Tot el que necessites saber sobre la signatura electrònica

La transformació digital ha canviat la dinàmica del món empresarial. Totes les empreses s'hi han d'adaptar per guanyar més quota de mercat. el cloud computing, 5G, Internet de les coses (IoT) i la realitat virtual estan al cim de les innovacions que prometen canviar la nostra manera de consumir i interactuar amb el consumidor. En aquest moviment, la signatura electrònica ha viscut en els darrers anys un Perseu enlluernador.

En aquest tsunami de tecnologies n'hi ha una de fonamental per augmentar la productivitat empresarial i transversal per a tots els segments: la signatura electrònica.

Al costat d'aquestes tecnologies, tenim Assurtechs, Proptechs, Fintechs, Les Regtechs. En aquest altre article, he dedicat més de 2000 paraules per explicar-vos tot el que necessiteu saber sobre la signatura electrònica.

Llegeix amb atenció!

??? Què és la signatura electrònica?

En primer lloc, hi ha una àmplia gamma d'autenticacions electròniques implicades en el mateix grup de signatures electròniques. Podem tenir:

• certificats digitals;
• Signatures digitalitzades (en paper);
• reconeixement IP;
• Biometria
• Token;
• Autenticació amb inici de sessió i contrasenya (per exemple, per a la banca per Internet);
• Autenticació social (amb xarxes socials, com LinkedIn);
• un altre

La signatura electrònica és un terme que representa generalment el tipus d'autenticació que substitueix la signatura autògrafa. De fet, és la manera més senzilla d'autenticar un document, perquè utilitza mitjans informàtics per completar un document.

Actualment, hi ha un fort augment de l'adopció d'aquest tipus d'autenticació arreu del món per formalitzar acords entre socis.

Ara és el moment de parlar dels beneficis generals que aquesta tecnologia ofereix a les empreses independentment de la categoria, fins i tot amb l'estat.

??? Quins avantatges té l'ús de la signatura electrònica?

La signatura electrònica pot oferir diverses funcions segons el tipus d'usos. Els més bàsics s'utilitzen per autenticar un document, identificant l'autor. Els seus avenços garanteixen una integritat total i garanteixen que el missatge de dades no s'hagi alterat.

Alguns dels avantatges més notables de la signatura electrònica inclouen:

1. Reducció de costos

Una oficina sense paper redueix les inversions en la compra de paper, impressores, bolígrafs, tòners, fitxers i espai d'emmagatzematge. Això marca una gran diferència en els resultats aconseguits.

Article per llegir La digitalització del sector bancari

Per tant, la signatura electrònica és una font d'estalvi per a les empreses.

2. Organització eficaç i eficient

La gestió documental és més eficient amb l'adopció de signatures electròniques. Significa estalviar temps. Les organitzacions perden temps imprimint, llançant, enviant o cercant documents als seus fitxers físics.

Així mateix, col·labora perquè les oficines i els equips estiguin més organitzats, ja que tots els documents s'emmagatzemen al núvol, podent buscar-los en qualsevol moment i per qualsevol mitjà autoritzat pel dispositiu de seguretat. Només cal una cerca en línia per recuperar un document i revisar-lo immediatament.

D'aquesta manera no perds temps ni diners i al mateix temps tens una còpia de seguretat.

3. Mobilitat

En signar digitalment un contracte, tens accés al contingut en qualsevol moment i en qualsevol lloc amb el suport d'un ordinador, tauleta o portàtil. Per tant, és més pràctic que un document en paper, perquè s'envia directament al correu electrònic del signatari i es pot transmetre a la seva conveniència.

En canvi, la signatura en paper és única. Per exemple, si el document es perd, cal crear-ne un altre i iniciar el procés per signar-lo de nou, posant-se en contacte amb l'entitat responsable per demanar-ne una còpia compulsada si està registrat. En cas contrari, perdràs tot el procés!

4. Seguretat

A diferència dels documents en paper, els que tenen signatura electrònica no es poden editar ni modificar.

Els sistemes de protecció digital són molt eficients i totalment fiables, per això aquesta certificació destaca sobretot per la seva fiabilitat. En altres paraules, les possibilitats de frau són zero!

5. Augment de la productivitat empresarial

En el cas de les empreses, la signatura electrònica permet reduir un gran nombre de tràmits i tràmits burocràtics per executar o rebre peticions. Simplificant el procés d'autenticació, és possible accelerar els processos i les tasques organitzatives per obtenir més dividends i obtenir millors resultats empresarials.

6. Optimització de l'experiència d'usuari

La signatura electrònica també millora notablement l'atenció al client a les empreses que utilitzen aquesta tecnologia per vendre els seus productes i serveis.

Article per llegir: Com reduir l'estrès financer

Per exemple, a les entitats bancàries, la signatura electrònica proporciona una plataforma on els clients poden realitzar tots els seus tràmits i comandes de manera digital, la qual cosa afegeix una gran comoditat i seguretat en les transaccions.

7. Eliminació del paper

Una preocupació que s'aborda des de diversos punts en múltiples indústries és l'ús excessiu del paper en les seves operacions: en aquest sentit, la signatura electrònica és una solució.

Aquest mètode de certificació digital està canviant la manera de fer les transaccions i, gràcies al seu ús arreu del món, pot ser la resposta per reduir el consum innecessari de paper, convertint-se en un procés sostenible i en un gran aliat del medi ambient.

??? Tipus d'acord vàlids per a signatures electròniques

El Codi Civil –com explicarem més endavant– reforça i garanteix la validesa dels contractes celebrats mitjançant solucions tecnològiques com la signatura electrònica.

Per a això, requereix la presentació d'acreditació de l'autenticitat dels signants, la integritat dels documents i la possibilitat de ser consultats en el futur, tal com preveu la llei de signatura electrònica avançada. S'autoritza la signatura de documents i contractes amb aquest tipus de tecnologia, ja que les parts donen el seu consentiment.

Aquests són alguns dels documents, contractes i resolucions que es beneficien de la signatura electrònica:

• decisions judicials;
• Aprovació de pressupostos;
• Contractes de prestació de serveis;
• documents de compra-venda;
• Contracte de feina ;
• documents d'ingressos;
• Notificacions comercials;
• Notificacions de canvis en els termes i condicions d'ús;
• Avisos comercials.

Una observació interessant a destacar és que diferents normatives arreu del món reconeixen l'ús de la signatura electrònica en diferents tipus d'acords. Això proporciona estalvis de costos i beneficis pràctics per a múltiples operacions.

Això vol dir que es tracta d'un sistema molt provat i acceptat per la comunitat empresarial d'arreu del món, aportant també múltiples beneficis i accelerant els processos interns de diverses organitzacions.

??? Procés bàsic de signatura electrònica

Com signar un document en línia? Per realitzar un procés bàsic d'una signatura electrònica simple, cal seguir els següents passos:

• El signatari elabora i signa un document electrònic.
• Gràcies a l'aplicació utilitzada per signar electrònicament, s'estableix un resum de l'esmentat document, que és únic i no permet l'edició, la qual cosa és garantia de seguretat.
• L'aplicació crea un resum de la transacció: aquest nou document és precisament la signatura electrònica.

Com a resultat de tot aquest procés, es genera un nou document a partir de l'original i les claus del signant, tenint la signatura electrònica seguint el mateix document original.

Article a llegir: Els diferents serveis bancaris

Però, què fa que un document sigui vàlid per formar una signatura electrònica? T'ho explicarem amb detall a continuació.

??? Condicions per considerar vàlid un missatge de dades

Les condicions necessàries per validar la informació i obtenir una signatura electrònica són:

• El contingut del missatge de dades és aquella informació amb la qual dues o més parts signen un acord.
• Negocien i validen el contingut d'aquest missatge: un cop acceptat, es signa.
• Les parts es comprometen a utilitzar la clau privada que genera la signatura electrònica.

Per tant, mitjançant la signatura electrònica, es poden identificar els signants i es pot determinar que el missatge no ha estat alterat i que hi ha proves suficients per confirmar l'autoria de les signatures. D'altra banda, la signatura electrònica té diversos tipus en funció del seu abast i finalitat.

??? Tipus de signatura electrònica

Els documents manuscrits i signats ja estan obsolets per al món on vivim. Les signatures electròniques formen part de la transformació digital, ja que aceleren processos i tràmits, aportant innombrables beneficis a les empreses. Actualment, hi ha 4 tipus de signatures electròniques legals, a saber:

1. La signatura electrònica simple

La signatura electrònica és una sèrie de dades en forma electrònica en un missatge de dades la verificació del qual requereix un nom d'usuari i una contrasenya per poder signar digitalment.

2. Signatura avançada

La signatura avançada és el conjunt de dades i caràcters que permet la identificació del signant, creat per mitjans electrònics sota el seu control exclusiu. Per tant, només està vinculat al signant i a les dades que l'identifiquen com a tal, oferint la possibilitat que abans de qualsevol intent de modificar-los, pugui ser detectat. Així, aquest tipus de signatura té el mateix abast que la signatura autògrafa.

Les dades de creació de la signatura corresponen exclusivament al signant. Aquestes dades han d'estar sota el control total del signant. És possible identificar qualsevol modificació o alteració de la signatura electrònica un cop realitzada. És possible detectar qualsevol alteració de la integritat de la informació del missatge de dades després del moment de la signatura.

De la mateixa manera, es diferencia de la signatura electrònica simple gràcies a aquests elements:

• Funcionalitat: compleix el requisit de signatura autògrafa i pertany exclusivament al signatari.
• Autenticitat: es pot comprovar la identitat del signatari i garantir la seva fiabilitat.
• Integritat: utilitza mitjans tecnològics per determinar si el contingut del missatge de dades s'ha modificat.
• No repudi: el remitent no pot negar l'autoria del contingut signat.
• Privadesa: només el signant està autoritzat a desxifrar el contingut d'un document.

Com podeu veure, òbviament esteu molt protegits amb aquest tipus de signatura!

3. Signatura digital

La signatura digital implica un conjunt de dades en format digital, que es transfereixen en un missatge de dades –adjunt o associat– amb la finalitat d'identificar el signant i indicar que la informació recollida està aprovada.

4. Signatura biomètrica

La signatura biomètrica és una signatura realitzada pel signant en dispositius digitals, com ara tauletes o telèfons intel·ligents. El seu objectiu és identificar el signatari, però depèn de paràmetres mecànics, físics o biològics, com l'empremta digital per exemple. Tenint en compte això, cal distingir-los dels altres associats a la signatura electrònica.

Segueix llegint!

??? Diferència entre la signatura electrònica, digital i escanejada

De vegades, alguns usuaris es poden confondre sobre la diferència entre la signatura electrònica, digital o escanejada, ja que són conceptes molt similars.

D'entrada, cal destacar que Signatura Electrònica és la representació d'una signatura manuscrita. Per començar, imagina que has signat un contracte en paper amb un bolígraf. La imatge gràfica de la vostra signatura representa el vostre consentiment a totes les normes d'aquest document.

La signatura electrònica substitueix l'evidència tradicional –la imatge gràfica feta amb bolígraf sobre paper– per un nou conjunt d'evidències electròniques. La data i hora de la signatura, l'adreça de correu electrònic i l'adreça IP del signatari, entre altres dades.

ara la signatura digital és un dels models d'autenticació que pot utilitzar una signatura electrònica: a més de representar el signant i registrar la prova del seu consentiment, aquesta signatura utilitza un certificat digital únic que conté claus de criptografia asimètriques, perquè sense elles, no serà.

Article per llegir: Préstecs de dia de pagament, un cas especial

Per descodificar el missatge xifrat, es generen dues claus: una pública i una privada. El primer s'adopta per xifrar el missatge, mentre que el segon s'utilitza per descodificar-lo. Així, és possible afegir un nou nivell de fiabilitat a la formalització.

Per descomptat, els conceptes anteriors no s'han de confondre amb la signatura digitalitzada, que és la imatge d'una signatura autògrafa transferida al suport digital mitjançant un escàner. En general, la signatura digitalitzada no té valor legal, ja que no representa la forma original del consentiment.

Deixa'ns un comentari. Però abans de deixar-te, m'agradaria presentar-te aquesta formació premium que t'explicarà Com crear el vostre negoci a Internet.