Camau cynllun prosiect sy'n sicrhau llwyddiant prosiect

Mae cynllun prosiect yn benllanw ar gynllunio gofalus gan reolwr prosiect. Dyma'r brif ddogfen sy'n llywio cynnydd prosiect. Dyma ganllaw rheolwr y prosiect.

Er bod cynlluniau prosiect yn amrywio o gwmni i gwmni, mae yna ddeg cam y mae'n rhaid eu cynnwys mewn cynllun prosiect er mwyn osgoi dryswch a gorfodi byrfyfyr yn ystod cyfnod gweithredu'r prosiect.

Yn yr erthygl hon, Rwy'n dod â fy nghyngor i chi i'ch helpu i ysgrifennu eich cynllun prosiect yn dda. Os ydych chi am gyflawni'ch prosiect yn llwyddiannus, rhaid i'ch cynllun prosiect gynnwys yr elfennau canlynol yn llwyr:

1. Amcanion y prosiect

Mae amcanion y prosiect wedi'u diffinio yn siarter y prosiect. Fodd bynnag, dylid eu cynnwys hefyd yn y cynllun prosiect i egluro amcanion y prosiect ymhellach. Fodd bynnag, mae rheolwr prosiect yn dewis ymgorffori amcanion yng nghynllun y prosiect, y peth pwysig yw cynnal cysylltiad clir rhyngddynt siarter y prosiect – dogfen allweddol gyntaf prosiect – ac ail ddogfen allweddol y prosiect, ei gynllun prosiect.

2. Cwmpas y Prosiect

Fel amcanion y prosiect, mae'r cwmpas wedi'i ddiffinio yn y siarter a rhaid i reolwr y prosiect ei fireinio ymhellach yn y cynllun prosiect. Drwy ddiffinio'r cwmpas, gall rheolwr y prosiect ddechrau dangos sut olwg fydd arno amcan y prosiect.

Os na chaiff y cwmpas ei ddiffinio, gall ymestyn trwy gydol y prosiect. Mae hyn yn arwain at orwario costau a therfynau amser a gollwyd.

Erthygl i'w darllen: Sut i redeg busnes ffyniannus?

Er enghraifft, os ydych chi'n arwain tîm marchnata i greu pamffled ar gyfer llinell gynnyrch cwmni, dylech restru nifer y tudalennau a rhoi enghreifftiau o sut y bydd y cynnyrch gorffenedig yn edrych.

I rai aelodau tîm, gall pamffled olygu dwy dudalen, tra gall eraill ystyried deg tudalen yn ddigonol. Gall diffinio cwmpas gael y tîm cyfan ar yr un dudalen o'r dechrau.

3. Cerrig milltir a phrif bethau i'w cyflawni

Gelwir prif gyflawniadau prosiect yn gerrig milltir a gelwir y prif gynnyrch gwaith yn brif gyflawniadau. Mae'r ddau yn cynrychioli prif gydrannau gweithio ar brosiect. Dylai cynllun prosiect nodi'r elfennau hyn, eu diffinio, a gosod amserlenni ar gyfer eu cwblhau.

Os yw sefydliad yn ymgymryd â phrosiect i ddatblygu meddalwedd newydd, efallai mai'r prif bethau i'w cyflawni fydd y rhestr derfynol o ofynion busnes a sut i'w gweithredu.

Yna gallai fod gan y prosiect gerrig milltir ar gyfer cwblhau dyluniad, profi system, profi derbyniad defnyddwyr, a dyddiad defnyddio meddalwedd. Mae'r cerrig milltir hyn yn gysylltiedig â chynhyrchion gwaith, ond maent yn ymwneud yn fwy â'r prosesau nag â'r cynhyrchion eu hunain.

Erthygl i'w darllen: Lle marchnata digidol mewn busnes

Nid oes rhaid i gerrig milltir ac amseroedd dosbarthu allweddol fod yn union ddyddiadau, ond gorau po fwyaf penodol. Mae dyddiadau cywir yn helpu rheolwyr prosiect i dorri strwythurau gwaith i lawr yn fwy cywir.

Yn y cam hwn o'r cynllun, byddwch yn creu cerrig milltir fel y gallwch gymryd cyflawniadau mawr neu lefel uchel a'u rhannu'n gynhyrchion cyflawni llai, y gellir eu disgrifio yn y cam nesaf.

4. Y Strwythur Dadansoddiad Gwaith

Mae strwythur dadansoddiad gwaith yn torri cerrig milltir a phrif gyflawniadau prosiect yn ddarnau llai fel bod un person yn gallu cael cyfrifoldeb am bob agwedd.

Wrth ddatblygu'r strwythur hwn, mae rheolwr y prosiect yn ystyried llawer o ffactorau megis cryfderau a gwendidau aelodau tîm y prosiect, y rhyngddibyniaethau rhwng tasgau, yr adnoddau sydd ar gael a dyddiad cau cyffredinol y prosiect.

Rheolwyr prosiect sy'n gyfrifol yn y pen draw am lwyddiant y prosiect, ond ni allant wneud y gwaith ar eu pen eu hunain. Mae'r strwythur chwalu yn offeryn y mae'r rheolwr prosiect yn ei ddefnyddio i sicrhau atebolrwydd am y prosiect.

Erthygl i'w darllen: Dyma 14 o awgrymiadau dod yn gyfoethog-cyflym

Mae'r offeryn hwn hefyd yn dweud wrth randdeiliaid prosiect pwy sy'n gyfrifol am beth. Os yw rheolwr y prosiect yn pryderu am dasg, mae'n gwybod yn union pwy i gwrdd â nhw am y pryder hwn.

5. Y gyllideb fuddsoddi

Mae cyllideb prosiect yn dangos faint o arian sy'n cael ei ddyrannu i gwblhau'r prosiect. Mae'r rheolwr prosiect yn gyfrifol am ddyrannu'r adnoddau hyn yn briodol.

Ar gyfer prosiect sydd â chyflenwyr, mae'r rheolwr prosiect yn sicrhau bod y canlyniadau'n cael eu cwblhau yn unol â thelerau'r contract, gan roi sylw arbennig i ansawdd. Mae rhai cyllidebau prosiect yn gysylltiedig â'r cynllun adnoddau dynol.

Mae'n bwysig sefydlu cost pob cam trwy edrych ar yr amser sydd ei angen a chost y llafur sydd ei angen i gwblhau'r tasgau. Mae cost y prosiect yn gysylltiedig â hyd y prosiect, sy'n dod i lawr i gwmpas y prosiect. Dylai cwmpas, cerrig milltir, tasgau a chyllideb fod yn gyson ac yn realistig.

6. Y cynllun adnoddau dynol

Mae'r cynllun adnoddau dynol yn dangos sut y bydd y prosiect yn cael ei staffio. Mae'n diffinio pwy fydd yn rhan o dîm y prosiect a pha mor hir y mae'n rhaid i bob person ymrwymo.

Wrth ddatblygu'r cynllun hwn, mae'r rheolwr prosiect yn trafod gydag aelodau'r tîm a'u goruchwylwyr faint o amser y gall pob aelod o'r tîm ei neilltuo i'r prosiect. Os oes angen staff ychwanegol i ymgynghori ar y prosiect ond yn rhan o dîm y prosiect, mae hyn hefyd wedi'i ddogfennu yn y cynllun staffio. Eto, ymgynghorir â'r goruchwylwyr priodol.

7. Y cynllun rheoli risg

Gall llawer o bethau fynd o chwith wrth redeg prosiect. Er ei bod yn anodd rhagweld pob trychineb neu fân ddigwyddiad posibl, gellir rhagweld llawer o beryglon. Yn y cynllun rheoli risg, mae'r rheolwr prosiect yn nodi holl risgiau'r prosiect. Mae hefyd yn pennu'r tebygolrwydd y bydd y senarios hyn yn digwydd a'r strategaethau i'w lliniaru.

Wrth lunio'r cynllun hwn, gall y rheolwr prosiect ofyn am fewnbwn gan noddwr y prosiect neu ei dîm prosiect.

Rhoddir strategaethau lliniaru ar waith ar gyfer risgiau sy'n debygol o ddigwydd neu sydd â chostau uchel yn gysylltiedig â hwy. Mae risgiau sy'n annhebygol o ddigwydd a'r rhai sydd â chostau isel wedi'u nodi yn y cynllun, hyd yn oed os nad oes ganddynt strategaethau lliniaru.

8. Y cynllun cyfathrebu

Mae cynllun cyfathrebu yn disgrifio sut bydd prosiect yn cael ei gyfleu i gynulleidfaoedd amrywiol. Yn debyg iawn i'r strwythur dadansoddiad gwaith, mae cynllun cyfathrebu yn neilltuo cyfrifoldeb am gwblhau pob cydran i aelod o dîm y prosiect.

Yn y cam hwn, mae'n bwysig disgrifio sut y bydd materion yn cael eu cyfathrebu a'u datrys o fewn y tîm. Dylid hefyd nodi amlder y cyfathrebu â'r tîm a rhanddeiliaid. Mae gan bob neges gynulleidfa darged. Mae'n helpu rheolwyr prosiect i sicrhau bod y wybodaeth gywir yn cyrraedd y bobl iawn ar yr amser iawn.

Erthygl i'w darllen: 1 awgrym ariannol i rai newydd briodi

9. Y Cynllun Rheoli Rhanddeiliaid

Mae cynllun rheoli rhanddeiliaid yn nodi sut y bydd rhanddeiliaid yn cael eu defnyddio yn y prosiect. Weithiau mae angen i randdeiliaid dderbyn gwybodaeth yn unig. Gellir cymryd hyn i ystyriaeth yn y cynllun cyfathrebu.

10. Y cynllun rheoli newid

Mae cynllun rheoli newid yn sefydlu fframwaith ar gyfer gwneud newidiadau i'r prosiect. Er bod rheolwyr prosiect yn tueddu i fod eisiau osgoi newidiadau i'r prosiect, weithiau nid oes modd eu hosgoi.

Mae'r cynllun rheoli newid yn darparu protocolau a phrosesau ar gyfer gwneud newidiadau. Mae'n hanfodol ar gyfer atebolrwydd a thryloywder bod noddwyr prosiectau, rheolwyr prosiect ac aelodau tîm y prosiect yn dilyn y cynllun rheoli newid.

I grynhoi….

Mae cynllun y prosiect yn ddogfen bwysig ar gyfer llwyddiant y prosiect. Mae'n gwasanaethu fel cwmpawd wrth gynnal y prosiect, o'r dechrau i'r diwedd. Felly, mae angen cyfranogiad gweithredol yr holl randdeiliaid er mwyn cytuno ar y gwahanol bwyntiau. Mae hefyd yn bwysig cymryd yr holl amser sydd ei angen i'w ddiffinio.

Prif risg cynllun heb ei ddiffinio yw eich bod yn agored i anghydfodau i’w datrys ar bwyntiau anghytundeb nad ydynt wedi’u fframio.

Rwy’n eich gwahodd i rannu eich barn a’ch profiadau yn y sylwadau.