Как се прави комуникационен план на проект?

Комуникационните планове са важни за вашите проекти. Ефективната комуникация, както вътрешна, така и външна, е от съществено значение за успеха на проекта. От съществено значение е да имате комуникационен план за проекта, който да очертава кои са заинтересованите страни, както и кога и как да достигнете до тях. Въпреки това, имайки добър комуникационна стратегия може да ви бъде много полезно. Тази статия обхваща:

• Ползите от комуникационните планове на проекта
• Какво да включите в комуникационния план
• Как да напиша комуникационен план
• И как да използвате комуникационен план в целия проект

Но преди да започна, бих искал да ви разкажа за това първокласно обучение, което лично на мен ми позволи да повиша процентите си на реализация на моите сайтове. Просто щракнете тук, това е партньорска връзка.

Ползи от комуникационните планове на проекта

В основата си плановете за комуникация на проекта улесняват ефективната комуникация. Те ще накарат вашите проекти да протичат гладко и ще ви помогнат да избегнете провала на проекта. Други основни предимства включват определяне и управление на очакванията, по-добро управление на заинтересованите страни и подпомагане на процеса на планиране на проекта.

Задайте и управлявайте очакванията

Комуникациите на проекта са двупосочна улица. Подобно на планирането на проекта, очакванията трябва да бъдат зададени и екипът на проекта и заинтересованите страни на клиента трябва да поемат отговорност комуникацията да върви гладко.

Въпреки че един проект не започва без наличен план за проекта, плановете за комуникация на проекта не се обсъждат толкова лесно, но трябва да бъдат.

Като уведомявате клиента в началото на процеса на проекта какво да очаква, вие задавате тона на целия проект, като започнете с процеса на предложение за проект.

Също така е полезно за тях да знаят предварително какво ще имате нужда от тях, за да могат да бъдат подготвени, когато дойде времето.

Управление на заинтересовани страни и клиенти

По време на проекта успешната комуникация относно привеждането в съответствие с целите и етапите и последващото пренастройване към тях при промяна на проектите е от съществено значение за участието на заинтересованите страни и прозрачността на състоянието на проекта.

Комуникацията е ключова за поддържането на добри отношения с клиента и планът за комуникация на проекта може да ви помогне да поддържате това споделено разбиране за това какво се случва и какво трябва да се случва по време на вашия проект.

Планиран проект

Комуникационният план за управление на проекта определя как критичната информация ще бъде предоставена по време на проекта, от кого и колко често. Когато завършите планирането на проекта, трябва да завършите и комуникационното планиране.

Не всички проекти са създадени еднакви и поради тази причина комуникационният план на проекта е уникален за вашия проект, поради което е важно да помислите за него, когато създавате плана на проекта си след стартирането.

Големите проекти имат различни комуникационни нужди от малките проекти и същото важи и за проекти с екипи от заинтересовани страни в сравнение с един контакт по проекта.

Проекти с цели, бюджети, различните крайни срокове и дори различните резултати изискват комуникация, съобразена с тези нужди, и това е нещо, което трябва да имате предвид, когато създавате комуникационен план за проекта.

Какво да включите в комуникационните планове

Въпреки че спецификата на вашия комуникационен план ще варира в зависимост от вида и обхвата на проекта, няколко ключови елемента трябва да бъдат включени във всеки комуникационен план на проекта, който създавате:

Ключови заинтересовани страни

Запишете всички ключови заинтересовани страни, включително вашия основен контакт с клиенти. Включете информация за контакт като телефонни номера и имейли, така че всеки, който има достъп до комуникационния план, да може да намери тази информация.

Членове на екипа

Включете ключовите членове на екипа на вашия проект и техните роли. Това е удобно за всеки нов или незапознат с проекта. Избройте членовете на вашия екип, участващи в комуникацията на резултатите, воденето на стратегически дискусии или как ще управлявате технически разговори между заинтересованите страни и вашия екип.

Комуникационни методи

Опишете основните методи за комуникация и различните канали, които ще използвате за контакт със заинтересованите страни. Използвайте имейл, телефонни обаждания, срещи лице в лице, видео срещи, социални медии или всякакви други. Включете бележки за предпочитаните канали на заинтересованите страни.

Тип комуникация

Включете видовете комуникация, как тази комуникация ще бъде споделена, какво ще бъде включено и с кого ще бъде тази комуникация. Например, можете да предоставяте седмични отчети за състоянието на клиента.

Помислете как ще предоставите това, на кого ще бъде предоставено и каква информация трябва да бъде включена в доклада.

Стилове на общуване

Това може да бъде разбито по заинтересовани страни и комуникационни методи. Определена заинтересована страна предпочита ли само формалната комуникация или можете да я приемете малко по-небрежно?

Календар на срещите

Въпреки че можете да коригирате това според нуждите по време на проекта, е полезно да имате първоначална представа колко често ще се срещате със заинтересованите страни.

В зависимост от обхвата на проекта можете също да посочите колко често ще изпращате имейли до клиента. Също така включете вътрешни срещи на екипа в календара си за срещи.

Ключови послания

За всяка заинтересована страна определете ключовото послание или информация, която ще трябва да им бъде съобщена по време на проекта. Това също включва всякаква информация или обратна връзка, от която ще се нуждаете от тях.

Комуникационни цели

Комуникационен план, който включва комуникационни цели, може да ви помогне да вземете решения въз основа на това, което се опитвате да постигнете.

Как да напишете свой собствен план за комуникация на проекта

1. Разберете вашите настройки

Комуникационен план за проекта не е необходимо да е официално. Но поне трябва да бъде написано за ваша справка. Помислете за граматиката, не защото искате да звучите умно, а защото искате да сте ясни и разбрани.

Инструментите за писане могат да ви помогнат да се справите с това, без да отнемате твърде много време. С този ред можете да започнете да създавате вашето съдържание с увереност.

Първо, той ви позволява да седнете и да зададете параметрите на проекта. Те включват размер на проекта, информация за компанията клиент, резултати от проекта, график и екип по проекта.

Мисля стилове на общуване на вашия екип и този на вашия клиент:

• Колко успешни са били комуникациите досега?
• Вашият клиент посочил ли е предпочитание за комуникация: склонни ли са да се обаждат, когато имат въпрос, или са ориентирани към имейлите?
• Срещнахте ли се лично или чрез видео?
• Колко често вашият екип взаимодейства директно с вас по проект? Предпочитат ли писмения контекст пред срещите?

След като разберете екипа и клиентите, с които работите, можете да приложите това към комуникационен план за действие.

2. Определете вашите цели и вашите заинтересовани страни

Избройте резултатите от проекта и ключовите заинтересовани страни. След това добавете целите на вашия проект към този списък: Помислете какво представлява успешната комуникация на проекта не само с вашия клиент, но и с вашия екип.

Този списък ще ръководи комуникационните решения.

3. Направете комуникационен план

сега време е да направим плана. Определете вашия подход към комуникациите, които ще имате по време на вашия проект. Като знаете целите на вашия проект, помислете колко често ще комуникирате със заинтересованите страни на клиента, как ще го направите и какво ще включват тези комуникации.

Можете да решите да използвате множество подходи, като седмични телефонни регистрации за актуализиране на графика и напредъка на бюджета, както и ежедневни имейли за въпроси в движение и по-рядко лични срещи за представяне на актуализации. проект.

Каквото и да решите, имайте предвид своите показатели и цели. Те трябва да ви помогнат да идентифицирате видовете комуникации, които ще бъдат най-полезни за вашия проект и колко подробни или задълбочени трябва да бъдат вашите комуникации.

Как да използваме комуникационен план за проекта

1. Споделете го с вашия екип

Споделянето на плана с вашия екип ще ги информира за вашия комуникационен ритъм, което се отразява на тяхната работа и дати на доставка, но също така ще им даде повече контекст за това как ще комуникирате и с кого.

Споделянето на тази информация означава, че вашият екип може да ви помогне да изпълните комуникационния план.

2. Останете на път

Уверете се, че вашият екип знае и разбира вашия комуникационен план, така че вашият клиент да получава последователна и смислена информация, предоставена му по време на проекта.

Резервирайте всички ключови срещи по проекта веднага щом имате план и добавете напомняния към календара си за редовни регистрации и дори имейли за проекти, така че да сте в крак с важните неща, които сте задали в плана си.

Ако в даден момент се отклоните от комуникационния си план и ви е трудно да се върнете към него, преразгледайте подхода, който сте избрали:

• Все още ли отговаря на целите на вашия проект?
• Променили ли са се целите или заинтересованите страни по някакъв начин от началото на проекта?
• Има ли по-ефективни начини за предаване на информация за проекта на този етап?

Комуникационен план = Успех

Наличието на комуникационен план за проекта ви дава инструментите за ефективна комуникация. Планът може също да ви позволи да преоцените подхода си и нуждите на вашия клиент, ако е необходимо.

Без значение колко официален или неофициален може да бъде планът за комуникации на вашия проект, това може да е разликата между много успешен и ефективен проект и такъв, който просто е в застой без солиден план.

Мислете за това като за друг начин да зададете и проверите очакванията по време на проект. Мислете за това като за начин да осигурите смислена и успешна комуникация с лекота.

Какво мислиш ?

Колко важен е планът за комуникация на проекта за успеха на проекта? Мислите ли, че ръководителите на проекти винаги трябва да пишат комуникационен план за проекти, независимо от техния размер? Кажете ми вашите мисли, като оставите коментар!

Въпреки това, ако искате да поемете контрола над личните си финанси за шест месеца, силно препоръчвам това ръководство.

Оставете ни коментар