Kontrolujte náklady projektu pro vyšší ziskovost

Kontrola nákladů hraje zásadní roli v každé finanční strategii. Jak dodržíte rozpočet, když máte přehled o financích svého projektu? Stejně jako při vytváření osobního rozpočtu máte k dispozici několik možností: klasifikovat výdaje, určit nejdražší položky a najít řešení, jak omezit výdaje v každé oblasti. Po dokončení všech těchto akcí budete moci ovládat rozpočet, analyzovat vaši ziskovost a zvýšit zisky.

Základní principy kontroly nákladů jsou stejné pro všechny rozpočty, ať už firemní nebo osobní. V tomto článku, Finance de Demain Consulting Vysvětluje koncept řízení nákladů a jak zapadá do většího systému řízení nákladů.

Co je kontrola nákladů?

Řízení nákladů je principem identifikace a snižování nákladů zaměřených na zvýšení zisku společnosti. Může být prováděn na úrovni projektu nebo na úrovni celé společnosti.

V tomto případě se zaměříme na aplikaci procesu kontroly nákladů v rámci projektu nebo skupiny projektů.

Jako projektovému manažerovi vám kontrola nákladů poslouží ke sledování vašeho plánu řízení zdrojů a reakci na překročení rozpočtu.

Pokud překročíte rozpočet svého projektu, může se vám hodit i nástroj pro vytváření sestav. Předpokládejme, že návrháři na volné noze, kterého jste najali pro nový projekt, trvala úprava obrázků mnohem déle, než se očekávalo.

Po identifikaci těchto dodatečných nákladů se můžete rozhodnout najmout si vlastního návrháře pro svůj další projekt, abyste snížili náklady a získali efektivitu.

Jak může ovlivnit řízení nákladů?

Nedaří se vašemu týmu splnit rozsah projektu nebo rozpočet? Zde je důležitá kontrola nákladů. I když máte rozpočet, kontrola nákladů vám může pomoci jej dále snížit a zároveň zvýšit příjmy.

Tento proces poskytuje přehled o celkových výdajích společnosti: zdůrazňuje nejdražší oblasti a dále identifikuje výdaje v každé z těchto oblastí.

Jako první krok lze na projekt aplikovat kontrolu nákladů s cílem snížit náklady v tomto měřítku a tím potenciálně zvýšit zisky společnosti.

Jaké jsou techniky kontroly nákladů?

Zpočátku může ke kontrole nákladů docházet na vyšších úrovních podnikání, ale často k ní dochází na úrovni projektu. Právě na této úrovni můžete posoudit skutečné náklady na projekt a efektivně je řídit.

Zde je pět kroků, které je třeba dodržet, abyste mohli lépe kontrolovat náklady na projekt:

1. Naplánujte si rozpočet

Nejprve si musíte naplánovat rozpočet, abyste získali podrobný odhad nákladů a efektivně alokovali zdroje. Vypracování podrobného plánu projektu sníží rozdíly v nákladech, což je rozdíl mezi původním rozpočtem a skutečnými výdaji.

Zahrňte do svého rozpočtového plánu:

• Počet členů týmu potřebných pro projekt
• Odhad času potřebného k dokončení projektu
• Materiály potřebné pro projekt

Při kalkulaci času a materiálů potřebných pro projekt mějte ve svém rozpočtu určitou rezervu. Neočekávané nejsou neobvyklé a možná budete muset prodloužit časovou osu projektu nebo požádat o další zdroje.

2. Sledujte všechny výdaje

Druhým krokem v řízení nákladů projektu je sledování průběhu výdajů projektu. Budete moci snadněji provádět nápravná opatření, pokud v reálném čase zaznamenáte rozdíly v nákladech.

Na konci projektu už bude pozdě, peníze budou utraceny. V tuto chvíli se z toho stačí poučit, aby se tato situace v budoucnu neopakovala.

Chcete-li efektivně sledovat své výdaje během projektu, nastavte si milníky projektu. U každého milníku můžete analyzovat své výdaje a zajistit, aby byl respektován rozsah projektu. A pokud někdy zaznamenáte překročení nákladů v daném milníku, můžete později v projektu najít řešení, jak je snížit.

3. Používejte systémy řízení změn

Během fáze plánování projektu je nezbytné stanovit jasné cíle. K zajištění dosažení těchto cílů může být nezbytný proces řízení změn.

Řízení změn je sada kroků, kterými se řídí všechny změny provedené zúčastněnými stranami během projektu. Umožňuje vám zabránit posunu cílů tím, že vás připraví na změny, jakmile se objeví, a podle toho přizpůsobí projekt.

4. Fáze kontrolního procesu

základní nátěr

Proces kontroly změn začíná, když zainteresovaná strana požádá o změnu projektu. Požadavek se může lišit: může to být prodloužení termínů nebo nové výstupy projektu.

Hodnocení

Vedoucí projektu nebo vedoucí oddělení naskenuje požadavek na základní informace, jako jsou potřebné zdroje, dopad požadavku a příjemci požadavku. Po počátečním posouzení se požadavek na změnu přesune do fáze analýzy.

analýza

Během fáze analýzy příslušný projektový manažer žádost schválí nebo zamítne. V některých případech může být zřízen výbor pro kontrolu změn, který kontroluje schvalování změn. Projektový manažer žádost schválí nebo zamítne a upozorní tým.

V závislosti na velikosti projektu může projektový manažer také zaznamenat změnu do protokolu změn, aby zajistil, že všechny zúčastněné strany projektu obdrží informace.

Implementace

Implementace změny se může lišit v závislosti na fázi projektu, ale obecně zahrnuje aktualizaci časové osy a výstupů a také informování projektového týmu.

Měli byste posoudit rozsah projektu a ověřit, že změna časového plánu nebude mít zásadní dopad na plánované cíle.

Plot

Po zdokumentování, šíření a implementaci žádosti můžete přejít do závěrečné fáze. Doporučuje se, abyste měli připravený formální plán uzavření, aby všichni členové týmu měli k těmto informacím v budoucnu přístup a mohli se k nim odvolávat.

Díky efektivní kontrole změn ve vašich projektech by kontrola nákladů měla přijít přirozeně.

Přesné předpovídání rozpočtu a úspěchu projektu vyžaduje svědomité řízení od začátku do konce. Nepředvídané události na cestě jsou nevyhnutelné, ale vytvoření určitých systémů pomáhá chránit se před těmito odchylkami.

4. Řiďte svůj čas

Time management je nedílnou součástí kontroly nákladů: když se celková doba trvání projektu prodlouží, zvýší se i celkové náklady na projekt. Abyste nepřekročili přidělený rozpočet, musíte především respektovat harmonogram projektu.

Přijměte strategie řízení času, abyste zvýšili produktivitu a pomohli členům týmu dokončit práci včas v rámci rozpočtu.

Zde je několik tipů na řízení času:

Timeboxing

Timeboxing je cílově orientovaná strategie řízení času, která zahrnuje dokončení úkolů v rámci „ bloku času ".

například, pokud potřebujete napsat příspěvek na blog, můžete si vytvořit dvouhodinový blok k jeho nastínění. Poté, po přestávce, se můžete vrátit k dalšímu bloku tří hodin a vytvořit první návrh.

Blokování času

Blokování času je podobné jako timeboxing, ale místo nastavení určitého množství času pro každý jednotlivý úkol zablokujete konkrétní období vašeho kalendáře pro související práci.

Metoda Pomodoro

Stejně jako timeboxing a time blocking vám technika Pomodoro pomáhá dokončit vaše úkoly v krátkém čase a dělat si přestávky mezi pracovními sezeními.

například, pracujte 25 minut a poté si čtyřikrát dejte pětiminutovou přestávku. Po čtvrtém pracovním sezení si pak dejte delší pauzu 20 nebo 30 minuts.

spolknout ropuchu

SPodle slavného citátu Marka Twaina: „Pokud musíte spolknout ropuchu, udělejte to raději hned ráno. Strategie řízení času „Eat the frog“ je inspirováno těmito slovy a vybízí vás, abyste se nejprve postarali o důležité nebo složité úkoly, než začnete pracovat na těch méně důležitých nebo méně naléhavých.

Paretův princip

Stále volal Pravidlo 80-20 Tento princip je založen na základním pravidle: 20 % našeho času věnujeme dokončení 80 % práce. Konkrétně to, že dokážeme zpracovat těchto 80 % úkolů dostatečně rychle, nám tedy během pracovního dne ponechává více času na to, abychom se postarali o zbývajících 20 %, což nám zabere 80 % času.

Udělat věci do konce (GTD)

Vynalezl David Allen na počátku roku 2000 metoda „ Getting Things Done » nebo „Getting things done“ ve francouzštině doporučuje sepsat si předem písemně seznam plánovaných úkolů. Jakmile se oprostíte od těchto úvah, nebudete se spoléhat na nástroje pro řízení práce, budete moci jednat, aniž byste museli zjišťovat, co dělat.

Může se zdát neintuitivní zaměřit se na produktivitu jako součást kontroly nákladů, ale výkonnost projektu je základním kamenem cash flow.

Pokud váš tým není produktivní, nedodržíte termíny projektu a nedodržení termínů generuje dodatečné náklady. Logicky, pokud váš projekt stojí více, cash flow vaší společnosti klesá. 

5. Sledujte získanou hodnotu

Sledování vaší získané hodnoty vám může pomoci předpovědět finanční výsledek projektu. Tato metoda řízení nákladů vyžaduje znalost nákladového účetnictví. Může vám pomoci odhalit nástup variabilních nákladů a zabránit tak odchylkám v budoucích projektech.

Získaná hodnota je množství úkolů skutečně dokončených v rámci projektu. Chcete-li sledovat získanou hodnotu a zjistit, zda postupujete podle plánu, musíte vynásobit procento dokončených úkolů rozpočtem projektu.

Kroky ke sledování získané hodnoty

Chcete-li sledovat získanou hodnotu, postupujte takto:

Krok 1: určit stupeň dokončení každého úkolu v procentech.

Krok 2: nastavit plánovanou hodnotu (Plánovaná hodnota nebo PV) nebo rozpočtované náklady na plánované práce. Jedná se o rozpočet oprávněný k provedení plánované práce.

Krok 3: určit vydělanou hodnotu (Earned Hodnota nebo EV), nebo rozpočtovaná cena provedených prací. Toto je množství skutečně dokončené práce.

Krok 4: zjistit skutečné náklady (Skutečná cena nebo AC), která představuje skutečnou cenu provedené práce. Jedná se o výdaje související s již provedenými pracemi.

Krok 5: vypočítat rozdíly v nákladech (Variance nákladů nebo CV) odečtením získané hodnoty od skutečných nákladů (CV = EV – AC).

Krok 6: sestavit výsledky.

Pro první tři kroky musíte shromáždit informace o nákladech pro svůj projekt, zatímco pro poslední tři musíte provést výpočty a analýzu. Rozdíly v nákladech představují stav nákladů vašeho projektu.

Když kontrolujete náklady, váš životopis je metrikou, která určuje, zda váš projekt odpovídá rozpočtu. A Negativní CV znamená, že projekt překročil rozpočet.

Měli byste kontrolovat náklady nebo řídit náklady?

Je běžné zaměňovat kontrolu nákladů s řízením nákladů. Jedná se o dva odlišné pojmy, které je třeba správně definovat a pochopit. Řízení nákladů je dílčí proces v rámci většího systému řízení nákladů.

Zatímco kontrola nákladů je o identifikaci výdajů a jejich snižování za účelem zvýšení zisku, řízení nákladů je celkový proces odhadování, sestavování rozpočtu a kontroly nákladů na projekt.

Vaše společnost má pravděpodobně mnoho zaměstnanců zapojených do řízení nákladů. V závislosti na velikosti vašeho týmu mohou na plánování zdrojů a sestavování rozpočtu pracovat různí lidé.

Pro efektivní kontrolu nákladů musí týmy monitorovat výdaje na různých úrovních podniku, aby věnovaly dostatečnou pozornost každé části obchodního rozpočtu a důkladně ji analyzovaly.

Pomocí kontroly nákladů můžete sledovat a snižovat náklady na projekt

Sledování údajů o nákladech za účelem snížení projektových výdajů je zdlouhavý proces, ale řízení nákladů má přímý dopad na ziskovost.

Chcete-li efektivně řídit náklady, vytvořte si přizpůsobitelný řídicí panel, abyste měli všechny informace na dosah ruky. Tato automatizace vám umožní žonglovat mezi řízením projektů a kontrolou nákladů, to vše na jednom místě.

Zanechte nám komentář. Ale než odejdete, tady je robot, který vám umožní velmi snadno vydělávat obchodováním EUR/USD.