Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την ηλεκτρονική υπογραφή

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός έχει αλλάξει τη δυναμική του επιχειρηματικού κόσμου. Όλες οι εταιρείες πρέπει να προσαρμοστούν σε αυτό για να κερδίσουν περισσότερο μερίδιο αγοράς. ο cloud computing, το 5G, το Internet of Things (IoT) και η εικονική πραγματικότητα βρίσκονται στην κορυφή των καινοτομιών που υπόσχονται να αλλάξουν τον τρόπο που καταναλώνουμε και αλληλεπιδρούμε με τον καταναλωτή. Σε αυτό το κίνημα, η ηλεκτρονική υπογραφή γνώρισε έναν εκθαμβωτικό Περσέα τα τελευταία χρόνια.

Σε αυτό το τσουνάμι τεχνολογιών, υπάρχει μια που είναι απαραίτητη για την αύξηση της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων και η οποία είναι εγκάρσια για όλους τους τομείς: οι ηλεκτρονικές υπογραφές.

Παράλληλα με αυτές τις τεχνολογίες, έχουμε Assurtechs, Proptechs, Fintechs, Regtechs. Σε αυτό το άλλο άρθρο, έχω αφιερώσει πάνω από 2000 λέξεις για να σας πω όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την ηλεκτρονική υπογραφή.

Διαβάστε προσεκτικά!

;; Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;

Πρώτον, υπάρχει ένα ευρύ φάσμα ηλεκτρονικών επαληθεύσεων ταυτότητας που εμπλέκονται στην ίδια ομάδα ηλεκτρονικών υπογραφών. Μπορούμε να έχουμε :

• Ψηφιακά πιστοποιητικά.
• Ψηφιοποιημένες υπογραφές (σε χαρτί).
• Αναγνώριση IP;
• βιομετρικά στοιχεία
• Ενδειξη;
• Έλεγχος ταυτότητας με σύνδεση και κωδικό πρόσβασης (για παράδειγμα, για τραπεζικές συναλλαγές μέσω Διαδικτύου).
• Έλεγχος ταυτότητας κοινωνικού δικτύου (με κοινωνικά δίκτυα, όπως το LinkedIn).
• Άλλο

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένας όρος που γενικά αντιπροσωπεύει τον τύπο ελέγχου ταυτότητας που αντικαθιστά την αυτόγραφη υπογραφή. Στην πραγματικότητα, είναι ο ευκολότερος τρόπος για τον έλεγχο ταυτότητας ενός εγγράφου, επειδή χρησιμοποιεί υπολογιστικά μέσα για να συμπληρώσει ένα έγγραφο.

Επί του παρόντος, υπάρχει μεγάλη αύξηση στην υιοθέτηση αυτού του τύπου ελέγχου ταυτότητας σε όλο τον κόσμο για την επισημοποίηση συμφωνιών μεταξύ εταίρων.

Τώρα είναι η ώρα να μιλήσουμε για τα γενικά οφέλη που προσφέρει αυτή η τεχνολογία σε επιχειρήσεις ανεξαρτήτως κατηγορίας, ακόμα και με το κράτος.

;; Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής;

Η ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να προσφέρει διάφορες λειτουργίες ανάλογα με τον τύπο των χρήσεων. Τα πιο βασικά χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας ενός εγγράφου, προσδιορίζοντας τον συγγραφέα. Οι προόδους του εξασφαλίζουν πλήρη ακεραιότητα διασφαλίζοντας ότι το μήνυμα δεδομένων δεν έχει αλλοιωθεί.

Μερικά από τα πιο αξιοσημείωτα οφέλη της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαμβάνουν:

1. Μείωση κόστους

Ένα γραφείο χωρίς χαρτί μειώνει τις επενδύσεις για την αγορά χαρτιού, εκτυπωτών, στυλό, τόνερ, αρχείων και αποθηκευτικού χώρου. Αυτό κάνει μεγάλη διαφορά στα επιτευχθέντα αποτελέσματα.

Άρθρο για ανάγνωση Η ψηφιοποίηση του τραπεζικού τομέα

Επομένως, η ηλεκτρονική υπογραφή αποτελεί πηγή εξοικονόμησης πόρων για τις εταιρείες.

2. Αποτελεσματική και αποδοτική οργάνωση

Η διαχείριση εγγράφων είναι πιο αποτελεσματική με την υιοθέτηση ηλεκτρονικών υπογραφών. Σημαίνει εξοικονόμηση χρόνου. Οι οργανισμοί χάνουν χρόνο εκτυπώνοντας, εκκινούν, στέλνουν ή αναζητούν έγγραφα στα φυσικά τους αρχεία.

Επίσης, συνεργάζεται ώστε τα γραφεία και οι ομάδες να είναι πιο οργανωμένα, αφού όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται στο cloud, με δυνατότητα αναζήτησης ανά πάσα στιγμή και με οποιοδήποτε μέσο εξουσιοδοτείται από τη συσκευή ασφαλείας. Απαιτείται μόνο μια διαδικτυακή αναζήτηση για να ανακτήσετε ένα έγγραφο και να το ελέγξετε αμέσως.

Έτσι δεν χάνεις χρόνο ή χρήμα και ταυτόχρονα έχεις backup.

3. Κινητικότητα

Με την ψηφιακή υπογραφή ενός συμβολαίου, έχετε πρόσβαση στο περιεχόμενο οποιαδήποτε στιγμή και οπουδήποτε με την υποστήριξη υπολογιστή, tablet ή φορητού υπολογιστή. Επομένως, είναι πιο πρακτικό από ένα έντυπο έγγραφο, επειδή αποστέλλεται απευθείας στο email του υπογράφοντος και μπορεί να μεταδοθεί όποτε σας βολεύει.

Αντίθετα, η χάρτινη υπογραφή είναι μοναδική. Για παράδειγμα, εάν το έγγραφο χαθεί, πρέπει να δημιουργήσετε ένα άλλο και να ξεκινήσετε τη διαδικασία για να το υπογράψετε ξανά, επικοινωνώντας με την αρμόδια οντότητα για να ζητήσετε επικυρωμένο αντίγραφο εάν είναι καταχωρημένο. Διαφορετικά, χάνεις όλη τη διαδικασία!

4. Ασφάλεια

Σε αντίθεση με τα έντυπα έγγραφα, αυτά με ηλεκτρονική υπογραφή δεν μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία ή τροποποίηση.

Τα συστήματα ψηφιακής προστασίας είναι πολύ αποτελεσματικά και απόλυτα αξιόπιστα, γι' αυτό και αυτή η πιστοποίηση ξεχωρίζει πάνω απ' όλα για την αξιοπιστία της. Με άλλα λόγια, οι πιθανότητες απάτης είναι μηδενικές!

5. Αυξημένη παραγωγικότητα των επιχειρήσεων

Στην περίπτωση των εταιρειών, η ηλεκτρονική υπογραφή καθιστά δυνατή τη μείωση μεγάλου αριθμού βημάτων και γραφειοκρατικών βημάτων για την εκτέλεση ή τη λήψη αιτημάτων. Με την απλοποίηση της διαδικασίας επαλήθευσης ταυτότητας, είναι δυνατό να επιταχυνθούν οι οργανωτικές διαδικασίες και εργασίες, ώστε να αποφέρουν περισσότερα μερίσματα και να παραδίδονται καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

6. Βελτιστοποίηση εμπειρίας χρήστη

Η ηλεκτρονική υπογραφή βελτιώνει επίσης σημαντικά την εξυπηρέτηση πελατών σε εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία για να πουλήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους.

Άρθρο για ανάγνωση: Πώς να μειώσετε το οικονομικό σας άγχος

Για παράδειγμα, στα τραπεζικά ιδρύματα, η ηλεκτρονική υπογραφή παρέχει μια πλατφόρμα όπου οι πελάτες μπορούν να εκτελούν όλες τις διαδικασίες και τις παραγγελίες τους ψηφιακά, γεγονός που προσθέτει μεγάλη ευκολία και ασφάλεια στις συναλλαγές.

7. Απόρριψη χαρτιού

Μια ανησυχία που αντιμετωπίζεται από διάφορα σημεία σε πολλούς κλάδους είναι η υπερβολική χρήση χαρτιού στις δραστηριότητές τους: από αυτή την άποψη, η ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια λύση.

Αυτή η μέθοδος ψηφιακής πιστοποίησης αλλάζει τον τρόπο διεξαγωγής των συναλλαγών και μέσω της χρήσης της σε όλο τον κόσμο, μπορεί να είναι η απάντηση στη μείωση της περιττής κατανάλωσης χαρτιού, καθιστώντας μια βιώσιμη διαδικασία και μεγάλο σύμμαχο του «περιβάλλοντος».

;; Έγκυροι τύποι συμφωνίας για ηλεκτρονικές υπογραφές

Ο Αστικός Κώδικας –όπως θα εξηγήσουμε στη συνέχεια– ενισχύει και εγγυάται την εγκυρότητα των συμβάσεων που συνάπτονται μέσω τεχνολογικών λύσεων όπως οι ηλεκτρονικές υπογραφές.

Προς τούτο απαιτείται η προσκόμιση αποδείξεων για τη γνησιότητα των υπογραφόντων, την ακεραιότητα των εγγράφων και τη δυνατότητα μελλοντικής διαβούλευσης, όπως προβλέπει ο νόμος για τις προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές. Τα έγγραφα και οι συμβάσεις επιτρέπεται να υπογράφονται με αυτόν τον τύπο τεχνολογίας, αφού τα μέρη δίνουν τη συγκατάθεσή τους.

Ακολουθούν ορισμένα από τα έγγραφα, τις συμβάσεις και τις αποφάσεις που επωφελούνται από την ηλεκτρονική υπογραφή:

• Δικαστικές αποφάσεις;
• Έγκριση προσφορών.
• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών.
• Έγγραφα αγοράς-πώλησης.
• Σύμβαση εργασίας ;
• Έγγραφα εισοδήματος.
• Εμπορικές ειδοποιήσεις.
• Ειδοποιήσεις για αλλαγές στους όρους και τις προϋποθέσεις χρήσης.
• Επιχειρηματικές ανακοινώσεις.

Μια ενδιαφέρουσα παρατήρηση που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι διαφορετικοί κανονισμοί σε όλο τον κόσμο αναγνωρίζουν τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών σε διαφορετικούς τύπους συμφωνιών. Αυτό παρέχει εξοικονόμηση κόστους και πρακτικά οφέλη για πολλαπλές λειτουργίες.

Αυτό σημαίνει ότι είναι ένα σύστημα που είναι άκρως δοκιμασμένο και αποδεκτό από την επιχειρηματική κοινότητα σε όλο τον κόσμο, παρέχοντας επίσης πολλαπλά οφέλη και επιταχύνοντας τις εσωτερικές διαδικασίες διαφόρων οργανισμών.

;; Βασική διαδικασία ηλεκτρονικής υπογραφής

Πώς να υπογράψετε ένα έγγραφο στο διαδίκτυο; Για να εκτελέσετε μια βασική διαδικασία μιας απλής ηλεκτρονικής υπογραφής, είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:

• Ο υπογράφων συντάσσει και υπογράφει ηλεκτρονικό έγγραφο.
• Χάρη στην εφαρμογή που χρησιμοποιείται για την ηλεκτρονική υπογραφή, δημιουργείται μια περίληψη του εν λόγω εγγράφου, η οποία είναι μοναδική και δεν επιτρέπει την επεξεργασία, η οποία αποτελεί εγγύηση ασφάλειας.
• Η εφαρμογή δημιουργεί μια περίληψη της συναλλαγής: αυτό το νέο έγγραφο είναι ακριβώς η ηλεκτρονική υπογραφή.

Ως αποτέλεσμα όλης αυτής της διαδικασίας, δημιουργείται ένα νέο έγγραφο από το πρωτότυπο και τα κλειδιά του υπογράφοντος, με την ηλεκτρονική υπογραφή να ακολουθεί το ίδιο πρωτότυπο έγγραφο.

Άρθρο που πρέπει να διαβάσετε: Οι διαφορετικές τραπεζικές υπηρεσίες

Τι κάνει όμως ένα έγγραφο έγκυρο για τον σχηματισμό ηλεκτρονικής υπογραφής; Θα σας το εξηγήσουμε αναλυτικά παρακάτω.

;; Προϋποθέσεις για να θεωρηθεί έγκυρο ένα μήνυμα δεδομένων

Οι απαραίτητες προϋποθέσεις για την επικύρωση των πληροφοριών και τη λήψη ηλεκτρονικής υπογραφής είναι:

• Το περιεχόμενο του μηνύματος δεδομένων είναι οι πληροφορίες με τις οποίες δύο ή περισσότερα μέρη υπογράφουν συμφωνία.
• Διαπραγματεύονται και επικυρώνουν το περιεχόμενο του εν λόγω μηνύματος: μόλις γίνει αποδεκτό, υπογράφεται.
• Τα μέρη συμφωνούν να χρησιμοποιούν το ιδιωτικό κλειδί που δημιουργεί την ηλεκτρονική υπογραφή.

Επομένως, υπογράφοντας ηλεκτρονικά, οι υπογράφοντες μπορούν να αναγνωριστούν και να διαπιστωθεί ότι το μήνυμα δεν έχει αλλοιωθεί και ότι υπάρχουν επαρκή στοιχεία που να επιβεβαιώνουν την πατρότητα των υπογραφών. Από την άλλη πλευρά, η ηλεκτρονική υπογραφή έχει διάφορους τύπους ανάλογα με το εύρος και τον σκοπό της.

;; Τύποι ηλεκτρονικής υπογραφής

Τα χειρόγραφα και υπογεγραμμένα έγγραφα είναι ήδη απαρχαιωμένα για τον κόσμο στον οποίο ζούμε. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αποτελούν μέρος του ψηφιακού μετασχηματισμού, καθώς επιταχύνουν τις διαδικασίες και τις διαδικασίες, παρέχοντας αμέτρητα οφέλη στις επιχειρήσεις. Σήμερα, υπάρχουν 4 τύποι νόμιμων ηλεκτρονικών υπογραφών, και συγκεκριμένα:

1. Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια σειρά δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή σε ένα μήνυμα δεδομένων του οποίου η επαλήθευση απαιτεί ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης για να είναι δυνατή η ψηφιακή υπογραφή.

2. Προχωρημένη υπογραφή

Η προηγμένη υπογραφή είναι το σύνολο δεδομένων και χαρακτήρων που επιτρέπει την αναγνώριση του υπογράφοντος, που δημιουργείται με ηλεκτρονικά μέσα υπό τον αποκλειστικό τους έλεγχο. Επομένως, συνδέεται μόνο με τον υπογράφοντα και με τα δεδομένα που τον προσδιορίζουν ως τέτοιο, προσφέροντας τη δυνατότητα πριν από οποιαδήποτε προσπάθεια τροποποίησής τους, να μπορεί να εντοπιστεί. Έτσι, αυτός ο τύπος υπογραφής έχει το ίδιο εύρος με την αυτόγραφη υπογραφή.

Τα δεδομένα δημιουργίας υπογραφής αντιστοιχούν αποκλειστικά στον υπογράφοντα. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να βρίσκονται υπό τον πλήρη έλεγχο του υπογράφοντος. Είναι δυνατό να εντοπιστεί οποιαδήποτε τροποποίηση ή τροποποίηση της ηλεκτρονικής υπογραφής αφού γίνει. Είναι δυνατό να ανιχνευθεί οποιαδήποτε αλλαγή στην ακεραιότητα των πληροφοριών του μηνύματος δεδομένων μετά τη στιγμή της υπογραφής.

Ομοίως, διαφέρει από την απλή ηλεκτρονική υπογραφή χάρη σε αυτά τα στοιχεία:

• Λειτουργικότητα: ικανοποιεί την απαίτηση της αυτόγραφης υπογραφής και ανήκει αποκλειστικά στον υπογράφοντα.
• Αυθεντικότητα: η ταυτότητα του υπογράφοντος μπορεί να επαληθευτεί και να εγγυηθεί την αξιοπιστία του.
• Ακεραιότητα : χρησιμοποιεί τεχνολογικά μέσα για να προσδιορίσει εάν το περιεχόμενο του μηνύματος δεδομένων έχει τροποποιηθεί.
• Μη άρνηση: ο αποστολέας δεν μπορεί να αρνηθεί την πατρότητα του υπογεγραμμένου περιεχομένου.
• Εμπιστευτικότητα: μόνο ο υπογράφων είναι εξουσιοδοτημένος να αποκρυπτογραφήσει το περιεχόμενο ενός εγγράφου.

Όπως μπορείτε να δείτε, προφανώς είστε πολύ προστατευμένοι με αυτό το είδος υπογραφής!

3. Ψηφιακή υπογραφή

Η ψηφιακή υπογραφή περιλαμβάνει ένα σύνολο δεδομένων σε ψηφιακή μορφή, τα οποία μεταφέρονται σε ένα μήνυμα δεδομένων – επισυναπτόμενο ή συσχετισμένο – προκειμένου να αναγνωριστεί ο υπογράφων και να υποδειχθεί ότι οι πληροφορίες που συλλέγονται είναι εγκεκριμένες.

4. Βιομετρική υπογραφή

Η βιομετρική υπογραφή είναι μια υπογραφή που δημιουργείται από τον υπογράφοντα σε ψηφιακές συσκευές, όπως tablet ή smartphone. Ο στόχος του είναι να αναγνωρίσει τον υπογράφοντα, αλλά εξαρτάται από μηχανικές, φυσικές ή βιολογικές παραμέτρους, όπως το δακτυλικό αποτύπωμα για παράδειγμα. Έχοντας αυτό υπόψη, είναι απαραίτητο να τα διακρίνουμε από άλλα που σχετίζονται με την ηλεκτρονική υπογραφή.

Συνέχισε να διαβάζεις!

;; Διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικής, ψηφιακής και σαρωμένης υπογραφής

Μερικές φορές, ορισμένοι χρήστες μπορεί να μπερδευτούν σχετικά με τη διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικής, ψηφιακής ή σαρωμένης υπογραφής καθώς είναι πολύ παρόμοιες έννοιες.

Αρχικά, πρέπει να σημειωθεί ότι Ηλεκτρονική Υπογραφή είναι η αναπαράσταση χειρόγραφης υπογραφής. Για να ξεκινήσετε, φανταστείτε ότι υπογράψατε μια σύμβαση σε χαρτί με ένα στυλό. Η γραφική εικόνα της υπογραφής σας αντιπροσωπεύει τη συγκατάθεσή σας για όλους τους κανόνες σε αυτό το έγγραφο.

Η ηλεκτρονική υπογραφή αντικαθιστά τα παραδοσιακά στοιχεία – τη γραφική εικόνα που γίνεται με στυλό σε χαρτί – με ένα νέο σύνολο ηλεκτρονικών αποδεικτικών στοιχείων. Η ημερομηνία και η ώρα της υπογραφής, η διεύθυνση e-mail και η διεύθυνση IP του υπογράφοντος, μεταξύ άλλων στοιχείων.

τώρα την ψηφιακή υπογραφή είναι ένα από τα μοντέλα ελέγχου ταυτότητας που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια ηλεκτρονική υπογραφή: εκτός από την εκπροσώπηση του υπογράφοντος και την καταγραφή της απόδειξης της συγκατάθεσής του, αυτή η υπογραφή χρησιμοποιεί ένα μοναδικό ψηφιακό πιστοποιητικό που περιέχει ασύμμετρα κλειδιά κρυπτογραφίας, γιατί χωρίς αυτά, δεν θα είναι.

Άρθρο για ανάγνωση: Δάνεια payday, ειδική περίπτωση

Για την αποκωδικοποίηση του κρυπτογραφημένου μηνύματος, δημιουργούνται δύο κλειδιά: ένα δημόσιο και ένα ιδιωτικό. Το πρώτο υιοθετείται για την κρυπτογράφηση του μηνύματος, ενώ το δεύτερο χρησιμοποιείται για την αποκωδικοποίησή του. Έτσι, είναι δυνατό να προστεθεί ένα νέο επίπεδο αξιοπιστίας στην επισημοποίηση.

Φυσικά, οι παραπάνω έννοιες δεν πρέπει να συγχέονται με την ψηφιοποιημένη υπογραφή, που είναι η εικόνα μιας αυτόγραφης υπογραφής που μεταφέρεται στο ψηφιακό μέσο με τη χρήση σαρωτή. Γενικά, η ψηφιοποιημένη υπογραφή δεν έχει νομική αξία, καθώς δεν αντιπροσωπεύει την αρχική μορφή συναίνεσης.

Αφήστε μας ένα σχόλιο. Αλλά πριν σας αφήσω, θα ήθελα να σας παρουσιάσω αυτήν την εκπαίδευση υψηλής ποιότητας που θα σας πει Πώς να δημιουργήσετε την επιχείρησή σας στο Διαδίκτυο.