Com fer el pla de comunicació d'un projecte?

Els plans de comunicació són importants per als vostres projectes. La comunicació eficaç, tant interna com externa, és essencial per a l'èxit del projecte. És essencial disposar d'un pla de comunicació del projecte que indiqui qui són les parts interessades, així com quan i com arribar-hi. No obstant això, tenir-ho bé estratègia de comunicació et pot ser molt útil. Aquest article cobreix:

• Els beneficis dels plans de comunicació del projecte
• Què incloure en un pla de comunicació
• Com redactar un pla de comunicació
• I com utilitzar un pla de comunicació al llarg del projecte

Però abans de començar, m'agradaria parlar-vos d'aquesta formació premium que m'ha permès personalment augmentar les meves taxes de conversió als meus llocs. Només has de fer clic aquí, és un enllaç d'afiliat.

Beneficis dels plans de comunicació del projecte

Bàsicament, els plans de comunicació del projecte faciliten una comunicació eficaç. Faran que els vostres projectes funcionin sense problemes i us ajudaran a evitar el fracàs del projecte. Altres beneficis importants inclouen establir i gestionar les expectatives, una millor gestió de les parts interessades i ajudar amb el procés de planificació del projecte.

Establir i gestionar les expectatives

Les comunicacions del projecte són de doble sentit. Igual que la planificació del projecte, cal establir expectatives i l'equip del projecte i les parts interessades del client han d'assumir la responsabilitat perquè la comunicació funcioni sense problemes.

Tot i que un projecte no comença sense un pla de projecte establert, els plans de comunicació del projecte no es discuteixen tan fàcilment, però haurien de ser-ho.

Si el client sàpiga al principi del procés del projecte què esperar, establiu el to de tot el projecte, començant pel procés de proposta de projecte.

També és útil que sàpiguen per endavant què necessitareu d'ells perquè es puguin preparar quan arribi el moment.

Gestió de clients i grups d'interès

Al llarg d'un projecte, una comunicació reeixida sobre l'alineació amb els objectius i fites, i la posterior realineació d'aquests a mesura que canvien els projectes, és essencial per a l'acceptació de les parts interessades i la transparència sobre l'estat del projecte.

La comunicació és clau per mantenir una bona relació amb el client, i un pla de comunicació del projecte us pot ajudar a mantenir aquesta comprensió compartida del que està passant i del que hauria de passar al llarg del vostre projecte.

Planificació del projecte

Un pla de comunicació de gestió del projecte defineix com es proporcionarà la informació crítica al llarg del projecte, qui i amb quina freqüència. A mesura que completeu la planificació del projecte, també hauríeu de completar la planificació de les comunicacions.

No tots els projectes es creen iguals, i per aquest motiu, un pla de comunicació del projecte és exclusiu del vostre projecte, per això és important pensar-hi quan creeu el vostre pla de projecte després del llançament.

Els projectes grans tenen necessitats de comunicació diferents que els projectes petits, i el mateix passa amb els projectes amb equips de parts interessades en comparació amb un sol contacte del projecte.

Projectes amb objectius, pressupostos, diferents terminis i fins i tot diferents lliuraments requereixen una comunicació adaptada a aquestes necessitats, i això és una cosa que cal tenir en compte a l'hora de crear un pla de comunicació del projecte.

Què incloure en els plans de comunicació

Tot i que els detalls del vostre pla de comunicacions variaran segons el tipus i l'abast del projecte, s'han d'incloure alguns elements clau a cada pla de comunicacions del projecte que creeu:

Parts interessades clau

Anoteu totes les parts interessades clau, inclòs el vostre contacte principal amb el client. Incloeu informació de contacte, com ara números de telèfon i correus electrònics, perquè qualsevol persona que accedeixi al pla de comunicació pugui trobar aquesta informació.

Membres de l'equip

Incloeu els membres clau de l'equip del vostre projecte i les seves funcions. Això és útil per a qualsevol persona nova o no familiaritzada amb el projecte. Enumereu els membres del vostre equip que participen en la comunicació de resultats, liderar debats estratègics o com gestionareu les converses tècniques entre les parts interessades i el vostre equip.

Mètodes de comunicació

Descriu els principals mètodes de comunicació i els diferents canals que utilitzaràs per contactar amb els grups d'interès. Utilitzeu el correu electrònic, les trucades telefòniques, les reunions cara a cara, les videotrucades, les xarxes socials o qualsevol altre. Incloeu notes sobre els canals preferits de les parts interessades.

tipus de comunicació

Inclou els tipus de comunicació, com es compartirà aquesta comunicació, què s'inclourà i amb qui serà aquesta comunicació. Per exemple, podeu proporcionar informes d'estat setmanals al client.

Penseu en com ho proporcionareu, a qui es proporcionarà i quina informació s'ha d'incloure a l'informe.

Estils de comunicació

Això es pot desglossar per grups d'interès i mètodes de comunicació. Un determinat interessat prefereix només la comunicació formal, o podeu prendre-ho una mica més casualment?

Calendari de reunions

Tot i que podeu ajustar-ho segons sigui necessari al llarg del projecte, és útil tenir una idea inicial de la freqüència amb què us reuniu amb les parts interessades.

En funció de l'abast del projecte, també podeu indicar amb quina freqüència enviareu correus electrònics al client. Incloeu també les reunions de l'equip intern al vostre calendari de reunions.

Missatges clau

Per a cada part interessada, determineu el missatge o la informació clau que caldrà comunicar-los al llarg del projecte. Això també inclou qualsevol informació o comentaris que necessiteu d'ells.

Objectius de comunicació

Un pla de comunicació que inclogui objectius de comunicació us pot ajudar a prendre decisions en funció del que esteu intentant aconseguir.

Com escriure el vostre propi pla de comunicació del projecte

1. Entén la teva configuració

Un pla de comunicació del projecte no cal que sigui formal. Però almenys s'hauria d'escriure per a la vostra pròpia referència. Penseu en la gramàtica, no perquè vulgueu sonar intel·ligent, sinó perquè voleu ser clar i entengui.

Les eines d'escriptura us poden ajudar a tractar-ho sense prendre massa temps. Amb això en ordre, podeu començar a crear el vostre contingut amb confiança.

En primer lloc, us permet seure i establir els paràmetres del projecte. Aquests inclouen la mida del projecte, la informació de l'empresa del client, els lliuraments del projecte, el calendari i l'equip del projecte.

Pensar estils de comunicació del teu equip i el del teu client:

• Quin èxit han tingut les comunicacions fins ara?
• El vostre client ha indicat una preferència per la comunicació: acostumen a trucar quan té una pregunta o es centren en el correu electrònic?
• T'has conegut personalment o per vídeo?
• Amb quina freqüència el teu equip interactua directament amb tu en un projecte? Prefereixen el context escrit a les reunions?

Un cop entengueu l'equip i els clients amb els quals treballeu, podeu aplicar-ho a un pla d'acció de comunicacions.

2. Definiu els vostres objectius i els vostres grups d'interès

Enumereu els lliuraments del vostre projecte i les parts interessades clau del projecte. A continuació, afegiu els vostres objectius del projecte a aquesta llista: penseu en què és una comunicació exitosa del projecte, no només amb el vostre client, sinó també amb el vostre equip.

Aquesta llista guiarà les decisions de comunicació.

3. Fes un pla de comunicació

ara és hora de fer el pla. Definiu el vostre enfocament a les comunicacions que tindreu al llarg del vostre projecte. Coneixent els objectius del vostre projecte, tingueu en compte la freqüència amb què us comunicareu amb les parts interessades del vostre client, com ho fareu i què inclouran aquestes comunicacions.

Podeu decidir utilitzar diversos enfocaments, com ara les visites telefòniques setmanals per actualitzar la programació i el progrés del pressupost, així com correus electrònics diaris per a preguntes sobre la marxa i reunions presencials menys freqüents per presentar actualitzacions. projecte.

Sigui el que decidiu, tingueu en compte les vostres mètriques i objectius. Aquests haurien d'ajudar-vos a identificar els tipus de comunicacions que seran més beneficioses per al vostre projecte i com de detallades o profundes haurien de ser les vostres comunicacions.

Com utilitzar un pla de comunicació del projecte

1. Comparteix-ho amb el teu equip

Compartir el pla amb el vostre equip els informarà de la vostra cadència de comunicació, que afecta el seu treball i les dates de lliurament, però també els donarà més context sobre com us comunicaràs i amb qui.

Compartir aquesta informació significa que el vostre equip us pot ajudar a implementar el pla de comunicació.

2. Mantenir el camí

Assegureu-vos que el vostre equip conegui i entengui el vostre pla de comunicació perquè el vostre client rebi informació coherent i significativa que se li lliura durant tot el projecte.

Reserveu totes les reunions clau del projecte tan aviat com tingueu un pla establert i afegiu recordatoris al vostre calendari per a registres periòdics i fins i tot correus electrònics del projecte perquè us mantingueu al corrent de les coses importants que heu establert al vostre pla.

Si en algun moment us allunyeu del vostre pla de comunicacions i us costa tornar-hi, reconsidereu l'enfocament que heu establert:

• Encara es correspon amb els objectius del teu projecte?
• Els objectius o els grups d'interès han canviat d'alguna manera des de l'inici del projecte?
• Hi ha maneres més efectives de comunicar la informació del projecte en aquesta etapa?

Pla de comunicació = Èxit

Tenir un pla de comunicació del projecte et dóna les eines per comunicar-te de manera eficaç. Un pla també us pot permetre revalorar el vostre enfocament i les necessitats del vostre client si cal.

Per més formal o informal que sigui el pla de comunicació del vostre projecte, pot ser la diferència entre un projecte molt reeixit i eficaç i un que s'atura sense un pla sòlid.

Penseu en això com una altra manera d'establir i comprovar les expectatives al llarg d'un projecte. Penseu en això com una manera d'assegurar una comunicació significativa i exitosa amb facilitat.

Què penses ?

Què tan essencial és un pla de comunicació d'un projecte per a l'èxit d'un projecte? Creus que els gestors de projectes sempre haurien d'escriure un pla de comunicació per als projectes, independentment de la seva mida? Feu-me saber els vostres pensaments deixant un comentari!

Tanmateix, si voleu prendre el control de les vostres finances personals en sis mesos, us recomano molt aquesta guia.

Deixa'ns un comentari