Етапите на плана на проекта, които гарантират успеха на проекта

Планът на проекта е кулминацията на внимателното планиране от ръководителя на проекта. Това е основният документ, който ръководи напредъка на даден проект. Това е ръководството на ръководителя на проекта.

Въпреки че проектните планове се различават от компания до компания, има десет стъпки, които абсолютно трябва да присъстват в плана на проекта, за да се избегне объркване и принудителна импровизация по време на фазата на изпълнение на проекта.

В тази статия, Предлагам ви моите съвети, за да ви помогна да напишете добре своя план на проекта. Ако искате успешно да изпълните проекта си, вашият проектен план трябва задължително да включва следните елементи:

1. Цели на проекта

Целите на проекта са определени в хартата на проекта. Въпреки това, те също трябва да бъдат включени в плана на проекта, за да обяснят по-нататък целите на проекта. Независимо дали ръководителят на проекта избере да включи целите в плана на проекта, важното е да поддържа ясна връзка между хартата на проекта – първият ключов документ на проект – и вторият ключов документ на проекта, неговия проектен план.

2. Обхват на проекта

Подобно на целите на проекта, обхватът е определен в хартата и трябва да бъде допълнително прецизиран в плана на проекта от ръководителя на проекта. Чрез определяне на обхвата ръководителят на проекта може да започне да показва как ще изглежда той целта на проекта.

Ако обхватът не е дефиниран, той може да се простира през целия проект. Това води до надхвърляне на разходите и пропуснати срокове.

Статия за четене: Как да управлявате проспериращ бизнес?

Например, ако ръководите маркетингов екип за създаване на брошура за продуктовата линия на компанията, трябва да посочите броя на страниците и да предоставите примери за това как ще изглежда готовият продукт.

За някои членове на екипа една брошура може да означава две страници, докато други може да считат десет страници за достатъчни. Определянето на обхвата може да накара целия екип на една и съща страница от самото начало.

3. Основни етапи и основни резултати

Основните постижения на даден проект се наричат ​​етапи, а основните работни продукти се наричат ​​основни резултати. И двете представляват основните компоненти на работата по даден проект. Планът на проекта трябва да идентифицира тези елементи, да ги дефинира и да определи срокове за тяхното завършване.

Ако една организация предприема проект за разработване на нов софтуер, основните резултати могат да бъдат окончателният списък с бизнес изисквания и как да бъдат изпълнени.

След това проектът може да има основни етапи за завършване на дизайна, тестване на системата, тестване за приемане от потребителите и дата на внедряване на софтуера. Тези етапи са свързани с работните продукти, но са свързани повече с процесите, отколкото със самите продукти.

Статия за четене: Мястото на дигиталния маркетинг в бизнеса

Основните етапи и ключовите срокове за доставка не трябва да са точни дати, но колкото по-конкретни, толкова по-добре. Точните дати помагат на ръководителите на проекти да разбият работните структури по-точно.

В този етап от плана вие ще създадете етапи, така че да можете да вземете големи резултати или резултати от високо ниво и да ги разделите на по-малки резултати, които могат да бъдат описани на следващия етап.

4. Структурата на разпределението на работата

Структурата за разбивка на работата разделя етапите и основните резултати от даден проект на по-малки части, така че на един човек да може да бъде възложена отговорност за всеки аспект.

Когато разработва тази структура, ръководителят на проекта взема предвид много фактори като силните и слабите страни на членовете на екипа на проекта, взаимозависимостите между задачите, наличните ресурси и общия краен срок на проекта.

Мениджърите на проекти са в крайна сметка отговорни за успеха на проекта, но те не могат да свършат работата сами. Структурата на разбивката е инструмент, който ръководителят на проекта използва, за да осигури отчетност за проекта.

Статия за четене: Ето 14 съвета за бързо забогатяване

Този инструмент също така казва на заинтересованите страни в проекта кой за какво е отговорен. Ако ръководителят на проекта е загрижен за дадена задача, той знае точно с кого да се срещне за тази загриженост.

5. Инвестиционният бюджет

Бюджетът на проекта показва колко пари са отпуснати за завършване на проекта. Ръководителят на проекта е отговорен за правилното разпределение на тези ресурси.

За проект, който има доставчици, ръководителят на проекта гарантира, че доставките са изпълнени съгласно условията на договора, като обръща особено внимание на качеството. Някои бюджети на проекти са свързани с плана за човешки ресурси.

Важно е да се установи цената на всяка стъпка, като се разгледа необходимото време и цената на труда, необходим за изпълнение на задачите. Цената на проекта е свързана с продължителността на проекта, която се свежда до обхвата на проекта. Обхватът, етапите, задачите и бюджетът трябва да бъдат съгласувани и реалистични.

6. Планът за човешки ресурси

Планът за човешки ресурси показва как ще бъде обезпечен проектът. Той определя кой ще бъде част от екипа на проекта и колко време всеки човек трябва да се ангажира.

Когато разработва този план, ръководителят на проекта преговаря с членовете на екипа и техните ръководители колко време всеки член на екипа може да посвети на проекта. Ако е необходим допълнителен персонал за консултации по проекта, но той е част от екипа на проекта, това също се документира в плана за персонала. Отново се провеждат консултации със съответните надзорни органи.

7. Планът за управление на риска

Много неща могат да се объркат, когато изпълнявате проект. Въпреки че е трудно да се предвидят всяко възможно бедствие или малък инцидент, много клопки могат да бъдат предвидени. В плана за управление на риска ръководителят на проекта идентифицира всички рискове по проекта. Той също така определя вероятността тези сценарии да се появят и стратегиите за тяхното смекчаване.

При формулирането на този план ръководителят на проекта може да потърси информация от спонсора на проекта или техния екип по проекта.

Въведени са стратегии за смекчаване на рискове, които е вероятно да възникнат или които са свързани с високи разходи. Рисковете, които е малко вероятно да възникнат, и тези, които имат ниски разходи, се отбелязват в плана, дори ако нямат стратегии за смекчаване.

8. Комуникационният план

Комуникационният план описва как даден проект ще бъде комуникиран на различни аудитории. Подобно на структурата на разбивката на работата, комуникационният план възлага отговорността за завършване на всеки компонент на член на екипа по проекта.

В тази стъпка е важно да се опише как проблемите ще бъдат комуникирани и разрешени в екипа. Честотата на комуникация с екипа и заинтересованите страни също трябва да бъде уточнена. Всяко съобщение има целева аудитория. Помага на ръководителите на проекти да гарантират, че точната информация достига до точните хора в точното време.

Статия за четене: 1 финансови съвета за младоженци

9. Планът за управление на заинтересованите страни

Планът за управление на заинтересованите страни идентифицира как заинтересованите страни ще бъдат използвани в проекта. Понякога заинтересованите страни просто трябва да получат информация. Това може да се вземе предвид в комуникационния план.

10. Планът за управление на промените

Планът за управление на промените създава рамка за извършване на промени в проекта. Въпреки че ръководителите на проекти са склонни да избягват промени в проекта, понякога те са неизбежни.

Планът за управление на промените предоставя протоколи и процеси за извършване на промени. От съществено значение за отчетността и прозрачността е спонсорите на проекта, ръководителите на проекти и членовете на екипа на проекта да следват плана за управление на промените.

В обобщение….

Планът на проекта е важен документ за успеха на проекта. Той служи като компас при изпълнението на проекта от началото до края. Следователно е необходимо активното участие на всички заинтересовани страни, за да се постигне съгласие по различните точки. Също така е важно да отделите цялото необходимо време, за да го дефинирате.

Основният риск от неправилно дефиниран план е, че сте изложени на спорове, които трябва да бъдат решени по точки на разногласия, които не са формулирани.

Каня ви да споделите вашите мнения и опит в коментарите.