কিভাবে একটি প্রকল্পের যোগাযোগ পরিকল্পনা করতে?

যোগাযোগ পরিকল্পনা আপনার প্রকল্পের জন্য গুরুত্বপূর্ণ. কার্যকর যোগাযোগ, উভয় অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক, হয় প্রকল্পের সাফল্যের জন্য অপরিহার্য। স্টেকহোল্ডার কারা, সেইসাথে কখন এবং কীভাবে তাদের কাছে পৌঁছাতে হবে তার রূপরেখা দিয়ে একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা থাকা অপরিহার্য। যাইহোক, একটি ভাল থাকার যোগাযোগ কৌশল আপনার জন্য খুব দরকারী হতে পারে। এই নিবন্ধটি কভার করে:

• প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনার সুবিধা
• যোগাযোগ পরিকল্পনায় কী অন্তর্ভুক্ত করতে হবে
• কিভাবে একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা লিখতে হয়
• এবং কীভাবে পুরো প্রকল্প জুড়ে একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা ব্যবহার করবেন

কিন্তু শুরু করার আগে, আমি আপনাকে এই প্রিমিয়াম প্রশিক্ষণ সম্পর্কে বলতে চাই যা ব্যক্তিগতভাবে আমাকে আমার সাইটগুলিতে আমার রূপান্তর হার বৃদ্ধি করার অনুমতি দিয়েছে। শুধু এখানে ক্লিক করুন, এটি একটি অনুমোদিত লিঙ্ক।

প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনার সুবিধা

তাদের মূলে, প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা কার্যকর যোগাযোগ সহজতর করে। তারা আপনার প্রকল্পগুলিকে সুচারুভাবে চালাবে এবং আপনাকে প্রকল্পের ব্যর্থতা এড়াতে সহায়তা করবে। অন্যান্য প্রধান সুবিধার মধ্যে রয়েছে প্রত্যাশা নির্ধারণ এবং পরিচালনা, ভাল স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা এবং প্রকল্প পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সাথে সহায়তা করা।

সেট করুন এবং প্রত্যাশা পরিচালনা করুন

প্রকল্প যোগাযোগ একটি দ্বিমুখী রাস্তা. অনেকটা প্রকল্প পরিকল্পনার মতো, প্রত্যাশাগুলি সেট করা দরকার এবং প্রকল্প দল এবং ক্লায়েন্ট স্টেকহোল্ডারদের যোগাযোগের দায়িত্ব নিতে হবে যাতে সহজে যেতে হয়।

যদিও একটি প্রকল্প একটি প্রকল্প পরিকল্পনা ছাড়া শুরু হয় না, প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা সহজে আলোচনা করা হয় না, কিন্তু তাদের হওয়া উচিত।

ক্লায়েন্টকে প্রকল্প প্রক্রিয়ার শুরুতে কী আশা করতে হবে তা জানিয়ে, আপনি প্রকল্প প্রস্তাব প্রক্রিয়া থেকে শুরু করে পুরো প্রকল্পের জন্য সুর সেট করেন।

তাদের কাছ থেকে আপনার কী প্রয়োজন হবে তা আগে থেকেই জানা তাদের পক্ষে সহায়ক যাতে সময় এলে তারা প্রস্তুত হতে পারে।

স্টেকহোল্ডার এবং গ্রাহক ব্যবস্থাপনা

একটি প্রকল্প জুড়ে, লক্ষ্য এবং মাইলফলকগুলির সারিবদ্ধকরণ সম্পর্কে সফল যোগাযোগ, এবং পরবর্তীতে প্রকল্পগুলি পরিবর্তনের সাথে সাথে এগুলির পুনর্বিন্যাস, প্রকল্পের স্থিতিতে স্টেকহোল্ডার কেনা-ইন এবং স্বচ্ছতার জন্য অপরিহার্য।

ক্লায়েন্টের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য যোগাযোগ হল চাবিকাঠি, এবং একটি প্রজেক্ট কমিউনিকেশন প্ল্যান আপনাকে আপনার পুরো প্রোজেক্ট জুড়ে কী ঘটছে এবং কী ঘটতে হবে সে সম্পর্কে সেই শেয়ার করা বোঝাপড়া বজায় রাখতে সাহায্য করতে পারে।

কর্মসূচি পরিকল্পনা

একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট কমিউনিকেশন প্ল্যান সংজ্ঞায়িত করে যে পুরো প্রকল্প জুড়ে কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রদান করা হবে, কার দ্বারা এবং কত ঘন ঘন। আপনি যেমন প্রকল্প পরিকল্পনা সম্পূর্ণ করবেন, আপনার যোগাযোগ পরিকল্পনাও সম্পূর্ণ করা উচিত।

সমস্ত প্রকল্প সমানভাবে তৈরি করা হয় না, এবং এই কারণে, একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা আপনার প্রকল্পের জন্য অনন্য, এই কারণেই আপনার প্রজেক্ট প্ল্যানটি লঞ্চের পরে তৈরি করার সময় এটি সম্পর্কে চিন্তা করা গুরুত্বপূর্ণ।

ছোট প্রকল্পের চেয়ে বড় প্রকল্পগুলির যোগাযোগের প্রয়োজন আলাদা, এবং একই প্রকল্পগুলির জন্য স্টেকহোল্ডারদের দল বনাম একটি একক প্রকল্প যোগাযোগের জন্য যায়।

উদ্দেশ্য, বাজেট, বিভিন্ন সময়সীমা এবং এমনকি বিভিন্ন ডেলিভারেবল সকলের জন্য সেই প্রয়োজনের জন্য তৈরি যোগাযোগের প্রয়োজন, এবং এটি একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা তৈরি করার সময় মনে রাখতে হবে।

যোগাযোগ পরিকল্পনায় কী অন্তর্ভুক্ত করতে হবে

যদিও আপনার যোগাযোগ পরিকল্পনার সুনির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি প্রকল্পের ধরন এবং সুযোগের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে, আপনার তৈরি প্রতিটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনায় কয়েকটি মূল উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

কী স্টেকহোল্ডারের

আপনার প্রাথমিক গ্রাহক পরিচিতি সহ সমস্ত মূল স্টেকহোল্ডার লিখুন। যোগাযোগের তথ্য যেমন ফোন নম্বর এবং ইমেলগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন, যাতে যে কেউ যোগাযোগের পরিকল্পনাটি অ্যাক্সেস করে তারা এই তথ্যটি খুঁজে পেতে পারে।

দলের সদস্যরা

আপনার প্রকল্পের মূল দলের সদস্য এবং তাদের ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। এই প্রকল্পের সাথে নতুন বা অপরিচিত যে কেউ জন্য সুবিধাজনক. ডেলিভারেবল যোগাযোগ, নেতৃস্থানীয় কৌশলগত আলোচনা, বা আপনি স্টেকহোল্ডার এবং আপনার দলের মধ্যে প্রযুক্তিগত কথোপকথন পরিচালনা করবেন কিভাবে জড়িত আপনার দলের সদস্যদের তালিকা.

যোগাযোগের পদ্ধতি

প্রধান যোগাযোগ পদ্ধতি এবং স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনি যে বিভিন্ন চ্যানেল ব্যবহার করবেন তা বর্ণনা করুন। ইমেল, ফোন কল, মুখোমুখি মিটিং, ভিডিও মিটিং, সোশ্যাল মিডিয়া বা অন্য কোন ব্যবহার করুন। পছন্দের স্টেকহোল্ডার চ্যানেলে নোট অন্তর্ভুক্ত করুন।

যোগাযোগের ধরন

যোগাযোগের প্রকারগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন, সেই যোগাযোগ কীভাবে ভাগ করা হবে, কী অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং কার সাথে সেই যোগাযোগ হবে৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি গ্রাহককে সাপ্তাহিক স্ট্যাটাস রিপোর্ট প্রদান করতে পারেন।

আপনি কিভাবে এটি প্রদান করবেন, এটি কাকে প্রদান করা হবে এবং প্রতিবেদনে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা বিবেচনা করুন।

যোগাযোগ শৈলী

এটি স্টেকহোল্ডার এবং যোগাযোগ পদ্ধতি দ্বারা ভাঙ্গা যেতে পারে। একটি নির্দিষ্ট স্টেকহোল্ডার কি শুধুমাত্র আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ পছন্দ করেন, নাকি আপনি এটিকে আরও কিছুটা আকস্মিকভাবে নিতে পারেন?

সভার ক্যালেন্ডার

যদিও আপনি পুরো প্রকল্প জুড়ে এটিকে প্রয়োজন অনুসারে সামঞ্জস্য করতে পারেন, আপনি কত ঘন ঘন স্টেকহোল্ডারদের সাথে দেখা করবেন সে সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা থাকা সহায়ক।

প্রকল্পের সুযোগের উপর নির্ভর করে, আপনি ক্লায়েন্টকে কত ঘন ঘন ইমেল পাঠাবেন তাও নির্দেশ করতে পারেন। এছাড়াও আপনার মিটিং ক্যালেন্ডারে অভ্যন্তরীণ টিম মিটিং অন্তর্ভুক্ত করুন।

মূল বার্তা

প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য, মূল বার্তা বা তথ্য নির্ধারণ করুন যা পুরো প্রকল্প জুড়ে তাদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। এটিতে তাদের কাছ থেকে আপনার প্রয়োজন হবে এমন কোনো তথ্য বা প্রতিক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

যোগাযোগের উদ্দেশ্য

একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা যা যোগাযোগের উদ্দেশ্যগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে আপনি যা অর্জন করার চেষ্টা করছেন তার উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করতে পারে।

কিভাবে আপনার নিজের প্রজেক্ট কমিউনিকেশন প্ল্যান লিখবেন

1. আপনার সেটিংস বুঝতে

একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা আনুষ্ঠানিক হতে হবে না। তবে এটি অন্তত আপনার নিজের রেফারেন্সের জন্য লেখা উচিত। ব্যাকরণ বিবেচনা করুন, আপনি স্মার্ট শোনাতে চান বলে নয়, বরং আপনি পরিষ্কার এবং বোঝার জন্য চান।

লেখার সরঞ্জামগুলি আপনাকে খুব বেশি সময় না নিয়ে এটি মোকাবেলায় সহায়তা করতে পারে। এটির সাথে, আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে আপনার সামগ্রী তৈরি করা শুরু করতে পারেন।

প্রথমত, এটি আপনাকে বসতে এবং প্রকল্পের পরামিতি সেট করতে দেয়। এর মধ্যে রয়েছে প্রকল্পের আকার, ক্লায়েন্ট কোম্পানির তথ্য, প্রকল্প সরবরাহযোগ্য, সময়সূচী এবং প্রকল্প দল।

ভাবুন যোগাযোগ শৈলী আপনার দল এবং আপনার ক্লায়েন্টের:

• এ পর্যন্ত যোগাযোগ কতটা সফল হয়েছে?
• আপনার ক্লায়েন্ট কি যোগাযোগের জন্য একটি পছন্দ নির্দেশ করেছেন: তারা কি ফোন করার প্রবণতা রাখে যখন তাদের কোন প্রশ্ন থাকে নাকি তারা ইমেল কেন্দ্রিক?
• আপনি কি ব্যক্তিগতভাবে বা ভিডিওর মাধ্যমে দেখা করেছেন?
• আপনার দল কত ঘন ঘন একটি প্রকল্পে আপনার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করে? তারা কি সভা থেকে লিখিত প্রসঙ্গ পছন্দ করে?

একবার আপনি যে দল এবং ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করেন তা বুঝতে পারলে, আপনি এটি একটি যোগাযোগ কর্ম পরিকল্পনায় প্রয়োগ করতে পারেন।

2. আপনার উদ্দেশ্য এবং আপনার স্টেকহোল্ডারদের সংজ্ঞায়িত করুন

আপনার প্রকল্প বিতরণযোগ্য এবং মূল প্রকল্প স্টেকহোল্ডারদের তালিকা করুন। এরপরে, সেই তালিকায় আপনার প্রকল্পের লক্ষ্যগুলি যোগ করুন: শুধু আপনার ক্লায়েন্টের সাথে নয়, আপনার দলের সাথেও সফল প্রকল্প যোগাযোগ কী তা নিয়ে ভাবুন।

এই তালিকা যোগাযোগ সিদ্ধান্ত নির্দেশ করবে.

3. একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা করুন

এখন এটা পরিকল্পনা করতে সময়. আপনার প্রজেক্ট জুড়ে আপনার কাছে থাকা যোগাযোগের প্রতি আপনার পদ্ধতির সংজ্ঞা দিন। আপনার প্রকল্পের লক্ষ্যগুলি জেনে, আপনি আপনার ক্লায়েন্ট স্টেকহোল্ডারদের সাথে কত ঘন ঘন যোগাযোগ করবেন, আপনি কীভাবে এটি করবেন এবং সেই যোগাযোগগুলিতে কী অন্তর্ভুক্ত থাকবে তা বিবেচনা করুন।

আপনি একাধিক পন্থা ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, যেমন সময়সূচী এবং বাজেটের অগ্রগতি আপডেট করতে সাপ্তাহিক ফোন চেক-ইন, সেইসাথে ফ্লাই প্রশ্নগুলির জন্য দৈনিক ইমেল এবং আপডেটগুলি উপস্থাপনের জন্য কম ঘন ঘন ব্যক্তিগত বৈঠক। এর প্রধান মাইলফলক প্রকল্প

আপনি যাই সিদ্ধান্ত নিন না কেন, আপনার মেট্রিক্স এবং লক্ষ্যগুলি মাথায় রাখুন। এগুলি আপনাকে যোগাযোগের প্রকারগুলি সনাক্ত করতে সাহায্য করবে যা আপনার প্রকল্পের জন্য সবচেয়ে উপকারী হবে এবং আপনার যোগাযোগগুলি কতটা বিশদ বা গভীরভাবে হওয়া উচিত।

একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা কিভাবে ব্যবহার করবেন

1. আপনার দলের সাথে শেয়ার করুন

আপনার টিমের সাথে পরিকল্পনা ভাগ করে নেওয়া তাদের আপনার যোগাযোগের ক্যাডেনস সম্পর্কে অবহিত করবে, যা তাদের কাজ এবং ডেলিভারির তারিখগুলিকে প্রভাবিত করে, তবে আপনি কীভাবে এবং কার সাথে যোগাযোগ করবেন সে সম্পর্কে তাদের আরও প্রসঙ্গ দেয়।

এই তথ্য শেয়ার করার অর্থ হল আপনার দল আপনাকে যোগাযোগ পরিকল্পনা বাস্তবায়নে সাহায্য করতে পারে।

2. ট্র্যাকে থাকুন

নিশ্চিত করুন যে আপনার টিম আপনার যোগাযোগ পরিকল্পনা জানে এবং বোঝে যাতে আপনার ক্লায়েন্ট পুরো প্রকল্প জুড়ে তাদের কাছে সরবরাহকৃত সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং অর্থপূর্ণ তথ্য পায়।

আপনার পরিকল্পনার সাথে সাথেই সমস্ত মূল প্রকল্প মিটিং বুক করুন এবং নিয়মিত চেক-ইন এবং এমনকি প্রকল্প ইমেলগুলির জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে অনুস্মারক যোগ করুন যাতে আপনি আপনার পরিকল্পনায় সেট করা গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির সাথে ট্র্যাক রাখতে পারেন।

যদি কোনো সময়ে আপনি আপনার যোগাযোগ পরিকল্পনা থেকে বিচ্যুত হন এবং এটিতে ফিরে আসা কঠিন মনে করেন, আপনার সেট করা পদ্ধতির পুনর্বিবেচনা করুন:

• এটি কি এখনও আপনার প্রকল্পের উদ্দেশ্যগুলির সাথে মিলে যায়?
• প্রকল্প শুরু হওয়ার পর থেকে উদ্দেশ্য বা স্টেকহোল্ডারদের কি কোনো পরিবর্তন হয়েছে?
• এই পর্যায়ে প্রকল্প তথ্য যোগাযোগ করার আরো কার্যকর উপায় আছে?

যোগাযোগ পরিকল্পনা = সাফল্য

একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা থাকা আপনাকে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার সরঞ্জাম দেয়। একটি পরিকল্পনা আপনাকে আপনার পদ্ধতির পুনর্মূল্যায়ন করার অনুমতি দিতে পারে এবং প্রয়োজনে আপনার গ্রাহকের চাহিদা।

আপনার প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা যতই আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক হোক না কেন, এটি একটি খুব সফল এবং কার্যকর প্রকল্প এবং একটি কঠিন পরিকল্পনা ছাড়াই স্টল হওয়া প্রকল্পের মধ্যে পার্থক্য হতে পারে।

একটি প্রকল্প জুড়ে প্রত্যাশা সেট এবং পরীক্ষা করার আরেকটি উপায় হিসাবে এটিকে ভাবুন। এটিকে সহজে অর্থপূর্ণ এবং সফল যোগাযোগ নিশ্চিত করার উপায় হিসাবে ভাবুন।

আপনি কি মনে করেন ?

একটি প্রকল্পের সাফল্যের জন্য একটি প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনা কতটা অপরিহার্য? আপনি কি মনে করেন যে প্রকল্প পরিচালকদের সর্বদা প্রকল্পগুলির জন্য একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা লিখতে হবে, তাদের আকার নির্বিশেষে? আমাকে একটি মন্তব্য রেখে আপনার চিন্তা জানতে দিন!

যাইহোক, আপনি যদি ছয় মাসের মধ্যে আপনার ব্যক্তিগত আর্থিক নিয়ন্ত্রণ নিতে চান তবে আমি এই নির্দেশিকাটিকে অত্যন্ত সুপারিশ করছি।

আমাদের একটি মন্তব্য করুন