Stadierne i en projektplan, der sikrer projektets succes

En projektplan er kulminationen på omhyggelig planlægning af en projektleder. Det er hoveddokumentet, der styrer et projekts fremskridt. Dette er projektlederens vejledning.

Selvom projektplaner er forskellige fra virksomhed til virksomhed, er der ti trin, der absolut skal være i en projektplan for at undgå forvirring og tvungen improvisation under projektudførelsesfasen.

I denne artikel, Jeg giver dig mine råd til at hjælpe dig med at skrive din projektplan godt. Hvis du ønsker at gennemføre dit projekt med succes, skal din projektplan absolut indeholde følgende elementer:

1. Projektmål

Projektets mål er defineret i projektets charter. De bør dog også indgå i projektplanen for yderligere at forklare projektmålene. Uanset hvordan en projektleder vælger at inkorporere mål i projektplanen, er det vigtige at bevare en klar sammenhæng mellem dem projektets charter – det første nøgledokument i et projekt – og det andet nøgledokument for projektet, dets projektplan.

2. Projektomfang

Omfanget er ligesom projektmålene defineret i charteret og skal i projektplanen forfines yderligere af projektlederen. Ved at definere omfanget kan projektlederen begynde at vise, hvordan det kommer til at se ud formålet med projektet.

Hvis omfanget ikke er defineret, kan det strække sig gennem hele projektet. Dette fører til omkostningsoverskridelser og manglende deadlines.

Artikel at læse: Hvordan driver man en velstående virksomhed?

Hvis du f.eks. leder et marketingteam for at lave en brochure for en virksomheds produktlinje, bør du angive antallet af sider og give eksempler på, hvordan det færdige produkt vil se ud.

For nogle teammedlemmer kan en brochure betyde to sider, mens andre måske mener, at ti sider er tilstrækkelige. At definere scope kan få hele holdet på samme side fra starten.

3. Milepæle og hovedleverancer

De vigtigste resultater af et projekt kaldes milepæle, og de vigtigste arbejdsprodukter kaldes hovedleverancer. De repræsenterer begge hovedkomponenterne i arbejdet med et projekt. En projektplan bør identificere disse elementer, definere dem og sætte tidsfrister for deres færdiggørelse.

Hvis en organisation er i gang med et projekt for at udvikle ny software, kan de vigtigste resultater være den endelige liste over forretningskrav, og hvordan de implementeres.

Så kunne projektet have milepæle for designafslutning, systemtest, brugeraccepttest og softwareimplementeringsdato. Disse milepæle er forbundet med arbejdsprodukter, men de relaterer sig mere til processerne end til selve produkterne.

Artikel at læse: Stedet for digital markedsføring i erhvervslivet

Milepæle og vigtige leveringstider behøver ikke at være nøjagtige datoer, men jo mere specifikke jo bedre. Nøjagtige datoer hjælper projektledere med at nedbryde arbejdsstrukturer mere præcist.

I denne fase af planen vil du skabe milepæle, så du kan tage store eller høje leverancer og opdele dem i mindre leverancer, som kan beskrives i næste fase.

4. Arbejdsnedbrydningsstrukturen

En arbejdsnedbrydningsstruktur opdeler et projekts milepæle og større leverancer i mindre bidder, så én person kan tildeles ansvar for hver facet.

Når projektlederen udvikler denne struktur, tager projektlederen højde for mange faktorer såsom styrker og svagheder hos projektteammedlemmerne, den indbyrdes afhængighed mellem opgaverne, de tilgængelige ressourcer og den overordnede deadline for projektet.

Projektledere er i sidste ende ansvarlige for projektets succes, men de kan ikke udføre arbejdet alene. Nedbrydningsstrukturen er et værktøj, som projektlederen bruger til at sikre ansvarlighed for projektet.

Artikel at læse: Her er 14 bliv rig-hurtigt tips

Dette værktøj fortæller også projektets interessenter, hvem der er ansvarlig for hvad. Hvis projektlederen er bekymret for en opgave, ved han præcis, hvem han skal møde om denne bekymring.

5. Investeringsbudgettet

Et projekts budget viser, hvor mange penge der er afsat til at gennemføre projektet. Projektlederen er ansvarlig for en passende allokering af disse ressourcer.

For et projekt, der har leverandører, sikrer projektlederen, at leverancerne gennemføres i henhold til kontraktens vilkår, med særlig vægt på kvalitet. Nogle projektbudgetter er knyttet til personaleplanen.

Det er vigtigt at fastslå omkostningerne ved hvert trin ved at se på den nødvendige tid og omkostningerne ved den nødvendige arbejdskraft for at udføre opgaverne. Omkostningerne ved projektet er relateret til projektets varighed, hvilket afhænger af projektets omfang. Omfang, milepæle, opgaver og budget bør være afstemt og realistisk.

6. Personaleplanen

Personaleplanen viser, hvordan projektet vil blive bemandet. Den definerer, hvem der skal være en del af projektteamet, og hvor længe hver person skal forpligte sig.

Når denne plan udvikles, forhandler projektlederen med teammedlemmer og deres supervisorer, hvor meget tid hvert teammedlem kan afsætte til projektet. Hvis der er behov for yderligere personale til at høre om projektet, men er en del af projektteamet, er dette også dokumenteret i personaleplanen. Igen konsulteres de relevante tilsynsførende.

7. Risikostyringsplanen

Mange ting kan gå galt, når man kører et projekt. Selvom det er svært at forudse enhver mulig katastrofe eller mindre hændelse, kan mange faldgruber forudsiges. I risikostyringsplanen identificerer projektlederen alle projektrisici. Det bestemmer også sandsynligheden for, at disse scenarier opstår, og strategierne til at afbøde dem.

Ved udformningen af ​​denne plan kan projektlederen søge input fra projektsponsoren eller deres projektteam.

Der indføres afbødningsstrategier for risici, der sandsynligvis vil opstå, eller som har høje omkostninger forbundet med dem. Risici, der er usandsynlige, og dem, der har lave omkostninger, er noteret i planen, selvom de ikke har nogen afbødningsstrategier.

8. Kommunikationsplanen

En kommunikationsplan beskriver, hvordan et projekt vil blive kommunikeret til forskellige målgrupper. Ligesom arbejdsnedbrydningsstrukturen tildeler en kommunikationsplan ansvaret for at færdiggøre hver komponent til et medlem af projektteamet.

I dette trin er det vigtigt at beskrive, hvordan problemer vil blive kommunikeret og løst i teamet. Hyppigheden af ​​kommunikation med teamet og interessenter bør også specificeres. Hvert budskab har en målgruppe. Det hjælper projektledere med at sikre, at den rigtige information kommer til de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.

Artikel at læse: 1 økonomiske råd til nygifte

9. Stakeholder Management Plan

En interessentstyringsplan identificerer, hvordan interessenter vil blive brugt i projektet. Nogle gange har interessenter blot brug for at modtage information. Dette kan tages i betragtning i kommunikationsplanen.

10. Forandringsledelsesplanen

En forandringsledelsesplan fastlægger en ramme for at foretage ændringer i projektet. Selvom projektledere har en tendens til at ville undgå ændringer i projektet, er de nogle gange uundgåelige.

Forandringsledelsesplanen indeholder protokoller og processer til at foretage ændringer. Det er afgørende for ansvarlighed og gennemsigtighed, at projektsponsorer, projektledere og projektteammedlemmer følger forandringsledelsesplanen.

Sammenfattende….

Projektplanen er et vigtigt dokument for projektets succes. Det fungerer som et kompas i udførelsen af ​​projektet, fra start til slut. Derfor kræver det aktiv deltagelse af alle interessenter for at blive enige om de forskellige punkter. Det er også vigtigt at tage al den tid, der er nødvendig for at definere det.

Den største risiko ved en dårligt defineret plan er, at du bliver udsat for uoverensstemmelser, der skal løses på uenighedspunkter, som ikke er blevet udformet.

Jeg inviterer dig til at dele dine meninger og erfaringer i kommentarerne.