El paper d'un assistent virtual en una empresa

Si ets com la majoria de bloggers, sempre has pensat que t'havies d'anar sol? És aquest el teu cas? I sí, la majoria dels emprenedors comencen pel seu compte o contracten un assistent virtual.

En aquest article, us mostro per què un assistent virtual és important per al vostre negoci. Però primer, aquí teniu un curs de formació que ho farà permet tenir èxit en l'emprenedoria.

Què és un assistent virtual?

Un assistent virtual (VA) és algú que proporciona serveis de suport a altres empreses des d'una ubicació remota.

El terme va néixer als anys 1990 de la possibilitat de treballar de manera virtual gràcies a les millores tecnològiques. Un assistent virtual és algú contractat per dur a terme les tedioses tasques diàries del vostre negoci.

Pot ser en una altra ciutat, estat o país. També pot ser gent que vingui a la teva oficina o es reuneix en un espai de coworking un cop per setmana. Realment depèn de tu.

El més important és que s'ocupin de realitzar les tasques que el seu client necessita sense cap problema, ja sigui perquè odien fer-ho o perquè triga massa temps.

Els assistents virtuals són especialment buscats pels emprenedors i les empreses en línia. Aquestes empreses necessiten ajuda però no volen contractar personalment físicament. Per servir-te, Finance de Demain treballa amb una mitjana de dos assistents virtuals.

Què fa un assistent virtual

En teoria, un assistent virtual pot fer tot el que fa qualsevol altre personal de suport. Tanmateix, les tasques de suport virtual no es limiten al treball d'oficina. Molts assistents virtuals ofereixen serveis de màrqueting, disseny web i altres.

Alguns assistents virtuals s'especialitzen en un conjunt d'habilitats específics. Per exemple, un assistent virtual de màrqueting només fa feina de màrqueting. Altres assistents virtuals realitzen una varietat de tasques però en un sector específic. Per exemple, un assistent virtual per a empreses immobiliàries.

La majoria dels assistents virtuals tenen el seu propi negoci d'assistents virtuals a casa. Això els permet guanyar més i tenir un millor control sobre les tasques que realitzen. Tanmateix, moltes petites empreses contracten assistents virtuals com a part d'una feina o contracte.

Finalment, molts VA utilitzen llocs autònoms o llocs de coworking per trobar projectes ràpids i de temps limitat.

Com pot beneficiar el vostre negoci un assistent virtual?

Perquè delegant tasques que us consumeixen temps i energia, que no us agrada fer i que us mantenen en el cicle de passar d'una tasca tediosa a una altra, un VA us permetrà recuperar el control dels vostres assumptes.

Fer créixer el vostre equip vol dir que podeu fer un treball essencial, centrar-vos en l'estratègia i en el panorama general. Podeu començar a somiar i planificar a una escala més gran.

Com saps quan estàs preparat per contractar un assistent virtual?

Quan estiguis preparat per contractar és diferent per a cadascú, la qual cosa fa que la decisió sigui tan difícil. Us recomanem contractar un VA abans de pensar que esteu preparat per anar-hi.

La raó d'això és que la majoria de la gent (inclòs jo!) espera fins que ja estem en un punt de "bogeria" per començar a delegar i demanar ajuda amb el negoci. Per tant, si estàs preparat per fer créixer el teu negoci i creus que estàs preparat, et recomano que comencis a buscar el teu assistent virtual.

Serà molt més fàcil per a tots dos si porteu algú a l'equip quan les coses estiguin una mica més tranquil·les, de manera que les coses funcionin sense problemes quan arriben als moments més concorreguts.

Aquí teniu algunes preguntes per respondre abans de prendre la decisió final de contractació:

• Estàs preparat per fer créixer el teu negoci més ràpid del que ha estat fins ara?
• Et pots permetre pagar a algú cada mes?
• Tens tasques definides per començar a delegar?

Si heu respost que sí a totes aquestes preguntes, aleshores esteu preparat per començar el procés de contractació de VA.

Com contractar un VA?

Tot i que l'assistència virtual és una gran idea de negoci a casa, obtenir ajuda virtual és crucial perquè els propietaris de negocis a casa maximitzin els seus ingressos i facilitin el creixement. Com a propietari d'un negoci domèstic, arriba un moment en què és impossible fer-ho tot, almenys prou bé per ser eficaç i eficient.

La contractació d'un assistent virtual us alliberarà temps perquè pugueu centrar-vos en la vostra feina, en les tasques que us produeixin els millors resultats empresarials. A més, molts els assistents virtuals són millors que tu en algunes tasques.

A la llarga, sempre és més ràpid i més barat contractar feines per a les quals no estàs qualificat.

El primer pas de la contractació d'un assistent virtual és fer una llista de les tasques que voleu externalitzar. Feu una llista completa, prioritzant les activitats que voleu delegar primer. Per exemple, La gestió del correu electrònic requereix molt de temps i tediosa, poseu-la al capdavant de la vostra llista.

O potser els problemes tecnològics us ocupen massa temps, podeu externalitzar la gestió del vostre lloc web. O manteniu els comptes de la vostra empresa actualitzats.

El següent pas està esbrinant a qui contractar. Hi ha moltes maneres de contractar un assistent virtual. Pots utilitzar un servei de VA que els contracta i els forma, i després t'assignen una persona en funció dels serveis que necessites.

L'última opció és contractar algú de la vostra xarxa que tingui referències. Tot i que podeu publicar un anunci buscant un assistent virtual, trobar-ne un que ja tingui credencials de confiança us estalviarà temps i maldecaps.

Llista de serveis que els assistents virtuals poden oferir

Escriptura creativa

• Escriu publicacions al blog
• Escriu llibres electrònics, llibres, butlletins de notícies, embuts de correu electrònic, etc.
• Escriure o editar transcripcions d'àudio o vídeo.
• Escriu publicacions a les xarxes socials per a Facebook, Twitter o Instagram.
• Edició i revisió de publicacions de blocs, llibres, llocs web, butlletins, receptes, etc.
• Prepareu correus electrònics per al vostre màrqueting per correu electrònic
• Creació de descripcions de productes per a botigues en línia (botiga / gestor de producte)
• Recollida / edició de testimonis.
• Etc ...

Administrador/gestió

• Atenció al client per correu electrònic, xat o telèfon.
• Feu un seguiment i responeu als correus electrònics.
• Organitzar bústies
• Gestionar els comentaris del bloc.
• Suport de seminaris web en directe
• Gestió del calendari
• Crea presentacions de PowerPoint
• Gestió de subministraments i subministraments
• Organitzar entrevistes
• Contestar trucades telefòniques
• Reutilitzar contingut (Exemple: convertir un vídeo en una publicació de bloc escrita o una publicació de bloc en una publicació a les xarxes socials)
• Redacta les actes de les reunions de videoconferència
• Gestionar els calendaris editorials del blog
• Tasques d'incorporació del client, com ara respondre correus electrònics i enviar factures i contractes
• Seguiment de clients potencials/clients actuals
• Presentació dels convidats
• Fer arranjaments de viatge
• Preparació de formularis
• Reprendre la creació
• Contractació i formació de nous membres de l'equip
• Traduction
• Pluja d'idees per a publicacions de blog, productes, etc.

NB Les tasques administratives es troben entre els serveis més sol·licitats. Ajudar els propietaris d'empreses amb aquestes tasques diàries els allibera temps per guanyar més diners. Molt preciós!

Disseny gràfic

• Creació de gràfics per a publicacions de bloc
• Edició de fotografies
• Creació de diapositives per a seminaris web o tallers.
• Disseny de targetes de visita, flyers, logotips, menús, senyalització, etc.
• Cerca d'imatges per a publicacions de blocs, llibres, xarxes socials, etc.
• Creació de guies d'estil de marca.
• Disseny de llibres electrònics o fitxers PDF per a subscripcions a butlletins

NB Canva té un munt de plantilles i és fàcil d'utilitzar si voleu crear gràfics.

Mitjà de comunicació social

• Programació d'actualitzacions de xarxes socials.
• Creació i gestió del compte de Pinterest
• Crea i gestiona els pins promocionats
• Gestionar grups de Facebook
• Creació i gestió de grups de LinkedIn
• Crear enquestes a les xarxes socials
• Ajustar els horaris de publicació.
• Creació i gestió de publicacions a Instagram.
• Respon als missatges de les xarxes socials.

Comptabilitat de comptes

• Gestió de pagaments i facturació.
• Processament de comandes i devolucions.
• Gestió de la col·lecció
• Gestió de nòmines
• Facturació i factures.

Com utilitzar aquesta llista de serveis d'assistent virtual?

Com podeu veure, hi ha molts serveis que podeu oferir com a Assistent Virtual.

Segons el tipus de servei que us interessi, podeu combinar un paquet de serveis relacionats i vendre com a paquet de serveis: facturat per projecte o com a servei mensual en curs.

Si trobeu alguna cosa que desperta el vostre interès, investigueu més. Si després de la investigació encara estàs interessat, descobreix com pots adquirir les habilitats necessàries si encara no les tens.

Podeu aprendre amb vídeos de YouTube, llibres a Amazon o cursos que trobeu en línia.

I recordeu, només perquè comenci amb un servei com VA no vol dir que us quedareu enganxat oferint aquest servei durant la resta de la vostra vida. És lliure d'actualitzar o afegir serveis addicionals.

Les habilitats necessàries per ser un assistent virtual

Moltes de les habilitats necessàries per ser assistent virtual són les mateixes que les necessàries per ser assistent administratiu o secretari. Per exemple, heu de tenir habilitats organitzatives superiors. També ha de tenir un comportament telefònic agradable i habilitats en l'ús de les noves tecnologies.

Com a VA, també necessitareu habilitats específiques per a l'autoocupació. Per exemple, hauríeu de poder fer múltiples tasques, sobretot si feu malabars amb diversos clients.

Heu de poder concentrar-vos a la feina, a l'entorn de casa vostra. També necessiteu l'equip adequat a la vostra oficina a casa.

Algunes feines d'assistent virtual requereixen habilitats addicionals, com ara disseny web, planificació d'esdeveniments, comptabilitat i molt més.

Podeu cercar feines d'Assistència Virtual que requereixin les vostres habilitats particulars. A més de les habilitats específiques, els empresaris sovint busquen candidats amb formació i/o experiència d'oficina en certa capacitat administrativa.

Les qualitats essencials d'un assistent virtual

Fiabilitat

Aquest és un dels més importants perquè, malauradament, sembla ser el més habitual. Molts clients m'han dit que s'han decebut amb els VA que no van informar del seu progrés, o simplement no van lliurar.

Això és del tot inexcusable i no només dóna mala fama al sector de l'assistència virtual, sinó que el següent assistent virtual trucat ha de suportar les sospites i dubtes del client sobre l'eficàcia d'utilitzar aquest tipus de serveis. .

La professionalitat és primordial en aquesta indústria, de manera que si un client us truca, hauríeu de tornar-los a trucar. Si rebeu un correu electrònic, heu de respondre! No cal que sigui immediatament, però almenys ha de ser l'endemà.

Bones habilitats comunicatives

Des del primer punt, hauràs d'informar el client de l'evolució del teu treball, així establir com i quan actualitzar-los quan es converteixi en client, i abans de començar cada nova tasca.

Si un client us ha de perseguir constantment per obtenir actualitzacions, no esteu fent bé la vostra feina.

Gestió del temps

Aparentment, la investigació diu que només hauríeu de centrar-vos en una cosa i això és ineficient per a la multitasca. Per descomptat, t'has de centrar en la tasca que tens entre mans, però també treballaràs amb diversos clients; que creuen que són el vostre únic i més important client.

Probablement tingueu molt a fer en un dia, així que planifiqueu-ho amb antelació. Programa les tasques quan siguis més eficient. Utilitzeu un calendari de Google i marqueu els elements personals d'un color i els de treball un altre.

Si saps que escriviu millor al matí, proveu de programar reunions per a la tarda. També podeu incloure totes les vostres tasques laborals al vostre calendari (inclòs el temps de planificació) per saber de manera realista si teniu temps per fer-ho tot.

Recurs

Sovint rebràs correus electrònics amb preguntes tècniques, que podrien trobar fàcilment amb Google, o preguntant quant costen els teus serveis, quan ni tan sols s'han molestat a visitar el teu lloc web i/o les teves xarxes socials.

Se us demanarà que feu moltes coses que no heu fet mai abans, i només heu d'esbrinar com fer-ho. S'espera que els VA proporcionin solucions i resolguin els problemes dels clients.

Si no teniu la capacitat de resoldre un problema i esbrinar com fer alguna cosa, no seràs un bon VA.

L'assistent virtual no és Yoda, així que no és realista suposar que ho podrà fer tot. Però has de saber investigar per trobar la informació pel teu compte. Sempre que siguis honest amb el teu client sobre l'abast de les teves habilitats, estaràs bé.

Els clients tampoc esperen que ho sàpigues tot. Digues-los que no has fet mai aquesta feina en particular abans; però estàs encantat de descobrir com i tornar-hi.

Hauríeu de continuar entrenant, on podeu veure vídeos de YouTube, intercanviar habilitats amb altres VA, fer preguntes als fòrums de VA i, en general, participar.

Intenteu estar al dia del que es mou i canvia, tant al vostre sector com al món tecnològic. Decidiu sobre les coses que voleu saber més i després feu la vostra recerca.

Gestionar les expectatives i generar confiança

No només has de saber què estàs fent, sinó que també has d'assegurar-te que el client sàpiga què està fent. Sovint, un client mai ha treballat amb un assistent virtual, de manera que si no sap què pot fer i com funciona tot, dubtarà seriosament de la vostra capacitat per ajudar-lo.

És probable que un nou client us busqui per guiar-lo durant el procés, de manera que heu de conèixer i explicar com treballeu. Això ve principalment amb experiència, però practica la teva nova llista de preguntes o joc de rols; i fins i tot fes de voluntari per a un contractista que coneixes, perquè puguis obtenir un testimoni i provar-ho, si això et preocupa.

Treballar sol

Sembla que és força habitual que els autònoms se sentin sols, la qual cosa em sorprèn perquè estic completament feliç treballant sol i mai pensava que algunes persones trobarien a faltar tenir-ne altres.

És clar, de vegades faig servir espais de coworking i d'altres cops a cafeteries, però estar sol tota la setmana és una cosa a tenir en compte.

Si teniu alguna experiència en assistència virtual, no us oblideu de deixar-me un comentari. Tanmateix, no us puc deixar sense presentar aquesta formació premium sobre finances personals.