Rôl cynorthwyydd rhithwir mewn cwmni

Os ydych chi fel y mwyafrif o blogwyr, ydych chi bob amser wedi meddwl bod yn rhaid i chi fynd ar eich pen eich hun? Ai dyma'ch achos chi? Ac ydy, mae'r rhan fwyaf o entrepreneuriaid yn cychwyn ar eu pennau eu hunain neu'n llogi rhith-gynorthwyydd.

Yn yr erthygl hon, rwy'n dangos i chi pam mae cynorthwyydd rhithwir yn bwysig i'ch busnes. Ond yn gyntaf, dyma gwrs hyfforddi a fydd yn ei gwneud yn bosibl i lwyddo mewn entrepreneuriaeth.

Beth yw cynorthwyydd rhithwir?

Mae cynorthwyydd rhithwir (VA) yn rhywun sy'n darparu gwasanaethau cymorth i fusnesau eraill o leoliad anghysbell.

Ganed y term yn y 1990au o'r posibilrwydd o weithio fwy neu lai diolch i welliannau technolegol. Cynorthwyydd rhithwir yw rhywun sy'n cael ei gyflogi i gyflawni tasgau diflas eich busnes o ddydd i ddydd.

Gall fod mewn dinas, gwladwriaeth neu wlad arall. Gallai hefyd fod yn bobl sy'n dod i'ch swyddfa neu'n cyfarfod mewn man cydweithio unwaith yr wythnos. Mae wir yn dibynnu arnoch chi.

Y peth pwysicaf yw eu bod yn gofalu am gwblhau'r tasgau sydd eu hangen ar eu cleient heb broblem, naill ai oherwydd eu bod yn casáu ei wneud neu oherwydd ei fod yn cymryd gormod o amser.

Mae entrepreneuriaid a busnesau ar-lein yn galw'n arbennig am gynorthwywyr rhithwir. Mae angen cymorth ar y cwmnïau hyn ond nid ydynt am logi staff yn gorfforol. I'ch gwasanaethu, Finance de Demain yn gweithio gyda chyfartaledd o ddau gynorthwyydd rhithwir.

Beth mae cynorthwyydd rhithwir yn ei wneud

Mewn theori, gall cynorthwyydd rhithwir wneud popeth y mae unrhyw staff cymorth arall yn ei wneud. Fodd bynnag, nid yw tasgau cymorth rhithwir yn gyfyngedig i waith swyddfa. Mae llawer o gynorthwywyr rhithwir yn darparu gwasanaethau marchnata, dylunio gwe ac eraill.

Mae rhai cynorthwywyr rhithwir yn arbenigo mewn set sgiliau penodol. Er enghraifft, dim ond gwaith marchnata y mae cynorthwyydd rhithwir marchnata yn ei wneud. Mae cynorthwywyr rhithwir eraill yn cyflawni amrywiaeth o dasgau ond mewn diwydiant penodol. Er enghraifft, cynorthwyydd rhithwir ar gyfer cwmnïau eiddo tiriog.

Mae gan y rhan fwyaf o gynorthwywyr rhithwir eu busnes cynorthwywyr rhithwir yn y cartref eu hunain. Mae hyn yn caniatáu iddynt ennill mwy a chael gwell rheolaeth dros y tasgau y maent yn eu cyflawni. Fodd bynnag, mae llawer o fusnesau bach yn llogi cynorthwywyr rhithwir fel rhan o swydd neu gontract.

Yn olaf, mae llawer o Gynorthwywyr Gwirfoddol yn defnyddio gwefannau llawrydd neu wefannau cydweithio i ddod o hyd i brosiectau cyflym, â therfyn amser.

Sut gall cynorthwyydd rhithwir fod o fudd i'ch busnes?

Oherwydd bod dirprwyo tasgau sy'n defnyddio'ch amser ac egni, nad ydych chi'n mwynhau eu gwneud, ac sy'n eich cadw yn y cylch o symud o un dasg ddiflas i'r llall, bydd VA yn caniatáu ichi adennill rheolaeth ar eich materion.

Mae tyfu eich tîm yn golygu y gallwch chi wneud gwaith hanfodol, canolbwyntio ar strategaeth a'r darlun mawr. Gallwch chi ddechrau breuddwydio a chynllunio ar raddfa fwy.

Sut ydych chi'n gwybod pryd rydych chi'n barod i logi cynorthwyydd rhithwir?

Mae pryd y byddwch chi'n barod i logi yn wahanol i bawb, sy'n gwneud y penderfyniad mor anodd. Rydym yn argymell llogi VA cyn i chi feddwl eich bod yn barod i fynd.

Y rheswm am hyn yw bod y rhan fwyaf o bobl (gan gynnwys fi fy hun!) yn aros nes ein bod eisoes mewn cyfnod o “wallgofrwydd” i ddechrau dirprwyo a gofyn am help gyda'r busnes. Felly, os ydych chi'n barod i dyfu'ch busnes ac yn meddwl eich bod chi'n barod, rwy'n argymell yn fawr eich bod chi'n dechrau chwilio am eich cynorthwyydd rhithwir.

Bydd yn llawer haws i'r ddau ohonoch os byddwch yn dod â rhywun i mewn i'r tîm pan fydd pethau ychydig yn dawelach, felly mae pethau'n rhedeg yn esmwyth pan fyddant yn cyrraedd yr amseroedd prysuraf.

Dyma rai cwestiynau i'w hateb cyn gwneud y penderfyniad llogi terfynol:

• Ydych chi'n barod i dyfu'ch busnes yn gyflymach nag y bu hyd yn hyn?
• Allwch chi fforddio talu rhywun bob mis?
• A oes gennych dasgau diffiniedig i ddechrau dirprwyo?

Os ateboch ydw i'r holl gwestiynau hyn, yna rydych chi'n barod i ddechrau'r broses llogi VA.

Sut i logi VA?

Er bod cymorth rhithwir yn syniad busnes cartref gwych, mae cael cymorth rhithwir yn hanfodol i berchnogion busnesau cartref wneud y mwyaf o'u refeniw a hwyluso twf. Fel perchennog busnes cartref, daw amser pan mae'n amhosibl gwneud popeth, o leiaf yn ddigon da i fod yn effeithiol ac yn effeithlon.

Bydd llogi cynorthwyydd rhithwir yn rhyddhau eich amser fel y gallwch ganolbwyntio ar eich gwaith, ar y tasgau sy'n cynhyrchu'r canlyniadau busnes gorau i chi. Ar ben hynny, mae llawer mae cynorthwywyr rhithwir yn well na chi mewn rhai tasgau.

Yn y tymor hir, mae bob amser yn gyflymach ac yn rhatach llogi swyddi nad ydych yn gymwys i'w gwneud.

Y cam cyntaf o gyflogi o gynorthwyydd rhithwir yw gwneud rhestr o'r tasgau rydych chi am eu gosod ar gontract allanol. Gwnewch restr gynhwysfawr, gan flaenoriaethu'r gweithgareddau yr ydych am eu dirprwyo yn gyntaf. Er enghraifft, mae rheoli e-bost yn cymryd llawer o amser ac yn ddiflas, rhowch ef ar frig eich rhestr.

Neu efallai bod materion technoleg yn cymryd gormod o'ch amser, gallwch allanoli rheolaeth eich gwefan. Neu cadwch gyfrifon eich cwmni yn gyfredol.

Y cam nesaf yn darganfod pwy i'w llogi. Mae yna lawer o ffyrdd i logi cynorthwyydd rhithwir. Gallwch ddefnyddio gwasanaeth VA sy'n eu llogi a'u hyfforddi, ac yna maen nhw'n neilltuo person i chi yn seiliedig ar y gwasanaethau sydd eu hangen arnoch chi.

Yr opsiwn olaf yw llogi rhywun yn eich rhwydwaith sydd â geirdaon. Er y gallwch chi bostio hysbyseb yn chwilio am gynorthwyydd rhithwir, bydd dod o hyd i un sydd eisoes â chymwysterau dibynadwy yn arbed amser a chur pen i chi.

Rhestr o wasanaethau y gall cynorthwywyr rhithwir eu cynnig

ysgrifennu creadigol

• Ysgrifennu postiadau blog
• Ysgrifennu e-lyfrau, llyfrau, cylchlythyrau, twmffatiau e-bost, ac ati.
• Ysgrifennu neu olygu trawsgrifiadau sain neu fideo.
• Ysgrifennu postiadau cyfryngau cymdeithasol ar gyfer Facebook, Twitter neu Instagram.
• Golygu ac adolygu postiadau blog, llyfrau, gwefannau, cylchlythyrau, ryseitiau, ac ati.
• Paratowch e-byst ar gyfer eich marchnata e-bost
• Creu disgrifiadau cynnyrch ar gyfer siopau ar-lein (rheolwr siop / cynnyrch)
• Casglu / golygu tystebau.
• Etc ...

Gweinyddwr/rheolwr

• Gwasanaeth cwsmeriaid trwy e-bost, sgwrs neu ffôn.
• Dilyn i fyny ac ymateb i e-byst.
• Trefnu blychau post
• Rheoli sylwadau blog.
• Cefnogaeth gweminar byw
• Rheoli calendr
• Creu cyflwyniadau PowerPoint
• Rheoli cyflenwadau a chyflenwadau
• Trefnwch gyfweliadau
• Ateb galwadau ffôn
• Ailddefnyddio cynnwys (Enghraifft: trosi fideo yn bost blog ysgrifenedig neu bost blog yn bost cyfryngau cymdeithasol)
• Ysgrifennu cofnodion cyfarfodydd fideo-gynadledda
• Rheoli calendrau golygyddol blog
• Tasgau derbyn cwsmeriaid fel ymateb i e-byst a chyflwyno anfonebau a chontractau
• Dilyniant i ddarpar gwsmeriaid / cwsmeriaid presennol
• Cyflwyniad y gwesteion
• Gwneud trefniadau teithio
• Paratoi ffurflenni
• Ailddechrau creu
• Llogi a hyfforddi aelodau tîm newydd
• Traduction
• Taflwch syniadau ar gyfer postiadau blog, cynhyrchion, ac ati.

DS Mae tasgau gweinyddol ymhlith y gwasanaethau mwyaf poblogaidd. Mae helpu perchnogion busnes gyda'r tasgau dyddiol hyn yn rhyddhau eu hamser i wneud mwy o arian. Gwerthfawr iawn!

Dylunio graffeg

• Creu graffeg ar gyfer postiadau blog
• Golygu lluniau
• Creu sleidiau ar gyfer gweminarau neu weithdai.
• Dyluniad cardiau busnes, taflenni, logos, bwydlenni, arwyddion, ac ati.
• Chwilio delwedd am bostiadau blog, llyfrau, cyfryngau cymdeithasol, ac ati.
• Creu canllawiau arddull brand.
• Dyluniad e-lyfrau neu ffeiliau PDF ar gyfer tanysgrifiadau cylchlythyr

DS Mae gan Canva dunelli o dempledi ac mae'n hawdd eu defnyddio os ydych chi am greu graffeg.

Cyfryngau cymdeithasol

• Trefnu diweddariadau cyfryngau cymdeithasol.
• Creu a rheoli cyfrif Pinterest
• Creu a rheoli pinnau wedi'u hyrwyddo
• Rheoli grwpiau Facebook
• Creu a rheoli grwpiau LinkedIn
• Creu polau cyfryngau cymdeithasol
• Addasu amserlenni cyhoeddi.
• Creu a rheoli postiadau ar Instagram.
• Ymateb i negeseuon cyfryngau cymdeithasol.

Cadw cyfrifon

• Rheoli taliadau ac anfonebu.
• Prosesu archebion a ffurflenni.
• Rheoli casgliadau
• Rheoli Cyflogres
• Bilio ac Anfonebau.

Sut i ddefnyddio'r rhestr hon o wasanaethau cynorthwyydd rhithwir?

Fel y gwelwch, mae yna lawer o wasanaethau y gallwch eu cynnig fel Cynorthwy-ydd Rhithwir.

Yn dibynnu ar y math o wasanaeth y mae gennych ddiddordeb ynddo, gallwch gyfuno bwndel o wasanaethau cysylltiedig a'u gwerthu fel bwndel o wasanaethau: yn cael ei bilio fesul prosiect neu fel gwasanaeth misol parhaus.

Os dewch chi o hyd i rywbeth sy'n ennyn eich diddordeb, gwnewch fwy o ymchwil. Os oes gennych ddiddordeb o hyd ar ôl eich ymchwil, darganfyddwch sut y gallwch chi ennill y sgiliau angenrheidiol os nad oes gennych chi'r rhain yn barod.

Gallwch ddysgu o fideos YouTube, llyfrau ar Amazon, neu gyrsiau rydych chi'n dod o hyd iddyn nhw ar-lein.

A chofiwch, nid yw'r ffaith eich bod yn dechrau gyda gwasanaeth fel VA yn golygu y byddwch yn sownd yn cynnig y gwasanaeth hwnnw am weddill eich oes. Rydych chi'n rhydd i uwchraddio neu ychwanegu gwasanaethau ychwanegol.

Sgiliau sydd eu hangen i fod yn gynorthwyydd rhithwir

Mae llawer o'r sgiliau sydd eu hangen i fod yn gynorthwyydd rhithwir yr un fath â'r rhai sydd eu hangen i fod yn gynorthwyydd gweinyddol neu ysgrifennydd. Er enghraifft, rhaid bod gennych sgiliau trefnu uwch. Rhaid i chi hefyd fod ag ymddygiad ffôn dymunol a sgiliau wrth ddefnyddio technolegau newydd.

Fel VA, bydd angen sgiliau penodol arnoch hefyd ar gyfer hunangyflogaeth. Er enghraifft, dylech allu amldasg, yn enwedig os ydych chi'n jyglo cleientiaid lluosog.

Rhaid i chi allu canolbwyntio ar waith, yn amgylchedd eich cartref. Mae angen yr offer cywir arnoch yn eich swyddfa gartref hefyd.

Mae rhai swyddi cynorthwyydd rhithwir yn gofyn am sgiliau ychwanegol, gan gynnwys dylunio gwe, cynllunio digwyddiadau, cyfrifyddu a llawer mwy.

Gallwch chwilio am swyddi Cymorth Rhithwir sy'n gofyn am eich sgiliau penodol. Yn ogystal â sgiliau penodol, mae cyflogwyr yn aml yn chwilio am ymgeiswyr sydd â hyfforddiant a/neu brofiad swyddfa mewn rhyw swyddogaeth weinyddol.

Nodweddion hanfodol cynorthwyydd rhithwir

Dibynadwyedd

Mae hwn yn un o'r rhai pwysicaf oherwydd, yn anffodus, mae'n ymddangos fel y mwyaf cyffredin. Mae llawer o gleientiaid wedi dweud wrthyf eu bod wedi cael eu siomi gyda VAs na adroddodd eu cynnydd, neu na wnaethant gyflawni.

Mae hyn yn gwbl anfaddeuol ac nid yn unig y mae'n rhoi enw drwg i'r diwydiant cymorth rhithwir, ond mae'n rhaid i'r cynorthwyydd rhithwir nesaf a elwir ddwyn amheuon ac amheuon y cwsmer ynghylch effeithiolrwydd defnyddio'r mathau hyn o wasanaethau.

Mae proffesiynoldeb yn hollbwysig yn y diwydiant hwn, felly os yw cleient yn eich ffonio, dylech eu ffonio'n ôl. Os byddwch yn derbyn e-bost, rhaid i chi ymateb! Nid oes rhaid iddo fod ar unwaith, ond o leiaf mae'n rhaid iddo fod y diwrnod wedyn.

Sgiliau cyfathrebu da

O'r pwynt cyntaf, rhaid i chi hysbysu'r cleient am gynnydd eich gwaith, felly sefydlwch sut a phryd i'w diweddaru pan ddaw'n gleient, a chyn dechrau pob tasg newydd.

Os oes rhaid i gwsmer fynd ar eich ôl yn gyson am ddiweddariadau, yna nid ydych chi'n gwneud eich gwaith yn iawn.

Rheoli amser

Mae'n debyg bod ymchwil yn dweud y dylech ganolbwyntio ar un peth yn unig ac mae hynny'n aneffeithlon ar gyfer amldasgio. Wrth gwrs, mae'n rhaid i chi ganolbwyntio ar y dasg dan sylw, ond byddwch hefyd yn gweithio gyda chleientiaid lluosog; sy'n meddwl mai nhw yw eich un cwsmer pwysicaf.

Mae'n debyg bod gennych chi lawer i'w wneud mewn diwrnod, felly cynlluniwch ymlaen llaw. Trefnwch dasgau pan fyddwch chi fwyaf effeithlon. Defnyddio calendr Google a marcio eitemau personol un lliw a gweithio eitemau un arall.

Os ydych chi'n gwybod eich bod chi'n ysgrifennu orau yn y bore, ceisiwch drefnu cyfarfodydd ar gyfer diwedd y prynhawn. Gallwch hefyd ffitio eich holl dasgau gwaith yn eich calendr (gan gynnwys amser cynllunio) i wybod yn realistig a oes gennych amser i wneud popeth.

Adnodd

Byddwch yn aml yn derbyn e-byst yn gofyn cwestiynau technegol i chi, y gallent ddod o hyd iddynt yn hawdd trwy ddefnyddio Google, neu'n gofyn faint mae eich gwasanaethau'n ei gostio, pan nad ydynt hyd yn oed wedi trafferthu ymweld â'ch gwefan a/neu'ch rhwydweithiau cymdeithasol.

Bydd gofyn i chi wneud llawer o bethau nad ydych erioed wedi'u gwneud o'r blaen, ac mae'n rhaid i chi ddarganfod sut i wneud hynny. Disgwylir i VAs ddarparu atebion a datrys problemau cwsmeriaid.

Os nad oes gennych y gallu i ddatrys problem a chyfrif i maes sut i wneud rhywbeth, yna ni fyddwch yn VA da.

Nid Yoda yw'r cynorthwyydd rhithwir, felly mae'n afrealistig tybio y bydd yn gallu gwneud y cyfan. Ond mae'n rhaid i chi wybod sut i ymchwilio i ddod o hyd i'r wybodaeth ar eich pen eich hun. Cyn belled â'ch bod yn onest â'ch cleient am faint eich sgiliau, byddwch yn iawn.

Nid yw cleientiaid ychwaith yn disgwyl i chi wybod popeth. Dywedwch wrthynt nad ydych erioed wedi gwneud y swydd benodol hon o'r blaen; ond rydych chi'n hapus i ddarganfod sut a dod yn ôl ato.

Dylech barhau i hyfforddi, lle gallwch wylio fideos YouTube, masnachu sgiliau gyda VAs eraill, gofyn cwestiynau ar fforymau VA, a chymryd rhan yn gyffredinol.

Ceisiwch gael y wybodaeth ddiweddaraf am yr hyn sy'n symud ac yn newid, yn eich diwydiant ac yn y byd technoleg. Penderfynwch ar y pethau rydych chi eisiau gwybod mwy amdanyn nhw, yna gwnewch eich ymchwil.

Rheoli disgwyliadau a meithrin ymddiriedaeth

Nid yn unig mae angen i chi wybod beth rydych chi'n ei wneud, ond mae angen i chi hefyd sicrhau bod y cwsmer yn gwybod beth maen nhw'n ei wneud. Yn aml nid yw cleient erioed wedi gweithio gyda chynorthwyydd rhithwir, felly os nad ydynt yn gwybod beth y gallant ei wneud a sut mae'r cyfan yn gweithio, byddant yn amau'n ddifrifol eich gallu i'w helpu.

Mae cleient newydd yn debygol o chwilio amdanoch chi i'w harwain trwy'r broses, felly mae angen i chi wybod ac egluro sut rydych chi'n gweithio. Daw hyn gyda phrofiad yn bennaf, ond ymarferwch eich rhestr newydd o gwestiynau neu chwarae rôl; a hyd yn oed gwaith gwirfoddol i gontractwr rydych chi'n ei adnabod, fel y gallwch chi gael tysteb a rhoi cynnig arni, os yw hynny'n eich poeni.

Gweithio ar eich pen eich hun

Mae'n ymddangos yn eithaf cyffredin i weithwyr llawrydd deimlo'n unig, sy'n fy synnu gan fy mod yn gwbl hapus yn gweithio ar fy mhen fy hun a byth yn meddwl y byddai rhai pobl yn colli cael eraill o gwmpas.

Wrth gwrs, weithiau dwi'n defnyddio gofodau cydweithio a thro arall dwi'n gweithio mewn caffis, ond mae bod ar fy mhen fy hun drwy'r wythnos yn rhywbeth i'w gadw mewn cof.

Os oes gennych unrhyw brofiad ar gymorth rhithwir, yna peidiwch ag anghofio gadael sylw i mi. Fodd bynnag, ni allaf eich gadael heb gyflwyno’r hyfforddiant premiwm hwn ar gyllid personol.