Les etapes d'un pla de projecte que garanteixen l'èxit del projecte

Un pla de projecte és la culminació d'una planificació acurada per part d'un director de projecte. És el document principal que guia el progrés d'un projecte. Aquesta és la guia del director del projecte.

Tot i que els plans de projecte difereixen d'una empresa a una altra, hi ha deu passos que han d'estar absolutament en un pla de projecte per evitar confusions i improvisació forçada durant la fase d'execució del projecte.

En aquest article, Us porto els meus consells per ajudar-vos a escriure bé el vostre pla de projecte. Si voleu executar amb èxit el vostre projecte, el vostre pla de projecte ha d'incloure absolutament els elements següents:

1. Objectius del projecte

Els objectius del projecte es defineixen a la carta del projecte. Tanmateix, també s'han d'incloure en el pla del projecte per explicar amb més detall els objectius del projecte. Tot i que un director de projecte opti per incorporar objectius al pla del projecte, l'important és mantenir un vincle clar entre ells la carta del projecte – el primer document clau d'un projecte – i el segon document clau del projecte, el seu pla de projecte.

2. Àmbit del projecte

Igual que els objectius del projecte, l'abast es defineix a la carta i s'ha de refinar encara més en el pla del projecte pel director del projecte. En definir l'abast, el director del projecte pot començar a mostrar com serà l'objectiu del projecte.

Si l'abast no està definit, es pot estendre al llarg del projecte. Això comporta excés de costos i terminis perduts.

Article per llegir: Com dirigir un negoci pròsper?

Per exemple, si dirigeixes un equip de màrqueting per crear un fullet per a la línia de productes d'una empresa, hauries d'indicar el nombre de pàgines i proporcionar exemples de com es veurà el producte acabat.

Per a alguns membres de l'equip, un fulletó pot significar dues pàgines, mentre que altres poden considerar deu pàgines adequades. Definir l'abast pot fer que tot l'equip estigui en la mateixa pàgina des del principi.

3. Fites i principals lliuraments

Els principals èxits d'un projecte s'anomenen fites i els principals productes de treball s'anomenen principals lliuraments. Tots dos representen els components principals del treball en un projecte. Un pla de projecte ha d'identificar aquests elements, definir-los i establir terminis per a la seva finalització.

Si una organització està duent a terme un projecte per desenvolupar nou programari, els principals resultats poden ser la llista final dels requisits empresarials i com implementar-los.

Aleshores, el projecte podria tenir fites per a la finalització del disseny, les proves del sistema, les proves d'acceptació dels usuaris i la data de desplegament del programari. Aquestes fites estan associades als productes de treball, però es relacionen més amb els processos que amb els productes en si.

Article per llegir: El lloc del màrqueting digital en els negocis

Les fites i els terminis de lliurament de les claus no han de ser dates exactes, però com més concrets millor. Les dates precises ajuden els gestors de projectes a desglossar les estructures de treball amb més precisió.

En aquesta etapa del pla, creareu fites perquè pugueu agafar resultats grans o d'alt nivell i desglossar-los en resultats més petits, que es poden descriure a la següent etapa.

4. L'estructura de desglossament del treball

Una estructura de desglossament del treball divideix les fites i els principals resultats d'un projecte en fragments més petits de manera que es pugui assignar a una persona la responsabilitat de cada faceta.

A l'hora de desenvolupar aquesta estructura, el responsable del projecte té en compte molts factors com els punts forts i febles dels membres de l'equip del projecte, les interdependències entre tasques, els recursos disponibles i el termini global del projecte.

Els directors de projecte són, en última instància, els responsables de l'èxit del projecte, però no poden fer la feina sols. L'estructura de desglossament és una eina que el director del projecte utilitza per garantir la responsabilitat del projecte.

Article per llegir: Aquí teniu 14 consells ràpids per fer-se ric

Aquesta eina també indica a les parts interessades del projecte qui és responsable de què. Si el director del projecte està preocupat per una tasca, sap exactament amb qui trobar-se sobre aquesta preocupació.

5. El pressupost d'inversió

El pressupost d'un projecte mostra quants diners es destinen per completar el projecte. El responsable del projecte és responsable de l'assignació adequada d'aquests recursos.

Per a un projecte que compta amb proveïdors, el responsable del projecte assegura que els lliuraments es completen d'acord amb els termes del contracte, prestant especial atenció a la qualitat. Alguns pressupostos de projectes estan vinculats al pla de recursos humans.

És important establir el cost de cada pas mirant el temps necessari i el cost de la mà d'obra necessària per completar les tasques. El cost del projecte està relacionat amb la durada del projecte, que es redueix a l'abast del projecte. L'abast, les fites, les tasques i el pressupost han d'estar alineats i realistes.

6. El pla de recursos humans

El pla de recursos humans mostra com es dotarà el personal del projecte. Defineix qui formarà part de l'equip del projecte i quant de temps s'ha de comprometre cada persona.

En desenvolupar aquest pla, el responsable del projecte negocia amb els membres de l'equip i els seus supervisors quant de temps pot dedicar cada membre de l'equip al projecte. Si es necessita personal addicional per consultar el projecte, però formen part de l'equip del projecte, això també es documenta al pla de personal. De nou, es consulta als supervisors corresponents.

7. El pla de gestió de riscos

Moltes coses poden sortir malament en executar un projecte. Tot i que és difícil preveure tots els possibles desastres o incidents menors, es poden predir moltes trampes. En el pla de gestió de riscos, el director del projecte identifica tots els riscos del projecte. També determina la probabilitat que es produeixin aquests escenaris i les estratègies per mitigar-los.

En la formulació d'aquest pla, el director del projecte pot demanar l'aportació del patrocinador del projecte o del seu equip de projecte.

Es posen en marxa estratègies de mitigació dels riscos que és probable que es produeixin o que tinguin associats costos elevats. Els riscos que és poc probable que es produeixin i els que tenen costos baixos s'anoten al pla, encara que no tinguin estratègies de mitigació.

8. El pla de comunicació

Un pla de comunicació descriu com es comunicarà un projecte a diversos públics. Igual que l'estructura de desglossament del treball, un pla de comunicacions assigna la responsabilitat de completar cada component a un membre de l'equip del projecte.

En aquest pas, és important descriure com es comunicaran i es resoldran els problemes dins de l'equip. També s'ha d'especificar la freqüència de comunicació amb l'equip i els grups d'interès. Cada missatge té un públic objectiu. Ajuda els gestors de projectes a garantir que la informació adequada arribi a les persones adequades en el moment adequat.

Article per llegir: 1 consells financers per als nous casats

9. El Pla de gestió dels grups d'interès

Un pla de gestió de les parts interessades identifica com s'utilitzaran les parts interessades en el projecte. De vegades, les parts interessades només necessiten rebre informació. Això es pot tenir en compte en el pla de comunicació.

10. El pla de gestió del canvi

Un pla de gestió del canvi estableix un marc per fer canvis al projecte. Encara que els gestors de projectes solen voler evitar els canvis al projecte, de vegades són inevitables.

El pla de gestió del canvi ofereix protocols i processos per fer canvis. És essencial per a la rendició de comptes i la transparència que els patrocinadors del projecte, els gestors del projecte i els membres de l'equip del projecte segueixin el pla de gestió del canvi.

En resum….

El pla del projecte és un document important per a l'èxit del projecte. Serveix com a brúixola en la realització del projecte, de principi a fi. Per tant, requereix la participació activa de totes les parts interessades per consensuar els diferents punts. També és important prendre tot el temps necessari per definir-lo.

El principal risc d'un pla mal definit és que estiguis exposat a disputes per resoldre sobre punts de desacord que no s'han enquadrat.

Us convido a compartir les vostres opinions i experiències als comentaris.