Rheoli costau prosiect ar gyfer mwy o broffidioldeb

Mae rheoli costau yn chwarae rhan hanfodol mewn unrhyw strategaeth ariannol. Sut ydych chi'n cadw ar y gyllideb pan fyddwch chi'n cadw golwg ar gyllid eich prosiect? Yn union fel datblygu cyllideb bersonol, mae sawl opsiwn ar gael i chi: dosbarthu treuliau, pennu'r eitemau drutaf a dod o hyd i atebion i gyfyngu ar dreuliau ym mhob maes. Ar ôl cwblhau'r holl gamau hyn, byddwch yn gallu rheoli'r gyllideb, i ddadansoddi eich proffidioldeb a chynyddu elw.

Mae egwyddorion sylfaenol rheoli costau yr un fath ar gyfer pob cyllideb, boed yn gorfforaethol neu'n bersonol. Yn yr erthygl hon, Finance de Demain Consulting Yn egluro'r cysyniad o reoli costau a sut mae'n cyd-fynd â system rheoli costau fwy.

Beth yw rheoli costau?

Mae rheoli costau yn egwyddor o nodi a lleihau treuliau sydd wedi'u hanelu at gynyddu elw cwmni. Gellir ei gynnal ar lefel prosiect neu ar lefel y cwmni cyfan.

Yn yr achos hwn, byddwn yn canolbwyntio ar gymhwyso'r broses rheoli costau o fewn fframwaith prosiect neu grŵp o brosiectau.

Fel rheolwr prosiect, bydd rheoli costau yn fodd i chi fonitro eich cynllun rheoli adnoddau ac ymateb i orwariant cyllidebol.

Os ewch dros y gyllideb ar gyfer eich prosiect, gall offeryn adrodd fod yn ddefnyddiol hefyd. Tybiwch fod y dylunydd llawrydd a gyflogwyd gennych ar gyfer prosiect newydd wedi cymryd llawer mwy o amser na'r disgwyl i olygu'r delweddau.

Ar ôl nodi'r gost ychwanegol hon, efallai y byddwch yn penderfynu llogi dylunydd mewnol ar gyfer eich prosiect nesaf i leihau costau ac ennill effeithlonrwydd.

Sut gall rheoli costau wneud gwahaniaeth?

A yw eich tîm yn methu â bodloni cwmpas neu gyllideb y prosiect? Dyma lle mae rheoli costau yn dod yn bwysig. Hyd yn oed os ydych o fewn y gyllideb, gall rheoli costau eich helpu i leihau ymhellach a chynyddu refeniw ar hyd y ffordd.

Mae'r broses hon yn rhoi cipolwg ar wariant cyffredinol cwmnïau: mae'n amlygu'r meysydd drutaf ac yn nodi gwariant ym mhob un o'r meysydd hyn ymhellach.

Fel cam cyntaf, gellir rheoli costau ar gyfer y prosiect gyda'r nod o leihau costau ar y raddfa hon a thrwy hynny gynyddu elw'r cwmni o bosibl.

Beth yw technegau rheoli costau?

I ddechrau, gall rheoli costau ddigwydd ar lefelau uwch yn y busnes, ond yn aml mae'n digwydd ar lefel prosiect. Ar y lefel hon y gallwch asesu'r costau gwirioneddol fesul prosiect a'u rheoli'n effeithiol.

Dyma’r pum cam i’w dilyn i reoli costau prosiect yn well:

1. Cynlluniwch eich cyllideb

Yn gyntaf, mae angen i chi gynllunio'ch cyllideb er mwyn cael amcangyfrif cost manwl a dyrannu adnoddau'n effeithiol. Bydd datblygu cynllun prosiect manwl yn lleihau amrywiannau cost, sef y gwahaniaeth rhwng eich cyllideb wreiddiol a threuliau gwirioneddol.

Cynhwyswch yn eich cynllun cyllideb:

• Nifer yr aelodau tîm sydd eu hangen ar gyfer y prosiect
• Amcangyfrif o'r amser sydd ei angen i gwblhau'r prosiect
• Deunyddiau sydd eu hangen ar gyfer y prosiect

Wrth gyfrifo'r amser a'r deunyddiau sydd eu hangen ar gyfer y prosiect, cadwch rywfaint o slac yn eich cyllideb. Nid yw'r annisgwyl yn anghyffredin ac efallai y bydd angen i chi ymestyn amserlen y prosiect neu ofyn am adnoddau ychwanegol.

2. Monitro'r holl dreuliau

Yr ail gam mewn rheoli costau prosiect yw monitro cynnydd treuliau prosiect. Byddwch yn gallu cymryd camau unioni yn haws os sylwch ar amrywiannau cost mewn amser real.

Ar ddiwedd y prosiect, bydd yn rhy hwyr, bydd yr arian yn cael ei wario. Ar y pwynt hwn, y cyfan sy'n rhaid i chi ei wneud yw dysgu ohono i atal y sefyllfa hon rhag digwydd eto yn y dyfodol.

Er mwyn monitro eich treuliau yn effeithiol yn ystod prosiect, gosodwch gerrig milltir prosiect. Ar bob carreg filltir, gallwch ddadansoddi eich treuliau a sicrhau bod cwmpas y prosiect yn cael ei barchu. Ac os byddwch chi byth yn sylwi ar orwario ar garreg filltir benodol, gallwch ddod o hyd i ateb i'w lleihau yn ddiweddarach yn y prosiect.

3. Defnyddio systemau rheoli newid

Mae'n hanfodol gosod amcanion clir yn ystod cyfnod cynllunio'r prosiect. Er mwyn sicrhau eich bod yn cyflawni'r nodau hyn, efallai y bydd angen proses rheoli newid.

Mae rheoli newid yn set o gamau sy'n llywodraethu'r holl newidiadau a wneir gan randdeiliaid yn ystod prosiect. Mae'n eich galluogi i atal y lluwch o amcanion trwy eich paratoi ar gyfer newidiadau cyn gynted ag y maent yn ymddangos, ac felly addasu'r prosiect yn unol â hynny.

4. Camau proses reoli

preimio

Mae'r broses rheoli newid yn dechrau pan fydd rhanddeiliad yn gofyn am newid i'r prosiect. Gall y cais amrywio: gall fod yn estyniad i derfynau amser neu'n gyflawniadau prosiect newydd.

Gwerthusiad

Mae'r rheolwr prosiect neu bennaeth adran yn sganio'r cais am wybodaeth sylfaenol, megis yr adnoddau sydd eu hangen, effaith y cais, a derbynwyr y cais. Ar ôl yr asesiad cychwynnol, mae'r cais am newid yn symud i'r cam dadansoddi.

dadansoddi

Yn ystod y cyfnod dadansoddi, mae'r rheolwr prosiect perthnasol yn cymeradwyo neu'n gwrthod y cais. Mewn rhai achosion, efallai y bydd pwyllgor rheoli newid yn cael ei sefydlu i reoli cymeradwyo newidiadau. Mae'r rheolwr prosiect yn cymeradwyo neu'n gwadu'r cais, ac yn hysbysu'r tîm.

Yn dibynnu ar faint y prosiect, gall y rheolwr prosiect hefyd logio'r newid mewn log newid i sicrhau bod holl randdeiliaid y prosiect yn derbyn y wybodaeth.

Gweithredu

Gall gweithredu newid amrywio yn dibynnu ar gam y prosiect, ond yn gyffredinol mae'n golygu diweddaru'r amserlen a'r hyn y gellir ei gyflawni, yn ogystal â hysbysu tîm y prosiect.

Dylech asesu cwmpas y prosiect a gwirio na fydd newid yr amserlen yn cael effaith fawr ar yr amcanion arfaethedig.

Y ffens

Ar ôl dogfennu, lledaenu a gweithredu'r cais, gallwch symud ymlaen i'r cyfnod cau. Argymhellir bod gennych gynllun cau allan ffurfiol yn ei le fel y gall holl aelodau'r tîm gael mynediad i'r wybodaeth hon a chyfeirio ati yn y dyfodol.

Drwy adolygu newidiadau i'ch prosiectau yn effeithiol, dylai rheoli costau ddod yn naturiol.

Mae rhagweld cyllideb a llwyddiant prosiect yn gywir yn golygu cynnal rheolaeth gydwybodol o'r dechrau i'r diwedd. Mae digwyddiadau annisgwyl ar hyd y ffordd yn anochel, ond mae sefydlu rhai systemau yn helpu i warchod rhag y gwyriadau hyn.

4. Rheolwch eich amser

Mae rheoli amser yn rhan annatod o reoli costau: pan fydd cyfanswm hyd prosiect yn cynyddu, mae cyfanswm cost y prosiect hefyd yn cynyddu. Er mwyn peidio â mynd y tu hwnt i'r gyllideb a ddyrannwyd, yn anad dim rhaid i chi barchu amserlen y prosiect.

Mabwysiadu strategaethau rheoli amser i gynyddu cynhyrchiant a helpu aelodau tîm i gwblhau gwaith ar amser o fewn y gyllideb.

Dyma rai awgrymiadau rheoli amser:

Bocsio amser

Mae Bocsio Amser yn strategaeth rheoli amser sy'n canolbwyntio ar nodau sy'n cynnwys cwblhau tasgau o fewn " bloc o amser '.

Er enghraifft, os oes angen i chi ysgrifennu post blog, gallwch greu bloc dwy awr i'w amlinellu. Yna, ar ôl seibiant, gallwch fynd yn ôl i floc arall o dair awr i wneud drafft cyntaf.

Blocio amser

Mae blocio amser yn debyg i focsio amser, ond yn lle gosod cyfnod penodol o amser ar gyfer pob tasg unigol, byddwch yn rhwystro cyfnodau penodol o'ch calendr ar gyfer gwaith cysylltiedig.

Y Dull Pomodoro

Fel bocsio amser a blocio amser, mae techneg Pomodoro yn eich helpu i gwblhau eich tasgau mewn cyfnod byr o amser a chymryd seibiannau rhwng sesiynau gwaith.

Er enghraifft, gweithio am 25 munud, yna cymerwch egwyl pum munud bedair gwaith. Yna, ar ôl y bedwaredd sesiwn waith, cymerwch seibiant hirach o 20 neu 30 munuds.

llyncu'r llyffant

SYn ôl dyfyniad enwog gan Mark Twain: “Os oes rhaid i chi lyncu llyffant, mae’n well ichi ei wneud y peth cyntaf yn y bore.” Y strategaeth rheoli amser Mae “bwyta'r broga” wedi'i ysbrydoli gan y geiriau hyn ac mae'n eich annog i ofalu am dasgau pwysig neu gymhleth yn gyntaf cyn gweithio ar rai llai pwysig neu lai brys.

Yr Egwyddor Pareto

Dal i alw y rheol 80-20 Mae'r egwyddor hon yn seiliedig ar reol sylfaenol: rydym yn neilltuo 20% o'n hamser i gyflawni 80% o'r gwaith. Yn bendant, mae llwyddo i brosesu’r 80% o dasgau hyn yn ddigon cyflym felly’n gadael mwy o amser yn ystod ein diwrnod gwaith i ofalu am yr 20% sy’n weddill a fydd yn cymryd 80% o’r amser inni.

Cyflawni pethau (GTD)

Wedi'i ddyfeisio gan David Allen yn y 2000au cynnar, y dull “ Cael Gwneud Pethau » neu “Cyflawni pethau” yn Ffrangeg, yn argymell gwneud rhestr o dasgau cynlluniedig yn ysgrifenedig ymlaen llaw. Unwaith y byddwch yn rhydd o'r ystyriaethau hyn, yn hytrach na dibynnu ar offer rheoli gwaith, byddwch yn gallu gweithredu heb orfod darganfod beth i'w wneud.

Gall ymddangos yn wrthreddfol canolbwyntio ar gynhyrchiant fel rhan o reoli costau, ond perfformiad prosiect yw conglfaen llif arian.

Os nad yw'ch tîm yn gynhyrchiol, ni fyddwch yn cwrdd â therfynau amser prosiectau, ac mae methu â bodloni terfynau amser yn creu costau ychwanegol. Yn rhesymegol, os yw'ch prosiect yn costio mwy, mae llif arian eich cwmni yn lleihau. 

5. Trac Gwerth a Enillwyd

Gall olrhain eich gwerth a enillwyd eich helpu i ragweld canlyniad ariannol prosiect. Mae'r dull hwn o reoli costau yn gofyn am wybodaeth am gyfrifo costau. Gall eich helpu i ganfod dyfodiad costau newidiol ac felly atal amrywiadau mewn prosiectau yn y dyfodol.

Gwerth a enillir yw nifer y tasgau a gwblhawyd mewn gwirionedd o fewn prosiect. I olrhain gwerth a enillwyd a gweld a ydych ar amser, mae angen i chi luosi canran y tasgau a gwblhawyd gan gyllideb y prosiect.

Camau i Olrhain Gwerth a Enillwyd

I olrhain gwerth a enillwyd, dilynwch y camau hyn:

Cam 1: pennu graddau cwblhau pob tasg fel canran.

Cam 2: gosod y gwerth cynlluniedig (Gwerth Cynlluniedig neu PV) neu gost y gwaith arfaethedig wedi'i gyllidebu. Dyma'r gyllideb a awdurdodwyd i gyflawni'r gwaith a gynlluniwyd.

Cam 3: pennu'r gwerth a enillwyd (Earned Gwerth neu EV), neu gost a gyllidebwyd ar gyfer y gwaith a gyflawnwyd. Dyma faint o waith a gwblhawyd mewn gwirionedd.

Cam 4: sefydlu'r gost wirioneddol (Gwir Gost neu AC), sy'n cynrychioli cost wirioneddol y gwaith a gyflawnwyd. Treuliau yw'r rhain sy'n ymwneud â gwaith a wnaed eisoes.

Cam 5: cyfrifo amrywiannau cost (Amrywiant Cost neu CV) drwy dynnu'r gwerth a enillwyd o'r gost wirioneddol (CV = EV – AC).

Cam 6: llunio'r canlyniadau.

Ar gyfer y tri cham cyntaf, mae angen i chi gasglu gwybodaeth cost ar gyfer eich prosiect, tra ar gyfer y tri olaf, mae angen i chi wneud cyfrifiadau a dadansoddiadau. Mae amrywiannau cost yn cynrychioli statws cost eich prosiect.

Pan fyddwch chi'n rheoli costau, eich CV yw'r metrig sy'n pennu a yw'ch prosiect ar y trywydd iawn gyda'r gyllideb. A CV negyddol yn golygu bod y prosiect dros y gyllideb.

A ddylech chi reoli costau neu reoli costau?

Mae'n gyffredin drysu rhwng rheoli costau a rheoli costau. Mae'r rhain yn ddau derm gwahanol y mae angen eu diffinio a'u deall yn gywir. Mae rheoli costau yn is-broses o fewn y system fwy o reoli costau.

Er bod rheoli costau yn ymwneud â nodi treuliau a'u lleihau i gynyddu elw, rheoli costau yw'r broses gyffredinol o amcangyfrif, cyllidebu a rheoli costau prosiect.

Mae'n debyg bod gan eich cwmni lawer o weithwyr sy'n ymwneud â rheoli costau. Yn dibynnu ar faint eich tîm, efallai y bydd gwahanol bobl yn gweithio ar gynllunio adnoddau a chyllidebu.

Er mwyn rheoli costau'n effeithiol, mae angen i dimau fonitro gwariant ar wahanol lefelau o'r busnes i roi digon o sylw i bob rhan o gyllideb y busnes a'i ddadansoddi'n drylwyr.

Defnyddiwch reolaeth costau i olrhain a lleihau costau eich prosiect

Mae olrhain data costau i leihau gwariant ar brosiectau yn broses ddiflas, ond mae rheoli costau yn cael effaith uniongyrchol ar broffidioldeb.

Er mwyn rheoli costau yn effeithiol, crëwch ddangosfwrdd y gellir ei addasu i gael yr holl wybodaeth ar flaenau eich bysedd. Bydd yr awtomeiddio hwn yn caniatáu ichi jyglo rhwng rheoli prosiect a rheoli costau, i gyd mewn un lle.

Gadewch sylw i ni. Ond cyn i chi adael, dyma robot sy'n eich galluogi i ennill yn hawdd iawn gyda masnachu EUR / USD.