Ролята на виртуален асистент в компания

Ако сте като повечето блогъри, винаги ли сте мислили, че трябва да се справите сами? Вашият случай ли е? И да, повечето предприемачи започват сами или наемат виртуален асистент.

В тази статия ви показвам защо виртуалният асистент е важен за вашия бизнес. Но първо, ето курс за обучение, който ще дава възможност за успех в предприемачеството.

Какво е виртуален асистент?

Виртуален асистент (VA) е човек, който предоставя услуги за поддръжка на други фирми от отдалечено местоположение.

Терминът е роден през 1990-те години на миналия век от възможността за виртуална работа благодарение на технологичните подобрения. Виртуалният асистент е някой, който е нает да изпълнява досадните ежедневни задачи на вашия бизнес.

Може да е в друг град, щат или държава. Може да са и хора, които идват в офиса ви или се срещат в коуъркинг пространство веднъж седмично. Това наистина зависи от вас.

Най-важното е, че те се грижат да изпълняват задачите, от които клиентът им се нуждае, без проблем, било защото мразят да го правят, или защото отнема твърде много време.

Виртуалните асистенти са особено търсени от предприемачи и онлайн бизнеси. Тези компании се нуждаят от помощ, но не искат физически да наемат персонал. за да ви служи, Finance de Demain работи средно с двама виртуални асистенти.

Какво прави виртуалният асистент

На теория един виртуален асистент може да прави всичко, което всеки друг помощен персонал прави. Задачите за виртуална поддръжка обаче не се ограничават до офис работа. Много виртуални асистенти предоставят маркетингови услуги, уеб дизайн и други.

Някои виртуални асистенти са специализирани в определен набор от умения. Например, виртуален асистент по маркетинг върши само маркетингова работа. Други виртуални асистенти изпълняват различни задачи, но в специфична индустрия. Например, виртуален асистент за компании за недвижими имоти.

Повечето виртуални асистенти имат собствен домашен бизнес с виртуални асистенти. Това им позволява да печелят повече и да имат по-добър контрол върху задачите, които изпълняват. Много малки предприятия обаче наемат виртуални асистенти като част от работа или договор.

И накрая, много VA използват сайтове за свободна практика или сайтове за съвместна работа, за да намерят бързи проекти с ограничено време.

Как един виртуален асистент може да е от полза за вашия бизнес?

Тъй като делегирането на задачи, които поглъщат вашето време и енергия, които не ви харесва да правите и които ви държат в цикъла на преминаване от една досадна задача към друга, VA ще ви позволи да възвърнете контрола върху вашите дела.

Разрастването на вашия екип означава, че можете да вършите основна работа, да се фокусирате върху стратегията и общата картина. Можете да започнете да мечтаете и планирате в по-голям мащаб.

Как да разберете кога сте готови да наемете виртуален асистент?

Кога ще сте готови да наемете е различно за всеки, което прави решението толкова трудно. Препоръчваме да наемете VA, преди да мислите, че сте готови.

Причината за това е, че повечето хора (включително и аз!) чакат, докато вече сме в точка на „лудост“, за да започнем да делегираме и да молим за помощ с бизнеса. Така че, ако сте готови да развиете бизнеса си и смятате, че сте готови, горещо ви препоръчвам да започнете да търсите своя виртуален асистент.

Ще бъде много по-лесно и за двама ви, ако вземете някого в екипа, когато нещата са малко по-спокойни, така че нещата да вървят гладко, когато достигнат най-натоварените моменти.

Ето някои въпроси, на които трябва да отговорите, преди да вземете окончателното решение за наемане:

• Готови ли сте да развиете бизнеса си по-бързо от досега?
• Можете ли да си позволите да плащате на някого всеки месец?
• Имате ли определени задачи, които да започнете да делегирате?

Ако сте отговорили с „да“ на всички тези въпроси, тогава сте готови да започнете процеса на наемане на VA.

Как да наемете VA?

Докато виртуалната помощ е страхотна идея за домашен бизнес, получаването на виртуална помощ е от решаващо значение за собствениците на домашен бизнес, за да увеличат максимално своите приходи и да улеснят растежа. Като собственик на домашен бизнес идва момент, когато е невъзможно да се направи всичко, поне достатъчно добре, за да бъде ефективно и ефикасно.

Наемането на виртуален асистент ще ви освободи време, за да можете да се съсредоточите върху работата си, върху задачите, които дават най-добри бизнес резултати за вас. Освен това много виртуалните асистенти са по-добри от вас в някои задачи.

В дългосрочен план винаги е по-бързо и по-евтино да наемете работа, за която не сте квалифицирани.

Първата стъпка от наемането на виртуален асистент е да направите списък със задачите, които искате да възложите на външни изпълнители. Направете изчерпателен списък, като приоритизирате дейностите, които искате да делегирате първо. Например, управлението на имейл отнема много време и е досадно, поставете го начело в списъка си.

Или може би технологичните проблеми отнемат твърде много от времето ви, можете да възложите управлението на уебсайта си. Или поддържайте сметките на фирмата си актуални.

Следващата стъпка измисля кого да наеме. Има много начини да наемете виртуален асистент. Можете да използвате услуга на VA, която ги наема и обучава, а след това те ви назначават човек въз основа на услугите, от които се нуждаете.

Последният вариант е да наемете някой във вашата мрежа, който има препоръки. Въпреки че можете да публикувате реклама за търсене на виртуален асистент, намирането на такъв, който вече има надеждни идентификационни данни, ще ви спести време и главоболия.

Списък на услугите, които виртуалните асистенти могат да предложат

креативно писане

• Пишете публикации в блогове
• Пишете електронни книги, книги, бюлетини, имейл фунии и др.
• Напишете или редактирайте аудио или видео преписи.
• Пишете публикации в социални медии за Facebook, Twitter или Instagram.
• Редактиране и преразглеждане на публикации в блогове, книги, уебсайтове, бюлетини, рецепти и др.
• Подгответе имейли за вашия имейл маркетинг
• Създаване на продуктови описания за онлайн магазини (магазин / продуктов мениджър)
• Съставяне/редактиране на препоръки.
• И др ...

Администратор / ръководство

• Обслужване на клиенти чрез имейл, чат или телефон.
• Следете и отговаряйте на имейли.
• Организирайте пощенските кутии
• Управление на коментари в блога.
• Поддръжка на уебинар на живо
• Управление на календара
• Създавайте PowerPoint презентации
• Управление на консумативи и консумативи
• Организирайте интервюта
• Отговаряйте на телефонни обаждания
• Повторно използване на съдържание (Пример: конвертиране на видеоклип в писмена публикация в блог или публикация в блог в публикация в социални медии)
• Пишете протоколи от видеоконференции
• Управлявайте редакционните календари на блога
• Задачи за включване на клиенти като отговаряне на имейли и изпращане на фактури и договори
• Проследяване на потенциални / настоящи клиенти
• Представяне на гостите
• Организирайте пътуването
• Подготовка на форми
• Създаване на автобиография
• Наемане и обучение на нови членове на екипа
• Traduction
• Мозъчна атака за публикации в блогове, продукти и т.н.

NB: Административните дейности са сред най-търсените услуги. Подпомагането на собствениците на бизнес с тези ежедневни задачи им освобождава време, за да печелят повече пари. Много ценно!

Графичен дизайн

• Създаване на графики за публикации в блогове
• Редактиране на снимки
• Създаване на слайдове за уеб семинари или семинари.
• Дизайн на визитки, флаери, лога, менюта, табели и др.
• Търсене на изображения за публикации в блогове, книги, социални медии и др.
• Създаване на ръководства за бранд стил.
• Дизайн на електронни книги или PDF файлове за абонамент за бюлетин

NB: Canva има тонове шаблони и е лесен за използване, ако искате да създавате графики.

Социална медия

• Планиране на актуализации в социалните медии.
• Създаване и управление на Pinterest акаунт
• Създавайте и управлявайте рекламирани пинове
• Управлявайте Facebook групи
• Създаване и управление на LinkedIn групи
• Създайте анкети в социалните медии
• Коригирайте графиците за публикуване.
• Създаване и управление на публикации в Instagram.
• Отговаряйте на съобщения в социалните медии.

Счетоводство

• Управление на плащания и фактуриране.
• Обработка на поръчки и връщания.
• Управление на колекцията
• Управление на заплатите
• Таксуване и фактури.

Как да използвате този списък с услуги за виртуален асистент?

Както можете да видите, има много услуги, които можете да предложите като виртуален асистент.

В зависимост от типа услуга, от която се интересувате, можете да комбинирате пакет от свързани услуги и да продавате като пакет от услуги: таксувани за проект или като текуща месечна услуга.

Ако намерите нещо, което предизвиква интереса ви, направете повече проучвания. Ако след вашето проучване все още се интересувате, разберете как можете да придобиете необходимите умения, ако все още не ги притежавате.

Можете да учите от видеоклипове в YouTube, книги в Amazon или курсове, които намирате онлайн.

И не забравяйте, че това, че започвате с услуга като VA, не означава, че ще останете да предлагате тази услуга до края на живота си. Вие сте свободни да надграждате или добавяте допълнителни услуги.

Необходими умения за виртуален асистент

Много от уменията, необходими за виртуален асистент, са същите като тези, необходими за административен асистент или секретар. Например, трябва да имате превъзходни организационни умения. Трябва също така да имате приятно телефонно поведение и умения за използване на нови технологии.

Като VA вие също ще имате нужда от специфични умения за самостоятелна заетост. Например, трябва да можете да изпълнявате много задачи, особено ако жонглирате с множество клиенти.

Трябва да можете да се концентрирате върху работата, в домашната си среда. Нуждаете се и от подходящото оборудване във вашия домашен офис.

Някои работни места за виртуален асистент изискват допълнителни умения, включително уеб дизайн, планиране на събития, счетоводство и много други.

Можете да търсите работни места за виртуална помощ, които изискват вашите специфични умения. Освен специфични умения, работодателите често търсят кандидати с обучение и/или офис опит в някаква административна длъжност.

Основните качества на виртуалния асистент

надеждност

Това е едно от най-важните, защото, за съжаление, изглежда най-често срещаното. Много клиенти ми казаха, че са били разочаровани от VAs, които не са докладвали напредъка си или просто не са го постигнали.

Това е напълно непростимо и не само създава лошо име на индустрията за виртуална помощ, но и следващият извикан виртуален асистент трябва да носи подозренията и съмненията на клиента относно ефективността на използването на този тип услуги.

Професионализмът е от първостепенно значение в тази индустрия, така че ако клиент ви се обади, трябва да му се обадите обратно. Ако получите имейл, трябва да отговорите! Не е задължително да е веднага, но поне трябва да е на следващия ден.

Добри комуникационни умения

От първата точка трябва да информирате клиента за напредъка на вашата работа, така че установете как и кога да ги актуализирате, когато той стане клиент и преди да започнете всяка нова задача.

Ако клиент трябва постоянно да ви преследва за актуализации, значи не си вършите работата както трябва.

Управление на времето

Изследванията очевидно казват, че трябва да се съсредоточите само върху едно нещо и това е неефективно за многозадачност. Разбира се, трябва да се съсредоточите върху поставената задача, но също така ще работите с множество клиенти; които смятат, че са вашият единствен и най-важен клиент.

Вероятно имате много работа за един ден, така че планирайте предварително. Планирайте задачите, когато сте най-ефективни. Използвайте Google календар и маркирайте личните вещи с един цвят, а работните с друг.

Ако знаете, че пишете най-добре сутрин, опитайте да насрочите срещи за късния следобед. Можете също така да поставите всичките си работни задачи в календара си (включително времето за планиране), за да знаете реалистично дали имате време да свършите всичко.

Ресурс

Често ще получавате имейли, които ви задават технически въпроси, които те биха могли лесно да намерят с помощта на Google, или питат колко струват вашите услуги, когато те дори не са си направили труда да посетят вашия уебсайт и/или вашите социални мрежи.

Ще бъдете помолени да направите много неща, които никога не сте правили преди, и просто трябва да разберете как да го направите. Очаква се VA да предоставят решения и да разрешават проблемите на клиентите.

Ако нямате способността да разрешите проблем и да разберете как да направите нещо, тогава няма да сте добър VA.

Виртуалният асистент не е Йода, така че е нереалистично да се предположи, че той ще може да направи всичко. Но трябва да знаете как да проучвате, за да намерите информацията сами. Докато сте честни с клиента си относно степента на вашите умения, ще бъдете добре.

Клиентите също не очакват да знаете всичко. Кажете им, че никога преди не сте работили тази конкретна работа; но вие сте щастливи да разберете как и да се върнете към него.

Трябва да продължите да тренирате, където можете да гледате видеоклипове в YouTube, да обменяте умения с други VA, да задавате въпроси във форумите на VA и като цяло да участвате.

Опитайте се да бъдете в крак с това, което се движи и променя, както във вашата индустрия, така и в света на технологиите. Решете за нещата, за които искате да знаете повече, след което направете проучване.

Управление на очакванията и изграждане на доверие

Не само трябва да знаете какво правите, но също така трябва да сте сигурни, че клиентът знае какво прави. Често клиентът никога не е работил с виртуален асистент, така че ако не знае какво може да направи и как работи всичко, той сериозно ще се съмнява във вашата възможност да му помогнете.

Нов клиент вероятно ще ви потърси, за да ги напътствате през процеса, така че трябва да знаете и да обясните как работите. Това най-вече идва с опит, но практикувайте новия си списък с въпроси или ролева игра; и дори да работите като доброволец за изпълнител, когото познавате, така че можете да получите препоръка и да опитате, ако това ви притеснява.

Работя сам

Изглежда е доста обичайно за фрийлансърите да се чувстват самотни, което ме изненадва, тъй като съм напълно щастлив да работя сам и никога не съм мислил, че на някои хора ще им липсват други.

Разбира се, понякога използвам коуъркинг пространства, а друг път работя в кафенета, но да бъда сам цяла седмица е нещо, което трябва да имате предвид.

Ако имате опит с виртуална помощ, тогава не забравяйте да ми оставите коментар. Не мога обаче да ви оставя, без да ви представя това първокласно обучение за личните финанси.