Kontrolu projektkostojn por pli granda profito

Kostkontrolo ludas esencan rolon en iu ajn financa strategio. Kiel vi restas en buĝeto kiam vi kontrolas viajn projektajn financojn? Same kiel disvolvi personan buĝeton, pluraj ebloj estas disponeblaj al vi: klasifiki elspezojn, determini la plej multekostajn erojn kaj trovi solvojn por limigi elspezojn en ĉiu areo. Fininte ĉiujn ĉi tiujn agojn, vi povos kontroli la buĝeton, por analizi vian profitecon kaj pliigi profitojn.

La bazaj principoj de kostkontrolo estas la samaj por ĉiuj buĝetoj, ĉu kompania aŭ persona. En ĉi tiu artikolo, Finance de Demain Consulting Klarigas la koncepton de kostkontrolo kaj kiel ĝi konvenas en pli grandan kostadministradsistemon.

Kio estas kostkontrolo?

Kostokontrolo estas principo de identigado kaj reduktado de elspezoj celantaj pliigi firmaajn profitojn. Ĝi povas esti efektivigita je la projektnivelo aŭ je la tuta firmaonivelo.

En ĉi tiu kazo, ni koncentriĝos pri la apliko de la kostkontrola procezo en la kadro de projekto aŭ grupo de projektoj.

Kiel projektestro, kostkontrolo servos al vi por kontroli vian planon pri administrado de rimedoj kaj reagi al buĝetaj superfluoj.

Se vi superas buĝeton por via projekto, raportilo ankaŭ povas esti utila. Supozu, ke la sendependa dezajnisto, kiun vi dungis por nova projekto, daŭris multe pli ol atendite por redakti la bildojn.

Post identigi ĉi tiun kroman koston, vi eble decidos dungi internan dezajniston por via sekva projekto por redukti kostojn kaj akiri efikecon.

Kiel kontrolado de kostoj povas fari diferencon?

Ĉu via teamo ne sukcesas plenumi la amplekson aŭ buĝeton de la projekto? Jen kie kostkontrolo fariĝas grava. Eĉ se vi estas en buĝeto, kontrolado de kostoj povas helpi vin redukti ĝin plu kaj pliigi enspezojn laŭ la vojo.

Ĉi tiu procezo disponigas sciojn pri totala kompania elspezo: ĝi elstarigas la plej multekostajn areojn kaj plue identigas elspezojn en ĉiu el ĉi tiuj areoj.

Kiel unua paŝo, kostkontrolo povas esti aplikita al la projekto kun la celo redukti kostojn je ĉi tiu skalo kaj tiel eble pliigi la profitojn de la firmao.

Kio estas kostkontrolteknikoj?

Komence, kostkontrolo povas okazi sur pli altaj niveloj de la komerco, sed ĝi ofte okazas sur la projektnivelo. Estas sur ĉi tiu nivelo ke vi povas taksi la realajn kostojn por projekto kaj administri ilin efike.

Jen la kvin paŝoj por sekvi por pli bone kontroli la kostojn de projekto:

1. Planu vian buĝeton

Unue, vi devas plani vian buĝeton por akiri detalan kostotakson kaj asigni rimedojn efike. Disvolvi detalan projektan planon reduktos kostajn variadojn, kiuj estas la diferenco inter via origina buĝeto kaj realaj elspezoj.

Enmetu en via buĝeta plano:

• La nombro da teamanoj necesaj por la projekto
• Takso de la tempo bezonata por kompletigi la projekton
• Materialoj necesaj por la projekto

Kiam vi kalkulas la tempon kaj materialojn necesajn por la projekto, konservu iom da malstreĉo en via buĝeto. La neatendita ne estas malofta kaj vi eble bezonos plilongigi la projektan templinion aŭ peti pliajn rimedojn.

2. Monitoru ĉiujn elspezojn

La dua paŝo en projekta kostkontrolo estas kontroli la progreson de projektelspezoj. Vi povos pli facile fari korektajn agojn se vi rimarkos kostajn variadojn en reala tempo.

Je la fino de la projekto, estos tro malfrue, la mono estos elspezita. Je ĉi tiu punkto, ĉio, kion vi devas fari, estas lerni de ĝi por malhelpi ĉi tiun situacion denove okazi en la estonteco.

Por efike kontroli viajn elspezojn dum projekto, starigu projektajn mejloŝtonojn. Ĉe ĉiu mejloŝtono, vi povas analizi viajn elspezojn kaj certigi, ke la amplekso de la projekto estas respektata. Kaj se vi iam rimarkas kostajn superojn ĉe difinita mejloŝtono, vi povas trovi solvon por redukti ilin poste en la projekto.

3. Uzu ŝanĝajn kontrolsistemojn

Estas esence fiksi klarajn celojn dum la planfazo de la projekto. Por certigi, ke vi atingos ĉi tiujn celojn, ŝanĝkontrola procezo povas esti necesa.

Ŝanĝkontrolo estas aro de paŝoj reganta ĉiujn ŝanĝojn faritajn de koncernatoj dum projekto. Ĝi ebligas al vi malhelpi la drivon de celoj preparante vin por ŝanĝoj tuj kiam ili aperas, kaj tiel adaptante la projekton laŭe.

4. La etapoj de kontrolprocezo

priming

La ŝanĝkontrolprocezo komenciĝas kiam koncernato petas ŝanĝon al la projekto. La peto povas varii: ĝi povas esti la plilongigo de limdatoj aŭ novaj projektaj liveroj.

Taksado

La projektestro aŭ departementestro skanas la peton por bazaj informoj, kiel la bezonataj rimedoj, la efiko de la peto kaj la ricevantoj de la peto. Post la komenca takso, la ŝanĝpeto moviĝas al la analiza fazo.

analizo

Dum la analiza fazo, la koncerna projektestro aprobas aŭ malakceptas la peton. En kelkaj kazoj, ŝanĝkontrola komisiono povas esti starigita por kontroli la aprobon de ŝanĝoj. La projektestro aprobas aŭ neas la peton, kaj sciigas la teamon.

Depende de la grandeco de la projekto, la projektestro ankaŭ povas registri la ŝanĝon en ŝanĝprotokolo por certigi, ke ĉiuj projektaj koncernatoj ricevas la informojn.

Efektivigo

Efektivigi ŝanĝon povas varii depende de la stadio de la projekto, sed ĝenerale implikas ĝisdatigi la templinion kaj liverojn, same kiel informi la projektteamon.

Vi devas taksi la amplekson de la projekto kaj kontroli, ke ŝanĝi la templinion ne havos gravan efikon al la planitaj celoj.

La barilo

Post dokumentado, disvastigo kaj efektivigo de la peto, vi povas pluiri al la ferma fazo. Oni rekomendas, ke vi havu formalan finplanon por ke ĉiuj teamanoj povu aliri kaj referenci ĉi tiujn informojn en la estonteco.

Efike reviziante ŝanĝojn al viaj projektoj, kostkontrolo devus veni nature.

Precize prognozi la buĝeton kaj sukceson de projekto implicas konservi konscian administradon de komenco ĝis fino. Neantaŭviditaj eventoj survoje estas neeviteblaj, sed la starigo de certaj sistemoj helpas protekti kontraŭ ĉi tiuj devioj.

4. Administri vian tempon

Tempoadministrado estas integrita parto de kostkontrolo: kiam la totala daŭro de projekto pliiĝas, la totalkosto de la projekto ankaŭ pliiĝas. Por ne superi la asignitan buĝeton, vi devas antaŭ ĉio respekti la projektan horaron.

Adoptu tempadministrajn strategiojn por pliigi produktivecon kaj helpi teamanojn plenumi laboron ĝustatempe ene de buĝeto.

Jen kelkaj konsiloj pri tempadministrado:

Tempoboksado

Timeboxing estas cel-orientita tempadministradstrategio kiu implikas plenumi taskojn ene de a bloko de tempo ".

ekzemple, se vi bezonas skribi blogaĵon, vi povas krei du-horan blokon por skizi ĝin. Poste, post paŭzo, vi povas reiri al alia bloko de tri horoj por fari unuan skizon.

Tempoblokado

Tempoblokado similas al tempoboksado, sed anstataŭ fiksi certan tempon por ĉiu individua tasko, vi forbaros specifajn periodojn de via kalendaro por rilata laboro.

La Pomodoro-Metodo

Kiel tempoboksado kaj tempoblokado, la Pomodoro-tekniko helpas vin plenumi viajn taskojn en mallonga tempo kaj preni paŭzojn inter laborsesioj.

ekzemple, laboru dum 25 minutoj, poste prenu kvin-minutan paŭzon kvar fojojn. Poste, post la kvara laborsesio, prenu pli longan paŭzon 20 aŭ 30 minutojns.

gluti la bufon

SLaŭ fama citaĵo de Mark Twain: "Se vi devas engluti bufon, vi pli bone faru ĝin unue matene." Strategio pri tempadministrado "manĝu la rano" estas inspirita de ĉi tiuj vortoj kaj instigas vin zorgi pri gravaj aŭ kompleksaj taskoj unue antaŭ ol labori pri malpli gravaj aŭ malpli urĝaj.

La Pareto-principo

Ankoraŭ nomita la 80-20 regulo Ĉi tiu principo baziĝas sur fundamenta regulo: ni dediĉas 20% de nia tempo al plenumi 80% de la laboro. Konkrete, povi prilabori ĉi tiujn 80% da taskoj sufiĉe rapide do lasas al ni pli da tempo dum nia labortago por prizorgi la ceterajn 20%, kio prenos al ni 80% de la tempo.

Fari aferojn (GTD)

Elpensite de David Allen en la fruaj 2000-aj jaroj, la metodo " Getting Things Donacas » aŭ "Fari aferojn" en la franca, rekomendas fari liston de planitaj taskoj skribe antaŭe. Unufoje libera de ĉi tiuj konsideroj, anstataŭ fidi je laboraj administradaj iloj, vi povos ekagi sen devi eltrovi kion fari.

Eble ŝajnas kontraŭintuicia koncentriĝi pri produktiveco kiel parto de kostkontrolo, sed la agado de projekto estas la bazŝtono de spezfluo.

Se via teamo ne estas produktiva, vi ne plenumos projektajn limdatojn, kaj malsukceso plenumi limdatojn generas kromajn kostojn. Logike, se via projekto kostas pli, la monfluo de via kompanio malpliiĝas. 

5. Spuri Gajnita Valoro

Spuri vian gajnitan valoron povas helpi vin antaŭdiri la financan rezulton de projekto. Tiu kostkontrolmetodo postulas scion pri kostkontado. Ĝi povas helpi vin detekti la komencon de variaj kostoj kaj tial malhelpi variadojn en estontaj projektoj.

Gajnita valoro estas la kvanto de taskoj efektive plenumitaj ene de projekto. Por spuri gajnitan valoron kaj vidi ĉu vi estas en horaro, vi devas multobligi la procenton de taskoj plenumitaj de la projekta buĝeto.

Paŝoj por Spuri Gajnitan Valoron

Por spuri gajnitan valoron, sekvu ĉi tiujn paŝojn:

Paŝo 1: determini la gradon de kompletigo de ĉiu tasko kiel procento.

Paŝo 2: starigu la planitan valoron (Planita Valoro aŭ PV) aŭ la buĝetita kosto de la planita laboro. Jen la buĝeto rajtigita por plenumi la planitan laboron.

Paŝo 3: determini la gajnitan valoron (Earned Value aŭ EV), aŭ la buĝetita kosto de la laboro farita. Ĉi tio estas la kvanto de laboro efektive finita.

Paŝo 4: establi la realan koston (Fakta Kosto aŭ AC), kiu reprezentas la realan koston de la laboro farita. Ĉi tiuj estas elspezoj rilataj al laboro jam plenumita.

Paŝo 5: kalkulu kostvariojn (Kosta Variaĵo aŭ CV) subtrahante la gajnitan valoron de la reala kosto (CV = EV – AC).

Paŝo 6: kompili la rezultojn.

Por la unuaj tri paŝoj, vi devas kolekti kostajn informojn por via projekto, dum por la lastaj tri, vi devas fari kalkulojn kaj analizon. Kostvariancoj reprezentas la kostan staton de via projekto.

Kiam vi kontrolas kostojn, via CV estas la metriko, kiu determinas ĉu via projekto estas survoje kun la buĝeto. A Negativa CV signifas, ke la projekto estas superbuĝeto.

Ĉu vi devus kontroli kostojn aŭ administri kostojn?

Estas ofte konfuzi kostkontrolon kun kostadministrado. Ĉi tiuj estas du apartaj terminoj, kiujn oni devas ĝuste difini kaj kompreni. Kostkontrolo estas subprocezo ene de la pli granda sistemo de kostadministrado.

Dum kostkontrolo temas pri identigado de elspezoj kaj reduktado de ili por pliigi profitojn, kostadministrado estas la ĝenerala procezo de taksado, buĝetado kaj kontrolado de la kostoj de projekto.

Via firmao verŝajne havas multajn dungitojn implikitajn en kostadministrado. Depende de la grandeco de via teamo, malsamaj homoj povas labori pri planado kaj buĝetado de rimedoj.

Por efika kostkontrolo, teamoj devas monitori elspezojn je malsamaj niveloj de la komerco por prunti sufiĉe da atento al ĉiu parto de la komerca buĝeto kaj analizi ĝin ĝisfunde.

Uzu kostkontrolon por spuri kaj redukti viajn projektajn elspezojn

Spurado de kosto-datumoj por redukti projektan elspezon estas teda procezo, sed kostadministrado havas rektan efikon al profiteco.

Por efike administri kostojn, kreu agordeblan panelon por havi ĉiujn informojn ĉe viaj fingroj. Ĉi tiu aŭtomatigo permesos al vi ĵongli inter projekt-administrado kaj kostkontrolo, ĉio en unu loko.

Lasu al ni komenton. Sed antaŭ ol vi foriros, jen roboto kiu permesas vin gajni tre facile kun EUR/USD-komerco.