Què és una carta de projecte i quina és la seva funció?

Una carta de projecte és un document formal que descriu l'objectiu comercial del vostre projecte i, quan s'aprova, inicia el projecte. Es crea d'acord amb el cas de negoci del projecte descrit pel propietari del projecte. És una part crucial del procés d'inici d'un projecte d'inversió. Per tant, l'objectiu de la carta del projecte és documentar els objectius, els objectius i el cas de negoci del projecte.

Un cop creada, la carta del projecte serveix com una mena de contracte entre el propietari del projecte i el director del projecte. Ofereix una visió general de les expectatives d'alt nivell i autoritza el responsable del projecte a mobilitzar recursos per obtenir els resultats adequats.

Vaja, sona massa complex? No et preocupis, Finance de Demain Consulting et presenta tot el que necessites saber. Però abans de començar, aquí teniu una formació que us permetrà saber com fer-ho començar a negociar amb operacions guanyadores.

Anem

Per a què serveix una carta de projecte en la gestió de projectes?

Com s'ha esmentat anteriorment, la carta del vostre projecte compleix tres funcions principals:

1. Defineix els objectius bàsics, els objectius i el propòsit del treball (tots els quals eventualment s'incorporaran al pla del vostre projecte).

2. Això crea una comprensió comuna dels objectius, els objectius i les necessitats de recursos del projecte, abans de començar a aprofundir-hi cada cop més.

3. Això us permet presentar tot l'anterior a les parts interessades del projecte per obtenir la acceptació, la inversió i el permís per avançar.

Però no només s'utilitza en la fase d'iniciació. La vostra carta de projecte és una cosa a la qual podeu tornar al llarg del cicle de vida del vostre projecte per assegurar-vos que el vostre treball s'alinea amb les metes i objectius clau que heu establert d'acord amb el patrocinador del projecte i/o les parts interessades clau.

Per què és important una carta de projecte? ?

A més de complir aquestes funcions principals, tenir una carta de projecte té alguns altres avantatges.

L'objectiu del projecte és clar?

Com que una carta del projecte indica explícitament el cas de negoci del projecte, vol dir que tothom sap com el projecte contribueix als objectius estratègics generals de l'empresa.

Això garanteix que el vostre projecte no només marca caselles arbitràries, sinó que realment està fent alguna cosa que afectarà els objectius generals del negoci.

T'ajuda a identificar els teus grups d'interès

La carta del projecte té un paper molt important a l'hora de formular el vostre pla general de gestió del projecte, però una de les àrees on és especialment útil és ajudar-vos a identificar les parts interessades clau del projecte, des del principi.

Tan bon punt s'hagi completat la carta del projecte, podeu començar a fer l'anàlisi de les parts interessades, la qual cosa significa que podeu començar a implicar les parts interessades clau juntament amb la creació del vostre pla de projecte.

Dóna autoritat al director del projecte

D'acord, d'acord, "donar" qualsevol cosa pot començar a sonar una mica medieval. Però tant si el doneu, el deixeu en llegat, el doteu o el concediu, la vostra carta de projecte atorga oficialment al vostre director de projecte autoritat sobre el projecte.

Això vol dir que tenen el poder de planificar i controlar el projecte, i estableix el seu paper envers la resta de l'equip del projecte i els grups d'interès.

És la teva estrella polar

D'acord, ja ho hem al·ludit abans, però val la pena repetir-ho. Tot i que el vostre pla de projecte és fantàstic per veure si aneu al bon camí amb les tasques i els terminis, de vegades tots aquests detalls minúsculs poden ser més una distracció.

La vostra carta de projecte, en canvi, és l'essència absoluta del vostre projecte. Per tant, si alguna vegada no esteu segurs de si alguna cosa us està orientant en la direcció correcta o us descarrila, la vostra carta de projecte us ajudarà a vosaltres i al vostre equip a reduir el soroll i a revalorar si el treball que esteu fent s'ajusta a les vostres necessitats.

Què inclou una carta de projecte?

Aleshores, què passa realment a la carta del projecte? La carta del vostre projecte és una visió general d'alt nivell, però encara pot cobrir molt de terreny. Aquests són alguns elements de la carta del projecte que hauríeu de considerar incloure al document de la carta del projecte:

L'objectiu del teu projecte

Per què ho fas? Quins són els objectius i els objectius? Intenteu resumir-ho en una declaració d'objectiu concisa. I deixa-ho clar! Compareu el següent:

Una mala declaració de propòsit: “Volem que aquest projecte augmenti els ingressos.

Una millor declaració de propòsit: "Aquest projecte pretén lliurar un nou producte al mercat X en el temps Y per augmentar la nostra facturació en un Z% en un termini de 2 anys".

Assegura't d'entendre què estàs fent i per què, perquè una bona declaració d'objectiu pot marcar el to de tota la resta. (Sense pressió !)

Com és l'èxit

Què esperes aconseguir amb aquest projecte? Ara és un bon moment per començar a pensar en KPI mesurables perquè pugueu crear un pla de projecte que compleixi concretament els vostres criteris d'èxit.

Els jugadors clau

És possible que encara no conegueu tots els implicats, però hauríeu de saber prou per començar: patrocinador del projecte, gestor del projecte i qualsevol altra part important. Ara és un bon moment per enumerar-los i els seus rols específics dins del projecte.

Els riscos que has identificat

Un cop més, descobrireu més a mesura que amplieu el vostre pla de projecte, però aquest és un bon lloc per reconèixer els riscos d'alt nivell que ja coneixeu des del principi.

Entregues clau

Què necessites aportar com a part d'aquest projecte?

Visió general d'alt nivell dels recursos

Si ja s'han assignat recursos aprovats prèviament a aquest projecte, anoteu-ho a la carta del vostre projecte perquè sàpigueu amb què esteu treballant. Un calendari resum d'alt nivell. Podeu aprofundir més endavant, però és útil establir una línia de temps de referència per al vostre projecte, així com traçar fites clau al llarg del camí.

Com crear una carta de projecte?

Ara aprenem a crear una carta de projecte. Sigui quins siguin els elements que decidiu incloure o excloure de la llista anterior, aquí teniu alguns consells generals que cal tenir en compte a l'hora d'escriure-la.

Familiaritzeu-vos amb com ho fa la vostra organització

Aprofiteu al màxim tots els actius existents del procés organitzatiu que teniu. Hi ha exemples de cartes de projectes anteriors dels quals pugueu aprendre? El vostre departament té una plantilla de carta de projecte?

Els exemples i les plantilles us poden ajudar realment a fer-vos una idea de com es fan les coses, i del que és important per a la vostra organització, de manera que pugueu seguir l'exemple i començar amb el peu correcte.

Escriu-lo en un llenguatge bàsic i fàcil d'entendre

Quan redacteu la vostra carta de projecte i argumenteu la importància del vostre projecte, pot ser temptador utilitzar paraules elegants i terminologia complicada per fer que les coses semblin més impressionants. Però realment, com més senzill sigui el llenguatge, millor, sobretot quan es tracta de la carta del vostre projecte.

Raspalleu la pelusa

Retalla les declaracions salvatges que no signifiquen res o s'apliquen al teu projecte. Digueu-ho amb claredat, sense argot, perquè tothom pugui llegir la carta del vostre projecte, entendre el propòsit del projecte i saber per què és important.

Això té l'avantatge afegit d'eliminar l'ambigüitat i no deixar espai per a la interpretació, cosa que és especialment important en la gestió de projectes on una comunicació clara i bona és primordial.

Si no pots fer això? Segueix treballant i retallant coses fins que puguis. És més difícil del que sembla, però t'obliga a destil·lar el que realment estàs intentant fer fins a la seva essència més pura i poderosa.

Mantingueu a mà el vostre pla i la carta del projecte

D'acord, potser no més a prop. Però perquè la vostra carta de projecte funcioni realment, no es pot amagar en un calaix metafòric. Hauríeu de mantenir-lo en un lloc central on vosaltres, els vostres patrocinadors del projecte i el vostre equip de projecte pugueu consultar-lo quan ho necessiteu.

Deixa'ns un comentari. Però abans de marxar, aquí està un robot que us permet guanyar molt fàcilment amb el comerç EUR/USD.