Controlar els costos del projecte per a una major rendibilitat

El control de costos juga un paper vital en qualsevol estratègia financera. Com seguiu el pressupost quan feu un seguiment de les finances del vostre projecte? Igual que elaborar un pressupost personal, tens a la teva disposició diverses opcions: classificar despeses, determinar les partides més cares i trobar solucions per limitar les despeses en cada àmbit. Després de completar totes aquestes accions, podreu controlar el pressupost, per analitzar la seva rendibilitat i augmentar els beneficis.

Els principis bàsics del control de costos són els mateixos per a tots els pressupostos, ja siguin corporatius o personals. En aquest article, Finance de Demain Consulting Explica el concepte de control de costos i com encaixa en un sistema de gestió de costos més gran.

Què és el control de costos?

El control de costos és un principi d'identificació i reducció de despeses destinades a augmentar els beneficis de l'empresa. Es pot dur a terme a nivell de projecte o a nivell de tota l'empresa.

En aquest cas, ens centrarem a aplicar el procés de control de costos en el marc d'un projecte o grup de projectes.

Com a gestor de projectes, el control de costos us servirà per supervisar el vostre pla de gestió de recursos i reaccionar als excés de pressupost.

Si supereu el pressupost del vostre projecte, una eina d'informes també us pot resultar útil. Suposem que el dissenyador autònom que vau contractar per a un projecte nou va trigar molt més del previst a editar les imatges.

Després d'identificar aquest cost addicional, podeu decidir contractar un dissenyador intern per al vostre proper projecte per reduir costos i guanyar eficiència.

Com pot fer la diferència el control dels costos?

El vostre equip no compleix l'abast o el pressupost del projecte? Aquí és on el control de costos esdevé important. Fins i tot si teniu pressupost, controlar els costos us pot ajudar a reduir-lo encara més i augmentar els ingressos al llarg del camí.

Aquest procés proporciona informació sobre la despesa global de l'empresa: destaca les àrees més cares i identifica encara més la despesa en cadascuna d'aquestes àrees.

Com a primer pas, es pot aplicar el control de costos al projecte amb l'objectiu de reduir costos a aquesta escala i augmentar així potencialment els beneficis de l'empresa.

Quines són les tècniques de control de costos?

Inicialment, el control de costos es pot produir a nivells superiors del negoci, però sovint es fa a nivell de projecte. És en aquest nivell on podeu avaluar els costos reals per projecte i gestionar-los de manera eficaç.

Aquests són els cinc passos a seguir per controlar millor els costos d'un projecte:

1. Planifica el teu pressupost

En primer lloc, heu de planificar el vostre pressupost per obtenir una estimació de costos detallada i assignar els recursos de manera eficient. El desenvolupament d'un pla de projecte detallat reduirà les variacions de costos, que són la diferència entre el vostre pressupost original i les despeses reals.

Incloeu al vostre pla de pressupost:

• El nombre de membres de l'equip necessaris per al projecte
• Una estimació del temps necessari per completar el projecte
• Materials necessaris per al projecte

Quan calculeu el temps i els materials necessaris per al projecte, mantingueu una mica de marge en el vostre pressupost. L'inesperat no és estrany i és possible que hàgiu d'ampliar el calendari del projecte o sol·licitar recursos addicionals.

2. Supervisar totes les despeses

El segon pas en el control de costos del projecte és controlar el progrés de les despeses del projecte. Podreu prendre mesures correctores més fàcilment si observeu variacions de costos en temps real.

Al final del projecte, serà massa tard, els diners es gastaran. En aquest punt, només cal aprendre-ne per evitar que aquesta situació es torni a produir en el futur.

Per controlar eficaçment les vostres despeses durant un projecte, establiu fites del projecte. En cada fita, podeu analitzar les vostres despeses i assegurar-vos que es respecta l'abast del projecte. I si alguna vegada observeu sobrecosts en una fita determinada, podeu trobar una solució per reduir-los més endavant en el projecte.

3. Utilitzar sistemes de control de canvis

És fonamental establir objectius clars durant la fase de planificació del projecte. Per assegurar-vos que assoleu aquests objectius, pot ser necessari un procés de control de canvis.

El control de canvis és un conjunt de passos que regeixen tots els canvis fets per les parts interessades durant un projecte. Et permet evitar la deriva d'objectius preparant-te per als canvis tan bon punt apareixen, i així adaptar el projecte en conseqüència.

4. Les etapes d'un procés de control

cebada

El procés de control de canvis comença quan una part interessada sol·licita un canvi al projecte. La petició pot variar: pot ser l'ampliació de terminis o nous lliuraments del projecte.

Avaluació

El director del projecte o el cap de departament escaneja la sol·licitud per obtenir informació bàsica, com ara els recursos necessaris, l'impacte de la sol·licitud i els destinataris de la sol·licitud. Després de l'avaluació inicial, la sol·licitud de canvi passa a la fase d'anàlisi.

Anàlisi

Durant la fase d'anàlisi, el responsable del projecte corresponent aprova o rebutja la sol·licitud. En alguns casos, es pot constituir un comitè de control de canvis per controlar l'aprovació dels canvis. El director del projecte aprova o denega la sol·licitud i ho notifica a l'equip.

Depenent de la mida del projecte, el director del projecte també pot registrar el canvi en un registre de canvis per assegurar-se que totes les parts interessades del projecte reben la informació.

Implementació

La implementació d'un canvi pot variar segons l'etapa del projecte, però generalment implica actualitzar el calendari i els lliuraments, així com informar l'equip del projecte.

Cal avaluar l'abast del projecte i verificar que canviar el calendari no tindrà un impacte important en els objectius previstos.

La tanca

Després de documentar, difondre i implementar la sol·licitud, es pot passar a la fase de tancament. Es recomana que tingueu un pla de tancament formal per tal que tots els membres de l'equip puguin accedir i consultar aquesta informació en el futur.

En revisar eficaçment els canvis als vostres projectes, el control de costos hauria de ser natural.

Preveure amb precisió el pressupost i l'èxit d'un projecte implica mantenir una gestió conscienciada de principi a fi. Els imprevistos al llarg del camí són inevitables, però l'establiment de determinats sistemes ajuda a protegir-se d'aquestes desviacions.

4. Gestiona el teu temps

La gestió del temps és una part integral del control de costos: quan augmenta la durada total d'un projecte, el cost total del projecte també augmenta. Per no superar el pressupost assignat, s'ha de respectar sobretot el calendari del projecte.

Adopteu estratègies de gestió del temps per augmentar la productivitat i ajudar els membres de l'equip a completar el treball a temps dins del pressupost.

Aquests són alguns consells de gestió del temps:

Timeboxing

Timeboxing és una estratègia de gestió del temps orientada a objectius que implica completar tasques dins d'un " bloc de temps ».

Per exemple, si necessiteu escriure una entrada al bloc, podeu crear un bloc de dues hores per descriure-la. Després, després d'una pausa, podeu tornar a un altre bloc de tres hores per fer un primer esborrany.

Bloqueig de temps

El bloqueig de temps és semblant a la caixa de temps, però en lloc d'establir una determinada quantitat de temps per a cada tasca individual, bloquejaràs períodes específics del calendari per a la feina relacionada.

El mètode Pomodoro

Igual que el timebox i el bloqueig de temps, la tècnica Pomodoro t'ajuda a completar les teves tasques en poc temps i a fer pauses entre sessions de treball.

Per exemple, treballeu durant 25 minuts, després feu una pausa de cinc minuts quatre vegades. Després, després de la quarta sessió de treball, feu una pausa més llarga 20 o 30 minutss.

empassar-se el gripau

SSegons una famosa cita de Mark Twain: "Si t'has d'empassar un gripau, millor que ho facis a primera hora del matí". L'estratègia de gestió del temps "menja la granota" s'inspira en aquestes paraules i t'anima a fer-te càrrec de les tasques importants o complexes abans de treballar en les menys importants o menys urgents.

El principi de Pareto

Encara es diu el Regla 80-20 Aquest principi es basa en una regla fonamental: dediquem el 20% del nostre temps a realitzar el 80% de la feina. Concretament, aconseguir processar aquest 80% de les tasques amb prou rapidesa, per tant, ens deixa més temps durant la nostra jornada laboral per atendre el 20% restant, que ens ocuparà el 80% del temps.

Fer les coses (GTD)

Inventat per David Allen a principis dels anys 2000, el mètode " Getting Things Done » o "Fer les coses" en francès, recomana fer una llista de les tasques planificades per escrit abans. Un cop alliberat d'aquestes consideracions, en lloc de confiar en les eines de gestió del treball, podreu prendre mesures sense haver d'esbrinar què fer.

Pot semblar contraintuïtiu centrar-se en la productivitat com a part del control de costos, però el rendiment del projecte és la pedra angular del flux de caixa.

Si el vostre equip no és productiu, no complireu els terminis del projecte i l'incompliment dels terminis genera costos addicionals. Lògicament, si el vostre projecte costa més, el flux de caixa de la vostra empresa disminueix. 

5. Seguiment del valor obtingut

El seguiment del vostre valor guanyat us pot ajudar a predir el resultat financer d'un projecte. Aquest mètode de control de costos requereix coneixements de comptabilitat de costos. Pot ajudar-vos a detectar l'aparició de costos variables i, per tant, evitar variacions en projectes futurs.

El valor obtingut és la quantitat de tasques realment realitzades dins d'un projecte. Per fer un seguiment del valor obtingut i veure si esteu a l'horari, heu de multiplicar el percentatge de tasques realitzades pel pressupost del projecte.

Passos per fer un seguiment del valor obtingut

Per fer un seguiment del valor obtingut, seguiu aquests passos:

Pas 1: determinar el grau de realització de cada tasca com a percentatge.

Pas 2: establir el valor previst (Valor planificat o PV) o el cost pressupostat de l'obra prevista. Aquest és el pressupost autoritzat per dur a terme l'obra prevista.

Pas 3: determinar el valor guanyat (EValor definit o EV), o el cost pressupostat de l'obra realitzada. Aquesta és la quantitat de treball realment completada.

Pas 4: establir el cost real (Cost real o AC), que representa el cost real del treball realitzat. Són despeses relatives a treballs ja realitzats.

Pas 5: calcular les variacions de costos (Variació de costos o CV) restant el valor obtingut del cost real (CV = EV – AC).

Pas 6: compilar els resultats.

Per als tres primers passos, heu de recopilar informació de costos per al vostre projecte, mentre que per als tres últims, heu de realitzar càlculs i anàlisis. Les variacions de costos representen l'estat de costos del vostre projecte.

Quan controleu els costos, el vostre currículum és la mètrica que determina si el vostre projecte està en bon camí amb el pressupost. A CV negatiu significa que el projecte està per sobre del pressupost.

Heu de controlar els costos o gestionar-los?

És habitual confondre control de costos amb gestió de costos. Són dos termes diferents que cal definir i entendre correctament. El control de costos és un subprocés dins del sistema més ampli de gestió de costos.

Si bé el control de costos consisteix a identificar les despeses i reduir-les per augmentar els beneficis, la gestió de costos és el procés global d'estimació, pressupost i control dels costos d'un projecte.

La vostra empresa probablement té molts empleats implicats en la gestió de costos. Depenent de la mida del vostre equip, diferents persones poden treballar en la planificació de recursos i en el pressupost.

Per a un control efectiu dels costos, els equips han de supervisar la despesa als diferents nivells del negoci per prestar prou atenció a cada part del pressupost empresarial i analitzar-lo a fons.

Utilitzeu el control de costos per fer un seguiment i reduir les despeses del vostre projecte

El seguiment de les dades de costos per reduir la despesa del projecte és un procés tediós, però la gestió de costos té un impacte directe en la rendibilitat.

Per gestionar de manera eficaç els costos, creeu un tauler personalitzable per tenir tota la informació al vostre abast. Aquesta automatització us permetrà fer malabars entre la gestió de projectes i el control de costos, tot en un sol lloc.

Deixa'ns un comentari. Però abans de marxar, aquí està un robot que us permet guanyar molt fàcilment amb el comerç EUR/USD.