Fáze projektového plánu, které zajišťují úspěch projektu

Projektový plán je vyvrcholením pečlivého plánování projektového manažera. Je to hlavní dokument, který řídí postup projektu. Toto je příručka projektového manažera.

Přestože se projektové plány liší společnost od společnosti, existuje deset kroků, které musí být v projektovém plánu bezpodmínečně nutné, aby se zabránilo zmatkům a nucené improvizaci během fáze realizace projektu.

V tomto článku Přináším vám své rady, které vám pomohou dobře napsat plán projektu. Pokud chcete úspěšně realizovat svůj projekt, váš plán projektu musí bezpodmínečně obsahovat následující prvky:

1. Cíle projektu

Cíle projektu jsou definovány v chartě projektu. Měly by však být také zahrnuty do plánu projektu, aby se dále vysvětlily cíle projektu. Ať už se projektový manažer rozhodne začlenit cíle do plánu projektu, důležité je udržovat mezi nimi jasnou vazbu charta projektu – první klíčový dokument projektu – a druhý klíčový dokument projektu, jeho projektový plán.

2. Rozsah projektu

Stejně jako cíle projektu je rozsah definován v chartě a musí být projektovým manažerem dále upřesněn v plánu projektu. Definováním rozsahu může projektový manažer začít ukazovat, jak to bude vypadat cíl projektu.

Pokud není rozsah definován, může se rozšířit na celý projekt. To vede k překročení nákladů a nedodržení termínů.

Článek ke čtení: Jak vést prosperující firmu?

Pokud například vedete marketingový tým k vytvoření brožury pro produktovou řadu společnosti, měli byste uvést počet stránek a uvést příklady, jak bude hotový produkt vypadat.

Pro některé členy týmu může brožura znamenat dvě stránky, zatímco jiní mohou považovat za dostatečných deset stránek. Definování rozsahu může od začátku dostat celý tým na stejnou stránku.

3. Milníky a hlavní výstupy

Hlavní úspěchy projektu se nazývají milníky a hlavní pracovní produkty se nazývají hlavní výstupy. Oba představují hlavní součásti práce na projektu. Plán projektu by měl tyto prvky identifikovat, definovat je a stanovit časové osy pro jejich dokončení.

Pokud organizace provádí projekt vývoje nového softwaru, hlavním výstupem může být konečný seznam obchodních požadavků a způsob jejich implementace.

Pak by projekt mohl mít milníky pro dokončení návrhu, testování systému, testování přijetí uživatelem a datum nasazení softwaru. Tyto milníky jsou spojeny s pracovními produkty, ale týkají se více procesů než samotných produktů.

Článek ke čtení: Místo digitálního marketingu v podnikání

Milníky a klíčové dodací lhůty nemusí být přesná data, ale čím konkrétnější, tím lépe. Přesná data pomáhají projektovým manažerům přesněji rozčlenit pracovní struktury.

V této fázi plánu vytvoříte milníky, abyste mohli převzít velké výstupy nebo výstupy na vysoké úrovni a rozdělit je na menší výstupy, které lze popsat v další fázi.

4. Struktura rozpisu práce

Struktura rozpisu práce rozděluje milníky a hlavní výstupy projektu na menší části, takže odpovědnost za každý aspekt může být přidělena jedné osobě.

Při vytváření této struktury bere projektový manažer v úvahu mnoho faktorů, jako jsou silné a slabé stránky členů projektového týmu, vzájemné závislosti mezi úkoly, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažeři jsou v konečném důsledku zodpovědní za úspěch projektu, ale nemohou tuto práci dělat sami. Struktura členění je nástroj, který projektový manažer používá k zajištění odpovědnosti za projekt.

Článek ke čtení: Zde je 14 tipů, jak rychle zbohatnout

Tento nástroj také říká účastníkům projektu, kdo je za co zodpovědný. Pokud má projektový manažer obavy z nějakého úkolu, ví přesně, s kým se v souvislosti s tímto problémem setkat.

5. Investiční rozpočet

Rozpočet projektu ukazuje, kolik peněz je přiděleno na dokončení projektu. Za vhodnou alokaci těchto zdrojů je odpovědný projektový manažer.

U projektu, který má dodavatele, projektový manažer zajistí, aby byly dodávky dokončeny v souladu s podmínkami smlouvy, přičemž zvláštní pozornost věnuje kvalitě. Některé rozpočty projektů jsou propojeny s plánem lidských zdrojů.

Je důležité stanovit náklady na každý krok tak, že se podíváte na čas a náklady na práci potřebnou k dokončení úkolů. Náklady na projekt souvisí s dobou trvání projektu, která závisí na rozsahu projektu. Rozsah, milníky, úkoly a rozpočet by měly být v souladu a realistické.

6. Plán lidských zdrojů

Plán lidských zdrojů ukazuje, jak bude projekt personálně obsazen. Definuje, kdo bude součástí projektového týmu a jak dlouho se každý musí zavázat.

Při vytváření tohoto plánu projektový manažer vyjednává se členy týmu a jejich nadřízenými, kolik času může každý člen týmu projektu věnovat. Pokud jsou ke konzultacím o projektu potřeba další zaměstnanci, kteří jsou však součástí projektového týmu, je to také zdokumentováno v personálním plánu. Opět jsou konzultovány příslušné orgány dohledu.

7. Plán řízení rizik

Při běhu projektu se může pokazit mnoho věcí. Přestože je obtížné předvídat každou možnou katastrofu nebo menší incident, lze předvídat mnoho úskalí. V plánu řízení rizik projektový manažer identifikuje všechna rizika projektu. Určuje také pravděpodobnost výskytu těchto scénářů a strategie k jejich zmírnění.

Při formulování tohoto plánu může projektový manažer získat informace od sponzora projektu nebo jeho projektového týmu.

Pro rizika, která se pravděpodobně vyskytnou nebo s nimiž jsou spojeny vysoké náklady, jsou zavedeny strategie zmírňování. Rizika, která se pravděpodobně nevyskytnou, a rizika, která mají nízké náklady, jsou uvedena v plánu, i když nemají žádné strategie zmírňování.

8. Komunikační plán

Komunikační plán popisuje, jak bude projekt sdělován různým publikům. Podobně jako struktura rozpisu práce, komunikační plán přiděluje odpovědnost za dokončení každé součásti členovi projektového týmu.

V tomto kroku je důležité popsat, jak se budou problémy komunikovat a řešit v rámci týmu. Měla by být také specifikována frekvence komunikace s týmem a zainteresovanými stranami. Každá zpráva má své cílové publikum. Pomáhá projektovým manažerům zajistit, aby se správné informace dostaly ke správným lidem ve správný čas.

Článek ke čtení: 1 finančních tipů pro novomanžele

9. Plán řízení zainteresovaných stran

Plán řízení zainteresovaných stran určuje, jak budou v projektu použity zainteresované strany. Někdy zúčastněné strany prostě potřebují získat informace. To lze zohlednit v komunikačním plánu.

10. Plán řízení změn

Plán řízení změn vytváří rámec pro provádění změn v projektu. Přestože se projektoví manažeři obvykle chtějí vyhnout změnám v projektu, někdy jsou nevyhnutelné.

Plán řízení změn poskytuje protokoly a procesy pro provádění změn. Pro odpovědnost a transparentnost je nezbytné, aby sponzoři projektu, projektoví manažeři a členové projektového týmu dodržovali plán řízení změn.

Celkem….

Plán projektu je důležitým dokumentem pro úspěch projektu. Slouží jako kompas při provádění projektu od začátku do konce. Vyžaduje proto aktivní účast všech zúčastněných stran, aby se shodly na různých bodech. Je také důležité věnovat veškerý čas jeho definování.

Hlavním rizikem špatně definovaného plánu je, že jste vystaveni sporům, které je třeba vyřešit v bodech neshody, které nebyly formulovány.

Zvu vás, abyste se podělili o své názory a zkušenosti v komentářích.