імі па меры змены праектаў, мае важнае значэнне для ўдзелу зацікаўленых бакоў і празрыстасці статусу праекта.

Камунікацыя з'яўляецца ключом да падтрымання добрых адносін з кліентам, і план камунікацыі па праекце можа дапамагчы вам захаваць агульнае разуменне таго, што адбываецца і што павінна адбывацца на працягу ўсяго праекта.

Планаванне праекта

Камунікацыйны план кіравання праектам вызначае, як важная інфармацыя будзе прадастаўляцца на працягу ўсяго праекта, кім і як часта. Калі вы завяршаеце планаванне праекта, вы таксама павінны завяршыць планаванне камунікацый.

Не ўсе праекты аднолькавыя, і па гэтай прычыне камунікацыйны план праекта з'яўляецца унікальным для вашага праекта, таму важна думаць пра гэта пры стварэнні плана праекта пасля запуску.

Буйныя праекты маюць іншыя патрэбы ў камунікацыі, чым малыя праекты, і тое ж самае тычыцца праектаў з групамі зацікаўленых бакоў у параўнанні з адным кантактным праектам.

Праекты з мэтамі, бюджэтам, розныя тэрміны і нават розныя вынікі патрабуюць камунікацыі, прыстасаванай да гэтых патрэбаў, і гэта варта мець на ўвазе пры стварэнні камунікацыйнага плана праекта.

Што ўключаць у камунікацыйныя планы

У той час як асаблівасці вашага камунікацыйнага плана будуць адрознівацца ў залежнасці ад тыпу і аб'ёму праекта, некалькі ключавых элементаў павінны быць уключаны ў кожны праектны план камунікацый, які вы ствараеце:

Асноўныя зацікаўленыя бакі

Запішыце ўсіх ключавых зацікаўленых бакоў, у тым ліку ваш асноўны кантакт з кліентамі. Уключыце кантактную інфармацыю, такую ​​як нумары тэлефонаў і адрасы электроннай пошты, каб кожны, хто мае доступ да плана сувязі, мог знайсці гэтую інфармацыю.

Члены каманды

Уключыце ключавых членаў каманды вашага праекта і іх ролі. Гэта зручна для тых, хто пачатковец або не знаёмы з праектам. Пералічыце членаў вашай каманды, якія ўдзельнічаюць у перадачы вынікаў, вядзенні стратэгічных абмеркаванняў або ў тым, як вы будзеце кіраваць тэхнічнымі размовамі паміж зацікаўленымі бакамі і вашай камандай.

Метады зносін

Апішыце асноўныя метады сувязі і розныя каналы, якія вы будзеце выкарыстоўваць для сувязі з зацікаўленымі бакамі. Выкарыстоўвайце электронную пошту, тэлефонныя званкі, асабістыя сустрэчы, відэасустрэчы, сацыяльныя сеткі або іншыя. Уключыце нататкі аб пераважных каналах зацікаўленых бакоў.

Тып зносін

Уключыце тыпы зносін, тое, як гэтая сувязь будзе распаўсюджвацца, што будзе ўключана і з кім гэта сувязь будзе адбывацца. Напрыклад, вы можаце прадастаўляць кліенту штотыднёвыя справаздачы аб стане.

Падумайце, як вы будзеце прадастаўляць гэта, каму гэта будзе прадастаўлена і якую інфармацыю трэба ўключыць у справаздачу.

Стылі зносін

Гэта можна разбіць па зацікаўленых баках і метадах камунікацыі. Ці аддае перавагу пэўная зацікаўленая асоба толькі фармальнаму зносінам, ці вы можаце паставіцца да гэтага крыху больш нязмушана?

Каляндар рэюніёнаў

Хоць вы можаце наладзіць гэта па меры неабходнасці на працягу ўсяго праекта, карысна мець першапачатковае ўяўленне аб тым, як часта вы будзеце сустракацца з зацікаўленымі бакамі.

У залежнасці ад аб'ёму праекта вы таксама можаце паказаць, як часта вы будзеце адпраўляць электронныя лісты кліенту. Таксама ўключыце ўнутраныя сустрэчы каманды ў свой каляндар сустрэч.

Ключавыя паведамленні

Для кожнага зацікаўленага боку вызначце ключавое паведамленне або інфармацыю, якія трэба будзе данесці да іх на працягу ўсяго праекта. Гэта таксама ўключае ў сябе любую інфармацыю або водгукі, якія вам спатрэбяцца ад іх.

Камунікацыйныя мэты

План камунікацыі, які ўключае мэты камунікацыі, можа дапамагчы вам прымаць рашэнні на аснове таго, што вы спрабуеце дасягнуць.

Як напісаць уласны камунікацыйны план праекта

1. Зразумейце свае налады

Камунікацыйны план праекта не трэба быць фармальным. Але гэта павінна быць прынамсі напісана для ўласнай даведкі. Улічвайце граматыку не таму, што вы хочаце здавацца разумным, а таму, што вы хочаце быць ясным і зразумелым.

Інструменты для напісання могуць дапамагчы вам справіцца з гэтым, не займаючы занадта шмат часу. З такім парадкам вы можаце з упэўненасцю пачаць ствараць свой кантэнт.

Па-першае, гэта дазваляе вам сесці і ўсталяваць параметры праекта. Яны ўключаюць памер праекта, інфармацыю аб кампаніі-кліенце, вынікі праекта, графік і каманду праекта.

Падумайце стылі зносін вашай каманды і вашага кліента:

• Наколькі паспяховай была камунікацыя да гэтага часу?
• Ваш кліент аддаў перавагу камунікацыі: ці імкнецца ён тэлефанаваць, калі ў яго ёсць пытанне, ці ён арыентаваны на электронную пошту?
• Вы сустракаліся асабіста ці праз відэа?
• Як часта ваша каманда непасрэдна ўзаемадзейнічае з вамі па праекце? Яны аддаюць перавагу пісьмоваму кантэксту сустрэчам?

Калі вы зразумееце каманду і кліентаў, з якімі працуеце, вы можаце прымяніць гэта да плана дзеянняў па камунікацыі.

2. Вызначце свае мэты і зацікаўленых бакоў

Пералічыце вынікі вашага праекта і асноўных зацікаўленых бакоў праекта. Затым дадайце мэты вашага праекта ў гэты спіс: падумайце, што такое паспяховая камунікацыя па праекце не толькі з вашым кліентам, але і з вашай камандай.

Гэты спіс будзе кіравацца пры прыняцці камунікацыйных рашэнняў.

3. Складзіце план зносін

у цяперашні час прыйшоў час скласці план. Вызначце свой падыход да зносін, якія вы будзеце мець на працягу ўсяго праекта. Ведаючы мэты вашага праекта, падумайце, як часта вы будзеце мець зносіны з зацікаўленымі бакамі вашага кліента, як вы будзеце гэта рабіць і што гэтыя зносіны будуць уключаць.

Вы можаце вырашыць выкарыстаць некалькі падыходаў, такіх як штотыднёвая рэгістрацыя па тэлефоне для абнаўлення раскладу і выканання бюджэту, а таксама штодзённыя электронныя лісты для пытанняў на хаду і менш частыя асабістыя сустрэчы для прадстаўлення абнаўленняў. асноўныя этапы праекта .

Што б вы ні вырашылі, майце на ўвазе свае паказчыкі і мэты. Яны павінны дапамагчы вам вызначыць тыпы камунікацыі, якія будуць найбольш карыснымі для вашага праекта, і наколькі падрабязнымі або глыбокімі павінны быць вашы паведамленні.

Як выкарыстоўваць камунікацыйны план праекта

1. Падзяліцеся са сваёй камандай

Абагульванне плана з вашай камандай будзе інфармаваць іх аб вашай кадэнцыі зносін, што ўплывае на іх працу і даты дастаўкі, а таксама дасць ім больш кантэксту аб тым, як вы будзеце мець зносіны і з кім.

Абмен гэтай інфармацыяй азначае, што ваша каманда можа дапамагчы вам рэалізаваць план сувязі.

2. Заставайцеся на шляху

Пераканайцеся, што ваша каманда ведае і разумее ваш план камунікацыі, каб ваш кліент атрымліваў паслядоўную і значную інфармацыю, якая дастаўляецца ім на працягу ўсяго праекта.

Забраніруйце ўсе ключавыя сустрэчы па праекце, як толькі ў вас будзе складзены план, і дадавайце ў свой каляндар напаміны для рэгулярных рэгістрацый і нават электронныя лісты аб праекце, каб не адставаць ад важных рэчаў, якія вы паставілі ў сваім плане.

Калі ў нейкі момант вы адхіліцеся ад свайго плана камунікацыі і вам будзе цяжка да яго вярнуцца, перагледзьце абраны вамі падыход:

• Ці ўсё ж гэта адпавядае мэтам вашага праекта?
• Ці змяніліся як-небудзь мэты або зацікаўленыя бакі з пачатку праекта?
• Ці існуюць больш эфектыўныя спосабы перадачы інфармацыі аб праекце на дадзеным этапе?

План сувязі = поспех

План камунікацыі праекта дае вам інструменты для эфектыўнай камунікацыі. План таксама можа дазволіць вам перагледзець свой падыход і патрэбы вашага кліента, калі гэта неабходна.

Незалежна ад таго, наколькі фармальным ці неафіцыйным можа быць ваш план камунікацыі па праекце, ён можа быць розніцай паміж вельмі паспяховым і эфектыўным праектам і праектам, які проста завісае без цвёрдага плана.

Успрымайце гэта як яшчэ адзін спосаб усталяваць і праверыць чаканні на працягу ўсяго праекта. Думайце пра гэта як пра спосаб лёгкай і значнай паспяховай камунікацыі.

Што думаеш ?

Наколькі важны камунікацыйны план праекта для поспеху праекта? Як вы лічыце, ці заўсёды кіраўнікі праектаў павінны пісаць план камунікацыі для праектаў, незалежна ад іх памеру? Дайце мне ведаць вашыя думкі, пакінуўшы каментарый!

Аднак, калі вы хочаце ўзяць пад кантроль свае асабістыя фінансы праз паўгода, я настойліва рэкамендую гэтае кіраўніцтва.

Пакіньце нам каментар