Kako napraviti komunikacijski plan projekta?

Komunikacijski planovi su važni za vaše projekte. Efikasna komunikacija, interna i eksterna, jeste bitne za uspjeh projekta. Neophodno je imati plan komunikacije projekta u kojem se navodi ko su zainteresovane strane, kao i kada i kako doći do njih. Međutim, dobro se zabaviti komunikacijska strategija može vam biti od velike koristi. Ovaj članak pokriva:

• Prednosti komunikacijskih planova projekta
• Šta uključiti u komunikacijski plan
• Kako napisati plan komunikacije
• I kako koristiti komunikacijski plan u cijelom projektu

Ali prije nego što počnem, želio bih vam reći o ovoj vrhunskoj obuci koja mi je lično omogućila da povećam stope konverzije na svojim web stranicama. Samo kliknite ovdje, to je affiliate link.

Prednosti projektnih komunikacijskih planova

U svojoj suštini, planovi komunikacije projekta olakšavaju efektivnu komunikaciju. Oni će omogućiti da vaši projekti teče glatko i pomoći će vam da izbjegnete neuspjeh projekta. Ostale velike prednosti uključuju postavljanje i upravljanje očekivanjima, bolje upravljanje dionicima i pomoć u procesu planiranja projekta.

Postavite i upravljajte očekivanjima

Projektne komunikacije su dvosmjerna ulica. Slično kao i kod planiranja projekta, potrebno je postaviti očekivanja, a projektni tim i zainteresovane strane klijenta treba da preuzmu odgovornost da komunikacija ide glatko.

Iako projekat ne počinje bez postavljenog plana projekta, o planovima komunikacije projekta nije tako lako raspravljati, ali bi trebalo biti.

Obavještavajući klijenta na početku procesa projekta šta može očekivati, postavljate ton za cijeli projekat, počevši od procesa prijedloga projekta.

Također im je od pomoći da unaprijed znaju šta će vam trebati od njih kako bi bili spremni kada za to dođe vrijeme.

Upravljanje dionicima i kupcima

Tokom projekta, uspješna komunikacija o usklađivanju s ciljevima i prekretnicama, te naknadno usklađivanje s njima kako se projekti mijenjaju, od suštinskog je značaja za uključenje dionika i transparentnost o statusu projekta.

Komunikacija je ključna za održavanje dobrog odnosa s klijentom, a plan komunikacije projekta može vam pomoći da održite to zajedničko razumijevanje onoga što se dešava i onoga što bi se trebalo dešavati tokom vašeg projekta.

Planiranje projekta

Komunikacijski plan upravljanja projektom definira kako će kritične informacije biti pružene tokom projekta, od koga i koliko često. Dok završavate planiranje projekta, trebali biste završiti i komunikacijsko planiranje.

Nisu svi projekti kreirani jednaki, i iz tog razloga, plan komunikacije projekta je jedinstven za vaš projekat, zbog čega je važno razmišljati o tome kada kreirate plan projekta nakon pokretanja.

Veliki projekti imaju drugačije komunikacijske potrebe od malih projekata, a isto vrijedi i za projekte s timovima dionika u odnosu na jedan kontakt za projekt.

Projekti sa ciljevima, budžetima, različiti rokovi, pa čak i različiti rezultati zahtijevaju komunikaciju prilagođenu tim potrebama, a to je nešto što treba imati na umu prilikom kreiranja plana komunikacije projekta.

Šta uključiti u komunikacijske planove

Iako će se specifičnosti vašeg komunikacijskog plana razlikovati ovisno o vrsti i opsegu projekta, nekoliko ključnih elemenata treba biti uključeno u svaki komunikacijski plan projekta koji kreirate:

Ključne zainteresovane strane

Zapišite sve ključne dionike, uključujući i vaš primarni kontakt sa klijentom. Uključite kontakt informacije kao što su brojevi telefona i e-mailovi, tako da svako ko pristupi planu komunikacije može pronaći ove informacije.

Članovi tima

Uključite ključne članove tima vašeg projekta i njihove uloge. Ovo je zgodno za sve koji su novi ili nisu upoznati s projektom. Navedite članove vašeg tima koji su uključeni u komuniciranje rezultata, vođenje strateških diskusija ili kako ćete upravljati tehničkim razgovorima između dionika i vašeg tima.

Metode komunikacije

Opišite glavne metode komunikacije i različite kanale koje ćete koristiti za kontaktiranje zainteresovanih strana. Koristite e-poštu, telefonske pozive, sastanke licem u lice, video sastanke, društvene mreže ili bilo koje drugo. Uključite napomene o željenim kanalima zainteresovanih strana.

vrsta komunikacije

Uključite vrste komunikacije, kako će se ta komunikacija dijeliti, šta će biti uključeno i s kim će ta komunikacija biti. Na primjer, možete klijentu dostaviti sedmične izvještaje o statusu.

Razmislite kako ćete to pružiti, kome će biti dostavljeno i koje informacije treba uključiti u izvještaj.

Stilovi komunikacije

Ovo se može raščlaniti prema dionicima i metodama komunikacije. Da li određeni dionik preferira samo formalnu komunikaciju ili je možete shvatiti malo ležernije?

Kalendar sastanaka

Iako ovo možete prilagoditi po potrebi tijekom cijelog projekta, korisno je imati početnu ideju o tome koliko često ćete se sastajati sa dionicima.

Ovisno o obimu projekta, također možete naznačiti koliko često ćete slati e-poruke klijentu. Takođe uključite interne sastanke tima u svoj kalendar sastanaka.

Ključne poruke

Za svaku zainteresiranu stranu odredite ključnu poruku ili informacije koje će im trebati prenijeti tijekom cijelog projekta. Ovo također uključuje sve informacije ili povratne informacije koje su vam potrebne od njih.

Komunikacijski ciljevi

Komunikacijski plan koji uključuje komunikacijske ciljeve može vam pomoći da donesete odluke na osnovu onoga što pokušavate postići.

Kako napisati svoj vlastiti komunikacijski plan projekta

1. Razumjeti svoje postavke

Plan komunikacije projekta ne mora biti formalno. Ali to bi barem trebalo biti napisano za vašu vlastitu referencu. Razmislite o gramatici, ne zato što želite da zvučite pametno, već zato što želite da budete jasni i razumljivi.

Alati za pisanje mogu vam pomoći da se nosite s ovim bez oduzimanja previše vremena. Sa tim redom, možete s povjerenjem početi kreirati svoj sadržaj.

Prvo, omogućava vam da sjednete i postavite parametre projekta. To uključuje veličinu projekta, informacije o kompaniji klijenta, rezultate projekta, raspored i projektni tim.

Razmisli stilovi komunikacije vašeg tima i vašeg klijenta:

• Koliko su komunikacije dosad bile uspješne?
• Da li je vaš klijent naveo da preferira komunikaciju: da li obično telefoniraju kada imaju pitanje ili su orijentirani na e-poštu?
• Jeste li se upoznali lično ili putem videa?
• Koliko često vaš tim direktno komunicira s vama na projektu? Da li više vole pisani kontekst od sastanaka?

Kada shvatite tim i klijente s kojima radite, možete to primijeniti na komunikacijski akcioni plan.

2. Definirajte svoje ciljeve i svoje dionike

Navedite rezultate svog projekta i ključne dionike projekta. Zatim dodajte svoje ciljeve projekta na tu listu: Razmislite o tome šta je uspješna projektna komunikacija, ne samo sa svojim klijentom, već i sa svojim timom.

Ova lista će voditi komunikacijske odluke.

3. Napravite plan komunikacije

sada vrijeme je da se napravi plan. Definirajte svoj pristup komunikaciji koju ćete imati tokom cijelog projekta. Poznavajući ciljeve vašeg projekta, razmislite koliko često ćete komunicirati sa zainteresovanim stranama vašeg klijenta, kako ćete to učiniti i šta će ta komunikacija uključivati.

Možete odlučiti da koristite više pristupa, kao što su sedmične telefonske prijave da ažurirate raspored i napredak budžeta, kao i dnevne e-poruke za pitanja u hodu i rjeđe lične sastanke za predstavljanje ažuriranja. projekat.

Šta god da odlučite, imajte na umu svoje metrike i ciljeve. Ovo bi vam trebalo pomoći da identifikujete vrste komunikacija koje će biti najkorisnije za vaš projekat i koliko bi vaša komunikacija trebala biti detaljna ili dubina.

Kako koristiti plan komunikacije projekta

1. Podijelite sa svojim timom

Dijeljenje plana sa svojim timom će ih informisati o vašoj komunikacijskoj kadenci, što utiče na njihov rad i datume isporuke, ali će im dati i više konteksta o tome kako ćete komunicirati i s kim.

Dijeljenje ovih informacija znači da vam vaš tim može pomoći u implementaciji komunikacijskog plana.

2. Ostanite na pravom putu

Pobrinite se da vaš tim poznaje i razumije vaš komunikacijski plan kako bi vaš klijent primio dosljedne i smislene informacije koje su mu dostavljene tokom cijelog projekta.

Rezervirajte sve ključne sastanke projekta čim imate plan i dodajte podsjetnike u svoj kalendar za redovne prijave, pa čak i e-poruke o projektu kako biste ostali na pravom putu s važnim stvarima koje ste postavili u svom planu.

Ako u bilo kom trenutku odlutate od svog komunikacijskog plana i teško mu se vraćate, preispitajte pristup koji ste postavili:

• Da li i dalje odgovara ciljevima vašeg projekta?
• Jesu li se ciljevi ili dionici na bilo koji način promijenili od početka projekta?
• Postoje li efikasniji načini za prenošenje informacija o projektu u ovoj fazi?

Komunikacijski plan = uspjeh

Plan komunikacije projekta daje vam alate za efikasnu komunikaciju. Plan vam takođe može omogućiti da preispitate svoj pristup i potrebe vaših kupaca ako je potrebno.

Bez obzira koliko formalan ili neformalan vaš plan komunikacije projekta može biti, to može biti razlika između vrlo uspješnog i efektivnog projekta i onog koji jednostavno odugovlači bez čvrstog plana.

Zamislite to kao još jedan način da postavite i provjerite očekivanja tokom cijelog projekta. Zamislite to kao način da s lakoćom osigurate smislenu i uspješnu komunikaciju.

Šta ti misliš ?

Koliko je plan komunikacije projekta bitan za uspjeh projekta? Mislite li da bi projektni menadžeri uvijek trebali napisati plan komunikacije za projekte, bez obzira na njihovu veličinu? Javite mi svoje mišljenje ostavljajući komentar!

Međutim, ako želite da preuzmete kontrolu nad svojim ličnim finansijama za šest mjeseci, toplo preporučujem ovaj vodič.

Ostavite nam komentar