Кантралюйце выдаткі праекта для большай рэнтабельнасці

Кантроль выдаткаў гуляе жыццёва важную ролю ў любой фінансавай стратэгіі. Як вы захоўваеце бюджэт, калі вы адсочваеце фінансы вашага праекта? Як і пры распрацоўцы асабістага бюджэту, вам даступна некалькі варыянтаў: класіфікаваць выдаткі, вызначыць найбольш дарагія артыкулы і знайсці рашэнні для абмежавання выдаткаў у кожнай вобласці. Выканаўшы ўсе гэтыя дзеянні, вы зможаце кантраляваць бюджэт, прааналізаваць вашу прыбытковасць і павялічыць прыбытак.

Асноўныя прынцыпы кантролю выдаткаў аднолькавыя для ўсіх бюджэтаў, як карпаратыўных, так і асабістых. У гэтым артыкуле Finance de Demain Consulting Тлумачыць канцэпцыю кантролю выдаткаў і тое, як яна ўпісваецца ў вялікую сістэму кіравання выдаткамі.

Што такое кантроль выдаткаў?

Кантроль выдаткаў - гэта прынцып выяўлення і скарачэння выдаткаў, накіраваных на павелічэнне прыбытку кампаніі. Яно можа ажыццяўляцца на ўзроўні праекта або на ўзроўні ўсёй кампаніі.

У гэтым выпадку мы спынімся на прымяненні працэсу кантролю выдаткаў у рамках праекта або групы праектаў.

Як менеджэр праекта, кантроль выдаткаў дапаможа вам кантраляваць свой план кіравання рэсурсамі і рэагаваць на перарасход бюджэту.

Калі вы перавышаеце бюджэт свайго праекта, інструмент справаздачнасці таксама можа спатрэбіцца. Дапусцім, дызайнеру-фрылансеру, якога вы нанялі для новага праекта, рэдагаванне малюнкаў заняло значна больш часу, чым чакалася.

Вызначыўшы гэты дадатковы кошт, вы можаце вырашыць наняць уласнага дызайнера для вашага наступнага праекта, каб знізіць выдаткі і павялічыць эфектыўнасць.

Як кантроль выдаткаў можа змяніць сітуацыю?

Ваша каманда не адпавядае аб'ёму або бюджэту праекта? Тут важны кантроль выдаткаў. Нават калі вы абмежаваны бюджэтам, кантроль над выдаткамі можа дапамагчы вам яшчэ больш скараціць яго і павялічыць прыбытак.

Гэты працэс дае ўяўленне аб агульных выдатках кампаніі: ён вылучае найбольш дарагія вобласці і дадаткова вызначае выдаткі ў кожнай з гэтых галін.

У якасці першага кроку да праекта можна прымяніць кантроль выдаткаў з мэтай зніжэння выдаткаў у такім маштабе і, такім чынам, патэнцыяльнага павелічэння прыбытку кампаніі.

Што такое метады кантролю выдаткаў?

Першапачаткова кантроль выдаткаў можа адбывацца на больш высокіх узроўнях бізнесу, але часта гэта адбываецца на ўзроўні праекта. Менавіта на гэтым узроўні вы можаце ацаніць фактычныя выдаткі на праект і эфектыўна кіраваць імі.

Вось пяць крокаў, каб лепш кантраляваць выдаткі на праект:

1. Сплануйце свой бюджэт

Па-першае, вам трэба спланаваць свой бюджэт, каб атрымаць падрабязную ацэнку выдаткаў і эфектыўна размеркаваць рэсурсы. Распрацоўка дэталёвага плана праекта паменшыць адхіленні ў выдатках, якія складаюць розніцу паміж вашым першапачатковым бюджэтам і фактычнымі выдаткамі.

Уключыце ў свой бюджэтны план:

• Колькасць членаў каманды, неабходная для праекта
• Ацэнка часу, неабходнага для завяршэння праекта
• Матэрыялы, неабходныя для праекта

Калі вы разлічваеце час і матэрыялы, неабходныя для праекта, не дапускайце свайго бюджэту. Нечаканае - гэта не рэдкасць, і вам можа спатрэбіцца падоўжыць тэрміны праекта або запытаць дадатковыя рэсурсы.

2. Кантралюйце ўсе выдаткі

Другі крок у кантролі кошту праекта - гэта маніторынг ходу расходаў праекта. Вы зможаце лягчэй прыняць меры па выпраўленні, калі заўважыце адхіленні ў кошце ў рэжыме рэальнага часу.

У канцы праекта будзе позна, грошы будуць выдаткаваныя. На дадзены момант усё, што вам трэба зрабіць, гэта павучыцца на гэтым, каб прадухіліць паўтарэнне гэтай сітуацыі ў будучыні.

Каб эфектыўна кантраляваць свае выдаткі падчас праекта, усталюйце этапы праекта. На кожным этапе вы можаце прааналізаваць свае выдаткі і пераканацца, што аб'ём праекта выконваецца. І калі вы калі-небудзь заўважыце перарасход выдаткаў на пэўным этапе, вы можаце знайсці рашэнне, каб паменшыць іх пазней у праекце.

3. Выкарыстоўвайце сістэмы кантролю за зменамі

Вельмі важна паставіць дакладныя мэты на этапе планавання праекта. Для дасягнення гэтых мэтаў можа спатрэбіцца працэс кантролю за зменамі.

Кантроль змяненняў - гэта набор крокаў, якія рэгулююць усе змены, зробленыя зацікаўленымі бакамі падчас праекта. Гэта дазваляе прадухіліць дрэйф мэтаў, падрыхтаваўшы вас да змен, як толькі яны з'явяцца, і, такім чынам, адаптуючы праект адпаведна.

4. Этапы працэсу кантролю

грунтаванне

Працэс кантролю за зменамі пачынаецца, калі зацікаўлены бок запытвае змены ў праекце. Запыт можа быць розным: гэта можа быць падаўжэнне тэрмінаў або новыя вынікі праекта.

Ацэнка

Менеджэр праекта або кіраўнік аддзела скануе запыт для атрымання асноўнай інфармацыі, такой як неабходныя рэсурсы, уплыў запыту і атрымальнікі запыту. Пасля першапачатковай ацэнкі запыт на змяненне пераходзіць да фазы аналізу.

аналізу

На этапе аналізу адпаведны кіраўнік праекта ўхваляе або адхіляе запыт. У некаторых выпадках для кантролю за зацвярджэннем змяненняў можа быць створаны камітэт па кантролі за зменамі. Менеджэр праекта ўхваляе або адхіляе запыт і паведамляе камандзе.

У залежнасці ад памеру праекта, менеджэр праекта можа таксама запісваць змены ў журнал змяненняў, каб пераканацца, што ўсе зацікаўленыя бакі праекта атрымліваюць інфармацыю.

Рэалізацыя

Укараненне змяненняў можа вар'іравацца ў залежнасці ад стадыі праекта, але звычайна прадугледжвае абнаўленне графіка і вынікаў, а таксама інфармаванне каманды праекта.

Вы павінны ацаніць аб'ём праекта і пераканацца, што змяненне графіка не акажа істотнага ўплыву на запланаваныя мэты.

Плот

Пасля дакументавання, распаўсюджвання і выканання запыту можна пераходзіць да этапу закрыцця. Рэкамендуецца, каб у вас быў афіцыйны план ліквідацыі, каб усе члены каманды маглі атрымаць доступ і выкарыстоўваць гэтую інфармацыю ў будучыні.

Пры эфектыўным праглядзе змяненняў у вашых праектах кантроль выдаткаў павінен быць натуральным.

Дакладнае прагназаванне бюджэту і поспеху праекта прадугледжвае захаванне добрасумленнага кіравання ад пачатку да канца. Непрадбачаныя падзеі на гэтым шляху непазбежныя, але стварэнне пэўных сістэм дапамагае засцерагчыся ад гэтых адхіленняў.

4. Кіруйце сваім часам

Кіраванне часам з'яўляецца неад'емнай часткай кантролю выдаткаў: калі агульная працягласць праекта павялічваецца, агульны кошт праекта таксама павялічваецца. Каб не перавысіць выдзелены бюджэт, вы павінны перш за ўсё выконваць графік праекта.

Прыміце стратэгіі кіравання часам, каб павялічыць прадукцыйнасць і дапамагчы членам каманды выканаць працу своечасова ў рамках бюджэту.

Вось некалькі парад па кіраванні часам:

Timeboxing

Timeboxing - гэта мэтанакіраваная стратэгія кіравання часам, якая прадугледжвае выкананне задач у межах " блок часу .

Напрыклад, калі вам трэба напісаць паведамленне ў блогу, вы можаце стварыць двухгадзінны блок, каб акрэсліць яго. Затым, пасля перапынку, вы можаце вярнуцца да наступнага трохгадзіннага блока, каб зрабіць першы чарнавік.

Блакаванне часу

Блакіроўка часу падобная на таймбоксінг, але замест таго, каб усталёўваць пэўную колькасць часу для кожнай асобнай задачы, вы будзеце блакіраваць пэўныя перыяды ў календары для адпаведнай працы.

Метад Pomodoro

Як таймбоксінг і блакіроўка часу, тэхніка Pomodoro дапамагае вам выконваць задачы за кароткі прамежак часу і рабіць перапынкі паміж сесіямі працы.

Напрыклад, папрацуйце 25 хвілін, затым чатыры разы зрабіце пяціхвілінны перапынак. Затым, пасля чацвёртай сесіі працы, зрабіце больш працяглы перапынак 20 ці 30 хвілінs.

праглынуць жабу

SЗгодна з вядомай цытатай Марка Твена: «Калі вам трэба праглынуць жабу, лепш зрабіце гэта раніцай». Стратэгія кіравання часам «Eat the frog» натхнёны гэтымі словамі і заклікае вас спачатку паклапаціцца пра важныя або складаныя задачы, перш чым працаваць над менш важнымі або менш тэрміновымі.

Прынцып Парэта

Яшчэ называюць Правіла 80-20 Гэты прынцып заснаваны на фундаментальным правіле: мы прысвячаем 20% свайго часу выкананню 80% працы. У прыватнасці, магчымасць апрацаваць гэтыя 80% задач дастаткова хутка, такім чынам, пакідае нам больш часу на працягу нашага працоўнага дня, каб клапаціцца аб астатніх 20%, якія зоймуць у нас 80% часу.

Рабіць справы (GTD)

Вынайшаў Дэвід Ален у пачатку 2000-х гадоў метад « Getting Things Done » або «Выкананне спраў» на французскай рэкамендуе загадзя скласці спіс запланаваных спраў у пісьмовай форме. Вызваліўшыся ад гэтых меркаванняў, вы зможаце не спадзявацца на інструменты кіравання працай, а дзейнічаць без неабходнасці высвятляць, што рабіць.

Можа здацца неразумным засяроджвацца на прадукцыйнасці ў рамках кантролю выдаткаў, але выніковасць праекта з'яўляецца краевугольным каменем грашовых патокаў.

Калі ваша каманда не працуе прадуктыўна, вы не выканаеце тэрміны выканання праекта, а невыкананне тэрмінаў стварае дадатковыя выдаткі. Лагічна, што калі ваш праект каштуе даражэй, грашовы паток вашай кампаніі памяншаецца. 

5. Адсочванне заробленага кошту

Адсочванне заробленага кошту можа дапамагчы вам прадказаць фінансавыя вынікі праекта. Гэты метад кантролю выдаткаў патрабуе ведаў уліку выдаткаў. Гэта можа дапамагчы вам выявіць пачатак зменных выдаткаў і, такім чынам, прадухіліць адхіленні ў будучых праектах.

Заробленае значэнне - гэта колькасць задач, фактычна выкананых у межах праекта. Каб адсочваць заробленую каштоўнасць і бачыць, ці выконваеце вы графік, вам трэба памножыць працэнт выкананых задач на бюджэт праекта.

Крокі для адсочвання заробленага кошту

Каб адсочваць заробленыя кошты, выканайце наступныя дзеянні:

Крок 1: вызначыць ступень выканання кожнага задання ў працэнтах.

Крок 2: ўсталяваць планавае значэнне (Планавая вартасць або PV) або бюджэтны кошт запланаваных работ. Гэта бюджэт, прызначаны для выканання запланаваных работ.

Крок 3: вызначыць заробленую вартасць (Eзаробленае значэнне або EV), або бюджэтны кошт выкананых работ. Гэта аб'ём работ, які фактычна выкананы.

Крок 4: устанавіць фактычны кошт (Фактычны кошт або AC), якая адлюстроўвае фактычны кошт выкананых работ. Гэта выдаткі, звязаныя з ужо праведзенымі работамі.

Крок 5: разлічыць адхіленні кошту (Адхіленне кошту або CV) шляхам аднімання заробленага кошту ад фактычнага кошту (CV = EV – AC).

Крок 6: звесці вынікі.

Для першых трох крокаў вам трэба сабраць інфармацыю аб кошце вашага праекта, а для апошніх трох вам трэба правесці разлікі і аналіз. Адхіленні ў кошце адлюстроўваюць стан кошту вашага праекта.

Калі вы кантралюеце выдаткі, ваша рэзюмэ з'яўляецца паказчыкам, які вызначае, ці адпавядае ваш праект бюджэту. А Адмоўнае CV азначае, што праект перавышае бюджэт.

Вы павінны кантраляваць выдаткі або кіраваць выдаткамі?

Звычайна блытаюць кантроль выдаткаў з кіраваннем выдаткамі. Гэта два розныя тэрміны, якія трэба вызначыць і правільна зразумець. Кантроль выдаткаў - гэта падпрацэс у большай сістэме кіравання выдаткамі.

У той час як кантроль выдаткаў - гэта вызначэнне выдаткаў і іх скарачэнне для павелічэння прыбытку, кіраванне выдаткамі - гэта агульны працэс ацэнкі, складання бюджэту і кантролю выдаткаў на праект.

Магчыма, у вашай кампаніі шмат супрацоўнікаў, якія займаюцца кіраваннем выдаткамі. У залежнасці ад памеру вашай каманды над планаваннем рэсурсаў і складаннем бюджэту могуць працаваць розныя людзі.

Для эфектыўнага кантролю выдаткаў камандам неабходна кантраляваць выдаткі на розных узроўнях бізнесу, каб надаваць дастатковую ўвагу кожнай частцы бізнес-бюджэту і старанна яго аналізаваць.

Выкарыстоўвайце кантроль выдаткаў, каб адсочваць і зніжаць выдаткі на праект

Адсочванне дадзеных аб выдатках для скарачэння выдаткаў на праект - гэта стомны працэс, але кіраванне выдаткамі непасрэдна ўплывае на прыбытковасць.

Каб эфектыўна кіраваць выдаткамі, стварыце наладжвальную прыборную панэль, каб мець усю інфармацыю пад рукой. Гэтая аўтаматызацыя дазволіць вам жангліраваць паміж кіраваннем праектам і кантролем выдаткаў, усё ў адным месцы.

Пакіньце нам каментар. Але перш чым сысці, вось робат, які дазваляе вам вельмі лёгка зарабляць пры гандлі EUR/USD.